Share
Excel este minunat, dar încercarea de a vă da seama cum să utilizați Excel pe cont propriu poate să vă ajungă numai până acum pentru că nu este intuitivă. Dar dacă utilizați tehnicile și sfaturile din acest tutorial, veți putea să vă faceți munca mai rapidă și fără prea multă stres.
Aflați cum să aplicați formule Excel, calcule, filtrare, manipularea datelor, eficiența fluxului de lucru și multe altele. Iată câteva tehnici și caracteristici Excel pe care trebuie să le cunoașteți.
Înainte de a începe, continuați și descărcați fișa de lucru gratuită a fișierului Excel. Există mai multe foi incluse în fișier, una pentru a practica fiecare din cele douăsprezece tehnici Excel. Urmăriți ecranul complet de instruire de mai sus sau lucrați prin versiunea scrise pas cu pas de mai jos.
Fiecare formulă trebuie sa începeți cu un semn egal. Dacă nu aveți un semn egal, Excel nu va efectua calculul; va afișa doar ceea ce ați scris. Este modul lui Excel de a spune, "Hei, calculează asta". Gândește-te la rezultatul formulării tale ca la ce ar trebui să fie pe partea stângă a semnului egal dacă folosești creionul și hârtia.
Și unde scrieți o formulă? Scrieți-l în celulă în care doriți ca răspunsul să apară. Consultați fișa "simplă" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Exemplu: adăugați valorile B2, B3 și B4 și a pus totalul în B6
În B6, introduceți următoarea formulă:
= B2 + B3 + B4
Formula simplăApoi apăsați introduce pentru a obține rezultatul. Dacă nu apăsați introduce (sau faceți clic pe micul bifează marcajul chiar mai sus coloana A), nu se va întâmpla nimic.
Formula simplă introdusăScăderea, înmulțirea, diviziunea și exponenții funcționează în același mod. În cea mai mare parte, utilizați simbolurile pe care le-ați folosi în mod normal sau care se referă la această diagramă:
| operație | Simbol |
|---|---|
| Plus | + |
| Scădere | - |
| Multiplicare | * |
| diviziune | / |
| Exponent | ^ (exemplu: B5 ^ 2 este valoarea lui B5 pătrat) |
| Mai mare ca | > |
| Mai puțin decât | < |
| Mai mare sau egală cu | > = |
| Mai mic sau egal cu | <= |
| A adera | & |
Dacă doriți să faceți un calcul care este mai puțin implicat decât o formulă simplă, introduceți o funcție în formula dumneavoastră. Excel are aproximativ 400 de ele, deci probabil că veți găsi unele de care aveți nevoie. Există funcții pentru afaceri, statistici, finanțe, data și ora, text, informații despre documente și multe altele.
Sintaxa tuturor funcțiilor este:
= NUMELE FUNCȚIEI (...)
Întotdeauna începeți cu un semn egal dacă funcția este la începutul unei formule, apoi numele funcției, apoi un set de paranteze. Există de obicei ceva în paranteze, dar nu întotdeauna.
Exemplu: găsiți totalul și media unei coloane de numere. Consultați fișa "funcții" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
În B10, introduceți funcția:
= SUM (B2: B8)
În B11, introduceți funcția:
= AVERAGE (B2: B8)
Sumă și mediepresa introduce pentru a obține rezultatele.
Suma și rezultatul mediuSă presupunem că scrieți o formulă în partea de sus a unei coloane și doriți să re-utilizați formula în coloană (sau aveți o formulă la începutul unui rând și doriți să reutilizați formula peste rând). În loc să copiați și să lipiți manual, utilizați Completarea automată caracteristica pentru a face rapid de lucru din ea și au formula se adapteze în mod automat. Puteți utiliza, de asemenea Completarea automată să introduceți automat luni sau zile ale săptămânii.
A folosi Completarea automată, căutați punctul mic din colțul din dreapta-jos al celulei curente. (Dacă aveți mai multe celule selectate, acestea au un punct comun.) Când puneți cursorul mouse-ului pe punct, pointerul devine o cruce. Apoi trageți parul în jos pe coloană sau pe rând.
