Cum să vă construiți propriul sistem de productivitate cu OmniOutliner

Este totuși imposibil să găsești aplicația perfectă pentru lista de nevoi personale. S-ar putea să aveți nevoie de ceva simplu doar pentru a urmări lucrurile care trebuie rezolvate în casa dvs. sau ați putea dori un manager de proiect plin de funcții care să poată urmări proiectele, sarcinile, datele scadente și cât va costa fiecare sarcină. Aplicațiile de listă simple de lucru tind să fie de asemenea simple și avansate sunt atât de complexe încât vă vor duce pentru totdeauna să învățați cum să le folosiți.

Așadar, construiește-ți propria aplicație de listă de lucru. Nu chiar. În acest tutorial, vă voi arăta cum să creați o aplicație personalizată a listei de sarcini cu ajutorul caracteristicilor de care aveți nevoie, utilizând OmniOutliner. Nu veți mai avea nevoie niciodată de o nouă listă de listă de sarcini.

De ce OmniOutliner?

Vom transforma această schiță de bază într-un sistem complet de productivitate.

Scurt, de fapt, codarea propriei aplicații de listă de lucru - care este prea multă muncă doar pentru a vă simplifica propriile sarcini - următoarea opțiune este să utilizați o aplicație care este suficient de personalizabilă pentru a vă permite să o transformați într-un sistem de productivitate. Exact asta este OmniOutliner. Este o aplicație controversată cu mai multe coloane, care este atât de personalizabil, a fost baza pentru versiunea originală a OmniFocus, populara listă de aplicații GTD.

OmniOutliner este disponibil numai pe Mac și iPad, dar dacă utilizați un PC puteți utiliza UV Outliner care este suficient de similar pentru a funcționa aproape la fel ca pașii din acest tutorial. Alternativ, puteți obține ceva similar cu cel al unei aplicații de calcul tabelar, deși fără toate caracteristicile plăcute ale OmniOutliner, iar modul Org în Emacs oferă încă o opțiune mai genială pentru a vă face propria listă de sarcini.

Puteți urmări împreună cu acest tutorial, prin crearea unui nou document OmniOutliner - am folosit built-in-ul Clasic cu stiluri de nivel șablon ca bază pentru acest tutorial. Sau puteți descărca schița Todo atașată, care include toate funcțiile pe care le vom adăuga în acest tutorial, și apoi doar personalizați-o pe cont propriu. De asemenea, folosesc OmniOutliner 4 Standard pentru Mac în acest tutorial, dar puteți obține exact aceleași rezultate folosind orice versiune recentă de OmniOutliner pentru Mac sau iPad.

Superputerea unei scheme

Când porniți un nou document dintr-un șablon din OmniOutliner, acesta va include câteva titluri, sub-rubrici și puncte ca un exemplu de contur. Să le înlocuim cu unele proiecte, subproiecte și sarcini pe care trebuie să le faceți ca primii pași către crearea propriului sistem de productivitate.

Dar, mai întâi, trebuie să vă gândiți cât de detaliat doriți ca lista dvs. de sarcini. S-ar putea să vrei doar să ții evidența sarcinilor și nimic altceva. În acest caz, veți avea nevoie doar de un nivel și de o ierarhie a proiectului. Sau, poate doriți să grupați totul în proiecte detaliate, subproiecte, sarcini, sub-sarcini și multe altele. Pentru asta, poți să faci cât mai multe nivele pe care le vrei - este un lucru frumos al unui instrument de schiță.

În acest tutorial, voi adăuga proiecte (de lucru și personale), sub-proiecte (Casa și Mașina sub Personal) și apoi sarcini în cadrul fiecărui subproiect. Pentru a face acest lucru, introduceți proiectele dvs. ca nivel de vârf al schiței, apoi o dată indentați și introduceți subproiectele dvs. și, în final, o dată indentați sub subproiectele și introduceți sarcinile.

Proiecte, subproiecte și sarcini - și sub-taskuri dacă doriți.

