Cum să lucrați cu sarcini în Gmail pentru a fi mai productive

La fel ca mulți proprietari de afaceri mici, o mare parte din munca ta, probabil, vine la tine prin căsuța poștală. Urmărirea sarcinilor de e-mail în Gmail înseamnă să rămâi în fruntea volumului de lucru. Chiar mai important, ar putea însemna diferența dintre a obține afaceri sau a pierde afaceri.

În orice zi lucrătoare, un proprietar de companie poate primi mesaje de e-mail de la:

• potențiali clienți noi
• clienții existenți cu întrebări
• furnizori sau colegi cu întrebări

Ca proprietar de afacere, într-un fel trebuie să rămâi prins de toate sarcinile generate prin mesajele Gmail. Nu ar fi grozav dacă ați putea să vă dați drumul în lista de mesaje primite?

Cu Gmail, puteți integra mesajele dvs. cu o listă de sarcini și puteți îmbunătăți productivitatea Gmail. În acest tutorial, voi explica de ce o listă de sarcini este importantă. Vă vom arăta cum să creați și să editați sarcini utilizând lista de sarcini Gmail. De asemenea, vă vom arăta cum să utilizați Lista de sarcini Gmail în Google Calendar.

De ce o listă de sarcini este importantă

Menținerea unei liste de sarcini poate face o mare diferență în productivitatea dvs. O listă de sarcini vă ajută să rămâneți la curent. Iată câteva avantaje concrete pentru utilizarea unei liste de sarcini:

• Te împiedică să uiți să faci ceva
• Vă ajută să vă organizați ziua de lucru
• Vă permite să vedeți lucrările rămase dintr-o privire
• Vă permite să vedeți ce ați realizat deja

Persoanele care folosesc listele de sarcini tind să-și petreacă mai mult timp lucrand spre obiectivele lor și să-și piardă mai puțin timp. În general, ele sunt mai productive. Aflați mai multe despre tehnicile eficiente de productivitate - pentru a vă ajuta să vă mențineți în fruntea listei de sarcini: 

Gmail are instrumentul perfect pentru a vă ajuta să creați și să mențineți o listă de lucru, care este instrumentul Liste de sarcini Gmail. 

Dacă doriți să utilizați Gmail pentru a vă gestiona sarcinile, instrumentul listei de sarcini Gmail este pentru dvs. Aici este un ghid pas cu pas despre cum să obțineți cele mai multe din sarcinile din Gmail, (începând cu o prezentare generală rapidă a videoclipului, înainte de a sări în tutorialul scris).

1. Creați și editați sarcini utilizând Instrumentul listei de sarcini Gmail

Pentru a începe să utilizați lista de sarcini Gmail, trebuie să puteți crea și edita sarcini.

Pasul 1 Cum se creează o nouă sarcină Gmail

Începeți de la ecranul Gmail principal.

Puteți deschide o listă de sarcini din cadrul Gmail.

Faceți clic pe săgeata roșie de lângă cuvântul Gmail. Este afișat un meniu derulant.

Faceți clic pe opțiunea Sarcini din meniul derulant.

Clic Sarcini pentru a deschide lista de sarcini Gmail. Lista dvs. de sarcini apare în colțul din dreapta jos al ecranului Gmail.

Lista dvs. de sarcini este afișată în partea stângă jos.

Pentru a crea sarcina, tastați numele sarcinii de lângă prima casetă de selectare. Tocmai ți-ai creat prima sarcină.

Introduceți numele sarcinii.

Introduceți numele sarcinii de lângă caseta de validare.

Pentru a adăuga o altă sarcină, faceți clic pe mai jos prima sarcină. Apare o altă casetă de selectare. Puteți adăuga o sarcină la a doua casetă de validare tastând numele sarcinii. (Puteți utiliza și plus simbol în partea de jos a listei de sarcini Gmail.)

Repetați procesul de câte ori trebuie să completați lista de sarcini pentru e-mail.

Pasul 2. Cum să adăugați detalii la o activitate

Acum că ați creat o sarcină, puteți dori să adăugați note sau alte detalii. Pentru a afișa Detalii , faceți clic pe săgeată la dreapta sarcinii Detalii apare caseta de dialog.

