Optimizați fluxul de lucru

Un lucru mă întreabă: "Cum pot lucra mai eficient?" Fluxurile de lucru eficiente sunt greu de obținut și chiar mai greu de menținut. Toată lumea are tendința de a cădea în șanțuri care ajung să costă mai mult timp. Ruturile sunt "confortabile", deoarece acestea sunt ceea ce deja faceți. Se transformă într-o capcană. De aceea, am să vă reamintesc să vă reexaminați fluxul de lucru cu câteva sfaturi despre optimizare.

Toate fluxurile de lucru sunt separate în două funcții de bază: o fază de proces și o fază de documentare. Faza procesului este ceea ce faci pentru a face lucrurile, în timp ce faza de documentare este procesul fără sfârșit de documentare a ceea ce ați făcut. Am aflat de-a lungul anilor că faza de documentare este la fel de importantă ca și lucrarea. Mai târziu, când apare o întrebare despre ceea ce am făcut sau despre cum a mers lucrarea, o documentație bună va salva ziua.

Pentru mulți oameni, documentația vine aproape de a fi munca lor. Aceasta este o altă capcană care te va strecura pe tine. Pentru a evita această capcană, gândiți-vă la documentație ca parte a muncii dvs. și nu la o fază separată. Pentru a realiza acest lucru, aveți nevoie de instrumente pentru automatizarea și păstrarea documentației simple, dar eficiente.

Cel mai simplu instrument pentru a începe să faci o documentație ușoară este Extensia textului. Acest program simplu scutește timpul pe care majoritatea oamenilor nu-l gîndesc la salvare. Din corectarea automată a greșelilor de scriere (cea mai mare nighmare) la extinderea șabloanelor de text, este un program minunat pentru salvarea timpului de introducere a textului. Odată ce ați adăugat fragmente, tastați ddate se extinde până la data respectivă. Cu 3139 fragmente, am ajuns să economisesc o mulțime de timp!

Expandare de text ddate la serviciu

Pentru a integra documentația în fluxul meu de lucru, am dezvoltat Todo Workflow pentru Alfred și Fluxul de lucru FoldingText pentru Alfred. Aceste instrumente combinate cu FoldingText program, care este un super set de TaskPaper program, să păstreze munca mea zilnică bine documentată, făcând-o ușor și eficientă.

Locurile mele de muncă includ un misionar cu normă întreagă în Tak, Thailanda, asistentul personalului de redacție pentru Envato, programator independent, scriitor de tehnologie tutorial, tată de opt copii minunați și soțul celei mai bune soții din lume. Nu uita niciodată că familia ta face parte din slujba ta și nu este un obstacol în calea muncii tale! Acesta este locul în care mulți nu reușesc să lucreze. Puteți economisi mai mult timp, păstrând familia fericită, decât cel mai eficient flux de lucru.

Eu păstrez un document FoldingText pentru toate todos mele și unul pentru fiecare dintre proiectele mele. Dosarul todo, numit today.txt, este creat în fiecare zi de către Flux de lucru Todo folosind T: crearea comanda. Această comandă îmi ia toate sarcinile zilnice, sarcinile săptămânale, sarcinile lunare și sarcinile planificate, cu repetări, pentru a crea o listă de todo și pentru a arhiva toate sarcinile mele efectuate din ziua precedentă. Aceasta este o mare parte din documentația mea, de asemenea. Fluxul de lucru permite utilizatorului să configureze și să editeze aceste tipuri diferite de elemente todo și compilează totul împreună și deschide fișierul FoldingText.

Crearea listei Todo

Toate fișierele de proiect primesc marcaj în Alfred folosind Fluxul fluxului de lucru FoldingText. Cu documentul de proiect deschis, tastând ft: mbkmark cu un nume salvează o legătură cu documentul. Pentru a utiliza legăturile, URI FoldingText manipulatorul ( ft: addurihandler comandă) și Alfred URI (un flux de lucru diferit pentru Alfred) trebuie să fie instalat.

Pot deschide documente cu ft: marcaj comanda. Acest lucru îmi dă o listă care îmi caută marcajele pentru cea pe care am nevoie.

Am creat diferite liste în fiecare proiect cu etichete. În FoldingText, o etichetă este orice cuvânt prefixat cu un @ caracter. Pe măsură ce lucrez, pot salva o notă la o etichetă Alfred cu ft: notetag. Aceasta va lista toate etichetele din partea de sus FoldingText document și o notă. Folosind un Extensia textului fragmentul face o notă datată rapid și ușor fără a lăsa aplicația pe care o folosesc.

Pentru a ține pasul cu ceea ce fac, adaug o intrare unui jurnal. De exemplu, T: face arată toate jurnalele mele. Selectând una și tastând o notă, se adaugă nota în jurnal. Pe măsură ce lucrez, adaug aceste mici note pentru a urmări progresul în diferitele domenii ale fluxului meu de lucru. notes.txt jurnalul este minunat pentru a face note despre ideile pe care le am, fără a lăsa ceea ce fac.

