Managementul proiectului Kickstart Cum să rezolvăm proiectele mari

Cu cat proiectul este mai mare, cu atat este mai probabil ca un freelancer sa fie coplesit. Dacă nu faceți o treabă bună de a organiza un proiect mare, s-ar putea chiar să pierdeți termenul limită. Un termen pierdut ar putea însemna pierderea clientului și poate chiar reputația ta.

Există o cale mai bună. Principiile de management al proiectului vă ajută să vă organizați proiectele mari, astfel încât acestea să funcționeze fără probleme.

Mai întâi, să definim managementul proiectelor. Potrivit Asociației pentru Managementul Proiectelor,

Gestionarea proiectului este aplicarea de procese, metode, cunoștințe, aptitudini și experiență pentru a atinge obiectivele proiectului.

Cei mai mulți liberiști înțeleg de ce cunoștințele, aptitudinile și experiența sunt importante pentru finalizarea proiectelor. Dar unii se opun ideii de a folosi procesele și metodele. Frealiștii creativi simt uneori că prea multă structură le îndepărtează de creativitatea lor.

Freelancerii ar trebui să primească procesele și metodologia. Mai degrabă decât să înăbușe creativitatea, vă permit să faceți mai mult. Pentru majoritatea dintre noi, mai mult de lucru înseamnă mai mult venit. E un lucru bun. În plus, având abilități bune de gestionare a proiectelor, vă permite să abordați proiectele mai mari de freelancer. Cu abilități de gestionare a proiectelor, puteți gestiona și alți profesioniști independenți și puteți prelua mai multă muncă.  

Proiectele mai mari tind să plătească mai mult. Dacă puteți gestiona proiecte mari, veți avea mai multă valoare pentru clienții dvs. Veți fi, de asemenea, mult mai probabil să atrageți afaceri repetate. De fapt, managerii de proiect sunt în căutare de proiecte corporative și guvernamentale. Potrivit unui sondaj realizat de Payscale.com, salariul mediu pentru un manager de proiect în SUA în august 2015 a variat de la 65.062 dolari la 85.971 dolari.

În acest tutorial, vă ofer o privire de ansamblu rapidă asupra managementului de proiect. Încep prin compararea metodelor Agile și Tradiționale. Apoi, vă ofer metode practice pe care le puteți aplica proiectelor dvs. independente.

  Compararea proceselor

Este important să înțelegeți că managementul de proiect este un domeniu imens. Există multe metodologii diferite de gestionare a proiectelor, dintre care unele sunt brevetate. Iată doar câteva din diferitele metodologii de acolo:

1. Metode agile
2. Lean (o metodă Agile)
3. Scrum (o metodă Agile)
4. Six Sigma
5. Metode de cascadă (denumite și tradiționale)
6. PRINCE2 (popular în Marea Britanie)

Fiecare dintre aceste metodologii are variații și sub-metodologii. Nu lăsați numele tuturor acestor metode să vă confunde. Managerii de proiect corporativ trebuie să le înțeleagă bine. În calitate de freelancer probabil veți folosi doar una din cele două metode: Agile sau Waterfall (denumite și tradiționale).

De asemenea, managerii de proiect din companii folosesc niște termeni foarte specifici. TechRepublic a publicat o listă minuțioasă de termeni de gestionare a proiectelor la care vă puteți referi dacă treceți peste un termen cu care nu sunteți familiarizat. Pentru acest tutorial, ne vom concentra pe două definiții pe care probabil că nu le cunoașteți:

Domeniul de aplicare:

... modul în care descrieți limitele proiectului; acesta definește ceea ce va oferi proiectul și ceea ce nu va oferi ...
(TechRepublic)

Deliverable:

... orice rezultat tangibil care este produs de proiect ...
(TechRepublic)

Alți termeni sunt auto-explicativi sau definiți în cadrul acestui tutorial.

Una dintre primele decizii pe care le veți lua ca manager de proiect independent va fi să utilizați un proces de gestionare a proiectelor Agile sau Tradiționale. Această secțiune compară cele două tipuri de procese de management de proiect. Vă va ajuta să decideți ce metodă funcționează cel mai bine pentru proiectul dvs..

Alegerea unui proces agil

Agile proiecte de management se bazează pe cele douăsprezece principii ale Manifestului Agil. Acesta este adesea folosit pentru proiecte de dezvoltare software. Iată câteva caracteristici ale proiectelor potrivite pentru managementul proiectelor Agile:

• Livrarea proiectului nu este bine definită sau se poate schimba.
• Proiectul are rezultate multiple sau etapizate.
• Proiectul are un număr determinat de resurse.
• Clientul este disponibil pe tot parcursul procesului.
• Programul este foarte flexibil.

Un exemplu de bun proiect Agile este lansarea unei noi aplicații software. Aplicația va fi lansată în faze. Caracteristicile primei faze sunt bine cunoscute. Caracteristicile ultimei faze nu sunt bine definite și se pot schimba în timp. De asemenea, clientul dorește întâlniri frecvente de brainstorming.

