Share
Ce îți vine în minte când auzi scrisorile de afaceri? Sunt puse în minte plicurile albe cu capace de scrisori fanteziste și scrieri înfundate? În cele mai multe cazuri, ai avea dreptate.
Chiar dacă aproape totul se face prin e-mail în zilele noastre, scrisorile de afaceri nu sunt dispărute sau considerate total în afara stilului, astfel încât încă mai plătește să știe cum să le scrie și să le formate corect.
Așa cum ați învățat probabil în școala primară, scrisorile de afaceri sunt compuse din diferite părți. Această secțiune cuprinde ceea ce este inclus în fiecare parte și formatul corect al literei de afaceri.
Este important să știți cum să abordați corect o scrisoare de afaceri, mai ales dacă așteptați un răspuns.
Această secțiune include adresa completă, numărul dvs. de telefon și adresa de e-mail. Unii oameni le place să includă numele lor complet în partea de sus a acestei liste, dar unii oameni cred că este redundant pentru că veți semna scrisoarea cu numele dvs. oricum. Nu este necesar să includeți acest lucru dacă hârtia pe care o utilizați are un antet.
Ce să includem și formatarea:
Exprimați luna și includeți anul complet. Scrieți luna, data și anul dacă trimiteți o scrisoare de afaceri în S.U.A., dar începeți ziua cu ziua (de exemplu, 18 octombrie 2018) dacă trimiteți o scrisoare în Regatul Unit sau în Australia.
Includeți informațiile destinatarului, începând cu numele lor, urmat de titlul postului și adresa completă. Adresați-vă destinatarului folosind domnul, domnul, sau folosiți orice titlu adecvat pentru locul de muncă, după cum este necesar
Salutul folosit în secțiunea destinatar nu trebuie să fie același cu cel utilizat aici. Totul depinde de cât de aproape sau de familiar sunteți cu adresa și contextul scrisorii dvs. Decanul de la Colegiul de Științe poate fi mătușa ta, dar dacă o scrii într-o funcție oficială, e mai bine să folosești salutul "Decan (Nume) " sau "Dr. (Nume)"Pentru că există o șansă ca alți oameni să se ocupe de corespondența ei. Titlurile militare și religioase ar trebui să fie scrise așa cum este.
Nu sunteți sigur de genul destinatarului? Nu folosiți domnul sau doamna, scrieți doar "dragă"Urmată de numele lor complet. Dacă nu știți cine este persoana de contact exactă "Pentru cei interesati" se va face. De asemenea, puteți adresa departamentului sau grupului care vă va ocupa scrisoarea, cum ar fi "Membrii Comitetului de angajare"Sau"Administrarea Asociației Condominium. "
Întotdeauna încheiați salutul cu un colon, nu cu o virgulă.
Corpul scrisorii este format, de obicei, dintr-una până la trei scurte paragrafe, fiecare având o intenție specifică și organizată pentru claritate.
Închiderea include una sau două propoziții care solicită destinatarului să ia orice fel de acțiune este solicitată în scrisoarea dvs. și le mulțumim pentru citirea corespondenței.
Exemple de închidere a scrisorilor de afaceri:
Închiderea completă este o frază de semnătură introdusă înainte de semnarea dvs. Aveți o mulțime de opțiuni aici, dar, în general, ar trebui să evitați acelea care înseamnă apreciere sau mulțumiri în scrisorile în care nu cereți nimic.
Exemple
Semnează scrisoarea de sub închiderea completă. Asigurați-vă că ați lăsat cel puțin patru spații individuale între numele dvs. și închiderea, astfel încât să fie suficient spațiu pentru semnătura dvs. Poate doriți să includeți și titlul de locuri de muncă, numărul de telefon și adresa de e-mail sub numele dvs. complet.
Înainte de vârsta de e-mail, oamenii au scris "Incintele"În partea de jos a scrisorilor de afaceri pentru a indica faptul că plicul include și alte documente. Gândiți-vă la aceasta ca versiunea tipărită a "consultați atașamentul"Pentru e-mailuri.
