Configurați-vă compania prin e-mail cu Office 365 Hosted Exchange

Microsoft Exchange a fost mult timp software-ul serverului de e-mail ales pentru întreprinderi. Este nevoie nu doar de cheltuiala hardware-ului și a software-ului, ci și de expertiza și timpul necesar pentru gestionarea acestuia. Dar cu Office 365 bazat pe cloud, aplicațiile Exchange și alte aplicații conexe sunt disponibile pentru oricine, chiar și pentru companiile mici, fără a trebui să dedice o mulțime de resurse. Mai degrabă decât Exchange locuiesc pe un server la sediul dvs., Microsoft găzduiește serverul Exchange pentru dvs., începând de la 4 USD / lună, iar tot ce trebuie să faceți este să vă configurați conturile și să lăsați Microsoft restul.

În acest tutorial, vă duc tot ce trebuie să faceți pentru a crea conturi de utilizator în Office 365 utilizând contul dvs. de administrator în Centrul de administrare și apoi începeți să utilizați echipa folosind Exchange găzduit pentru propriile comunicări.

Accesarea Centrului de administrare

Cu ajutorul acreditărilor de administrator, conectați-vă la Office 365 la adresa https://portal.microsoftonline.com. Apoi, veți fi prezentat cu tabloul de bord Administrator. Puteți utiliza orice browser, dar, fără îndoială, Internet Explorer funcționează cel mai bine aici.

Baza de administrare a sistemului Office 365

Verificarea numelui de domeniu

Înainte de a crea utilizatori, doriți să verificați numele domeniului care este listat pentru dvs. Deci, faceți clic pe Utilizatori și grupuri pe stanga.

Când vă înregistrați pentru prima dată pentru serviciu, vi se atribuie un nume de domeniu, cum ar fi yourcompany.onmicrosoft.com. Puteți utiliza acest lucru dacă doriți, dar ați putea prefera un nume personalizat, individual, cum ar fi yourcompany.com. Există două modalități prin care puteți face acest lucru:

• Dacă ați înregistrat deja un nume de domeniu, faceți clic pe Adăugați un domeniu. Veți avea nevoie de acreditările de conectare pentru a administra contul la registrator, deoarece va trebui să actualizați serverele de nume pentru a indica portalul Office 365.
• Puteți înregistra un nou nume de domeniu la fața locului făcând clic pe Cumpărați un domeniu.

Puteți avea unul sau mai multe domenii în contul dvs. și puteți utiliza și nume de domenii personalizate

Puteți avea mai multe domenii în contul dvs. și puteți crea utilizatori pentru oricare dintre acestea. Dacă există un domeniu pe care nu îl utilizați în prezent, dar îl puteți face în viitor, faceți clic pe starea acestuia și îl marcați ca inactiv. Sau dacă decideți că nu mai doriți să îl utilizați, selectați-l și faceți clic pe Elimina. Trebuie să aveți cel puțin un domeniu din listă și activ.

Vizualizarea și filtrarea utilizatorilor curenți

Pentru a adăuga și a administra utilizatorii, faceți clic pe Utilizatori și grupuri, pe stanga. Prima dată când vă conectați, va fi un utilizator: administratorul. Observați cele patru butoane de deasupra listei de utilizatori. Prima vă permite să adăugați un utilizator la un moment dat, iar al doilea vă permite să adăugați mai mulți utilizatori încărcând o listă a acestora.

Puteți crea câte un utilizator în același timp sau puteți încărca o listă cu mai mulți utilizatori pentru a crea simultan

Există două modalități de filtrare a utilizatorilor: în partea de sus a ecranului, puteți vedea utilizatori activi și șterși sau faceți clic pe Filtru pictograma pentru mai multe categorii.

Ecranul Utilizatori și Grupuri are mai multe categorii de filtrare

Crearea unui singur utilizator la un moment dat

În primul rând, să creăm un singur utilizator. Apasă pe La care se adauga icon (vedeți mai sus), apoi introduceți informațiile de bază ale utilizatorilor pe Detalii ecran. Dacă doriți, faceți clic pe detalii suplimentare în partea de jos pentru a introduce informații cum ar fi departamentul, numerele de telefon și multe altele.

Rețineți lista derulantă pentru numele de utilizator. Dacă aveți mai multe nume de domenii configurate pentru contul dvs., puteți să faceți clic pe meniul derulant și să alegeți unul. Acesta este modul în care creați utilizatori pentru mai multe nume de domenii. (Notă: puteți atribui același nume de utilizator mai multor nume de domenii.)

Primul ecran al procesului de creare a utilizatorilor este locul în care alocați adrese de e-mail

Când ați terminat, faceți clic pe Următor →.

În următorul ecran care apare, decideți dacă utilizatorul va avea drepturi de administrare și selectați țara.

Utilizatorii pot avea privilegii de administrare, dacă doriți

Când ați terminat, faceți clic pe Următor →.

În cel de-al treilea ecran, selectați serviciile la care utilizatorul va avea acces. Poate că unii utilizatori au nevoie de acces la Lync sau SharePoint, dar alții nu. De asemenea, puteți achiziționa mai multe licențe de utilizator din acest ecran.

