OneNote GTD Productivitate cu note gratuite

Probabil ați auzit de Lucrurile au fost terminate sau GTD, metodologia de productivitate popularizată de cartea lui David Allen cu același nume. În el, el prezintă cinci faze de obținere a productivității fără stres, prin colectarea de informații, apoi prin prelucrarea și efectuarea lucrurilor pe care trebuie să le faceți. Aceasta, pe scurt, este sistemul GTD.

Sistemul GTD vă ajută nu doar să sortați tot ceea ce trebuie să faceți, ci și să le prioritizați, astfel încât să fie mai automată să faceți sarcini care necesită atenție imediată înainte de a face sarcini care nu sunt presante. Există tone de aplicații care vă ajută să lucrați în acest fel, de la popularul OmniFocus la instrumente mai simple, cum ar fi Wunderlist, dar aplicația Microsoft notebook-uri OneNote poate fi de asemenea un excelent instrument GTD.

OneNote vă va ajuta să țineți evidența diferitelor tipuri de informații, cum ar fi cercetarea produselor pe care trebuie să le cumpărați, stocarea informațiilor despre articolele pe care le-ați cumpărat deja, site-urile pe care trebuie să le petreceți mai mult timp, articolele pe care trebuie să le citiți, și se referă la, și, desigur, imagini și audio pentru oricare dintre acestea. Este suficient de flexibil pentru a vă permite să lucrați folosind metodologia GTD așa cum doriți și în acest tutorial vă voi arăta cum să transformați OneNote în instrumentul final pentru a vă ajuta să faceți lucrurile.

screencast

Organizarea cu secțiuni, pagini și secțiuni

În OneNote, creați un nou notebook sau un nou grup de secțiuni într-un notebook existent. (Pentru scopul acestui tutorial, am creat un nou notebook.) Creați un rând de file - ceea ce apelurile OneNote secţiuni - cu următoarele nume:

• Colectie
• Actual
• Revizuire
• Intr-o zi poate
• Arhiva

Creați, de asemenea, un grup de secțiuni numit Referinţă (discutate în detaliu mai jos). Dacă sunteți nou în versiunile OneNote din 2013 sau Mac, vă puteți întreba de unde se face butonul pentru a crea un grup de secțiuni. Nu există unul! Pentru a crea un grup de secțiuni, faceți clic dreapta pe un loc gol lângă rândul de file și alegeți Nou grup de secțiuni din meniul pop-up. (Vezi mai jos.)

Notebook-ul dvs. ar trebui să arate astfel:

În OneNote 2013, faceți clic dreapta pe un loc gol lângă rândul filelor pentru a crea un nou grup de secțiuni

Colecția Tab

Fila Colecție este o zonă de triaj pentru colectarea tuturor informațiilor: în cazul în care trimiteți elemente care primesc fie o atenție imediată, fie că vă veți ocupa mai târziu. Nu doriți să păstrați articole în această filă, deoarece este doar o primă oprire. În fiecare zi sau două, eliminați-o mutând elemente în alte file.

Tab-ul curent

Fila Curentă este pentru proiectele pe care le faceți acum. În această filă, creați paginile și subpaginile principale după cum doriți. Un lucru bun despre OneNote este că nu numai că o pagină principală poate avea subpagini, dar puteți restrânge și extinde subpaginile făcând clic pe săgeata mică în jos din partea dreaptă a paginii principale. Fila curentă din notebook-ul meu arată astfel: 

Puteți să aveți pagini imbricate sub pagini de nivel superior și să colaționați selectiv subpaginile

De asemenea, dacă utilizați versiuni 2013 sau Mac de OneNote, crearea de sub-pagini este o altă caracteristică ascunsă. Pentru a adăuga o sub-pagină a paginii selectate în prezent, apăsați Ctrl-Alt-Shift-N (Windows) sau Command-Option-Shift-N (Mac).

Filtru de examinare

Fișierul Revizuire se referă la elementele pe care trebuie să le citiți, să le vizionați, să le ascultați sau să le gândiți. Ar putea fi cărți, articole, pagini web, note de la întâlniri sau apeluri telefonice și așa mai departe. În cele din urmă, este posibil să doriți să mutați aceste elemente în secțiunea de referință (vedeți mai jos). Pe calculatorul meu, acesta este fila Revizuire.