Organizare

După documentare, organizarea muncii dvs. este o prioritate. Pe computer, documentele se pot pierde ușor în mijlocul tuturor. În sistemul meu, am peste un milion de fișiere. Organizarea nefastă va face ca găsirea să fie imposibilă și să preia timp prețios în căutare.

Luați timpul necesar pentru a vă organiza fișierele și pentru a le păstra în acest fel. Două tutoriale minunate pentru a vă ajuta să vă păstrați un Mac Clutter Free cu Hazel 3 și un dosar Inbox și luând Hazel 3 și Inbox la nivelul următor. Folosesc un sistem similar cu acesta pentru a-mi organiza munca.

Programele mici, cu o singură sarcină sunt mai bune decât Behemoths

Motto-ul Unix ma ajutat să păstrez un flux de lucru optimizat: "Faceți un lucru și faceți-l bine". Într-un moment în care din ce în ce mai multe programe acumulează seturi de funcții mai mari și mai mari, este greu să găsiți programe mici care fac o singură sarcină bine și rapid. În consecință, o mulțime de timp este consumată cu cicluri lungi de încărcare ale acestor programe de tip "behemoth".

Un exemplu bun este Mail.app care vine pe un Mac. Este nevoie de veșnic pentru a încărca pentru a trimite un e-mail simplu. Din acest motiv, am continuat să utilizez aplicația web pentru Gmail în loc de programe locale. Dezavantajul este că aplicațiile web nu interfață ușor cu alte programe.

Am început să economisesc timp prin e-mail atunci când am găsit Scrisoare program. Acesta este un client de email minimal, bazat pe Markdown, care este doar pentru scrierea de e-mailuri. Ea are o singură sarcină și o face bine. eu folosesc Alfred să caute adresa și Scrisoare pentru a scrie un e-mail rapid.

Let.ter App și Alfred

Standardizare pentru automatizare

Una dintre sarcinile mele principale pentru Tuts + este încărcarea de noi cursuri video în momentul în care sunt produse. Când am început să lucrez pentru personalul de redacție al lui Tuts +, mi-aș lua notele de curs (textul care însoțește cursurile video) într-o varietate de formate și stiluri de fișiere. Primul lucru pe care ar trebui să-l facă este să le mutați în text simplu, formate Markdown cu numerotare care să corespundă ordinii videoclipurilor. Acum, formatul schiței cursului are un format standard și consistent. Asta a scăzut cu ușurință o oră din timpul pregătirii cursului pentru mine!

Nu contează ce este proiectul, timpul petrecut pentru a crea un standard formal pentru documentele trimise în jurul unui grup nu este niciodată irosit. Este important să standardizați totul de la locațiile acestora și tipul fișierului la conținutul documentului. Odată ce există un standard, tweaking-ul pentru o anumită nevoie este ușor și automat.

Editorii Tuts + au ales un standard de fișiere de text Markdown cu un format consistent. Editorii și instructorii găsesc mai ușoară numerotarea după capitol și lecție, dar pentru încărcarea și editarea în sistem, găsim că o numerotare secvențială ușurează detectarea erorilor. Prin urmare, am o rutină de manipulare a textului care a transpus una de cealaltă pentru a obține exact ceea ce am nevoie. Este nevoie de două secunde pentru a reorganiza numerotarea în loc de oră pentru a obține totul în regulă.

Automatizați acțiunile repetitive

Pentru a adăuga informațiile suplimentare de care am nevoie în conturul cursului, două secunde Extensia textului fragmentul adaugă cu ușurință câmpurile și păstrează aspectul consistent al documentului. Orice este capabil de șablon este o briză la care să lucrezi Extensia textului și vă va salva cu adevărat timpul.

Atunci când cărțile electronice din publicațiile Packt se pun pe Tuts +, este inclusă o fișă de eroare pentru modul de descărcare a codului sursă. Folosesc un fragment pentru a seta numele fișierului și un alt fragment pentru a completa conținutul.

Am nevoie de două fragmente de informații pentru fragment: adresa web a codului și titlul cărții. Cu informațiile salvate în clipboard în ordinea adresei web și a numelui, un alt fragment introduce conținutul împreună.

Eu folosesc două Dropzone acțiuni de despachetare și împachetare a cărților electronice într-un format consistent. Automatizarea unui proces care se efectuează repetat economisește o mulțime de timp. Acțiunile vor despacheta și vor redenumi fișierele e-Book în propriul lor director pentru a facilita accesul. Packer-ul ia fișierele date și le zip prin folosirea numelui directorului părinte. Primul set de zece cărți electronice pe care le-am făcut mi-a luat peste trei ore (încărcarea, descărcarea și căutarea informațiilor, de asemenea). Acum este un proces de 30 de minute pentru tot.

