Cum să scrieți un e-mail profesional cu e-mail (cu exemple)

Te trezești senzațional de teribil și îți dai seama că nu te poți raporta să lucrezi azi.

Spunându-i șefului că nu poți veni să lucrezi, e înfricoșător, chiar dacă biroul tău are o politică laxă privind absențele. Nu vrei ca șeful tău să creadă că te slăbești, dar, de asemenea, nu vrei să divulgi atât de multe informații încât conversația devine ciudată.

Când nu puteți veni la lucru, trebuie să scrieți un e-mail bolnav. (Sursa de imagine)

Acest tutorial acoperă tot ceea ce aveți nevoie pentru a scrie un e-mail de zi profesională profesională, plus șabloane ușor de editat. Veți găsi, de asemenea, sfaturi pentru scrierea unui e-mail bolnav pentru boli recurente sau invizibile.

1. Urmăriți Protocolul companiei

Urmați protocolul pentru absențe din manualul angajatorului dvs. sau mergeți cu metoda de comunicare preferată a managerului dvs. Pentru unii, aceasta înseamnă că trebuie să informați managerul cu cel puțin două ore înainte de schimbarea dvs. Unele companii pot solicita să faceți apel la bolnavi în loc să trimiteți un e-mail sau un text. Este posibil să fie necesar să îi informați pe colegii și clienții dvs. că nu sunteți în birou.

Unii angajatori au nevoie de o notă de medic pentru frunzele care vor dura mai mult de trei zile. Dar există, de asemenea, companii stricte în care trebuie să prezentați o notă medicală, chiar dacă veți fi absenți doar pentru o zi. Întrebați-vă managerul sau verificați contractul de muncă dacă nu sunteți sigur dacă angajatorul dvs. se află pe notele medicului.

2. Fă-o devreme

Trimiteți un e-mail în caz de boală sau sunați anticipat, de îndată ce vă dați seama că nu puteți intra la serviciu. Bolile bruște și călătoriile în camera de gardă vă pot scoate munca din minte. Dar este totuși responsabilitatea dvs. să vă sunați pe managerul dvs. cât mai curând posibil. Nu vreți să le lăsați fără cusur în legătură cu locul unde vă aflați.

3. Ce trebuie să includeți în e-mailul zilei bolnavului

Păstrați e-mailul clar și concis. Mai jos este o listă a ceea ce trebuie să includeți atunci când sunați sau trimiteți un e-mail la bolnav:

1. Motiv pentru absența ta. Păstrați această parte clară fără a intra în prea multe detalii. Scrieți boala specifică și principalele simptome care vă împiedică să veniți la birou. Nu trebuie să listați totul.
2. Cât timp veți lipsi de la locul de muncă. Acest lucru este previzibil pentru multe boli, cum ar fi gripa sau o raceala, in cazul in care cel mai rau se termina in una sau doua zile. Dacă nu sunteți sigur (ă) când vă întoarceți, întrebați-l pe medicul dumneavoastră cât timp ar putea să vă ducă să vă recuperați.
3. Adresați-vă disponibilității de a comunica.Informați șeful dvs. dacă puteți răspunde la întrebări prin e-mail. Puteți include și un număr de telefon de urgență în cazul în care acestea trebuie să vă ajute.Dacă sunteți prea bolnav pentru a răspunde la e-mailuri, fiți cinstiți și clarificați faptul că veți fi inaccesibil în timpul absenței dvs..
4. Clarificați dacă veți lucra sau nu.Acest lucru se aplică angajaților de la distanță, de la distanță sau de la nivel înalt, care se așteaptă să continue să lucreze chiar și în concediu. Supraveghetorul dvs. vă poate permite să vă telecomenzi dacă sunteți contagios, dar nu prea bolnav pentru o odihnă completă în pat.
5. Doctrina doctorului și alte documente. Menționați orice notă medicală, prescripție medicală sau certificat medical pe care îl puteți furniza pentru a vă susține solicitarea de concediu medical.
6. Denumiți persoana punctată.Menționați cine va prelua proiectele și întâlnirile dvs. actuale, astfel încât managerul dvs. va ști cine să se adreseze pentru întrebări cu privire la sarcinile dvs. Puteți scrie pur și simplu, "Ben îmi va prelua întâlnirile clienților în această după-amiază, și este, de asemenea, la curent cu proiectele mele cu Clientul X."
7. Închiderea profesională. Termină-ți e-mail-ul zilei bolnave cu o închidere simplă și numele tău.