Introduceți detalii despre sarcini în caseta de dialog Detalii.

De la Detalii caseta de dialog puteți:

• Atribuiți o dată scadentă pentru sarcina dvs.
• Introduceți note despre activitatea dvs.
• Mutați sarcinile în diferite liste de sarcini

Voi explica cum să efectuați primele două sarcini în acest pas. Vom discuta cum să mutați o sarcină într-un pas mai târziu.

1. Atribuirea unei date scadente

Să începem prin atribuirea unei date scadente. Dați clic pe Data scadentă camp. Va apărea un calendar.

Calendarul datei de expirare se afișează atunci când dați clic pe câmpul Data expirării.

Pentru a atribui o dată scadentă, faceți clic pe data din calendar.

2. Adăugați o notă

Pentru a adăuga o notă la sarcină, faceți clic pe notițe și introduceți textul notei.

Introduceți o notă în câmpul Note.

Tocmai ați adăugat o dată scadentă și o notă la o sarcină Gmail. Informațiile pe care le-ați adăugat se afișează sub sarcina din lista dvs. de verificare. 

Acum, să examinăm procesul de modificare a sarcinilor Gmail.

Pasul 3. Cum să editați o activitate Gmail

După ce ați creat câteva sarcini, vă recomandăm să editați sarcina și detaliile acesteia. Din fericire, procesul de editare este simplu. Dacă lista de sarcini este deschisă, deschideți Detalii căsuță de dialog. Există două metode pentru a deschide Detalii căsuță de dialog:

1. Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o editați. Apasă pe săgeată în dreapta sarcinii pentru a deschide Detalii căsuță de dialog.
2. Clic acţiuni din stânga-jos a listei de sarcini pentru a deschide un meniu derulant. Clic Editează detaliile pentru a deschide Detalii căsuță de dialog.

Faceți clic pe Editați detaliile pentru a modifica detaliile unei sarcini Gmail.

Odată ajuns în Detalii fereastra de dialog se deschide puteți alege o altă dată de scadență din calendar sau de tip peste numele de sarcină și note.

Pasul 4. Cum să eliminați o sarcină Gmail

După ce ați terminat lista de activități Gmail, puteți decide să eliminați o sarcină. Poate că sarcina nu mai este necesară sau poate că a fost lichidată din lista de sarcini. Indiferent de situație, nu este dificil să elimini o sarcină.

Pentru a elimina o sarcină, pur și simplu ștergeți-o. Sau, puteți muta sarcina pe o altă listă de sarcini. Îți arăt amândouă metodele. Să începem prin ștergerea unei sarcini.

1. Ștergerea unei sarcini Gmail

Cu lista de sarcini deschisă, faceți clic pe sarcina pe care doriți să o eliminați. Apasă pe coșul de gunoi în partea dreaptă de jos a listei de sarcini.

Utilizați pictograma pentru a șterge o sarcină.

Sarcina este ștearsă.

2. Mutarea unei sarcini Gmail

Să presupunem că sarcina era pe lista greșită. Puteți să eliminați o activitate din listă, asignându-o unei alte liste.

Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o eliminați și faceți clic pe săgeată la dreapta sarcinii. Detalii apare caseta de dialog.

Puteți muta o sarcină selectată într-o altă listă.

Apasă pe Treceți la listă butonul din partea de jos a casetei de dialog pentru a vedea un meniu drop-down cu listele curente de activități Gmail.

Selectați lista de sarcini Gmail unde doriți să mutați sarcina.

Faceți clic pe lista de sarcini în care doriți să mutați sarcina. În acest caz, lista de produse alimentare. Dacă lista pe care o selectați nu este în prezent activă, veți primi următorul mesaj: "Lista" Băuturi "nu este vizibilă acum, astfel încât această sarcină nu va mai fi afișată."

2. Cum să organizați liste de sarcini Gmail

Există mai multe metode pe care le puteți utiliza pentru a îmbunătăți organizarea listelor de sarcini Gmail. În această secțiune, voi discuta:

• Cum să mutați o sarcină în cadrul unei liste de sarcini
• Cum se creează o sub-sarcină
• Cum să sortați lista de sarcini
• Cum să tipăriți sau să trimiteți prin e-mail o listă de sarcini

Pasul 1. Cum să mutați o sarcină în Gmail

Puteți modifica ordinea sarcinilor din listă. Începeți cu lista de activități Gmail deschise. Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o mutați. Apasă pe acţiuni în partea din stânga jos a listei de sarcini. Se afișează meniul derulant.