În plus față de e-mail, utilizatorii pot avea acces la alte servicii, cum ar fi SharePoint și Lync

Când ați terminat, faceți clic pe Următor →.

În ecranul următor, alegeți dacă doriți să trimiteți datele de conectare și informații temporare prin e-mail. Acest lucru poate fi trimis prin e-mail utilizatorilor la adrese alternative și, de asemenea, dvs., ca administrator. Rețineți avertismentul că parolele sunt trimise prin text clar.

Sistemul vă poate trimite un e-mail cu numele de utilizator și parola contului pe care tocmai l-ați creat

Faceți alegerile dvs., apoi faceți clic pe Următor →. Ecranul final va afișa parola temporară.

Indiferent dacă alegeți sau nu să primiți un e-mail cu informații despre utilizator, ultimul ecran îl va afișa

În acest moment, puteți face clic pe link către Creați un alt utilizator, sau faceți clic pe finalizarea pentru a reveni la lista de utilizatori. Lista va afișa utilizatorul (utilizatorii) pe care tocmai l-ați creat.

După ce creați un utilizator, noul utilizator va apărea în listă

Crearea de utilizatori în bloc

Dacă aveți nevoie să creați mai mult de un cuplu de utilizatori, este mai rapid să creați informații despre utilizatori în Excel și să salvați fișierul ca CSV (Valori separate prin virgulă), care este un fișier text.

În ecranul Utilizatori și Grupuri, faceți clic pe Adăugați în bloc pentru a adăuga mai mulți utilizatori (consultați capturarea ecranului, de mai sus). Din ecranul care apare (vedeți mai jos), puteți descărca un fișier gol CSV de utilizat sau un fișier exemplu dacă doriți o idee mai clară despre ce ar trebui să fie. După completarea formularului, acesta ar trebui să arate astfel: 

Un fișier CSV pentru a crea utilizatori în bloc are 15 coloane, primele 6 din care vedeți aici

Notă: asigurați-vă că ați salvat fișierul în format CSV. Dacă utilizați unul dintre cele două fișiere descărcate de pe această pagină, Excel o va deschide în format CSV și o va salva și ea. Dacă aveți fișierul în format XLXS, faceți a Salvează ca, și alegeți CSV ca tip de fișier.

Asigurați-vă că ați salvat lista de utilizatori în format CSV (text), nu format XLSX (nativ Excel)

În ambele cazuri, îl puteți salva cu orice nume de fișier dorit.

Faceți clic pe Răsfoire, găsiți fișierul CSV, apoi faceți dublu clic pe el. Clic Următor → pentru a încărca fișierul.

Ecranul în care încărcați utilizatorii în vrac dispune de șabloane pentru a facilita introducerea datelor

Următorul ecran vă va spune dacă datele au trecut verificarea. Dacă au existat erori (de exemplu, folosind un nume de domeniu pe care nu îl aveți, spații în adrese de e-mail), acesta vă va spune.

După ce încărcați fișierul CSV, Office 365 va raporta dacă au existat erori

Când faceți clic pe Următor →, veți avea opțiunea de a permite utilizatorilor noi să acceseze serviciul imediat sau dacă sunt blocați. De asemenea, trebuie să setați locația.

După crearea în bloc a utilizatorilor, le puteți permite să vă conectați imediat sau să vă anulați conturile până când sunteți gata

Restul pașilor sunt aceiași ca mai sus. Sistemul vă va trimite prin e-mail parolele temporare ale utilizatorilor dacă alegeți această opțiune, iar ecranul final va afișa toate numele de utilizator și parolele temporare.

Sistemul va afișa numele de utilizator și parolele temporare ale tuturor conturilor pe care tocmai le-ați creat

Clic Închide. Aceasta vă pune înapoi pe ecranul Utilizatori și Grupuri, care afișează toți utilizatorii.

Ecranul Utilizatori și Grupuri după adăugarea în bloc a utilizatorilor

Când un utilizator nou se conectează

Parolele pe care le creează Office 365 de mai sus sunt temporare și sistemul va cere utilizatorilor să creeze parole noi când se conectează pentru prima dată.

Utilizatorii ar trebui să acceseze același portal ca și dvs. atunci când creați conturile:

https://portal.microsoftonline.com

 Acestea introduc parola temporară, creează una nouă și confirmă-o, apoi dă clic pe Salvați.

Prima dată când un utilizator se conectează la un cont nou, sistemul va solicita o nouă parolă

Asta le va aduce la ecranul de start Office 365.

După crearea unei noi parole, utilizatorul va fi dus la ecranul principal al Office 365

Concluzie

Office 365 este un software de comunicații și colaborare bazat pe cloud-ul Microsoft. Tipurile de servicii pe care le oferă au fost folosite pentru companiile de dimensiuni mari, cu departamente IT, dar acum că sunt disponibile ca servicii găzduite, oricine le poate utiliza, de la persoane fizice, prin organizații mari.

Cheia tuturor serviciilor este conturile de utilizator prin e-mail, iar procesul de creare a acestora este destul de simplu.