Cum să utilizați comenzile rapide de la tastatură pentru a salva mai mult timp

Cât timp cheltuiți prin e-mail în fiecare săptămână? Dacă sunteți ca majoritatea dintre noi, răspunsul este ... ore. Estimările variază în funcție de exact cât timp cheltuiește lucrătorul mediu pe e-mail, dar un lucru este sigur. Timpul petrecut pe e-mail este timpul care nu este dedicat altor sarcini.

Într-un studiu, participanții au estimat că au cheltuit peste șase ore pe zi pe e-mail personal și de serviciu. Potrivit studiului, publicat de Reuters în august 2015, unii participanți au început să verifice e-mail-ul înainte să iasă din pat. Asta e mult timp petrecut pe e-mail.

Dacă ai putea recupera orele pe care le cheltuiți prin e-mail? Există o modalitate de a petrece mai puțin timp pe e-mail? Da este.

Unul dintre motivele pe care le petrecem atât de mult timp pe e-mail este că mulți dintre noi nu învață să folosească caracteristicile de economisire a timpului ale sistemului nostru de e-mail. Gmail, de exemplu, are numeroase comenzi rapide încorporate, care pot face ca email-ul să fie mai ușor și să vă salveze o tona de timp.

Comenzile rapide de la tastatură de la Gmail economisesc timp și îmbunătățesc fluxul de lucru. (sursă grafică)

În acest tutorial, veți afla cum să activați comenzile rapide Gmail și să le utilizați pentru a vă economisi timp. De asemenea, voi împărtăși câteva comenzi rapide specifice pentru computerul dvs. desktop.

1. Ce trebuie să știți despre comenzile rapide de la tastatură Gmail

S-ar putea să te întrebi dacă merită? Comenzile rapide de la tastatură într-adevăr economisesc timp?

Dacă petreceți o mulțime de timp pe e-mail, cum fac mulți oameni de afaceri mici, timpul salvat ar putea fi semnificativ.

Conform statisticilor recente compilate de DMR, angajatul mediu de birou primește 121 de e-mailuri pe zi. Deci, să folosim această figură ca exemplu. Dacă primiți câte e-mailuri pe zi, doar un minut salvat la procesarea fiecărui e-mail ar putea însemna două ore de timp salvat în fiecare zi sau douăsprezece ore de timp salvat într-o săptămână. Pentru un proprietar de întreprinderi mici cu multe responsabilități, economisirea a câteva ore pe zi poate însemna mai mult timp petrecut pe locul de muncă care plătește.

De exemplu, să presupunem că doriți să efectuați trei procese pe un e-mail pe care l-ați primit:

1. Doriți să răspundeți tuturor celor care au primit mesajul.
2. Doriți să marcați mesajul cu o stea.
3. Doriți să mutați mesajul în eticheta de proiect (dosarul).

Dacă ați efectuat aceste activități fără comenzi rapide, va trebui să efectuați următoarele:

• Sarcina 1 - Mutați cursorul pe tasta săgeată de lângă pictograma de trimitere și faceți clic pentru a afișa meniul derulant. Din meniul derulant, selectați Răspunde la toți opțiune. Introduceți conținutul mesajului. Apasă pe Trimite butonul din partea de jos a mesajului.
• Sarcina 2 - Mutați cursorul pe Mai Mult pictograma și faceți clic pentru a afișa meniul drop-down. Din meniul derulant, selectați Adăugați Steaua opțiune.
• Sarcina 3 - Mutați cursorul în pictograma dosar (etichetă) și faceți clic pentru a afișa Mută ​​la căsuță de dialog. Introduceți numele etichetei în care doriți să mutați mesajul sau selectați eticheta din lista derulantă.

În contrast, puteți efectua mai rapid aceleași activități folosind următoarele comenzi rapide de la tastatură:

1. Tip A pentru a deschide un mesaj pentru a trimite tuturor destinatarilor mesajelor. Introduceți conținutul mesajului. Tip Tab + introduce pentru a trimite mesajul.
2. Tip s pentru a adăuga o stea în mesaj.
3. Tip v pentru a muta conversația într-o altă etichetă.

Pentru comenzile rapide de la tastatură pentru a vă salva cu adevărat timp, trebuie să le memorați. Aceasta ar putea părea o sarcină dificilă atunci când vă dați seama că există literalmente zeci de comenzi rapide de la Gmail.

Nu vă panicați. Nu este nevoie să știți că fiecare comandă rapidă Gmail este pentru a economisi timp. Concentrați-vă doar pe învățarea comenzilor rapide pentru operațiile pe care le efectuați cel mai des și veți economisi încă o mulțime de timp.

Pentru comenzile rapide mai puțin frecvente, tipăriți o diagramă a comenzilor rapide și păstrați-o lângă computer pentru referință.

Apoi, să aruncăm o privire la modul de activare a comenzilor rapide Gmail.

