Share
În lumea afacerilor, comunicarea este o problemă comună. Într-un sondaj realizat de firma de formare Fierce Inc., 86% dintre respondenți au acuzat lipsa de colaborare sau comunicarea ineficientă pentru eșecurile la locul de muncă.
Problema comunicării devine mai mare pe măsură ce o companie crește și preia mai mulți angajați, dar chiar și întreprinderile mici se pot confrunta cu probleme. Atunci când aveți doar unul sau doi angajați, probabil că pur și simplu țineți lucrurile simple și informale, dar pe măsură ce luați mai mult personal și începeți să organizați compania în grupuri cu o structură de conducere, va trebui să acordați o atenție deosebită comunicați cu angajații dvs. și cum comunică cu dvs. și cu ceilalți.
În acest tutorial, ne uităm la modul de a comunica eficient cu angajații. Acoperim strategii pentru informarea tuturor, modalități de comunicare a valorilor-cheie ale firmei și metode de căutare a feedback-ului și de soluționare a conflictelor.
De asemenea, ne uităm la câteva exemple din lumea reală de-a lungul drumului pentru a ilustra puncte importante. Până la sfârșitul tutorialului, veți avea unele indicii solide pentru îmbunătățirea comunicării angajaților în afacerea dvs. mică.
Comunicați bine cu angajații dvs. de afaceri mici? (sursa foto)Asta face parte din seria noastră afaceri mici HR. Urmați-vă pentru consiliere cu privire la angajarea și păstrarea celor mai bune talente, oferind salarii și beneficii competitive, construirea unei culturi a companiei variate și incluzive și mai mult.
Când începeți, păstrați-vă pe toată lumea pe aceeași pagină este ușor. Dar, odată ce începeți să creșteți și aveți numeroase echipe, probabil bazate pe locații diferite, devine o adevărată provocare pentru a informa toți angajații despre ceea ce se întâmplă în alte domenii ale afacerii.
Chiar și în întreprinderile mici, departamentele se pot solidifica în "silozuri", cu puțină comunicare între ele. Această secțiune analizează câteva modalități de a elimina barierele și de a păstra informațiile care circulă în jurul companiei.
Probabil cel mai simplu mod de a ține pe toți informați este să trimiteți actualizări prin e-mail. Este un instrument popular - un sondaj realizat de Ragan a constatat că 60% dintre companii trimit buletine informative de e-mail cel puțin o dată pe săptămână, iar 14% chiar trimit zilnic e-mailuri.
Avantajul este că este o modalitate ușoară și sigură de a ajunge la toți cei din cadrul companiei și este simplu să creați liste de e-mail pentru anumite grupuri de angajați dacă doriți să segmentați lucrurile. Oamenii își verifică constant e-mailurile, deci este probabil ca mesajele dvs. să fie citite și puteți utiliza cu ușurință software pentru a urmări nivelurile de implicare (rate deschise, rate de clicuri etc.).
Pe de altă parte, e-mailul în masă reprezintă o metodă de comunicare de sus în jos, care este puțin probabil să favorizeze conversații interesante în modul în care fac unele dintre celelalte instrumente. Oamenii pot să vă răspundă individual - sau pot lovi temutul "Răspundeți tuturor", care poate provoca rapid reacții greoaie și incomplete dacă oamenii o vor lua prea departe. Acest lucru duce la o altă problemă cu adresa de e-mail - același sondaj Ragan a constatat că 80% dintre oameni s-au plâns de suprasarcină prin e-mail. Utilizarea adresei de e-mail adaugă doar la problemă și există o șansă ca angajații dvs. să tune mesajele.
Pentru a utiliza e-mailul în mod eficient, încercați să-l faceți angajat și distractiv, cu unele plăți clare pentru persoanele care o citesc - poate un freebie, o resursă utilă sau informații pe care le pot folosi cu adevărat în locurile de muncă. Păstrați-o și vizuală - luați în considerare utilizarea unui șablon de buletine de știri e-mail proiectat profesional:
Intraneturile companiei au fost în jur de ani de zile și, din păcate, multe dintre ele devin rareori vizitate de cimitire de documente de politică depășite și bloguri corporative necitite.
Dar nu trebuie să fie așa. Dacă proiectați-o corect și faceți-o destul de angajată, un intranet poate fi o modalitate foarte bună de a declanșa conversații. Cheia este aceea de a facilita accesul utilizatorilor la propriile comentarii și articole și, în primul rând, pentru a încuraja folosirea lor, astfel încât să se construiască o masă critică. Dacă oamenii văd conversații interesante care au loc, ei vor face un loc pe care îl vizitează în fiecare zi. Dacă văd conținut învechit, de sus în jos, îl vor marca și rar se vor întoarce.
Firma de firmă Dex Media, de exemplu, a creat un intranet numit Buzz, pe care este ușor să comenteze și să pună întrebări. VP-ul lor de comunicații corporative a declarat pentru Interact Intranet:
"Acum, angajații din întreaga companie au voce și un loc în care își pot împărtăși ideile și opiniile ... Oamenii înființează site-uri de echipă și proiecte, comentând posturi și punând întrebări și dezvoltăm o abordare mai contemporană, antreprenorială, ca un rezultat al culturii de afaceri. "
Dacă nu doriți să investiți în construirea unui intranet, puteți obține un efect similar cu software-ul cloud și tehnologia de chat.
