Share
Dacă ați lucrat într-o slujbă corporativă, probabil că știți totul despre indicatorii cheie de performanță (KPI). Firmele mari le folosesc tot timpul pentru a-și măsura progresul și pentru a se asigura că sunt pe cale să-și atingă țintele.
Dar multe întreprinderi mici nu au un truc: Un sondaj recent realizat de Geckoboard a constatat că aproape jumătate dintre proprietarii de afaceri mici și mijlocii nu au reușit să identifice niciun KPI. Același studiu a constatat că acele afaceri care do urmăriți în mod regulat indicatorii cheie de tip KPI, au fost de două ori mai susceptibili să-și atingă obiectivele.
Prin urmare, în acest tutorial, veți învăța cum să aplicați acest instrument puternic de planificare pentru afacerea dvs. mică. Veți afla ce sunt KPI-urile, beneficiile utilizării acestora, diferite tipuri de KPI-uri și cum puteți seta KPI-urile eficiente și le puteți monitoriza.
Până la sfârșit, veți fi gata să utilizați rapoartele KPI pentru a vă aduce afacerea dvs. mică la următorul nivel de succes.
Care sunt indicatorii cheie de performanță (KPI)? (sursă grafică)Să începem cu o definiție rapidă. Iată cum definește Klipfolio compania de software KPI:
Un indicator cheie de performanță este o valoare măsurabilă care demonstrează cât de eficient o companie atinge obiectivele cheie ale afacerii.
Termenul "valoare măsurabilă" este important aici. Indicatorii KPI sunt determinați de date specifice, astfel încât acestea să ofere o măsură clară a progresului dvs. În loc să spunem doar "Clienții noștri ne iubesc", veți putea spune ceva de genul: "88% dintre clienți spun că ar cumpăra de la noi din nou, de la 85% anul trecut, iar 82% ne-ar recomanda altora , de la 80% anul trecut. "
Este mult mai puternic decât o judecată anecdotică și vă poate ajuta prin evidențierea problemelor și permițându-vă să vă ocupați rapid de acestea. Dacă procentul de satisfacție a clienților începe să se îndrepte în direcția greșită, de exemplu, puteți rula sondaje suplimentare pentru a afla exact de ce oamenii sunt mai puțin mulțumiți de serviciul dvs..
Ar putea fi faptul că aveți un angajat special care are nevoie de o pregătire mai bună sau un concurent care oferă ceva ce nu faceți, sau altceva. KPI-urile dvs. sunt ca un sistem de avertizare timpurie. Când nu vă atingeți obiectivele, vă puteți gândi la ea ca la o lumină roșie de avertizare care clipește în biroul dvs..
Exemplul pe care l-am dat este de KPI, dar puteți utiliza KPI-uri în diferite domenii ale afacerii dvs.: ați putea utiliza KPI-uri financiare, KPI-uri operaționale, KPI-uri de vânzări și așa mai departe. Vom analiza diferitele tipuri în detaliu mai târziu.
De asemenea, merită subliniat faptul că definiția Klipfolio utilizează de două ori cuvântul "cheie". Ce înseamnă "cheie"? Asta depinde de afacerea ta. O măsurare importantă pentru o afacere poate să nu fie relevantă pentru o altă companie. Și ceea ce este important pentru afacerea dvs. se poate schimba în timp, pe măsură ce creșteți și începeți să întâlniți diferite probleme și oportunități.
Ne vom uita la alegerea KPI mai detaliat mai târziu, dar pentru moment, trebuie doar să vă amintiți că "cheia" este o judecată subiectivă și este condusă de ceea ce doriți să vă concentrați asupra propriei dvs. afaceri la un moment dat.
Deci, de ce folosiți KPI-uri?
Datele sondajului pe care le-am menționat în introducere mi se pare destul de convingătoare. Întreprinderile mici, care urmăresc în mod regulat indicatorii de performanță, au de două ori mai multe șanse să-și atingă obiectivele. Iată o privire mai detaliată asupra motivului pentru care KPI-urile sunt atât de eficiente.
Dacă sunteți un antreprenor solo, probabil că încercați să jonglați despre o duzină de diferite locuri de muncă dintr-o dată, de la contabilitate până la dezvoltarea produselor până la marketing. Poate fi ușor să ajungeți la o listă de sarcini cu o lungime de mile, dar nu aveți o claritate reală în jurul căreia sarcinile sunt cele mai importante în a vă deplasa afacerea înainte.
Setarea și urmărirea indicatorilor KPI vă pot ține la curent. Dacă le-ați setat corect, acestea reflectă cele mai importante elemente ale afacerii dvs. chiar acum. Pentru fiecare dintre sarcinile de pe lista dvs., vă puteți întreba cum vă va contribui la atingerea unuia dintre KPI-urile dvs. și prioritizați în consecință. Puteți să vă asigurați că vă petreceți cea mai mare parte a timpului dvs. pe sarcini care vor avea un impact direct asupra unui lucru care este cu adevărat important pentru afacerea dvs..