OneNote creează automat linkuri de la adrese web

Intr-o zi poate

Există câteva elemente pe care doriți să le gândiți pentru o perioadă de timp ulterioară. Acestea sunt sarcini sau idei care nu sunt critice și le-ați putea sau nu să le faceți. Mai degrabă decât înfundarea secțiunilor dvs. active, importante, puneți aceste elemente în secțiunea Someday-Maybe. Pe calculatorul meu, arată astfel:

OneNote nu permite slăbiciuni în numele filelor, așa că am apelat la această opțiune "Într-o zi - Poate" în loc de "Într-o zi / Poate".

Arhiva

După ce ați finalizat o activitate sau un proiect, nu doriți să ocupați spațiu în activitățile dvs. în curs de desfășurare, dar probabil că nu doriți să o ștergeți. S-ar putea să doriți să vedeți articolele mai târziu. Pentru aceasta, aveți fila Arhivă.

În carnetul meu, îl folosesc pentru a stoca informații cu privire la achizițiile pe care le-am făcut. Dacă trebuie să cumpăr un altul sau trebuie să-mi întorc ceva, am toate informațiile acolo. De asemenea, este mai ușor dacă trebuie să detaliați achizițiile la momentul impozitării.

Pentru achizițiile pe care le faceți online, acest lucru este simplu, deoarece puteți copia chitanțele de pe paginile web și e-mailurile de confirmare direct în OneNote. Pentru articolele pe care le cumpărați în persoană, înseamnă că faceți pasul suplimentar de scanare a chitanțelor, operând scanerul cu Imaginile scanate pe fila Inserare. Pe calculatorul meu, fila Arhiva arată astfel:

Puteți scana documente direct în OneNote

Grupul Tab de referință

Din moment ce OneNote mimează un notebook, ceea ce face cel mai bine este să colecteze și să păstreze multe fragmente de informații pe termen nelimitat. De aceea vă sugerăm să creați un întreg grup de secțiuni pentru Referințe (vedeți prima fotografie de pe ecran, de mai sus).

Ceea ce puneți în secțiunea Referințe depinde de dvs., dar iată cum o organizez. Am o singură filă pentru diverse note tehnice care sunt împărțite în informații despre problemele hardware și despre probleme legate de software. Există o altă filă pentru site-urile pe care vreau să le notez.

Din moment ce dezvolt WordPress, am o filă care conține informații generale și fragmente de cod pentru WordPress pe care le pot reutiliza. Există o altă filă pentru fragmente de cod de alte limbi, cum ar fi JavaScript și PHP. Și am, de asemenea, file pentru a păstra informații despre aplicațiile software pe care le predau.

Deci, grupul meu de referință arată astfel:

Un grup de secțiuni este o colecție de file incluse în interiorul secțiunii principale. Puteți avea chiar grupuri de secțiuni în cadrul grupurilor de secțiuni.

Exemple de GTD în acțiune

Iată trei exemple de captare a datelor, apoi trimiterea lor pe drum.

Introducerea directă a textului și a graficii

Am deja o pagină pe care am creat-o, cu un titlu de note de întâlnire pentru îmbunătățirea afacerii. În această pagină sunt note de probă pe care le-am scris și o imagine care se potrivește cu notele. Aceasta este pentru o serie de întâlniri și discuții în desfășurare. S-ar putea chiar să-l etichetez ca Important.

Pagina tipică a textului tipărit și a imaginii inserate

Datele copiate de pe un site Web

Să presupunem că vrem un set bun de comenzi rapide de la tastatură pe un Mac în OS X, așa că vom merge la această pagină pe site-ul Web al Apple:

http://support.apple.com/kb/ht1343

Selectați tot pe pagină, apoi copiați în clipboard (Ctrl-C în Windows sau Command-C pe Mac).