Pentru a afla mai multe despre procesul proiectului Agile, consultați următoarele tutoriale gratuite de la Tuts +:

• O introducere a designerului în metodologia "Agile" 
• Calea Lean, Agile pentru a-ți construi primul produs
• Principiile dezvoltării agile

Agile este o metodologie excelentă pentru multe proiecte. Dar unele proiecte sunt mai bine gestionate în cadrul unui proces mai tradițional.

Alegerea unui proces tradițional

În acest tutorial, mă concentrez asupra modului în care gestionarea proiectelor tradiționale (sau Waterfall) vă ajută să gestionați un proiect independent.

Deși Agile este popular, există momente când un proces tradițional are mai mult sens. Iată caracteristicile unui proiect bine adaptat managementului de proiect tradițional:

• Domeniul de aplicare al proiectului este bine definit și este puțin probabil să se schimbe.
• Proiectul are un singur produs.
• Resursele pentru proiect pot fi ajustate.
• Implicarea clientului în proiect este limitată după aprobarea domeniului de aplicare.
• Termenul sau data livrării este stabilită și stabilă.
• Clientul solicită gestionarea tradițională a proiectelor.

Un exemplu al unui proiect tradițional este lansarea unui site de comerț electronic pentru o companie cu doar o mână de produse. Nu are sens să derulați proiectul în faze, deoarece rezultatul final este cunoscut și este puțin probabil să se schimbe. Clientul îți oferă cerințele, dar dorește să te descurci de acolo. De fapt, disponibilitatea clientului în timpul proiectului va fi limitată.

Managementul tradițional al proiectelor

Această secțiune identifică cele cinci faze ale unui proiect în cadrul unui proces tradițional de gestionare a proiectelor. Diferitele metodologii folosesc termeni diferiți, dar ceea ce se întâmplă în fiecare fază este similar.

Roli Pathak, scris la PM project-management.com, oferă o bună descriere a fazelor tradiționale ale proiectului:

1. Iniţia
2. Plan  
3. A executa
4. Control
5. Închide

Voi explica modul în care puteți aplica fiecare fază pentru proiectul dvs. în secțiunea următoare. Pentru moment, să analizăm avantajele și dezavantajele managementului tradițional al proiectelor.

Avantajele procesului tradițional

• Managementul tradițional al proiectelor permite echipei să lucreze cu o supraveghere mai redusă a clienților.
• Există puține schimbări în proiect.
• Gestionarea tradițională a proiectelor include un domeniu bine definit.

Dezavantaje ale procesului tradițional

• Este dificil să procesați modificările.
• Clientul este mai puțin implicat.

Acum că aveți o imagine de ansamblu asupra managementului de proiect, sunteți gata să îl utilizați.

 Utilizarea managementului de proiect

Puteți aplica un proces de gestionare a proiectelor tradiționale în proiectul dvs. de freelancing. Am adaptat fazele tradiționale de gestionare a proiectelor pentru freelanceri. Iată cele cinci faze ale gestionării proiectului și o descriere a ceea ce se întâmplă în timpul fiecărei faze pentru dvs., independent:

1. Obțineți cerințe (inițiați). Clientul își exprimă interesul de a face un proiect cu dvs. Verificați că aveți resursele de bază (inclusiv subcontractorii) pentru a realiza proiectul. Cereți un domeniu detaliat al proiectului. De asemenea, confirmați-vă că înțelegerea domeniului de aplicare este corectă cu clientul.
2. Plan. Estimați cantitatea de efort solicitată de proiect și programați lucrarea. Spargeți proiectul în părți mai mici (adesea numit structură de defalcare a muncii) pentru a crea un plan gestionabil. Stabiliți obiectivele interne și asigurați-vă că planul dvs. îndeplinește obiectivele clientului. Obțineți un contract sau un contract semnat de client și colectați plata inițială.
3. Dezvoltare (executare). Dumneavoastră (și orice persoană liberă pe care ați angajat-o) faceți principalele sarcini ale proiectului. Dacă sunteți un dezvoltator de web, aici construiți pagini web. Dacă sunteți scriitor, aici creați proiectul brut.
4. Revizuire / Testare (Control). Pe parcursul proiectului, comparați progresul cu planul. Dacă vă întoarceți, luați măsuri pentru a vă asigura că reveniți la planul planificat. Verificați-vă activitatea în această fază pentru a vă asigura că nu există erori și că aceasta corespunde scopului proiectului. Dacă aveți o echipă, revedeți-vă activitatea celorlalți. Dacă nu, priviți cu atenție munca proprie. Omiterea acestei faze ar putea avea ca rezultat un client nefericit și o mulțime de reparații. Pentru proiectele mari, este posibil să aveți nevoie de un expert independent în materie de materie pentru revizuire sau testare.
5. Concluzie / întreținere (Închidere).Transformați proiectul către client. Bilet pentru restul taxelor de proiect. Dacă proiectul necesită asistență și întreținere în curs de desfășurare, procedați la manipularea acestora (contra cost). În calitate de freelancer, este o idee bună să cereți mai multă muncă în acest moment.