2. Activați comenzile rapide Gmail

Înainte de a examina cum să activați comenzile rapide Gmail, există câteva comenzi rapide Gmail care sunt întotdeauna pornite. Iată o scurtă listă a acestor scurtături pentru a începe să utilizați: 

Când vrei să…	Fa asta…
Deplasați-vă înapoi și înainte prin liste	Folosește Sus și Jos sagetile
Selectați informații	Folosește introduce cheie
Copiați destinatarii la un e-mail	presa Ctrl + Schimb + c de la Mesaj nou ecran
Adăugați destinatari copiați pe un e-mail	presa Ctrl + Schimb + b de la Mesaj nou ecran
Schimbați adresa trimisă (dacă ați configurat mai multe adrese)	presa Ctrl + Schimb + f
Mută ​​cursorul în fereastra principală	presa Schimb + Esc

Majoritatea celorlalte comenzi rapide nu vor funcționa decât dacă le activați. În pașii de mai jos veți afla cum să activați comenzile rapide Gmail.

Pasul 1 - Deschideți ecranul de setări

Apasă pe Setări în colțul din dreapta sus al ecranului Gmail principal. Apare un meniu derulant.

Faceți clic pe pictograma Setări Gmail.

Apasă pe Setări din meniul derulant pentru a afișa Setări ecran.

Accesați ecranul Setări.

Pasul 2 - Cum să activați comenzile rapide

Comenzi rapide de la tastatură opțiunea este spre mijlocul ecranului, așa că defilați în jos până când îl puteți vedea. Setarea implicită a sistemului este ca comenzile rapide să fie dezactivate.

Setarea implicită Gmail este comenzi rapide de la tastatură.

Selectați butonul de comutare pentru Comenzi rapide de la tastatură opțiune.

Comutați comenzile rapide de la tastatură.

Nu uitați să derulați în partea de jos a ecranului Setări ecran și faceți clic pe Salvează modificările buton.

Salvați modificările pentru a le aplica.

Comenzile rapide din Gmail sunt acum active.

3. Cum să utilizați comenzile rapide Gmail pe un computer de birou

Pentru a profita la maximum de comenzile rapide din Gmail, trebuie să înțelegeți cum să le utilizați. Iată trei tipuri de comenzi rapide care vă pot economisi timp:

1. Compoziţie. Aceste comenzi rapide vă ajută să creați și să trimiteți mesaje.
2. Gestionarea Inbox. Aceste comenzi rapide vă ajută să vă organizați căsuța poștală.
3. Navigare. Aceste comenzi rapide vă ajută să navigați prin sistemul Gmail.

Să aruncăm o privire la fiecare tip de scurtătură separat. Mai jos am creat un tabel de comenzi rapide separate pentru fiecare tip de comanda rapida.

Pentru a utiliza unul dintre aceste tabele, efectuați acțiunea indicată în secțiunea Fa asta coloană. Necesită activarea? Coloana indică faptul că Comenzi rapide de la tastatură opțiunea trebuie să fie activată pentru a utiliza comanda rapidă.

Unele comenzi rapide necesită ca Gmail Conversation View să fie activată înainte de a putea utiliza comanda rapidă. Pentru a afla mai multe despre cum să activați vizualizarea Conversație, examinați acest tutorial:

Notă: Dacă utilizați un blocaj pop-up în browserul dvs. web, opriți-l înainte de a utiliza comenzile rapide Gmail.

Să aruncăm o privire la diversele comenzi rapide de la tastatură Gmail. Pentru comoditatea dvs., am enumerat fiecare tip de scurtătură în formatul de tabel pentru a putea fi folosit ca propriul cont de comenzi rapide pentru comenzi rapide de la Gmail.

Pasul 1- Cum să utilizați comenzile rapide de compunere

Utilizați comenzile rapide pentru compoziție pentru a compune un mesaj nou sau pentru a răspunde sau a redirecționa un mesaj existent. Următorul tabel listează comenzile rapide care vă pot economisi timp când compuneți un mesaj.

Când vrei să…	Fa asta…	Necesită activarea?
Deschideți o fereastră nouă de mesaje în partea de sus a ecranului Gmail principal	Tip c în timp ce din ecranul Gmail principal	da
Deschideți o fereastră nouă de mesaje	Tip Schimb + c din ecranul Gmail principal	da
Deschideți o fereastră nouă de mesaje într-o filă nouă de browser	Tip d din fereastra principală Gmail.	da
Deschideți un spațiu pentru a răspunde la mesajul curent din partea de jos a mesajului	Tip r în timpul vizualizării Conversație	da
Deschideți o nouă fereastră de răspuns în partea de sus a mesajului curent	Tip Schimb + r în timpul vizualizării Conversație	da
Deschideți un spațiu pentru a răspunde tuturor destinatarilor mesajului curent din partea de jos a mesajului	Tip A în timpul vizualizării Conversație	da
Deschideți o nouă fereastră de răspuns pentru a răspunde tuturor destinatarilor mesajului curent din partea de sus a mesajului curent	Tip Schimb + A în timpul vizualizării Conversație	da
Redirecționați mesajul curent	Tip f în timpul vizualizării Conversație	da
Transmite mesajul curent dintr-o fereastră nouă	Tip Schimb + f în timpul vizualizării Conversație	da
Salvați mesajul pe care îl compuneți ca schiță pe calculatorul dvs.	Tip Ctrl + s dintr-un mesaj pe care îl compuneți	da
Trimiteți mesajul pe care îl compuneți	presa Tab + introduce	da

Pasul 2 - Cum să utilizați comenzile rapide de administrare pentru mesajele primite

Utilizați comenzile rapide pentru gestionarea intrărilor pentru a vă aranja mesajele. Următoarea tabelă de comenzi scurte conține comenzi rapide pentru a vă ajuta să vă organizați mesajele primite.