De asemenea, puteți să trimiteți o scrisoare e-mail echipei dvs. cu o versiune prescurtată a acestui e-mail, care nu include detalii despre afecțiunea dumneavoastră și nota medicului.

Dată proastă de e-mail pentru echipa ta

Salut echipa,

Îmi pare rău, dar nu pot să fac să funcționeze astăzi. am o (gripă / durere la rece / stomac, etc.), așa că am să plec. Voi fi disponibil (răspundeți la e-mailuri / lucrează de la distanță). "

Este, de asemenea, o idee bună să creați un e-mail out-of-office pentru a ține la curent pe toți ceilalți cu care lucrați.

4. Șabloane pentru eșuarea eșecului bolnav

Iată diferite șabloane pentru a vă arăta cum să trimiteți un e-mail la bolnav, în funcție de circumstanțele dvs.: 

1. Eșantion de e-mail simplă pentru ziua simplă

Utilizați acest șablon atunci când veți fi absenți doar pentru o zi. Este scurtă și nu include o mulțime de detalii, deoarece o absență de o zi nu are nevoie de cinci paragrafe pentru a le explica. 

"Bună (Numele Managerului),

Am trimis un e-mail pentru a vă informa că nu pot să fac să funcționeze astăzi, (Data), așa cum am coborât cu a (boala ta). Voi fi disponibil pentru a răspunde la e-mailuri dacă aveți nevoie de ajutor urgent, dar (Numele colegilor) mi se va ocupa astăzi de munca mea pentru a vă asigura că toate termenele sunt îndeplinite.

Multumesc pentru intelegere,

(Numele dumneavoastră)"

Fraza "ajutor urgent"Există pentru a sugera că nu veți verifica și nu răspundeți la e-mailuri toată ziua. Gândiți-vă la aceasta ca la o modalitate subtilă de a spune că aveți nevoie de timp să vă odihniți, dar, de asemenea, vă onorați obligațiile și veți fi la dispoziție pentru a interveni dacă se va ivi o situație pe care numai dumneavoastră o puteți remedia. Eliminați fraza "Ajutor urgent" dacă intenționați să răspundeți la e-mailuri ca și dvs. într-o zi obișnuită la birou.

2. Eșantion de e-mail pentru zilele de boală cu solicitarea de a utiliza concediu plătit

Utilizați acest șablon dacă aveți o notă de medic și dacă vă veți folosi concediul medical pentru a acoperi absența.

"Dragă (Numele dvs. de manager),

Nu voi putea să raportez pentru a lucra astăzi, deoarece sunt sub vreme și am un lucru (simptome pe care le experimentați). M-am dus la camera de gardă aseară și medicul a confirmat că am (diagnosticul medicului).

Medicul prescris (X zile de la muncă) ca si mine (nevoia de odihnă, sunt contagioasă), deci am intrebat (Numele colegilor) să-mi preiau întâlnirea (Numele clientului) în această după-amiază. De asemenea, îmi vor rezolva sarcinile în așteptare în timp ce eu sunt plecat. Voi fi disponibil prin e-mail pentru nevoile dvs. urgente.

De asemenea, am atașat nota medicului la acest e-mail. Aș aprecia dacă ați transmite acest e-mail cu atașamentul la HR, astfel încât să poată procesa concediul meu medical. Vă mulțumesc pentru ajutor.

Salutari,

(Numele dumneavoastră)“

Îndepărtați fraza despre a merge la camera de gardă dacă nu ați făcut-o sau doar o schimbați la "a vizitat medicul" dacă ați fost la medic după ce v-ați întors de la serviciu.

Rețineți că legislația federală din S.U.A. nu impune companiilor să ofere un concediu medical plătit, conform Departamentului Muncii. Alte țări pot avea propriile legi ale muncii privind concediul medical. Verificați contractul de muncă înainte de a utiliza acest șablon.