Exemplu: Faceți o multiplicare simplă în D2, atunci Completarea automată până la D8. Consultați fișa "Completare automată" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Scrieți prima formulă în mod normal.
Formula de completare automatăIntroduceți formula. Dacă este necesar, dați clic din nou pe D2. Rulați indicatorul mouse-ului peste punctul greu din colțul din dreapta jos al celulei și indicatorul mouse-ului va deveni o cruce.
Mouseul devine o cruceTrageți trasul în jos coloana D, sau doar dublu click. Coloana va avea formulele corecte și rezultatele corecte în coloană.
Faceți dublu clic pentru a selecta coloanaPuteți utiliza Excel ca o bază de date mică, sortați rânduri de date în ordine alfabetică sau numerică și filtrați doar datele pe care le doriți. Funcționează cel mai bine atunci când coloanele au anteturi, cum ar fi Prenume, Nume și așa mai departe.
Cel mai important lucru de reținut este nu face selectați o coloană înainte de sortare. Aceasta va sorta coloana independent de restul datelor și probabil că nu este ceea ce doriți. Când faceți clic într-o coloană, Excel este suficient de inteligent pentru a ști ce faceți.
Când vine vorba de filtrare, Excel dispune de unelte automate excelente.
Exemplu: Sortați o listă după nume, oraș sau altă coloană, în ordine crescătoare sau descendentă. Consultați fișa "filtrare și sortare" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Sortare simplă în ExcelFaceți clic pe orice celulă din Numele de familie coloană. Pe Acasă din tabelul Panglică, clic Sortați și filtrați, atunci alege De la A la Z sau Z la A. Încercați acest lucru cu oricare dintre celelalte coloane.
S-ar putea să fi observat că puteți face filtrarea din același meniu derulant.
Exemplu: Acum Filtrați lista pentru a afișa numai adrese de la Alaska și California.
Faceți clic oriunde în zona de date și din Sortați și filtrați meniu, alegeți Filtru.
Filtru simpluDe îndată ce o vei face, vei observa că antetele coloanelor primesc săgeți în jos. Acum:
Cutie filtruLista conține acum numai rândurile pentru cele două stări. Dacă doriți, sortați stările A la Z. Aceasta va grupa toate rândurile din Alaska deasupra rândurilor din California (evidențiate în imaginea de mai jos).
Dacă doriți să ștergeți filtrul, dați clic pe săgeata drop-down pe Stat coloană din nou și alegeți Șterge filtrul.
Șterge filtrulPuteți să eliminați săgețile drop-down în același mod în care le-ați obținut: faceți clic pe Sortați și filtrați meniu și alegeți Filtru, din nou.
Dacă aveți o mulțime de date, mai ales dacă este importat de undeva, cum ar fi un formular web, este posibil să aveți rânduri duplicat. Excel face o treabă extraordinară de a elimina duplicatele și vă permite să decideți ce rânduri similare trebuie să fie pentru ca acestea să fie considerate duplicate.
Exemplu: Utilizați informații de adresă pentru a determina ce rânduri sunt duplicate. Consultați fișa "eliminați duplicatele" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Când defilați în jos acest fișier exemplu, vedem că există trei rânduri identice în care numele este Samantha Carter: datele din toate coloanele sunt identice, deci știm că este aceeași persoană listată de trei ori. Există, de asemenea, două rânduri în cazul în care numele este Sharon Valeri, dar toate celelalte informații sunt diferite, deci știm că acestea sunt două persoane cu același nume.
Selectați atât Sam, cât și Sharon Asigurați-vă că faceți clic undeva în zona de date. Apoi în Date din tabelul panglică, clic Eliminați duplicatele.
Eliminați caseta de dialog DuplicateLăsați toate căsuțele de selectare selectate. În acest fel, Excel va considera că rândurile să fie duplicate numai dacă toate coloanele lor sunt identice.