Când vrei să…	Fa asta…	Necesită activarea
Arhivați conversația	Tip e	da
Puneți o stea lângă conversație	Tip s	da
Arătați că este importantă o conversație din Mesaje prioritare	Tip + din vizualizarea Conversație	da
Selectați o conversație	Tip X	da
Arătați că o conversație din Mesaje prioritare este neimportantă	Tip -  din vizualizarea Conversație	da
Mutați o conversație în dosarul Coș de gunoi	Tip #	da
Deschideți un mesaj	Tip o din ecranul Gmail principal cu un mesaj selectat	da
Trimiteți mesaje într-o conversație direct la arhive, cu excepția cazului în care acestea vă sunt adresate	Tip m	da
Deschide etichete meniul	Tip L din ecranul Gmail principal cu un mesaj selectat	da
Mutați o conversație la o altă etichetă sau la coșul de gunoi	Tip v din ecranul Gmail principal cu un mesaj selectat	da
Marcați un mesaj ca citit	presa Schimb + eu din ecranul Gmail principal cu un mesaj selectat	da
Marcați un mesaj drept necitit	presa Schimb + u din ecranul Gmail principal cu un mesaj selectat	da
Arhivați conversația curentă și treceți la cea anterioară	Tip din interiorul mesajului	da
Arhivați conversația curentă și treceți la următoarea	Tip din interiorul mesajului	da
Raportați un mesaj spam	Tip !	da
Arhivați conversația dvs. și mergeți la următoarea	Tip y + o	da
Selectați toate e-mailurile din eticheta curentă	Tip * + A din fereastra principală Gmail	da
Deselectați toată e-mailul	Tip * + n din fereastra principală Gmail	da
Selectați toate e-mailurile citite	Tip * + r din fereastra principală Gmail	da
Selectați toate mesajele necitite	Tip * + u din fereastra principală Gmail	da
Selectați toate e-mailurile marcate cu stea	Tip * + s din fereastra principală Gmail	da
Selectați toate e-mailurile neetichetate	Tip * + T din fereastra principală Gmail	da

Pasul 3 - Cum să utilizați comenzile rapide de navigare

Utilizați comenzile rapide de navigare pentru a trece rapid la diferite părți ale sistemului Gmail. Următorul tabel afișează comenzi rapide de navigare.

Când vrei să…	Fa asta…	Necesită activarea?
Accesați caseta de căutare	Tip /	da
Deplasați-vă la lista de mesaje	Tip k	da
Treceți la conversația anterioară	Tip j	da
Accesați secțiunea următoare	Tip ' din fereastra principală Gmail	da
Accesați secțiunea Mesaje primite	Tip ~ din fereastra principală Gmail	da
Reveniți la căsuța de e-mail sau o listă de conversații	Tip u din interiorul unui mesaj	da
Mutați cursorul pe Căutare Chat cutie	Tip q	da
Consultați Mai multe actiuni meniul derulant	Tip .	da
Deplasați-vă la prima pictogramă din bara de instrumente Gmail	Tip ,	da
Mergeți la Toate emailurile ecran	Tip g + A	da
Accesați o listă cu toate conversațiile cu stea	Tip g + s	da
Accesați lista de contacte	Tip g + c	da
Accesați lista de proiecte	Tip g + d	da
Accesați caseta de căutare pentru etichete	Tip g + L	da
Du-te în căsuța de e-mail	Tip g + eu	da
Du-te la tine E-mail trimis ecran	Tip g + T	da

Există câteva comenzi rapide care nu se încadrează în nicio categorie. Iată un exemplu: puteți apăsa Esc pentru a elimina cursorul din câmpul curent.

Concluzie

E-mailul nu trebuie să fie o mare pierdere de timp pentru proprietarul unei întreprinderi mici. Puteți reduce timpul petrecut în Gmail prin învățarea comenzilor rapide de la tastatură Gmail și înțelegerea când să le utilizați.

Pentru a afla mai multe despre modul de utilizare a e-mailului în general și în mod special pentru Gmail, studiați aceste tutoriale:

Succesul de a profita la maximum de aceste comenzi rapide de la Gmail! Simțiți-vă liber să vă împărtășiți propriile sfaturi de scurtă durată pentru Gmail în comentariile de mai jos.