Share
Acum, oamenii nu sunt mașini și niciunul dintre noi nu poate fi perfect productiv. De fapt, scopul pentru perfecțiune este o rețetă pentru arsuri. Dar există modalități prin care vă puteți îmbunătăți productivitatea. Pentru a începe, trebuie să vă ocupați de ceea ce vă copleșește. Odată ce ați făcut acest lucru, veți fi gata să integrați sistemele de productivitate în viața voastră.
Sunteți gata să abordați acea grămadă de rufe murdare? Atunci să ajungem la asta.
Toți avem prea multe de făcut din când în când. În unele zile suntem mai ocupați decât alții. Dar de cele mai multe ori ne descurcăm bine.
Problema vine atunci când are prea multe de făcut devine copleșitoare. Poate că termenele sunt în creștere și doriți să vă fi folosit săptămâna trecută să vă mișcați și să lucrați mai degrabă decât să vă asigurați că ați câștigat cea mai recentă luptă cu arma Nerf. Sau poate ați petrecut câteva luni în modul de croazieră, apoi brusc o tona de oportunități profitabile apar. Viața personală poate arunca și curveballs productivității-un copil nou, mutarea acasă, o înjurătură, un divorț-toate acestea vă pot lăsa să vă întrebați cum să faceți față.
În mod alternativ, este posibil să doriți să fiți mai productivi, astfel încât să puteți realiza un obiectiv pe toată durata vieții pe care l-ați lăsat să-l alunecați. Dacă începeți o afacere, scrieți un roman, învățați o limbă nouă sau vă învățați să codificați, va trebui să scoateți o bucată de timp din săptămâna dvs. pentru a face acest lucru. Acest lucru este deosebit de dificil dacă aveți un loc de muncă cu normă întreagă și copii. Ca atare, chiar gândirea despre realizarea acestor scopuri poate fi la fel de copleșitoare ca problemele mari ale vieții.
O altă sursă de copleșire a productivității poate fi pur și simplu necesară pentru a afla mai multe despre productivitate și ce este necesar pentru a vă oferi motivația. Ați putea fi în această situație dacă:
Nu reușind să afli cum să fii productiv este costisitor. Întreprinderile câștigă cei mai mulți bani atunci când sunt eficienți și bine gestionați. Indiferent dacă dețineți sau nu o afacere, veți spori potențialul de carieră-și potențialul dvs. personal-dacă învățați să vă gestionați eficient viața.
Oricine poate să o facă și calea de urmat este de a construi un sistem de productivitate care să vă fie potrivit. Dar, înainte de a putea construi un astfel de sistem, trebuie să găsiți o cale de ieșire din mizeria copleșitoare în care vă aflați. Să vedem cum să facem asta.
E timpul să faceți război cu cantitatea copleșitoare de lucruri pe care trebuie să le faceți. Ce face un general înainte de a duce armata în luptă? El descoperă cât de mult poate despre inamic. El primește măsura dușmanilor săi, așa că știe cu ce se va confrunta.
Ca oameni, creierul nostru este proiectat să se blocheze pe negativ. Acest lucru a servit bine speciei umane în trecut, dar este deseori nefolositor în lumea modernă. O consecință a acestei prejudecăți negative este că ne imaginăm că problemele noastre sunt mai mari decât sunt cu adevărat. Ca probleme sau lucruri pe care trebuie să le facem în jurul nostru în cap, ele încep să pară mai mari și mai înspăimântătoare.
Este timpul să vă lăsați frică și să obțineți o măsură a fiarei pe care urmează să o faceți. Să vedem acea fiară în ochi.
Luați un stilou și hârtie și scrieți tot ce trece prin creierul pe care credeți că trebuie să-l faceți. Oferiți-vă o perioadă de 20 de minute pentru a obține totul din sistem.
Sugestie: Odată ce ați făcut acest lucru prima dată, este o idee bună să începeți să purtați un stilou și un notepad cu dvs. peste tot. Apoi, oricând un articol pentru lista de sarcini vine în minte, puteți să-l faceți imediat, astfel încât să nu vă înfundă undele.