Dacă aveți angajați, KPI-urile servesc și unor scopuri suplimentare. Ele nu vă ajută doar pe dvs. și pe angajații dvs. să vă concentrați asupra lucrurilor potrivite, ci și să vă dați posibilitatea de a vă administra mai eficient angajații.
Dacă angajezi un manager de vânzări, de exemplu, poți să faci de acord cu anumite KPI-uri de vânzări realiste și apoi să măsoști performanța acelei persoane față de KPI-urile. Este o măsură mai obiectivă și este mai ușor să mențină persoana pe drumul cel bun. În loc să spună: "Aș vrea să văd că faceți mai multe vânzări", puteți spune: "KPI-ul pe care l-am convenit a fost să aducă 20 de noi clienți pe lună, dar nu am adus decât 12 în această lună".
Aceasta poate duce la o discuție mult mai productivă. Fără implementarea KPI, managerul dvs. de vânzări ar putea fi defensiv în legătură cu dorința vagă de "mai multe vânzări" și poate susține că așteptările dvs. erau nerealiste.
Cu KPI, acea parte este scoasă din ecuație. Managerul de vânzări a fost de acord cu obiectivul de 20 pe lună, iar discuția se poate concentra asupra motivului pentru care acea țintă nu a fost îndeplinită. Poate că au nevoie de mai mult sprijin din alte domenii ale afacerii, poate că prețul este prea mare sau poate că există un dezavantaj competitiv care pune pe seama clienților potențiali.
Indicatorii KPI vă pot ajuta, de asemenea, angajații să se simtă mai angajați prin stabilirea unor așteptări clare. Același sondaj efectuat de Geckoboard a constatat că jumătate din personalul britanic declară că performanța lor generală este compromisă atunci când nu sunt conștienți de informațiile și măsurătorile cheie ale companiei.
Oamenii iubesc să știe exact ce se așteaptă de la ei și să simtă că au un impact real. Pe măsură ce afacerea dvs. devine mai mare, acest lucru poate fi dificil de realizat, dar KPI-urile clare vă pot ajuta.
Pe măsură ce aduceți mai mulți angajați, puteți folosi chiar și "KPIs în cascadă". De exemplu, dacă aveți mai mulți agenți de vânzări, ați putea împărți acel KPI total de 20 de clienți noi pe lună, astfel încât fiecare persoană să fie responsabilă pentru 5 noi vânzări. KPI-ul lor individual se încadrează clar într-un KPI global.
KPI-urile reprezintă un instrument important de gestionare, dar, ca toate instrumentele, au și limitări. Având un accent puternic pe o anumită țintă este mare, dar poate duce și la neglijarea altor lucruri importante care nu sunt capturate în date.
Dacă ați setat corect codurile dvs. cheie, acestea ar trebui să reflecte cele mai importante părți ale afacerii dvs., dar datele vizualizate separat pot fi întotdeauna înșelătoare. Este important să țineți cont de contextul general al afacerii.
Să revenim la exemplul KPI de vânzare. În acest caz, stimulezi echipa de vânzări să aducă noi clienți, dar nu te concentrezi pe cât de important este fiecare client. Echipa dvs. de vânzări ar face mai bine prin aducerea a cinci clienți cu valoare redusă decât prin atragerea unei singure companii mari care vor cheltui sume uriașe pe o perioadă lungă de timp, chiar dacă acestea din urmă ar fi mai valoroase pentru afacerea dvs..
S-ar putea, bineînțeles, să schimbați KPI-ul pentru a vă concentra pe valoarea de viață a fiecărui client ca măsură, dar atunci ar putea să existe probleme. Dacă echipa dvs. de vânzări se concentrează exclusiv pe atingerea KPI-ului, s-ar putea să întârzie înregistrarea de noi clienți după ce au atins numărul lunar, astfel încât noua companie să contribuie la numerele de luna următoare.
De aceea este important să vă amintiți, atât pentru dvs. cât și pentru personalul dvs., că a face ceea ce este bine pentru afacerea dvs. este principalul criteriu pentru fiecare decizie. KPI-urile reprezintă un mijloc în acest sens, nu scopul în sine. Proiectarea corecte a indicatorilor de performanță va duce la un pas lung, dar trebuie să păstrați o anumită flexibilitate și să nu lăsați numerele să devină o obsesie nesănătoasă.