Selectați Mutare în sus sau Mutare în jos pentru a vă deplasa sarcina în lista de sarcini.

Pentru a muta sarcina în listă, faceți clic pe Ridică-te opțiune. Pentru a muta sarcina în jos în listă, faceți clic pe Mută ​​în jos opțiune. Sarcina selectată deplasează în sus sau în jos un element din lista de sarcini.

Repetați procesul pentru a continua mutarea sarcinii.

Pasul 2. Cum se creează o sub-sarcină

De asemenea, puteți utiliza indents pentru a crea sub-sarcini în lista de sarcini Gmail. Începeți cu o listă deschisă de sarcini. Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o transformați într-o sub-sarcină.

Faceți clic pe sarcina pe care doriți să o faceți într-o sub-sarcină.

Apasă pe acţiuni în partea din stânga jos a listei de sarcini. Se afișează meniul derulant.

Faceți clic pe opțiunea Indentare pentru a introduce o sarcină în cadrul unei alte sarcini.

Pentru a alinia sarcina în lista de sarcini Gmail, faceți clic pe Indentați opțiune. Sarcina selectată este indentată sub sarcina anterioară din lista de sarcini. În acest caz, Executați sarcina de verificare a ortografiei.

Funcția de rulare a Verificării ortografiei este o sub-sarcină a sarcinii textului tutorialului de examinare.

Pentru a dezactiva sarcina, selectați sarcina și faceți clic pe acţiuni. Apoi faceți clic pe Un indentarea din meniul drop-down.

Pasul 3. Cum să sortați sarcinile Gmail

Sortarea sarcinilor din lista de sarcini Gmail este o modalitate excelentă de a rămâne organizată. Gmail vă permite să vă sortați automat sarcinile în trei moduri:

1. Comanda dumneavoastră. Ordinea în care ați creat sarcinile. Or, ordinea în care ați schimbat lista de sarcini pentru utilizarea funcției Ridică-te sau Mută ​​în jos Opțiuni.
2. Sarcini completate. Această comandă afișează numai sarcinile pe care le-ați încheiat deja. Acest lucru poate fi util în special dacă trebuie să întoarceți un raport de stare.
3. Data scadentă. Această comandă sortează sarcinile după data scadenței atribuită. Sarcini fără scadențe apar în partea de jos a listei.

Să începem prin sortarea sarcinilor până la data scadentă.

1. Sortați după data scadentă

Porniți în fereastra principală Gmail cu lista de activități deschisă.

Puteți utiliza meniul derulant Acțiuni pentru a sorta lista de sarcini.

Clic acţiuni din stânga jos a listei de sarcini pentru a afișa meniul derulant.

Puteți să vă sortați lista de sarcini Gmail până la data scadentă.

Clic Sortați după data scadentă pentru a organiza sarcinile din listă până la data la care sunt datorate. Datele scadente apar de la cea mai apropiată dată până la ultima dată. Sarcini fără scadențe apar la sfârșitul listei.

Datele scadente apar de la cea mai apropiată la cea mai recentă. Sarcini fără afișarea datei scadente.

Pentru a schimba ordinea de sortare până la cea mai recentă scadență până la cea mai apropiată scadență, reveniți la acţiuni meniul derulant. Apasă pe Ordinea de sortare inversă opțiune.

2. Sortați după sarcinile finalizate

Porniți în fereastra principală Gmail cu lista de activități deschisă. Primul lucru pe care trebuie să-l facem este să marchezi câteva sarcini ca fiind completate. Pentru a marca o activitate ca finalizată, faceți clic pe Caseta de bifat la stânga sarcinii.

Marcați anumite activități ca fiind completate făcând clic pe caseta de selectare.

A bifează marcajul apare lângă fiecare activitate completă. Sarcina finalizată este depășită, dar este încă vizibilă.

Apoi, faceți clic pe acţiuni din stânga jos a listei de sarcini pentru a afișa meniul derulant.