Prin înscrierea sarcinilor pe care trebuie să le rezolvați, vă pregătiți pentru a începe să faceți ceva despre ele. Luați o decizie. De asemenea, vă clarificați mintea, ceea ce vă va oferi energia suplimentară de care aveți nevoie pentru a începe să luați măsuri în lista dvs. de lucru. După cum scrie Dale Carnegie Cum să vă opriți de îngrijorare și să începeți să trăiți:
Experiența mi-a dovedit, din când în când, valoarea enormă de a ajunge la o decizie. Este imposibilitatea de a ajunge la un scop fix, incapacitatea de a nu mai merge în jurul valorii de cercuri nebunești, care îi conduce pe oameni în defecțiuni nervoase și în iad. Cred că cincizeci la sută din îngrijorările mele dispăreau odată ce am ajuns la o decizie clară și definită; și încă patruzeci de procente dispăreau, de obicei, odată ce încep să fac această decizie.
Cum ajunge Carnegie la o decizie? Primul său pas este să scrie ceea ce este îngrijorat.
Deci, du-te și ridicați pixul și hârtia acum. Apoi, veți fi gata pentru pasul 3.
Următorul pas este să treceți prin lista dvs. parindu-l jos la esențiale și să-l organizat. Scopul de a face două lucruri cu elementele din listă:
Pentru a face acest proces cât mai simplu, puteți utiliza funcția Eisenhower Matrix. Această matrice provine dintr-un citat atribuit președintelui american Dwight D. Eisenhower:
Ceea ce este important este rareori urgent, iar ceea ce este urgent este rareori important.
Dacă transformați această cotă într-o diagramă, primiți următorul instrument de luare a deciziilor:
Se spune că Eisenhower a folosit acest instrument pentru această decizie.
Desenați graficul pe o bucată de hârtie sau descărcați Matricea Eisenhower de la Businesstuts + și tipăriți o copie. Apoi, puneți fiecare element din lista de sarcini într-una din cele patru secțiuni ale graficului:
Care sunt diferențele dintre sarcinile urgente și cele importante?
Sarcinile urgente au un termen limită specific, care este aproape de manevră. Acest termen este de obicei impus de altcineva sau de împrejurări. Exemple de sarcini urgente includ cumpărarea de produse alimentare (înainte ca cămara să fie goală) sau răspunsul la e-mailul șefului.
Sarcinile importante nu au un anumit termen limită, dar ele încă contează pentru dvs. Ele sunt adesea legate de obiectivele tale personale. Exemple de sarcini importante includ exercițiul, scrierea în jurnalul dvs., învățarea unei limbi noi și ajutarea copiilor cu temele proprii.
urgent și sarcini importante iti conteaza si au un termen specific. Exemplele includ scrierea unei lucrări pentru un curs colegiu pe care îl luați sau o cerere pentru un nou loc de muncă.
Sarcini care nu sunt nici urgente, nici importante nu ar trebui să se afle într-adevăr pe lista dvs. de sarcini, cel puțin nu în timp ce luptați cu copleșirea. Dacă doriți să păstrați nota de ele, creați o listă nouă numită aspirații.
Dacă vă este dificil să decideți unde să plasați sarcini specifice pe matrice, le puteți da un rating. Evaluați fiecare activitate între -5 și +5 pentru importanță (cu +5 fiind cel mai important) și între -5 și +5 pentru urgență. Odată ce ați obținut această evaluare, veți ști unde să plasați sarcina în grafic.
Fiecare zi nouă va aduce noi sarcini pentru a vă adăuga lista de sarcini. Obiectivele urgente, în special, tind să apară în ultimul moment. Cu fiecare sarcină nouă care vine, atribuiți-i o notă pe grafic. În timp ce practicați acest lucru, veți începe să o faceți aproape instinctiv.
Odată ce începeți să fiți sincer despre ceea ce trebuie să faceți și ceea ce puteți scăpa, veți începe să vă simțiți mai bine. Ceea ce părea o stâncă insurmontabilă pentru a urca este acum doar câțiva pași mici înainte. Acum știți exact ce măsuri trebuie să faceți și ordinea în care să le luați. Vorbind despre luarea de măsuri, să aruncăm o privire la modul în care ar trebui să vă apropiați de ștergerea listei.