Dropzone Automating

Nu fiți niciodată mulțumiți de un proces. Întotdeauna păstrați-vă în spatele minții dvs.: Orice acțiune am efectua mai mult de două ori ar trebui să fie automatizat! A face asta jos va economisi mult timp. Tutorialul meu Economisiți timp prin automatizarea Macului definește automatizarea cu multe exemple pentru Mac.

Rămâi într-un document

Deseori, este nevoie de a muta informații dintr-un loc în altul. Comutarea între ferestrele diferitelor programe va încetini fluxul de lucru. A rămâne într-o singură fereastră cât mai mult posibil înainte de a comuta aplicații economisește timp.

Când un curs este finalizat, multe informații cheie trebuie să fie mutate într-o foaie de calcul pentru vizualizare și arhivare mai ușoară. Am crezut că majoritatea informațiilor nu au fost destul de ușor de procesat cu un program și l-au plasat automat în foaia de calcul.

Tastatura Maestro salvează ziua în acest scenariu. Cu Tastatura Maestro, Păstrez zece bucăți de informații la un moment dat înainte de a mă deplasa la foaia de calcul pentru ao depune. Am harta Control-C și Control-V la zece tampoane pentru clipboard. apăs Control-C și un număr pentru salvarea acelui tampon. Atunci când o cheie fierbinte este cartografiată de mai multe ori, Tastatura Maestro afișează o mică fereastră pop-up pentru a selecta pe care să o utilizați. Este uimitor cât de mult timp această idee simplă salvează!

Pentru a procesa informațiile de text, am scris multe awk script-uri și să le executați în linia de comandă. Asta functioneaza, dar nu este la fel de eficient. Acum, TextSoap face majoritatea pentru mine. Împreună cu mine TextSoap Cleaners Workflow pentru Alfred, o mulțime de timp este salvat prin procesarea textului direct în clipboard, fără a părăsi tastatura. Am chiar și o TextSoap curatator care are conturul complet al cursului și oferă o listă simplă de titluri de capitole. Lista merge la a Tastatura Maestro tasta rapidă pentru a-mi da secvențial titlurile în ordine inversă. Acesta este cel mai simplu mod de a le încărca! 

TextSoap Note privind cursul de condensare la titlurile

În timp ce scriam acest articol, mi-a rămas greu că nu am automatizat completarea foii de calcul dintr-un fișier de note de curs altfel decât prin utilizarea Tastatura Maestropentru tampoane de clipboard. Deci, am abordat-o și acum au un script complet shell rulate de TextExpander care va prelua conținutul integral al fișierului de curs din clipboard și va crea întregul rând de informații pentru foaia de calcul.

Cu aspectul standardizat al fișei cu informații despre curs, am reușit să creez ceea ce este necesar grepși sed comenzile de editare pentru a scoate fiecare informație. Acum, completarea foii de calcul cu informațiile despre curs durează exact trei secunde! Cu o medie de 20 de cursuri făcute o lună, acum pot salva cinci ore pe lună!

Cu unele cunoștințe zsh Scripting, Rubin, sau PHP, multe dintre instrumentele pe care le-am menționat sunt extinse și făcute chiar mai puternice pentru a vă ajuta să vă automatizați fluxul de lucru. Prin urmare, studiați și experimentați! Timpul petrecut în acest scop nu este niciodată risipit. Unul dintre motto-urile mele este: "Când nu mai studiezi, vei muri!"

Multitasking cât mai mult posibil

Uneori există sarcini care pot fi efectuate de computer fără interacțiunea utilizatorului. Acesta este momentul în care un al doilea calculator intră în joc sau cel puțin execută procesul în fundal.

Încărcarea, descărcarea, procesarea video etc. sunt exemple de multe sarcini pe care un al doilea sistem le poate face în timp ce lucrați la un alt sistem. Am deseori două-trei computere care rulează pe diferite sarcini. Acest lucru economisește mult timp. Odată, când procesam o mulțime de videoclipuri, am avut cinci computere care rulează continuu pe diferite sarcini. Căutați modalități de a efectua mai multe lucrări de pe computer cu activități de fundal vă va ajuta să vă îmbunătățiți fluxul de lucru.

Concluzie

Călătoria spre optimizarea fluxului de lucru este un proces fără sfârșit. În fiecare zi, vi se dau sarcini mai multe și diferite pentru a se ocupa. Întotdeauna amintiți-vă: este o sarcină de automatizat! Nu rămâneți blocați în traseele de lucru, dar faceți munca mai eficientă.

Aveți alte sfaturi suplimentare pentru automatizarea sarcinilor sau pentru optimizarea fluxului de lucru? Trimiteți-le în comentariile de mai jos.