Acum, să facem totul mai frumos. Vom oferi proiectelor și subproiectelor propriul stil unic, lăsând sarcinile să iasă singuri. Pentru aceasta, faceți clic pe eu în colțul din dreapta sus al barei de instrumente OmniOutliner pentru a deschide inspectorul, apoi faceți clic pe pătratul albastru de lângă Întregul document în bara laterală de stiluri din stânga. Alegeți culoarea tipului și culoarea de fundal, împreună cu orice alte elemente de design pe care le doriți pentru întregul document, pentru a păstra totul consistent. Am păstrat culoarea de fundal de marmură implicită și am folosit textul Open Sans în 14 puncte.

Vom repeta acești pași pentru a face ca anteturile proiectului să iasă în evidență. Cu fereastra de inspector încă deschisă, dați clic pe unul dintre proiectele dvs. și apoi faceți clic pe Rândurile de nivel 1 și selectați dimensiunea fontului și culoarea de fundal dorită. Repetați pentru subproiectele, făcând clic într-un subproiect și apoi selectând Rânduri de nivel 2 butonul și stilul așa cum doriți. Am folosit culoarea de fundal Graphite și 28 de puncte Open Sans pentru proiecte, iar Orange cu 20 de puncte Open Sans pentru subproiecte. 

Coloane pentru tot

Lista dvs. de sarcini arată destul de bine pentru a rivaliza orice manager de proiect, dar încă nu are suficiente caracteristici. Aici intră coloanele lui OmniOutliner. Puteți adăuga coloane pentru datele dvs. de expirare, stadiul finalizării, etichetele și multe altele, deci din nou, va trebui să vă gândiți la ceea ce doriți să urmăriți în lista dvs. de sarcini. Pentru acest tutorial, voi adăuga trei coloane pentru a include o casetă de selectare pentru finalizarea sarcinii, o dată scadentă și o listă derulantă pentru etichete.

Să începem cu data scadentă. Apasă pe + pictograma care este secundă la dreapta în bara de instrumente OmniOutliner pentru a adăuga o coloană nouă și introduceți un titlu pentru coloana respectivă în prima linie. Acum, deschideți fereastra inspectorului din nou eu , selectați a doua filă din inspector și alegeți tipul de coloană dorită. Pentru data scadentă, o vom alege Data coloană, apoi alegeți formatul de dată dorit în ultima opțiune sau faceți clic pe Format personalizat ... și elemente drag-and-drop pentru a face data scadentă să arate așa cum doriți. În cele din urmă, există o opțiune sumară - alegeți Minim sau Maxim pentru a afișa cea mai apropiată sau cea mai îndepărtată dată scadentă în partea de sus a proiectelor dvs. sau alegeți Nici unul să aveți doar date scadente despre sarcinile dumneavoastră.

Acum puteți adăuga datele scadente la sarcinile dvs. pentru a vă asigura că totul arată așa cum doriți. OmniOutliner vă permite să tastați date în aproape orice format; ați putea scrie astăzi, +2W, sau 31 decembrie 2015 pentru datele scadente de astazi, 2 saptamani de astazi sau 31 decembrie 2015, respectiv. Motorul de recunoaștere a datei este destul de bun, astfel încât să puteți programa cu ușurință sarcinile pentru data de care aveți nevoie fără a trebui să ajungeți pentru un calendar. Sau puteți obține un calendar în OmniOutliner plasând cursorul în colțul din dreapta al casetei dvs. de dată și alegeți data dorită.

Obțineți date scadente arătând exact cum doriți.

Acum, hai să trecem la etichete (sau categorii, așa cum ar fi numite în OmniFocus). Acest lucru vă oferă o modalitate de a afișa împreună sarcini similare - de exemplu, pentru a lista toate sarcinile de cumpărare de la locul de muncă și de la domiciliu cu cumpărături pentru a le găsi cu ușurință împreună. Pentru a face acest lucru, adăugați încă o coloană, iar în inspector, alegeți de această dată Lista pop-up ca tip, și alegeți Nici unul pentru rezumat. Puteți apoi înlocui opțiunile listei implicite cu etichetele pe care doriți să le utilizați; Am adăugat cumpărături, scris, și călătorie.