Resursele umane (ÎR) nu sunt întotdeauna responsabile de aprobarea concediilor medicale. Uneori, managerul dvs. are ultimul cuvânt, astfel încât este posibil să doriți să modificați acea parte a șablonului conform politicii angajatorului dvs.. 

3. Șablon de e-mail pentru nevaliditate

Utilizați acest șablon dacă nu sunteți sigur când vă puteți raporta la lucru.

"Dragă (Numele Managerului),

Vă scriu acest lucru pentru a vă spune că nu pot veni astăzi la birou. M-am simțit (bolnavi, cu capul ușor, etc.) deoarece (aseară, ieri, etc.) și a văzut doar un medic ieri.

Mi-au dat diagnosticul (boala ta) și medicamente prescrise care vor dura (X zile). Mă simt puțin mai bine acum că prima doză de medicamente a intrat în vigoare, dar am fost sfătuit să rămân acasă, pentru că îmi va lua timp să recuperez complet.

Voi face tot posibilul să vă informez dacă nu reușesc să lucrez mâine, ca să putem face niște măsuri temporare pentru volumul de muncă. Între timp, (Numele colegului) a fost de acord să aibă grijă de sarcinile mele pentru această zi ".

Pentru mai multe informații generale despre cum puteți scrie e-mailuri profesionale, consultați următorul tutorial:

5. Aranjați-vă pe cineva să vă acopere

Ați observat că toate eșantioanele de e-mail de mai sus includ o preluare a sarcinilor dvs. unui coleg de încredere? Ar trebui să aveți deja un aranjament predeterminat cu acel coleg, înainte de a fi absent, astfel încât să puteți apela această favoare atunci când aveți nevoie de ea.

Lipsa de atenție a colegului dvs. nu este singurul motiv pentru un aranjament predeterminat. Colegul dvs. trebuie să știe cum să vă facă munca, unde să căutați anumite fișiere în computerul dvs. și cine sunt persoanele dvs. de contact cu clienții sau vânzătorii. În caz contrar, ei vor arăta fără cusur în timp ce se completează pentru dvs..

Nu este nevoie să pregătiți informații despre lucrarea dvs. în manuale. Doar compilați câteva note despre sarcinile dvs., cum ar fi:

• rapoartele pe care le scrieți și când sunt datorate, astfel încât colegul dvs. să le poată face în cazul în care concediul dvs. medical coincide cu un termen limită
• contacte la alte departamente și companii cu care lucrați, inclusiv numele, e-mailurile și titlurile de locuri de muncă
• listă de proiecte în așteptare și persoane implicate în fiecare dintre acestea
• instrucțiuni despre cum să se ocupe doar de sarcini pe care le puteți face, astfel încât altcineva să o poată face dacă sunteți prea bolnav pentru a lucra de acasă
• surse relevante, cum ar fi site-uri web, cărți sau persoane

6. Configurați un mesaj out-of-office

Dacă nu ați făcut-o deja, configurați un mesaj out-of-office pentru a informa oamenii că nu sunteți la serviciu și că nu puteți răspunde la e-mailuri. Trebuie doar să activați acest mesaj dacă ați sunat bolnav și, de asemenea, ați informat șeful dvs. că nu veți putea răspunde la e-mailuri la domiciliu.

Nu e vorba de e-mailul de zi cu zi pe care l-ai scris pentru șeful tău și pentru colegii tăi. Nu vi se cere să informați oamenii din afara echipei despre boala dvs., cu atât mai puțin cu simptomele. Probabil, de asemenea, nu vor să audă detaliile.

Mai jos este un simplu mesaj out-of-office pe care îl puteți configura în Gmail, Outlook sau alt furnizor de servicii de e-mail.

„(Salut),

Voi ieși din birou (data de început) pana cand (Data de încheiere).

Vă rog contactați (Nume) la (adresa de email) sau (numar de telefon) pentru îngrijorările dvs. urgente. În caz contrar, voi reveni la e-mailurile tale la întoarcerea mea. Mulțumesc."