Clic O.K. Ea ne spune că au fost eliminate două duplicate, ceea ce ne-am așteptat. Când mergem în jos, vedem că două dintre cele trei înregistrări ale lui Samantha Carter au fost eliminate și ambele înregistrări ale lui Sharon Valeri rămân.
Duplicatele au fost eliminateDacă aveți o coloană de date pe care trebuie să o împărțiți în mai multe coloane, utilizați Text în coloane comanda. Trebuie doar să fiți conștienți de faptul că nu este perfectă deoarece nu vă poate citi mintea, așa că este posibil să faceți o curățare manuală.
Exemplu: împărțiți o coloană care conține nume complete în coloane separate pentru nume și prenume. Consultați fișa "despărțire" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Aici avem date similare ca în exemplele anterioare. Rețineți că trei persoane din listă au trei nume, deci vom avea nevoie de două coloane goale.
Mai întâi, introduceți două coloane goale în partea dreaptă a paginii coloana A:
Plasați cursorul mouse-ului pe antetul lui coloana B, așa că devine a săgeată îndreptată în jos. Trageți spre dreapta, așa coloane B și C sunteți selectat.
Selectarea coloanelor ExcelClick dreapta și selectați Introduce din meniul pop-up. Din moment ce aveați două coloane selectate, veți avea acum două exemplare goale.
Selectați toate numele din coloana A. (Mod rapid: faceți clic pe primul în A3, apoi apăsați Ctrl + Shift + săgeată în jos. Atunci derulați înapoi în partea de sus.)
Pe Date , selectați Text în coloane. Alege delimitat, apoi apasa Următor →.
Text în coloanele Tab-uriAlege Spaţiu ca singurul delimiter. Tratarea delimitatorilor consecutivi ca unul va fi selectată implicit, deci lăsați asta. Derulați în jos lista pentru a vedea numele care se vor întinde în trei coloane.
Textul în tab-uri SpanClic Următor →, apoi apasa finalizarea. Coloana A vor avea acum doar primele nume, coloana B vor avea nume de familie și coloana C vor avea trei nume care s-au vărsat.
Denumiri separatePuteți edita manual aceste trei nume, apoi ștergeți coloana C, care ar trebui să fie goale.
Excel are și o treabă bună de a merge și în cealaltă direcție: dacă aveți mai multe coloane și doriți să vă alăturați într-una. Există câteva moduri de a face acest lucru, dar vă voi arăta cel mai simplu, care este de a utiliza o formulă. Consultați fișa "îmbinare" în fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
După cum ați făcut mai sus, introduceți o nouă coloană după coloana B. Poziționați cursorul mouse-ului pe antet de coloana C astfel încât pointerul mouse-ului devine a în jos săgeată...
Introduceți o coloană nouă... apoi selectați Introduce din meniul pop-up. Dă noua coloană un titlu de Numele complet.
Faceți clic în celulă C3 în partea de sus a coloanei noi pentru a face prima formulă. Pentru ao face mai ușor de înțeles, o vom face cu o mică eroare, apoi o vom rezolva.
Deoarece vrem să aderăm la conținutul celulelor, să nu adăugăm numere, operatorul de utilizat este un ampersand. Deci, face formula:
= A3 și B3
Se alătură formuleiDar când intrați în ea, numele și numele de familie sunt șterse împreună, fără un spațiu între ele. Deci, ștergeți-l. Rescrie formula din nou, dar cu un alt element inclus:
= A3 & "" & B3
Punerea unui spațiu în ghilimele duble înseamnă că formula ar trebui să includă literalmente un spațiu gol.
Se alătură formula cu spațiuintroduce aceasta, și Completarea automată până jos.
Completați automatIată câteva modalități rapide de formatare a numerelor (dolari, procente etc.) și foi de lucru (culori, fonturi).
Consultați fișa "formatare" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Numerele din această foaie de lucru trebuie să conțină virgule pentru a separa mii, dar nu au nevoie de zecimale. S-ar putea să doriți să aplicați semne de dolar la primul rând, Rândul total si Coloana totală. De asemenea, ultima coloană este formatată ca zecimale, dar ar trebui să arate ca procentaje.