Adăugarea etichetelor la sarcinile dvs. mai târziu este ușoară. Doar începeți să tastați și OmniOutliner va sugera automat eticheta corectă. Sau, puteți introduce doar o etichetă nouă în caseta de etichete a sarcinilor dvs. și va fi adăugată în lista dvs. pop-up pentru a putea utiliza data viitoare.

Adăugați etichete sau contexte la sarcinile dvs. dacă doriți.

Ultima coloană pe care o adăugăm este o casetă de selectare pentru a marca sarcinile noastre ca fiind complete când sunt terminate - și acesta este un loc minunat pentru a pune rezumat a folosi. Doar adăugați o coloană, trageți-o în extrema stângă a conturului dvs., astfel că caseta de selectare va apărea înaintea sarcinilor dvs. și selectați Caseta de bifat introduceți-l în inspector. De data aceasta, mergeți mai departe și faceți clic pe rezumat listă și selectați Stat de asemenea. Acest lucru va afișa întregul dvs. proiect ca fiind complet când ați finalizat toate sub-sarcinile sau puteți să faceți clic pe marcajul din proiect pentru a marca automat toate sub-sarcinile sale ca fiind complete.

Asta termină lista noastră de sarcini, dar puteți adăuga coloane suplimentare dacă doriți să includeți mai multe informații. Spuneți că doriți să urmăriți câte dintre ele cumpărături sarcina va costa. Doar adăugați o altă coloană pentru cheltuieli și setați tipul coloanei la Număr. Apoi, alegețistilul numărului de valută pentru format și setați rezumatul la Total. Acest lucru va arăta costul total al tuturor sarcinilor dvs. în cadrul fiecărui proiect, ceea ce reprezintă o modalitate excelentă de a păstra în mod automat o mai bună evidență a costului proiectului.

Ați putea folosi aceleași idei pentru a adăuga mai multe funcții în lista dvs. de sarcini, deci nu ezitați să experimentați. Dar acum, să vedem cum să vă puneți la dispoziție lista de sarcini.

Punerea la dispoziție a listei Todo

Lista noastră de rezolvare arată acum destul de bine și are caracteristicile necesare pentru a prelua orice listă de aplicații de acolo. E timpul să încetați să vă înșivăți și să începeți să faceți lucrurile cu ea. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, salvați lista de rezolvare undeva în siguranță - dacă utilizați OmniOutliner pe Mac și iPad, salvați-l în folderul OmniPresence - serviciul de sincronizare gratuit pentru aplicațiile Omni - astfel încât sarcinile dvs. vor rămâne sincronizate automat.

Există încă un lucru pe care veți dori să-l personalizați înainte de a începe să utilizați OmniOutliner ca aplicație pentru lista de sarcini. Deschideți preferințele aplicației apăsând pe Command- sau din Fişier meniu, selectați Tastatură tab. Acum, pentru a facilita introducerea sarcinilor, schimbați-l Tab setările pentru Mergeți la celula următoare, si Întoarcere setările pentru Împărțiți rândul curent la punctul de inserare. Acest lucru vă va permite să apăsați fila după ce ați introdus o sarcină pentru a adăuga data și eticheta scadentă și vă va permite să introduceți rapid sarcini noi prin apăsarea tastei enter după introducerea unei sarcini.