Enclosures sunt notate în partea din stânga jos a literei, câteva spații sub semnătura dvs., urmate de o listă a documentelor incluse. De exemplu:
Incinte:
Scrisorile de afaceri vin, de obicei, într-unul din cele trei formate principale, complet blocate, modificate sau indentate. Deși nu există un format corect sau greșit, există cazuri ca în aplicațiile universitare, unde este necesar un format specific. Dacă nu sunteți sigur ce format să urmați, verificați doar literele anterioare pe care le-ați primit de la instituție și urmați același format.
Blocul complet este cel mai comun format pentru scrisorile de afaceri, deoarece este cel mai simplu. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la liniuțe și totul este justificat în stânga. Se utilizează o singură spațiere în loc de liniuțe pentru paragrafe noi.
Mai jos este un exemplu de scrisoare completă de la Universitatea din Carolina de Nord Centrul de scriere:
Formatul modificat este un pic greu de reținut, deoarece nu totul este justificat de stânga. Destinatarul, salutul și corpul scrisorii sunt lăsate justificate, iar adresa expeditorului, data, închiderea completă și semnătura sunt aliniate la dreapta.
În exemplul de mai jos, există două spații între adresa expeditorului și data la care scrisoarea a fost scrisă și trei spații între adresa destinatarului și salutare. Există, de asemenea, două spații între primul paragraf al corpului literei și salutare și două spații pentru fiecare paragraf nou.
Închiderea completă, semnătura și ultimul paragraf al literei sunt toate două spații separate.
Mai jos este un exemplu de scrisoare de afaceri în format modificat de la Business Correspondence Savvy:
Formatul indentat sau semi-bloc este similar formatului modificat, cu excepția faptului că începutul fiecărui paragraf este indentat.
Scrisoarea dvs. de afaceri trebuie să facă o primă impresie bună, deoarece, în unele cazuri, citirea acestei scrisori va fi prima dată când destinatarul "întâlniri" compania dvs.
Companiile nu sunt singurele care pot folosi foile cu antet. Soloprenarii, solicitanții de locuri de muncă și oricine dorește să facă o marcă pentru el însuși poate folosi un antet pentru a-și face scrisorile unice. Formatele de scrisori pot fi de asemenea utilizate pentru a verifica autenticitatea documentului față de destinatar, ceea ce este adesea cazul literelor guvernamentale și al scrisorilor bancare.
Puteți găsi șabloane de papetărie profesionale cu antet pe Envato Elements sau GraphicRiver.Formatul de design al hârtiei variază, singurul lucru care este consecvent este că trebuie să includă numele companiei dvs. și logo-ul, adresa și informațiile de contact. Dacă nu aveți logo-ul sau numele companiei, înlocuiți-l doar cu o parte cu numele dvs. complet. Din moment ce scrisorile de afaceri sunt oficiale, alegeți un design cu antet care nu este prea ocupat sau colorat încât să-l degradeze din mesajul pe care îl trimiteți.
Nu utilizați papetărie sau hârtie parfumată.
Doriți să creați propriul dvs. antet? Consultați aceste șabloane de la Envato:
Este bine să salvați copacii, dar să nu strângeți prea mult text într-o singură pagină, încât să nu existe nicio marjă. Lăsați 1 "până la 1,5" pe fiecare parte.
Evitați fonturile fanteziste și greu de citit cursive. Stick la Verdana, Arial, Courier New sau Times New Roman cu o dimensiune minimă de 12 litere.
Utilizați un spațiu unic între paragrafe pentru a face litera mai ușor de citit. De asemenea, trebuie să utilizați cel puțin un singur spațiu între toate elementele literei, cu excepția semnăturii dvs. și a denumirii tipărite, unde sunt necesare patru rupturi.
Scrisorile de afaceri ar trebui să fie suficient de concise pentru a avea nevoie doar de o pagină, dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. Contractele legale, reclamațiile și unele scrisori consultative necesită uneori pagini suplimentare.
Pentru a evita confuzia în cazul în care paginile cu litere se separă, a doua și paginile următoare trebuie să includă un antet și un număr de pagină în partea de sus. Este posibil să doriți să includeți și data și numele destinatarului.