7. Cazuri speciale: e-mailuri de zile bolnave pentru boli recurente și invizibile

Cu câțiva ani în urmă, am sunat la linia telefonică a forței de muncă pentru a chema bolnav, o procedură standard pentru slujba mea de atunci. După ce am explicat de ce nu am reușit să o fac să lucreze, persoana de pe cealaltă linie mi-a dat mie, pentru că a fost a treia oară în șase luni pe care am sunat-o bolnavă din același motiv. Motivul meu a fost o boală invizibilă - una dintre multele afecțiuni în care persoana pare a fi bine dacă nu vedeți toate medicamentele pe bază de prescripție medicală pe care le luați.

Există o mulțime de boli invizibile și recurente, dintre care unele sunt destul de ușor de gestionat, este posibil să aibă un loc de muncă. Bazându-mă pe cercetarea mea, se pare că nu sunt singurul care se simte vinovat și speriat de conversații ciudate când îi cheamă pe bolnavi. Această secțiune este pentru persoanele care caută sfaturi despre cum să se ocupe de această situație la locul de muncă. 

Julia Esteve Boyd, consultant Etic în mediul internațional în eticheta corporativă, spune:, 

„Bolile recurente sunt problematice, însă majoritatea angajatorilor înțeleg atunci când cunosc toate faptele importante. "

Dezvăluirea afecțiunilor recurente sau invizibile la locul de muncă poate declanșa o examinare ulterioară de la șeful sau HR. De aceea este în interesul dumneavoastră să cercetați politicile angajatorului privind absențele înainte de a vă aborda acest subiect. Dacă în contractul dvs. sau în manualul angajatului dvs. nu există nimic referitor la absențele recurente, întrebați colegii dvs. dacă cunosc pe cineva cu o situație similară în cadrul companiei. Apoi, vorbiți cu persoana respectivă pentru a vedea cum au tratat cererile de concediu medical anterioare și cum le-a gestionat șeful și HR. Experiența lor vă va oferi o idee despre ceea ce vă puteți aștepta.

Eva Doyle, manager cu peste 20 de ani de experiență, îi sfătuiește pe angajații cu boli recurente să vorbească cu managerul despre starea lor înainte de a avea nevoie de o zi bolnavă. Continuă,

"Vino pregătit să discutăm planul tău de a-ți gestiona starea și efectul asupra muncii tale". 

Făcând acest lucru vă permite să colaborați cu șeful dvs. în crearea unui plan de urgență pentru sarcinile dvs., reducând în același timp la minimum surprizele neplăcute, ca în cazul în care trimiteți mesaje prin e-mail în mai multe rânduri într-o lună.

În ceea ce privește posibilele conversații ciudate privind boala și simptomele dvs., Boyd și Doyle sunt de acord că dezvăluiți doar detaliile importante ale stării dumneavoastră. Puteți dezvălui care este boala dvs. și o explicație generală a modului în care vă împiedică să lucrați, cum ar fi migrenă, durere sau febră. Lăsați detaliile mai fine despre ceea ce treceți. Șeful tău va fi mai fericit să nu știe despre ele.

Legea privind familia și concediul medical (FMLA) oferă angajaților angajatorilor cu sediul în S.U.A. o perioadă de până la 12 săptămâni de concediu medical neplătit pentru anumite condiții medicale, pe care le pot folosi pentru ei înșiși sau pentru un membru al familiei lor. Verificați dacă angajatorul dvs. este acoperit de actul FMLA, astfel încât să puteți beneficia de această prestație dacă aveți nevoie de concediu medical, chiar dacă șeful dvs. este reticent să vă dea.

Înfășurați-o: trimiteți un e-mail în bolnav în direcția corectă

Mulți nu vă amintiți totul de la acest tutorial, când vine momentul în care trebuie să trimiteți un email bolnav. Este în regulă. Dacă credeți că ați putea avea nevoie de aceste informații, marcați acest articol pentru a vă putea consulta mai târziu.

Un lucru pe care ar trebui să-l amintiți este, totuși, să urmați politica companiei de sănătate a zilei. Următoarele instrucțiuni vă asigură că ziua bolnavă nu vă cîștigă să vă certați a doua zi când vă raportați să lucrați.