Optimizați preferințele tastaturii în OmniOutliner

Acum, ați citit să folosiți OmniOutliner pentru o activitate reală. Adăugați sarcinile pe linii noi sub subproiectele dvs. și utilizați săgețile de la tastatură pentru a adăuga rapid date și etichete. Dacă doriți sub-sarcini, doar apăsați fila să indentați o sarcină sau să transformați o sarcină într-un subproiect prin apăsarea comenzii- [. Puteți chiar să adăugați comentarii și atașamente la sarcinile dvs. Apăsați Comandă- "sau faceți clic pe butonul notă din extrema stângă pentru a adăuga o notă și trageți și fixați fișiere sau foldere pentru a le atașa la sarcina dvs. Puteți înregistra chiar și o notă audio despre sarcinile dvs. făcând clic pe butonul microfon din bara de instrumente.

O listă completă de sarcini în OmniOutliner, cu casete de selectare, proiecte, date scadente, etichete, comentarii și atașamente

Veți avea nevoie, de asemenea, de o modalitate de a vă sorta sarcinile pentru a vedea ce trebuie să faceți în continuare, pentru a le căuta și pentru a vă concentra doar pe sarcinile care se aplică lucrării dvs. actuale. Sortare este ușor: faceți clic dreapta pe dvs. Data scadentă coloana și sortați după Cea mai devreme la ultimul pentru a vedea sarcinile care trebuie făcute mai întâi. Apoi, puteți repeta și selectați Nici unul când doriți să vă revedeți din nou sarcinile în ordinea prestabilită. Căutarea este la fel de ușoară; doar atingeți Command-Alt-F și tastați orice pentru a căuta prin sarcinile dvs. cu rezultate rapide care apar în bara laterală stângă. Puteți introduce un nume de activitate, o etichetă sau chiar o dată scadentă (de exemplu, vineri, de exemplu) pentru a găsi sarcinile cu aceasta.

Există, de asemenea, instrumentul Focus care vă permite să afișați sarcini doar într-un singur proiect sau subproiect. Doar faceți clic dreapta pe partea stângă a proiectului pe care doriți să vă concentrați și selectați concentra. Veți vedea acum doar conținutul proiectului, pentru a vă împiedica să vă faceți griji cu privire la ceea ce trebuie să faceți acasă cât timp lucrați. Apoi, când doriți să vedeți totul din nou, faceți clic dreapta pe stânga proiectului și selectați defocusezi. Alternativ, puteți să faceți clic pe triunghiul din stânga unui proiect pentru a ascunde rapid subproiectele și sarcinile, în timp ce vedeți toate proiectele.

Căutați și sortați sarcinile, le filtrați după proiect și mai multe pentru a urmări ce se întâmplă.

De asemenea, ați putea dori să vă ocupați de dumneavoastră. Nu există niciun OmniOutliner pentru iPhone sau PC-uri Windows încă, deci cea mai bună opțiune este să exportați lista de sarcini. Cea mai frumoasă opțiune este de a exporta ca HTML (dinamic), care vă permite să răsfoiți toate proiectele și sarcinile dvs. într-un browser web cu aproape aceleași caracteristici ca și OmniOutliner (deși fără capacitatea de a adăuga sau a completa sarcini). Sau puteți exporta în format PDF o mare parte din aceeași funcționalitate sau ca OPML, astfel încât să puteți vedea conturul dvs. pe alte aplicații schiță (rețineți că cele mai multe aplicații care nu sunt compatibile cu mai multe coloane, de aceea, veți pierde majoritatea caracteristicile dvs. făcând asta).

Concluzie

Acum aveți lista perfectă de sarcini pentru sarcinile care au exact stilul și caracteristicile pe care le-ați dorit întotdeauna. Puteți folosi aceste sfaturi pentru a optimiza lista dvs. de sarcini la fel de mult cum doriți și pentru a le obține ca minim sau ca plin de caracteristici, după cum doriți, și încă găsi cu ușurință sarcinile de care aveți nevoie pentru a lucra și de a ține pasul cu atunci când totul este datorat.

Dacă aveți probleme în ajustarea listei de sarcini OmniOutliner, lăsați un comentariu de mai jos și ne-am bucura să vă ajutăm astfel încât să puteți obține aplicația cu lista de sarcini pe care ați dorit-o întotdeauna!