Puteți alege să vizualizați numai sarcini completate.

Clic Vizualizați sarcinile finalizate. Numai sarcinile completate sunt afișate.

În această vizualizare sunt vizibile numai sarcinile finalizate.

3. Reveniți la ordinul dvs. de sortare

După ce ați recurs la lista de sarcini Gmail în diferite moduri, vă recomandăm să reveniți la ordinea de sortare originală. Pentru aceasta, faceți clic pe acţiuni pentru a afișa meniul derulant. Din meniul derulant, faceți clic pe Vizualizați în comanda mea.

Lista de sarcini este recursată în ordinea inițială de sortare.

Notă: Toate sarcinile pe care le-ați marcat ca terminate mai devreme apar în continuare ca terminate.

Pasul 4. Cum să tipăriți sau să trimiteți prin e-mail o listă de sarcini

Puteți să vă partajați lista de sarcini Gmail imprimând-o sau trimiteți-o prin e-mail altor persoane.

1. Imprimați lista de sarcini Gmail

Pentru a imprima lista de sarcini, porniți din ecranul Gmail principal cu lista de sarcini deschise. Apasă pe acţiuni opțiunea de a afișa acţiuni meniul derulant.

Puteți imprima lista de sarcini.

Apasă pe Imprimați lista de sarcini opțiune. Lista de sarcini apare într - o fereastră separată împreună cu Imprimare căsuță de dialog.

Verificați setările imprimantei în caseta de dialog Print (Imprimare).

Verificați dublu că setările imprimantei sunt corecte. Clic O.K pentru a imprima lista de sarcini.

2. Trimiteți prin e-mail lista de sarcini Gmail

Pentru a trimite prin e-mail lista de sarcini, porniți din ecranul Gmail principal cu lista de sarcini deschise. Apasă pe acţiuni opțiunea de a afișa acţiuni meniul derulant.

Puteți trimite lista de sarcini Gmail prin e-mail.

Clic E-mail lista de sarcini. O fereastră nouă de mesaje se deschide lângă lista de sarcini.

Faceți clic pe trimiteți pentru trimiterea e-mail a listei de sarcini Gmail către altcineva.

Introduceți adresa de e-mail a persoanei în care doriți să trimiteți lista de activități de e-mail în partea de sus a mesajului nou. Apasă pe Trimite în colțul din stânga jos al ferestrei noi de mesaje.

3. Cum să lucrați cu mai mult de o singură listă de sarcini

În timp ce puteți face destul de mult cu lista de sarcini Gmail, o listă probabil nu este suficientă. S-ar putea să doriți să creați liste de sarcini separate din diverse motive, de exemplu, ați putea dori o listă separată de sarcini pentru fiecare proiect. Poate doriți o listă de sarcini personale.

Din fericire, în Gmail puteți crea mai multe liste de sarcini. Am explicat deja cum să mutați o sarcină într-o altă listă de sarcini. În acest pas vă voi arăta cum să:

• Creați o nouă listă de sarcini
• Comutați între listele de sarcini
• Cum se șterge o listă de sarcini

Pasul 1. Cum se creează o nouă listă de sarcini Gmail

Porniți în fereastra principală Gmail cu lista de activități deschisă.

Dați clic pe pictograma Listă pentru a afișa meniul pop-up List.

Apasă pe Listă în colțul din dreapta jos al listei de sarcini pentru e-mail. Se afișează un meniu pop-up.

Puteți crea o listă nouă din meniul pop-up List.

Apasă pe Lista nouă opțiune. Lista nouă apare caseta de dialog.

Introduceți numele noii dvs. liste în caseta de dialog Listă nouă.

Introduceți numele noii dvs. liste în Creați o listă nouă numită camp. Apasă pe O.K buton. Se creează o nouă listă de sarcini. Noua dvs. listă este acum lista activă de e-mail. Alta dvs. listă Gmail nu este vizibilă.

Pasul 2. Cum să comutați între listele de sarcini

Dacă aveți mai multe liste de sarcini Gmail, trebuie să știți cum să comutați între ele.

Începeți cu lista de sarcini deschise în fereastra principală Gmail. Apasă pe listă pictogramă din dreapta jos a listei de sarcini. Se afișează un meniu pop-up.