Selectați rândul de sus al numerelor prin Coloana totală.
Țineți apăsată tasta Cheia Ctrl și selectați peste Total rând în partea de jos (rândurile de sus și de jos ar trebui selectate acum ambele).
Selectarea formatăriiPe panglică, faceți clic pe Semnul dolarului sau apăsați Ctrl + Shift + $. Acest lucru se aplică semne dolar, virgule și zecimale. (Vom elimina zecimalele într-un minut.)
Acum, selectați toate numerele dintre acestea și faceți clic pe Buton stil de buton sau apăsați Ctrl + Shift + !. Se aplică virgule și zecimale.
Pentru a elimina toate zecimalele, selectați toate numerele din foaie cu excepția celei Procentul coloanei la sfârșit și faceți clic pe Reduceți zecimalul de două ori.
Formatare Excel - scăderea zecimalelorAcum, să aplicăm procente.
Selectați toate numerele în jos % din Total coloana, apoi faceți clic pe % semn sau apăsați Ctrl + Shift +%.
Dacă doriți, faceți clic pe Măriți zecimalul buton o dată sau de două ori.
Aplicarea procentelorPentru a formata foaia, există trei moduri de a face acest lucru:
Pentru viteză, iată metoda a doua și a treia.
Selectați toate anteturile coloanelor, apoi pe panglică, faceți clic pe Stiluri de celule. Alege una.
Coloana Excel de formatare a stilurilor celulareFaceți același lucru pentru anteturile de rând.
Șabloane de formatare a stilurilor de antet ExcelRenunțați de câteva ori.
Acum faceți clic pe Formați ca tabel și alegeți un design.
Clic O.K în caseta de dialog care apare. Observați că coloanele au săgeți drop-down pentru a le putea filtra.
Dacă o coloană este prea îngustă, este posibil să aveți textul tăiat sau numerele afișate ca semne de literă. Dacă o linie este prea scurtă, este posibil să nu o puteți citi. Consultați fișa "rânduri și coloane" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Reglarea lățimii coloanei și a înălțimii rândului funcționează în mod asemănător: puneți indicatorul mouse-ului pe marginea dreaptă sau inferioară a rândului sau coloanei, astfel încât indicatorul mouse-ului să devină o săgeată cu două capete, apoi glisați până când rândul sau coloana este dimensiunea dorită . Sau puteți dublu click pentru a obține dimensiunea rândului sau a coloanei automate. (Aceasta funcționează la fel în Windows File Explorer în vizualizare detaliată.)
Windows File Explorer înălțimea coloanei lățimea rânduluiExistă două moduri de a crea pauze de pagină:
Pentru a introduce manual o rupere a paginii, selectați antetul rândului sau coloanei în care doriți să se rupă pagina, apoi din Fila Format pagină din panglică, dați clic pe Rupe meniurile și selectați Introduceți ruperea paginii.
Inserați ruperea paginiiPentru a ajusta pauzele de pagină, utilizați Previzualizare pauză pagină.
Apasă pe Previzualizare pauză pagină în colțul din dreapta jos, apoi glisați liniile. Linile punctate sunt rupturi automate ale paginilor, iar dacă introduceți pauze de pagină, acele linii vor fi solide.
Reglați pauzele de paginăPentru a insera, șterge, muta sau redenumi foile de lucru, utilizați filele din colțul din stânga jos al ecranului.
Acest registru de lucru are doar o singură coală, numită Foaia1. Pentru ao redenumi:
Lucrul cu foiPentru a insera o foaie nouă, goală, Clic runda Semnul plus lângă fila.
Pentru a duplica foaia:
Faceți clic pe triunghiEliberați mai întâi mouse-ul. Veți vedea o foaie nouă cu același nume și o listă "(2)" după.
Noua dvs. foaie a fost creatăPuteți glisa colile în orice poziție doriți. Foliile sunt aruncate acolo unde vedeți triunghiul în jos.