Scrisorile de afaceri sunt trimise pentru tot felul de motive. Afacerile îl trimit clienților sau altor întreprinderi cu care lucrează, cum ar fi vânzătorii sau partenerii de logistică. Persoanele fizice scriu scrisori de afaceri pentru afaceri și scopuri mai puțin formale.
Iată câteva exemple de tipuri de scrisori de afaceri:
Nu toate reclamațiile pot fi difuzate și adresate corespunzător pe mass-media sociale, unele subiecte sunt puțin sensibile sau jenante, nu doriți să riscați ca aceasta să devină virală. Apoi, există plângeri în cazul în care nu este suficient un apel către linia telefonică de asistență pentru clienți a companiei. Pentru toate aceste plângeri, răspunsul este o scrisoare scrisă de plângere.
Faceți-vă reclamația scurtă, punctuală și politicoasă. Nu trebuie doar să înțelegi ce a făcut greșit compania să le spună exact ce vrei să facă.
O scrisoare de demisie este ceea ce un angajat trimite șefului lor atunci când doresc să renunțe la slujba lor. În cele mai multe cazuri, va trebui să permiteți cel puțin 14 zile sau două săptămâni înainte de data oficială de plecare de la companie.
Mai jos este un exemplu de scrisoare de demisie din partea American Recruiters:
Notă: Dacă nu cunoașteți sexul persoanei care primește scrisoarea dvs., este mai bine să folosiți un mesaj generic precum "pentru cine se referă" decât să folosească "domnul / doamna". sau "domnule".
O scrisoare de intentie tiparita este trimisa impreuna cu un CV pentru a explica pe scurt de ce esti un candidat bun pentru slujba. Scrisorile de însoțire sunt asemănătoare cu aperitivele, într-un sens care îi oferă recrutorilor un sentiment al ceea ce se pot aștepta de la dvs., fără a ne repeta neapărat ceea ce este deja în CV-ul dvs..
Citiți aceste ghiduri pentru mai multe informații despre scrierea unei scrisori de intenție:
Scrisori de recomandare sunt trimise pentru a verifica buna calitate a solicitantului cu un angajator sau director anterior. În unele cazuri, aceste recomandări nu sunt altceva decât un șablon generat de cineva din HR, după completarea buletinelor despre începutul și data de încheiere a angajatului. Dacă scrieți o scrisoare de intenție pentru un angajat bun, cu toate acestea, este mai bine să mergeți dincolo de șablon pentru a arăta că apreciați timpul petrecut împreună.
Consultați acest ghid dacă aveți nevoie de ajutor pentru a scrie o scrisoare de recomandare:
Scrisorile care solicită informații sunt adesea trimise întreprinderilor de către persoane fizice sau reprezentanți ai altor întreprinderi atunci când doresc informații despre un anumit produs sau serviciu. Aceste scrisori pot fi, de asemenea, scrise la birourile guvernului atunci când solicită informații despre solicitarea unei autorizații sau despre întrebarea despre o procedură guvernamentală.
Mai jos este un exemplu de scrisoare pentru a solicita informații de la Word Mart:
Notă: Dacă nu cunoașteți sexul persoanei care primește scrisoarea dvs., este mai bine să folosiți un mesaj generic precum "pentru cine se referă" decât să folosească "domnul / doamna". sau "domnule":
Ați primit vreodată o scrisoare prin care ați afirmat că data scadenței facturii telefonului a fost ajustată sau că suma pe care o plătiți a fost modificată? E o scrisoare de ajustare. Totuși, nu este vorba despre date și sumele, deși sunt trimise ajustări sau schimbări de scrisori atunci când întreprinderile doresc să notifice clienții despre modificările produsului sau serviciului pe care l-au cumpărat.
Mai jos este un exemplu de scrisoare de ajustare a scadenței date de la Corporate Finance Institute:
Titlurile de posesori, anunțurile despre produse noi și evenimentele de caritate sunt scrisori de afaceri. Scrisorile care anunță un nou CEO, un IPO și chiar și cele care vă invită la o convenție se încadrează, de asemenea, în scrisori de anunțuri de afaceri. Aceste scrisori sunt fie trimise ca o notă internă, astfel încât toți angajații sunt conștienți de schimbări în cadrul companiei, fie ca un anunț către părțile interesate ale companiei.