Pe măsură ce avansați prin pașii de gestionare a proiectului, veți avea nevoie de instrumente care să vă ajute. Pentru proiectele de dimensiuni mici și mijlocii, creați foi de calcul personalizate pentru proiecte utilizând instrumente precum Foi de calcul Google (gratuit) sau Microsoft Excel. Pentru proiecte mai mari, este posibil să aveți nevoie de un instrument mai complex, cum ar fi Microsoft Project sau Jira.

Dacă ați urmat procesul de management al proiectului, ați evitat probabil multe probleme comune ale proiectului.

Evitarea capcanelor de management de proiect

Pentru proiectele mai mari, procesul de management al proiectului vă ajută să evitați capcane comune freelancing. Aici sunt șapte probleme cu care se confruntă frecvent freelanții și o explicație a modului în care procesul de management al proiectelor ajută la fiecare:

1. Nu înțeleg ce vrea clientul. În procesul de management al proiectului clientul este de acord cu cerințele (cunoscut și ca domeniu de aplicare) în prima fază. Domeniul de aplicare devine parte a contractului.
2. Sub-estimarea timpului pentru proiect. Cu ajutorul managementului de proiect, estimarea dvs. este mai exactă deoarece vă bazați pe un domeniu mai detaliat.
3. Încărcarea pentru proiect. Există mai puține șanse să plătiți pentru proiect deoarece aveți o estimare mai precisă.
   
4. Rămânând în urmă pe sarcini și în cele din urmă livrând târziu. Cu un proces de management al proiectelor, știți întotdeauna cum se compară progresul dvs. cu programul.
5. Întorcând un proiect cu probleme. Gestionarea proiectului necesită să testați (sau să controlați) munca voastră. Sunteți mai puțin probabil să faceți un proiect cu greșeli.
6. Neconformitățile după finalizarea proiectului. Întrucât domeniul de aplicare este clar definit de la început, clientul știe exact ce ați acceptat să faceți.
7. Nu primesc repetat afaceri de la client. Ca parte a fazei finale, întrebați clientul dacă puteți să vă ocupați de nevoile de suport sau de întreținere ale acestuia.

După Proiect

Chiar și după ce proiectul tău liber este complet, nu ești terminat. Cei mai buni manageri de proiect analizează succesele și eșecurile proiectului. Ar trebui să faceți același lucru.

Iată câteva întrebări când se termină proiectul:

• A fost clientul fericit? Dacă nu, de ce nu? (Poate că trebuie să întrebați.)
• Proiectul a rămas la timp? Dacă nu, la ce oră a ieșit din program? Ceea ce a determinat-o să-și schimbe programul?
• Au fost estimările timpului corecte pentru fiecare sarcină? Dacă nu erau, cât mai mult timp era necesar?
• Ce ați învățat din acest proiect? Ce doriți să fi făcut altfel?
• Pe baza acestui proiect, trebuie să investești în mai multe instrumente sau instruire?

Înregistrați-vă răspunsurile la aceste întrebări și păstrați-le într-un loc sigur. Mergeți peste răspunsurile dvs. cu membrii echipei de proiect. Uitați-vă la răspunsurile dvs. înainte de a începe următorul proiect independent pentru a evita să faceți aceleași greșeli cu privire la un nou proiect.

După un proiect de succes, cereți-vă clientului să vă dea o recomandare, în timp ce munca dvs. este în continuare proaspătă în mintea lor. Managerii de proiect din corporații ignoră de obicei acest pas, însă sunt esențiali pentru managerii de proiecte independenți.

Iată câteva tutoriale Tuts + care vă vor ajuta să cereți mărturii despre clienți:

• Când Proiectul se încheie - colectarea de mărturii
• Abordarea în 5 pași pentru colectarea și folosirea mărturiilor clienților

Concluzie

Acest tutorial acoperă un subiect complex, gestionarea tradițională a proiectelor și îl face accesibil pentru persoanele care desfășoară activități independente. Nu intenționează să fie o resursă exhaustivă privind gestionarea proiectelor. De asemenea, nu susține metodologia tradițională de management al proiectelor pentru toate proiectele independente.

Managementul de proiect este un domeniu în care experiența și opiniile diferă. Unele puncte cheie care trebuie amintite sunt că trebuie să planificați și să organizați proiectele dvs. independente și că există metode dovedite pentru a vă ajuta să faceți acest lucru.

De asemenea, capacitatea de a gestiona proiecte independente mărește valoarea dumneavoastră în calitate de freelancer și vă face mai comercializabilă.

Resurse

Graphic Credit: icoana de proiectare proiectată de Matthew Roberts de la Proiectul Noun.