Când aveți o foaie lungă, este ușor ca un antet de coloană să se deruleze din vedere, dar există o caracteristică care să împiedice acest lucru. Când imprimați o foaie lungă, doriți să vă asigurați că anteturile coloanelor apar în partea de sus a fiecărei pagini - și vă rog, nu o faceți prin copiere și lipire. Asta va deveni un coșmar.
Consultați fișa "anteturi" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
În această pagină, faceți clic pe celulă A3, care este chiar sub rândul anteturilor coloanelor. Apoi în Vedere fila panglicii, faceți clic pe Înghețare panouri. Și selectați Înghețare panouri din drop-down.
Selectați Panouri de congelareAcum puteți derula în sus și în jos foaia și vedeți încă anteturile.
Puteți dezgheța geamurile în același mod: faceți clic pe Înghețare panouri, apoi selectați Dezghețați Panele din drop-down.
Cu toate acestea, acest lucru nu are niciun efect asupra tipăririi. Pentru a imprima anteturile coloanelor pe fiecare pagină:
Selectați anteturilePentru a vedea că funcționează, mergeți la Previzualizare tipărire: Fișier> Imprimare sau apăsați Ctrl + P.
Dați clic pe filele de pagini din partea de jos pentru a derula paginile și a vedea anteturile.
Derulați prin anteturiExcel are mai multe funcții care pot lua decizii cu privire la valoarea ce trebuie afișată. Toate acestea se bazează pe funcția IF. Odată ce sunteți familiarizat cu aceasta, va fi mai ușor să utilizați cele mai complexe.
Funcția IF are trei argumente:
Când o funcție are mai multe argumente, le separați prin virgule. Deci, aceasta este sintaxa:
= DACĂ (condiție pentru a testa, ce trebuie returnat dacă este adevărat, ce se întoarce dacă este fals)
Consultați fișa "funcții" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Exemplu: Avem o listă de ordine plasate de oameni în diferite state. Dacă o comandă este din New Jersey, aplicați un impozit pe vânzări de 7%. Dacă o comandă este de oriunde, nu aplicați taxa.
În partea de sus a Coloana fiscală (H3), introduceți următoarea formulă:
= IF (C3 = "nj", G3 * .07, "")
Asta înseamnă:
Dacă rezultă funcția IFCompletarea automată până jos. Majoritatea celulelor din coloana fiscală vor fi goale, iar cele care nu au un impozit pe vânzări, deoarece rândul arată NJ în Stat coloana, după cum se arată mai jos.
Similar cu funcția IF, funcțiile SUMIF și AVERAGEIF vor găsi suma și media unui interval de celule în care există o anumită valoare sau o anumită condiție.
Funcțiile primesc trei argumente:
Sintaxa celor două funcții este nume similare, dar aceleași argumente:
= SUMIF (intervalul de căutare, valoarea de selectat, intervalul de adăugat)
= AVERAGEIF(intervalul de urmărire, valoarea de selectat, intervalul de adăugat)
Consultați fișa "SUMIF" din fișierul Excel gratuit pentru acest exercițiu.
Exemplu: găsiți totalul tuturor comenzilor către California și ordinul mediu al Kona.
În partea de jos a Vânzare coloană, în G203, introduceți această formulă pentru a găsi numărul total de comenzi către California:
= SUMIF (C3: C201, "ca", G3: G201)
Asta înseamnă:
Adăugați valoarea coloaneiAcum folosiți aceeași tehnică pentru a găsi media tuturor vânzărilor Kona.
Intra G204 și introduceți această formulă:
= AVERAGEIF (D3: D201, "kona", G3: G201)
Asta înseamnă:
În medie, coloanaAcesta ar trebui să fie rezultatul:
Rezultat finalÎnvățați cum să utilizați Excel merită efortul. Cu aceste tehnici și sfaturi, aveți posibilitatea să puneți mai multe funcții de economisire a timpului de la Excel, de utilizat în propriile foi de calcul. Practicați lecțiile de mai sus, apoi lucrați la încorporarea acestor tehnici în fluxul de lucru.
Accentsconagua