Există acum două liste disponibile.

În partea de jos a meniului pop-up veți vedea o listă a listelor de sarcini pentru e-mail. În acest caz, Lista lui L Spencer și sarcinile personale.

Pentru a vizualiza o listă de sarcini, faceți clic pe ea. Lista de sarcini Gmail pe care ați selectat-o ​​devine lista activă. Veți vedea în lista de sarcini. Lista inactivă (lista pe care nu ați selectat-o) nu este vizibilă.

Pasul 3. Cum să ștergeți o listă de sarcini Gmail

Ocazional, o listă de sarcini poate depăși utilitatea acesteia. Când se întâmplă acest lucru, trebuie să o ștergeți.

Pentru a șterge o listă de activități Gmail, începeți cu lista de sarcini pe care doriți să o ștergeți în fereastra principală Gmail. Apasă pe listă pictogramă din dreapta jos a listei de sarcini. Se afișează un meniu pop-up.

Puteți șterge o listă de sarcini.

Apasă pe Ștergeți lista opțiune din meniul pop-up. Apare un prompt de sistem prin care vi se solicită să confirmați că doriți să ștergeți definitiv lista activităților Gmail active. Clic O.K. Lista activă este ștearsă.

Notă: Lista dvs. implicită (prima listă care apare atunci când deschideți instrumentul de activitate Gmail) nu poate fi ștearsă. Cu toate acestea, puteți șterge toate celelalte liste de sarcini.

4. Cum să utilizați sarcinile Gmail cu Google Calendar

Instrumentul din lista de sarcini Gmail este, de asemenea, integrat în instrumentul calendaristic Google.

Pasul 1. Utilizați lista de sarcini Gmail cu Google Calendar

Deschideți Google Calendar utilizând același cont Google ca și contul pe care l-ați utilizat pentru a crea lista de sarcini Gmail. Apare fereastra principală Google Calendar.

Puteți să vă afișați lista de sarcini Gmail în fereastra Google Calendar.

În partea stângă a Calendarului Google, spre mijloc, veți găsi Calendarele mele. Ultimul calendar enumerat la Calendarele mele este Mementouri. Aici găsiți lista de sarcini Gmail.

Clic Mementouri și faceți clic pe săgeata dreapta pentru a deschide o fereastră pop-up.

Faceți clic pe Comutare la activități pentru a vizualiza lista de sarcini Gmail.

Apasă pe Treceți la Sarcini opțiunea de a deschide lista activităților Gmail active în partea dreaptă din fereastra Google Calendar. Veți observa și asta sarcini de selectare apar în partea de sus a listei de evenimente Google Calendar.

Puteți lucra cu lista de sarcini Gmail din Google Calendar.

Odată ce lista de activități de e-mail este vizibilă în calendarul Google, puteți lucra cu aceasta în același mod ca și în Gmail. De asemenea, puteți utiliza casetele de selectare din partea de sus a calendarului pentru a marca o activitate completă.

Când vă întoarceți la Gmail, toate modificările pe care le-ați făcut în lista de sarcini din Google Calendar vor apărea în lista de sarcini din Gmail.

Pentru a afla mai multe despre lucrul cu funcțiile Gmail, explorați ghidul nostru de învățare Gmail, Ghidul Ultimate pentru începători în utilizarea Gmail. Acesta include tutoriale despre cum să lucrați cu căutare în Gmail, parole, particularizarea interfeței și multe altele. Sau începeți să învățați mai mult cu acest tutorial de comenzi rapide de la tastatură Gmail: 

Concluzie

Sarcinile Gmail vă pot ajuta să lucrați mai productiv cu acele e-mail-uri importante. Creați o listă de sarcini Gmail pe baza sarcinilor care sosesc în căsuța dvs. poștală.

Veți fi capabili să rămâneți în fruntea volumului dvs. de lucru. Cel mai bun dintre toate, veți răspunde rapid la mesaje de la clienți și potențiali clienți. Îmbunătățirea productivității de e-mail nu este greu, odată ce știi cum să utilizezi eficient sarcinile Gmail.

Doriți să aflați mai multe despre productivitate? Consultați seria noastră privind principiile esențiale de productivitate.