Aici, la Envato Tuts +, de exemplu, avem o echipă răspândită în întreaga lume, de la Florida la Thailanda. Folosim Slack pentru conversații informale grupate pe teme și interese și aplicații bazate pe web, cum ar fi Trello și Basecamp, pentru proiecte și colaborări mai formale. Și oamenii folosesc de asemenea Google Docs și alte oferte bazate pe cloud pentru a partaja ușor informațiile.
Există o mulțime de alte opțiuni, desigur, deci este doar o chestiune de a găsi ce funcționează pentru afacerea dvs. și încurajează comunicarea. Verificați această rundă curativă pentru mai multe posibilități:
Întâlnirile și formarea față-în-față pot, de asemenea, ajuta oamenii să rămână la curent. Puteți programa sesiuni de formare pentru un angajat dintr-o zonă pentru a le informa pe ceilalți. De exemplu, un agent de vânzări poate organiza o sesiune de instruire pentru cei care au un rol de gestionare a produselor, spunându-le despre feedbackul primit de la potențialii clienți și despre tendințele pe care le văd în industrie. Această perspectivă ar putea fi utilă pentru cei care au un contact mai puțin direct cu clienții și ar putea contribui la o dezvoltare mai reușită a produselor.
Având o documentație solidă a politicilor companiei este un alt instrument important de comunicare - poate ajuta angajații să știe cum să facă lucrurile fără a pierde timpul de a întreba. Un manual al angajaților este un instrument excelent pentru acest lucru. Avem tutoriale despre instruire și despre manualele angajaților din altă parte a seriei:
Fiecare companie de succes are propriile sale valori și scopuri. Indiferent dacă le-ați articulat clar sau nu, acestea există - compania dvs. există pentru un anumit scop (dincolo de a face doar bani!), Și aveți un anumit mod de a face afaceri care este diferită de altele.
Este important ca toți angajații să se afle pe aceeași pagină în ceea ce privește valorile și misiunea companiei, dar acest lucru se poate pierde cu ușurință în viața de zi cu zi - mai ales atunci când începeți să creșteți.
Dacă doriți să comunicați valorile în mod efectiv și autentic, bineînțeles că mai întâi trebuie să fiți clar despre ele. Dacă aveți nevoie de ajutor în acest sens, consultați următoarele tutoriale:
Apoi incepe procesul de ceea ce acest articol excelent al revistei Harvard Business Review numește "vânzarea mărcii în interiorul".
Ceea ce îmi place despre această formulare este că încurajează antreprenorii să se apropie de comunicările angajaților în același mod în care abordează marketingul extern. Obiectivele, la urma urmei, sunt similare atât cu angajații, cât și cu clienții: să promoveze o viziune pozitivă asupra mărcii companiei și să atingă niveluri mai înalte de implicare și loialitate.
Proprietarii de afaceri acceptă deseori angajamentul și loialitatea angajaților lor sau cred că ar trebui să vină în mod automat în schimbul unui salariu, dar acest lucru nu este cazul. Studiul după sondaj arată că o mare parte a forței de muncă este decuplată de la locul de muncă și intenționează să plece. Cu angajații, la fel ca și cu clienții, trebuie să fie câștigată angajamentul și loialitatea.
Articolul HBR include câteva exemple minunate despre modul în care companiile au făcut acest lucru. Acestea se bazează în cea mai mare parte pe companii mari, dar întreprinderile mici pot face lucruri similare, așa că aș recomanda să le citesc pentru a obține niște idei.
De exemplu, unii directori de la Nike au primit titlul de "Corporate Storyteller" și au fost încurajați să spună povestiri care ilustrează valoarea cheie a firmei Doar fă-o:
"Cofondatorul Nike Bill Bowerman, într-un efort de a construi un pantof mai bun pentru echipa sa, a turnat cauciucul în fierul de fier de familie, dând naștere prototipului faimosului Waffle sole. Vorbind despre astfel de mișcări inventive, compania speră să păstreze spiritul de inovare care caracterizează campaniile sale de anunțuri în viață și bine în cadrul companiei.
Desigur, cea mai bună modalitate de a consolida valorile companiei nu este de a vorbi despre ele, ci de a le trăi. Articolul citează, de asemenea, produse de biciclete de calitate bazate pe Minnesota, care se angajează să protejeze mediul. Angajații care trăiesc în termen de zece kilometri de companie primesc un credit de 2 USD pe zi pentru ciclism, carpooling sau pentru a lua un autobuz pentru a lucra. Asta e valorile în acțiune.
Comunicarea este o stradă bidirecțională. Pe lângă comunicarea angajaților dvs., trebuie să îi încurajați să comunice cu dvs. atât despre modul în care se simt în munca lor, cât și despre informații sau idei importante despre afacere.