Iată un exemplu de invitație de afaceri pentru un seminar educațional de la Letters.org:
Notă: Dacă nu cunoașteți sexul persoanei care vă primește scrisoarea, este mai bine să utilizați un mesaj generic precum "pentru cine se referă" decât să folosească "Dl. / Ms". sau "domnule".
Utilizarea justificării corecte și includerea tuturor elementelor corecte nu este suficientă pentru o scrisoare de afaceri bună. Chiar mai important este să apelați la tonul potrivit și să vă asigurați că destinatarul înțelege intenția scrisorii dvs..
Țineți cont de următoarele sugestii data viitoare când scrieți o scrisoare de afaceri.
Evitați cuvintele highfalutin și descrierile florale. Păstrați scurta primă paragraf. Dacă nu sunteți sigur cum să începeți, scrieți doar "Scriu cu referire la ... " apoi explicați-vă cererea de acolo.
Este mai ușor să obțineți cooperarea destinatarului dacă scrieți o scrisoare cu beneficiile în minte. Subliniați ce puteți face să le oferiți în loc de ceea ce doriți să facă.
Care este scopul scrisorii pe care o trimiteți? Exprimați mulțumiri, simpatie sau solicitați plata datoriilor? Indiferent ce este, trebuie să stabiliți tonul potrivit, astfel încât destinatarul să înțeleagă urgența cererii dvs..
Evitați jargonul dacă nu sunteți sigur că destinatarul va înțelege despre ce vorbiți.
Chiar dacă este o scrisoare de afaceri, este bine să folosiți pronume personale ca tine, eu, noi și noi. Stick cu "I" dacă scrieți pe baza opiniei dvs. și utilizați "Noi" dacă scrieți în numele companiei.
Știați că "CC" înseamnă copie de curtoazie? Înapoi în ziua în care literele, unde au fost tipărite, "CC" înseamnă copia de carbon, pentru că asta folosesc dactilografii atunci când fac duplicate. În orice caz, aceasta este abrevierea pe care ar trebui să o includeți sub linia incintei dacă intenționați să trimiteți o copie a scrisorii către altcineva.
Dacă trimiteți o copie de curtoazie mai multor persoane, listați al doilea nume sub prima fără "CC".
Exemplu:
"Cc: Mark Smith, Chief Financial Officer XYZ Widgets"
Potrivit experților de text, Text Request, doar 20% dintre e-mailuri sunt deschise și 95% din texte sunt citite în termen de trei minute de la primire, în timp ce o cantitate imensă de corespondență se pierde sau se trage imediat, nu e de mirare că unele afaceri merg până la trimiterea corespondența prin e-mail și prin e-mail urmată de o versiune prescurtată ca text, doar pentru a se asigura că destinatarul o primește.
Pentru a menține un aer de formalitate în timp ce se adaptează la mediul digital, formatarea și toate elementele scrisorii de afaceri tipărite sunt încă incluse într-o scrisoare de afaceri prin e-mail, cu excepția a două diferențe mici. Linia de subiect servește ca un rezumat al scrisorii sau o indicație despre ce este scrisoarea. Informațiile expeditorului se află în partea de jos a literei, chiar sub numele imprimat al expeditorului.
Pentru a afla mai multe despre modul de formatare a mesajelor de e-mail, studiați următoarele tutoriale:
Utilizați un plic de afaceri dacă trimiteți o scrisoare prin poștă. Utilizați un plic cu sigla companiei dvs., astfel încât destinatarul să poată recunoaște imediat că este de la compania dvs. și pentru a împiedica trimiterea scrisorii dvs., împreună cu alte junkuri promoționale pe care le primesc.
Dacă nu sunteți sigur dacă scrisul dvs. de mână este lizibil, utilizați imprimanta și procesorul de text pentru a imprima adresa pe plic. Trimiteți documente importante și scrisori sensibile la timp prin intermediul curierului.
Acum că ați învățat să formatați o scrisoare, puteți începe să trimiteți propriile scrisori de afaceri.
Accentsconagua