Deci, ce tipuri de KPI-uri există? Într-adevăr, puteți urmări orice doriți și zonele vor fi diferite pentru fiecare companie, dar aici sunt câteva exemple populare:
Acest grup de indicatori de performanță măsoară linia de jos a afacerii dvs.: succes financiar. Acestea ar putea fi venituri, venituri nete, fluxul de numerar, sănătatea bilanțului dvs. sau ceva mai specific. De exemplu, dacă datoria reprezintă o problemă pentru afacerea dvs., nivelul dvs. general al datoriei ar putea fi un indicator KPI pe care doriți să îl urmăriți.
Pentru mai multe informații despre exemplul datoriei, consultați instrucțiunile mele recente despre ieșirea din datorii și pentru mai multe exemple de KPI-uri financiare, consultați acest tutorial privind indicatorii financiari:
Acestea se referă la eficiența operațiunilor dvs. comerciale. Cât de repede livrați comenzi clienților? Dacă aveți un inventar al produselor fizice, cât timp produsele rămân în acel inventar înainte de a fi vândute? Există o mulțime de posibilități aici: pentru mai multe, consultați tutorialul meu privind valorile operaționale.
Toate companiile trebuie să atragă noi clienți. Chiar dacă nu doriți să fiți următorul Amazon, o anumită creștere este sănătoasă - vă ajută să vă oferiți mai mulți bani pentru a investi în afacerea dvs. și pentru a oferi cele mai bune servicii posibile. Cel puțin, va trebui să înlocuiți clienții existenți care vor pleca în timp din diferite motive.
Astfel, puteți să urmăriți înregistrările de clienți noi, generația de plumb, creșterea globală a veniturilor sau o serie de alte valori.
Pe lângă aducerea clienților noi, trebuie să le mențineți pe cei existenți fericiți. Acest grup de Indicatori KPI urmărește fericirea clienților dvs. existenți - de obicei bazat pe sondaje regulate, deși ați putea să le măsurați în alte moduri, cum ar fi numărul de achiziții repetate.
Ați putea folosi un KPI simplu, cum ar fi satisfacția generală a clienților, sau ați putea să vă uitați la măsurători mai detaliate, cum ar fi viteza cu care sunt rezolvate problemele, nivelurile de implicare a clienților cu produsele sau aplicațiile dvs., interacțiunile cu mediile sociale etc..
Veți vedea adesea indicatorii de performanță (KPI) definiți ca indicatori "de conducere" sau "întârzieri". Indicatorii "conducători" prevăd un anumit rezultat, în timp ce indicatorii "întârzieri" măsoară ceea ce sa întâmplat în trecut.
Personal, nu cred că această distincție este de ajutor. Măsurarea viitorului este logic imposibilă, deci tot ceea ce măsurați sa întâmplat deja (și așa este "rămas"). Dar multe din aceste evenimente trecute pot fi, de asemenea, folosite pentru a face predicții despre viitor (și așa sunt "conducători").
Așadar, recomandăm să vă concentrați mai mult pe domeniile afacerii pe care doriți să le urmăriți, dar menționez distincția "conducere" / "rămasă", astfel încât să fiți conștienți de aceasta.
Puteți vedea mai multe exemple de KPI din seria mea privind indicatorii de afaceri, cum ar fi:
Deci, ce KPI-uri ar trebui să utilizați?
Mai întâi de toate, iată ce nu a face. Nu începeți să vă întrebați ce date aveți la dispoziție. Începeți prin a identifica cele mai importante lucruri pentru afacerea dvs. și apoi vă faceți griji cu privire la modul de colectare a datelor mai târziu.
Majoritatea afacerilor din zilele noastre au o cantitate mare de date disponibile, deci nu colectați totul - care poate fi copleșitoare și distragă atenția. Fiți selectivi și asigurați-vă că colectați și urmăriți numai ceea ce este cel mai important.
Ce valori KPI ar trebui să măsurați? (sursă grafică)Începeți prin a vă referi la planul dvs. de afaceri. (Aveți un plan de afaceri, nu-i așa? Dacă nu, consultați tutorialul meu de planificare a afacerii.)
Chiar și cel mai informal plan de afaceri ar trebui să aibă o listă clară de obiective strategice. Începeți cu această listă și dezvoltați indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a reflecta fiecare dintre domeniile cele mai importante.
Sistemul britanic de învățământ superior de înaltă calificare Jisc oferă o listă utilă de întrebări care vă pot întreba pe măsură ce stabiliți indicatori cheie de performanță (KPI). Iată o versiune condensată a acestei liste:
Vedeți articolul legat de cele de mai sus pentru lista completă a întrebărilor (însă rețineți că unele dintre ele sunt mai potrivite pentru instituții mai mari și pot fi nevoite să fie personalizate pentru obiectivele dvs. de afaceri mici).
Când ați identificat domeniile potrivite pentru a vă concentra, trebuie să alegeți anumite parametri KPI pentru a măsura.