Treceți la OneNote, creați o pagină nouă și dați-i un titlu Comenzi rapide de la tastatură OSX. (Sau nu dați-i un titlu și copiați și lipiți de pe pagina web.) Faceți clic pe pagină, apoi lipiți (Ctrl-V în Windows sau Command-V pe Mac). Ecranul va arăta astfel:

Când inserați text și imagini dintr-o pagină web, OneNote de obicei păstrează formatarea. Versiunea 2013 face cea mai bună operațiune din aceasta, inclusiv din alte browsere decât Internet Explorer.

Rețineți că, la momentul acestei scrieri, versiunea Mac a OneNote este nouă și nu acceptă pe deplin formatarea de pe paginile web. Deci, atunci când lipiți, veți primi textul, dar link-urile pot fi eliminate și imaginile nu vor veni deloc. Dar formatul, link-urile și imaginile pe care le colectați și le creați în versiunea Windows vor fi sincronizate corect pe Mac.

Alternativ, puteți instala programul OneNote Web Clipper în browserul dvs. și puteți salva o pagină întreagă în notebook-ul OneNote într-un singur pas.

Info trimise din Outlook

Un alt mod de a colecta informații este de a le trimite direct din Outlook. (Notă: numai versiunea Windows are această caracteristică.) Accesați Outlook și deschideți un mesaj pe care doriți să îl memorați în OneNote. Pe bara de panglică, faceți clic pe butonul pentru Trimiteți la OneNote.

Butonul Trimitere la o notă poate fi mai mare pe computer

În Selectați locația care apare, alegeți-vă Colectie , apoi faceți clic pe O.K.

Puteți introduce un mesaj de poștă electronică în orice secțiune a unui notebook care este deschis

OneNote apare și e-mail-ul devine o pagină nouă.

Când trimiteți un mesaj de poștă electronică către OneNote, devine o pagină nouă, cu antetul formatat ca tabel

Procesarea informațiilor

Acum, că am adunat informații și am creat o structură de organizare, să procesăm ceea ce am colectat. În funcție de datele colectate, unde procesați elementele pot fi diferite, dar acest lucru vă va oferi o idee.

E-mailul despre Bun venit la iPad Air este ceva ce nu trebuie să acorde atenție imediat, dar este ceva la care vreau să văd mai târziu, când am timp. Deci, dau clic dreapta pe titlul paginii din bara de navigare și selectez Mutați sau copiați. În caseta de dialog care apare, voi selecta fila Revizuire, apoi faceți clic pe OK.

Similar cu e-mailurile, puteți muta orice pagină în orice secțiune a unui notebook deschis

O să fac și eu același lucru Mișcare procedura cu pagina de comenzi rapide pentru tastatură OS X. Aceasta aparține în Referinţă grup de secțiuni, în interiorul notelor tehnice. Dacă găsesc că am o mulțime de note legate de OS X, aș putea crea o filă nouă doar pentru ei.

În final, voi muta pagina de note de întâlnire în secțiunea curentă. În loc să utilizați caseta de dialog Mutare, voi trage pagina pe Fila curentă și țineți degetul pe butonul mouse-ului timp de unul sau două secunde, până când OneNote comută pe fila. Apoi voi da drumul butonului mouse-ului, iar pagina se depune acolo.

Concluzie

Sistemul Getting Things Done este un cadru eficient pentru menținerea informațiilor dvs., astfel încât să puteți stabili prioritățile și să lucrați cu ele. Și este flexibil, pentru că fiecare dintre noi lucrează într-un mod ușor diferit. Sistemul OneNote este flexibil, de asemenea, dacă descoperiți că doriți să vă restructurați notebook-ul - poate aveți nevoie de o secțiune completă pentru ceva, și nu doar o pagină - puteți schimba în orice moment. Utilizați-l, totuși, este cel mai confortabil pentru dvs..

Încearcă-te și simte-te liber să împărtășești ce combinație de note, notebook-uri, etichete și multe altele face sistemul perfect OneNote GTD pentru tine. Sau, dacă doriți să încercați ceva diferit, asigurați-vă că consultați tutorialul nostru despre cum să transformați o aplicație de contur într-un sistem GTD.