Înainte de a începe această secțiune, să vedem un lucru clar: o listă de sarcini este rareori goală. Odată ce ți-ai șters placa, vor apărea rapid sarcini noi pentru ao umple.
Natura respinge un vid, la fel și sufletul omenesc. Ne place să avem ceva de făcut. Lucrul bun în lista de sarcini este că vă arată ce să faceți în continuare. Veți fi concentrat în loc să săriți din întâmplare dintr-o sarcină în alta.
Iată cum trebuie să abordați fiecare tip de activitate din lista dvs..
Activități urgente și importante. Din motive evidente, acestea sunt cele care trebuie clarificate mai întâi. Scoateți calendarul (sau cumpărați un calendar dacă nu aveți unul) și programați timpul în timpul zilei pentru a le face. Aveți timp să le faceți. Dacă nu puteți găsi timp, probabil că acestea nu sunt importante sau urgente și trebuie să le re-clasificați pe Matricea Eisenhower.
Urmează sarcini urgente (dar nu importante). Întrebați-vă: ceea ce face ca aceste sarcini să fie urgente? Chiar trebuie să le faceți? Dacă trebuie să fie făcute, le puteți delega altora? Dacă trebuie să le faceți, iar delegarea este imposibilă, atunci adăugați-le în calendar-dar numai după ce ați finalizat sarcinile urgente și importante.
Sfat: o mare sursă de sarcini așa-numite "urgente" este e-mail. Încercați să reduceți numărul de ori pe care îl verificați în fiecare zi. Aceasta va elibera timp suplimentar pentru a vă concentra pe sarcini importante.
Lucruri importante (dar nu urgente). Deconectați timpul în fiecare zi pentru a vă concentra asupra sarcinilor importante. Aveți grijă să nu vă excesați prea mult. Dacă una dintre sarcinile dvs. importante este de a vă exercita, dar nu ați făcut niciun exercițiu de luni de zile, atunci planificarea unei ore pe zi pentru exercițiu vă va copleși. În schimb, programați zece minute de exercițiu sau reglați-vă ziua pentru a include exerciții fizice. De exemplu, ați putea să faceți un ciclu de lucru în loc să luați mașina?
Sarcini nesemnificative, nesemnificative. Ce fac în continuare pe lista ta? Înlăturați-i!
S-ar putea să vă gândiți "Acest lucru este foarte bine, dar problema mea este să găsesc motivația pentru a face lucrurile."
Dacă gândiți asta și voi nu au și totuși a făcut pașii 2 și 3, mergeți înapoi și faceți-i. Motivația este adesea o consecință a acțiunii. Pe măsură ce acționați pentru a mări lista de sarcini, veți fi motivați să continuați să luați măsuri.
Acestea fiind spuse, motivația și concentrarea sunteți componente importante ale productivității. În articolele viitoare din această serie, vom examina instrumentele care vă vor ajuta să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână și asupra tehnicilor care vă vor menține motivate.
Atunci când sarcinile restante sunt șterse, sunteți gata pentru următorul pas.
Matricea Eisenhower este un exemplu al unui sistem de productivitate. Nu este singurul sistem prin orice mijloace, dar este ușor de învățat, ceea ce îl face un loc bun pentru a începe. S-au dezvoltat multe sisteme de productivitate, printre care: Getting Things Done (GTD), Tehnica Pomodoro și Nu întrerupeți lanțul. Vom acoperi aceste sisteme într-o serie de articole despre productivitate la Businesstuts+.
Prin încercarea acestor sisteme, veți dezvolta un set de instrumente de productivitate. Citind acest articol și învățând să folosiți Matricea Eisenhower, deja ați însămânțat setul de instrumente cu primul dvs. sistem. Acum, sunteți gata să experimentați alte sisteme de productivitate.
Odată ce ați încercat diverse sisteme, veți începe să aflați ce funcționează pentru modul de gândire și stilul de viață. Puteți să luați apoi aspecte de la diferite sisteme pentru a vă împrăștia propriul sistem. Vă vom arăta cum să dezvoltați acest sistem de productivitate personalizat pentru a se potrivi cu nevoile dvs..
Stați cu noi și veți deveni un ninja de productivitate.
Graphic Credit: Panic Proiectat de Cédric Villain de la Proiectul Noun.
Accentsconagua