Utilizarea unor strategii pe care tocmai le-am menționat, cum ar fi software-ul de colaborare și instrumentele de chat, vor ajuta într-o anumită măsură. Dar chiar și în companiile mici, oamenii se pot teme să vorbească despre probleme delicate în forumurile publice sau în fața șefului.
Astfel, sondajele regulate ale angajaților sunt o necesitate. Cel mai bine este să obțineți un consultant extern pentru efectuarea anchetelor, din două motive:
Cu o afacere mică, cu puțini angajați, va trebui să mergeți la o lungime suplimentară pentru a vă asigura că oamenii încă nu pot fi identificați. Un consultant vă poate ajuta. De asemenea, luați în considerare legarea rezultatelor la unele criterii de referință, cum ar fi o organizație externă, cum ar fi Great Place to Work. Acest lucru vă poate ajuta să vedeți unde faceți bine și unde trebuie să lucrați mai mult. Analizând în mod regulat și menținând consecvența în întrebările întrebate, vă puteți ajuta să identificați tendințele în timp.
Ca proprietar al unei întreprinderi mici, nu există nici o scuză pentru a nu se întâlni în mod regulat cu angajații dvs. Chiar și CEO-ul Facebook, Mark Zuckerberg, se întâlnește în mod regulat cu angajații la nivel de intrare în așa-numitele "recenzii Zuck".
Chiar mai bine decât o revizuire formală, este o întâlnire informală. Zuckerberg este un fan al întâlnirilor de mers pe jos, împreună cu alte corpuri de iluminat precum Steve Jobs și Jack Dorsey. Oamenii pot adesea să se descurce și să se simtă liberi să-și vorbească atunci când merg în aer liber, decât să stea pe un birou sau în jurul unei mese de conferințe.
Deci, deși sunteți ocupați, programați câte o dată cu fiecare angajat cât de des puteți. Deși am vorbit despre unele soluții tehnologice la scară largă, o simplă discuție directă față în față poate fi adesea cea mai eficientă formă de comunicare. În primul rând poate părea ciudat, dar dacă o faceți în mod regulat, veți putea construi un nivel de încredere care va încuraja angajații să se deschidă cu dvs. și să vorbească liber.
Într-o companie mare, o funcție importantă a departamentului resurse umane este de a rezolva conflictele dintre angajați și de a rezolva reclamațiile. Dacă un angajat se simte tratat nedrept sau dacă doi membri ai personalului nu își pot rezolva diferențele, vor avea nevoie de o cale adecvată pentru rezolvarea problemei.
În calitate de proprietar al unei întreprinderi mici, aceste lucruri ar putea deveni responsabilitatea dvs., deci iată câteva dintre cele mai bune practici:
În primul rând, trebuie să aveți un plan. Conflictul va apărea din când în când în orice organizație, chiar dacă cultura locului de muncă este, în general, sănătoasă, deci trebuie să aveți o metodă de abordare a acesteia. Dacă firma dvs. este prea mică pentru a avea un reprezentant al resurselor umane, atunci este posibil să trebuiască să faceți intervenție, dar, de asemenea, să vă uitați în jurul companiei pentru a identifica alte persoane care ar putea avea abilitățile de a acționa ca mediatori eficienți.
Apoi stabiliți un proces de soluționare a conflictului. Următoarea listă de verificări din departamentul de resurse umane de la Universitatea din California, Berkeley, oferă un excelent punct de plecare:
Încercați să încurajați modelele de comunicare sănătoase, cerând oamenilor să păstreze personalități și emoții din ea și să încerce să descrie în mod obiectiv problemele și consecințele, fără a face acuzații.
Conflictul poate fi dificil de rezolvat, atât pentru cei implicați, cât și pentru cei care încearcă să medieze. Dar, dacă nu este rezolvată, poate duce la resentimente acumulate și la un mediu de lucru otrăvit.
Vedeți articolul Berkeley pentru mai multe detalii, precum și această postare despre folosirea limbajului de girafă numit dar puternic dar puternic pentru a dezamorsa conflictul. Dacă lucrurile devin atât de rele încât simțiți că nu vă puteți descurca sau dacă situația solicită un nivel de imparțialitate pe care nu îl puteți oferi, luați în considerare posibilitatea de a introduce un mediator extern sau un arbitru.
În acest tutorial, ați învățat despre modalități de îmbunătățire a comunicării angajaților în afacerea dvs. mică. Ați văzut câteva exemple din afaceri de succes și ați învățat despre unele tehnici pe care le puteți utiliza în afacerea dvs. de azi.
Indiferent dacă vă bazați pe instrumente software, anchete, buletine de știri, întâlniri față în față sau o combinație între ele, puteți să le puneți pe acestea și să creați câteva dintre cele mai bune practici proprii. La urma urmei, comunicarea este mai bună atunci când este autentică, deci fă ceea ce se simte autentic pentru tine.
În continuare, în această serie despre HR de afaceri mici este o privire la unele dintre cerințele importante de resurse umane pentru întreprinderile mici. Apoi ne vom uita la alte subiecte, cum ar fi cele mai grave probleme de resurse umane și cele mai bune soluții software HR. Stați așa!
Accentsconagua