Principalul lucru de urmărit este specificitatea. Indicatorii KPI ar trebui să fie focalizați și măsurabili. Probabil sunteți familiarizați cu obiectivele SMART, dacă nu, sau dacă aveți nevoie de o reîmprospătare rapidă, consultați acest tutorial excelent de David Masters privind stabilirea obiectivelor pentru afacerea dvs. mică:
Pe scurt, obiectivele SMART ar trebui să fie:
Indicatorii KPI nu sunt exact ca și obiectivele SMART. O diferență este că, în timp ce obiectivele SMART au de obicei o dată țintă, indicii KPI sunt de obicei în curs de desfășurare. Dar cadrul este încă de ajutor pentru a vă asigura că stabiliți indicatori KPI buni, specifici și măsurabili.
Pentru fiecare KPI, ar trebui să existe un număr minim specific pentru care căutați. Gândiți-vă la exemplul meu simplu de 20 de clienți noi pe lună.
Unele întreprinderi doresc să includă și unele nivele suplimentare, cum ar fi un sistem "semafor". În acest caz, atingerea obiectivului de 20 de clienți noi pe lună ar putea fi verde, indicând faptul că vă faceți bine. Între 12 și 20 ar putea fi portocaliu, indicând faptul că nu ați reușit să atingeți ținta, dar ați fost aproape. Mai puțin de 12 ar putea fi roșii, indicând că aveți o problemă serioasă de abordat.
Desigur, setarea KPI-urilor este o activitate inutilă dacă nu le monitorizați în mod regulat în mod regulat și veți acționa de îndată ce veți vedea o problemă.
"Cât de des ar trebui să urmăresc indicatorii de performanță?", Puteți întreba.
Răspunsul este: "Cât de des posibil."
Dacă puteți, configurați un tablou de bord care să colecteze toate datele într-un singur loc și să fie ușor de actualizat. Unele programe de contabilitate oferă această funcționalitate și există, de asemenea, o mulțime de anumiți furnizori de software pentru "business dashboard", care vor atrage date de la mai multe sisteme pentru dvs. și vă vor permite să le urmăriți în timp real.
Totul depinde, desigur, de datele pe care le urmăriți și cât de mult sunteți dispus sau capabil să investiți în soluții software. Dacă preferați să păstrați lucrurile simple, puteți doar să trageți împreună datele într-o foaie de calcul simplu sau într-o bază de date. Doar asigurați-vă că dvs. sau cineva din afacerea dvs. faceți o prioritate să faceți acest lucru frecvent.
Dacă nu atingeți obiectivele, poate fi tentant să vă concentrați pe aducerea numărului mai mare, dar cel mai important este să identificați cauza principală a problemei. Acest lucru poate dura ceva timp, dar dacă vă concentrați în mod consecvent asupra acestei luni, ar trebui să vedeți o îmbunătățire.
De-a lungul timpului, va trebui probabil să îți perfecționezi KPI-urile. Puteți face acest lucru ca parte a schimbărilor dvs. regulate în planul dvs. de afaceri. Dacă se schimbă obiectivele strategice, indicatorii dvs. cheie de performanță ar trebui să se schimbe.
Și, deși s-ar putea să fiți tentați să schimbați pe cei pe care continuați să nu le loviți, aceia care ar putea fi nevoiți să se schimbe sunt acelea pe care le obțineți în mod constant. Dacă un KPI este "verde" pentru luna după lună, acesta poate indica faptul că această zonă a afacerii dvs. se descurcă bine și nu mai trebuie să vă concentrați asupra acesteia. Sau poate vă puteți gândi la stabilirea unei ținte mai agresive.
Concluzia este că trebuie să urmăriți în mod regulat indicatorii dvs. cheie de performanță, să acționați atunci când nu atingeți obiectivele și să vă perfecționați indicatorii cheie de performanță pentru a vă asigura că acestea reflectă progresele înregistrate împotriva obiectivelor cele mai importante ale companiei dvs..
În acest tutorial, ați învățat ce sunt KPI-urile și cum vă pot ajuta afacerea. Ați văzut câteva exemple de tipuri diferite de KPI-uri și ați învățat cum să setați KPI-uri eficiente. În sfârșit, ați învățat cum să monitorizați în mod regulat indicatorii cheie de performanță și cum să le perfecționați pentru a vă asigura că sunt relevanți.
Deci, acum sunteți gata să stabiliți indicatori cheie de performanță pentru propria afacere. Utilizați procesul pe care l-am abordat astăzi, asigurați-vă că urmăriți doar ceea ce este cu adevărat important, apoi asigurați-vă că îl urmăriți cât mai des posibil și actualizați indicatorii de performanță ori de câte ori doriți. Dacă faceți toate acestea, ar trebui să fiți pe cale să vă alăturați acelei minorități de întreprinderi mici care își ating toate obiectivele.
Accentsconagua