Share
Unul dintre cele mai puternice aspecte ale Google Docs este capacitatea de a partaja documente, foi de calcul și prezentări cu alții, astfel încât să puteți edita în colaborare aceste documente împreună în timp real, de oriunde din lume.
Colaboratorii unui document pot vizualiza, comenta sau chiar modifica documentul, în funcție de permisiunile pe care le dați. Nu există niciodată un motiv să trimiteți e-mailuri la atașamentele documentelor sau să fuzionați modificări din mai multe copii ale unui document din nou.
În acest tutorial, vă vom arăta cum să utilizați opțiunile de partajare Google Docs pentru a vă distribui documente, foi de calcul și prezentări altor persoane, astfel încât să le poată vizualiza sau edita. Este suficient de simplu să partajați un document, dar acest tutorial vă va arăta cum să utilizați toate opțiunile din Google Docs pentru a partaja documentele în felul în care doriți.
Pentru a afla mai multe despre documentele Google, consultați aceste tutoriale:
Acum, să descoperim cum să vă împărtășim documentele în Google Docs, să invităm colaboratori, să controlam permisiunile pentru documente, să discutăm documentele prin intermediul comentariilor partajate, să gestionăm în mod corespunzător notificările și multe altele. Aflați ce se întâmplă atunci când partajați un Doc Google, cum funcționează, precum și cum puteți controla o serie de opțiuni utile.
Primul lucru pe care trebuie să îl știi despre partajarea în Google Docs este Opțiuni de vizibilitate, care controlează cine poate vizualiza documente. Noile documente, foi de calcul și prezentări în Google Drive sunt private în mod prestabilit, dar din Acțiune , puteți alege să vă faceți documentele vizibile anumitor persoane, oricine are legătura cu documentul sau public pe web.
Pentru a vedea setarea curentă a acțiunilor atunci când aveți un document deschis în Google Docs, plasați cursorul peste Acțiune în partea din dreapta sus a documentului. Acolo, veți vedea un popup care arată confidențialitatea documentului curent, care va fi întotdeauna privată în mod implicit.
Plasați cursorul peste Acțiune pentru a vizualiza setarea curentă.Pentru a modifica setarea, faceți clic pe Acțiune buton. Trimiteți-le altora apare ecranul.
De la Trimiteți-le altora ecran, puteți introduce numele sau adresele de e-mail ale celor pe care doriți să le partajați în Google Docs.Introduceți numele persoanelor din lista dvs. de contacte sau adresele de e-mail ale persoanelor cărora doriți să le partajați.
Apasă pe Trimite după ce ați introdus numele sau adresele de e-mail.Continuați să adăugați numele și adresele de e-mail ale tuturor celor cărora doriți să le partajați. De asemenea, puteți adăuga o notă colaboratorilor dvs. în Adaugă o notiță camp.
Apasă pe Trimite din stânga jos a ecranului când ați terminat adăugarea colaboratorilor.
De asemenea, puteți utiliza Google Docs Trimiteți-le altora pentru a activa opțiunile de vizibilitate a link-urilor. Dacă opțiunea de vizibilitate a link-urilor este activată, oricine are un link spre documentul dvs. poate accesa această opțiune.
Faceți clic pe linkul din colțul din dreapta sus pentru a obține un link care să poată fi accesat în comun.Pentru a activa funcția Legătură partajată , faceți clic pe pictograma link-ului din colțul din dreapta sus al ecranului. Va apărea un ecran cu un link.
Distribuiți linkul pentru a partaja documentul.Sistemul vă oferă un link pe care îl puteți împărtăși cu alții.
Notă: Este important să rețineți că activarea opțiunii de partajare a link-urilor reduce cantitatea de control pe care o aveți peste cine poate vedea documentul. Unul dintre recenzenții dvs. ar putea să împărtășească legătura cu ceilalți, iar ceilalți ar putea accesa documentul.
Mai puteți defini cine vă poate vedea documentul. Începeți din Trimiteți-le altora ecran.
Apasă pe Avansat link pentru a deschide Partajarea setărilor meniul.Apoi, selectați Avansat.În Partajarea setărilor , veți putea modifica cine poate vizualiza documentul.
Lista persoanelor care au acces la document.Luați notă de Setările proprietarului În josul paginii. Aceste setări sunt disponibile numai proprietarului documentului. Ele vă permit să limitați ceea ce colaboratorii pot face cu documentul.
De la Partajarea setări meniu, selectați Schimbare pentru a vedea opțiunile de partajare a legăturilor.
De la Partajarea setărilor meniu, selectați Modificare pentru a vedea alte opțiuni.Iată o descriere a fiecărei opțiuni:
Pentru a permite anumitor persoane să vizualizeze documentul, selectați Salvați, care vă va întoarce la Partajarea setărilor meniul. Introduceți adresele de e-mail ale persoanelor care vor avea acces la documentul din partea de jos a meniului, sub Invita persoane.
De la Partajarea setărilor din Documente Google, introduceți pur și simplu adresele de e-mail ale persoanelor care au nevoie de acces la documentul dvs..Pentru a oferi acces la un grup mare de persoane specifice, alegeți Oricine are legătura din opțiunile Vizibilitate. Selectați Salvați pentru a reveni la Partajarea setărilor meniul. De la Partajarea setărilor , puteți să evidențiați linkul către document și să îl distribuiți prin e-mail, social media sau mesaje text.
De la Partajarea setărilor meniu, evidențiați linkul pentru a permite accesul. Copiați și inserați linkul pentru a distribui celor care au nevoie de acces la document.Doriți să știți cum să distribuiți public un document Google pe web? Este ușor în Google Docs. Pentru a oferi accesul oricui sau pentru a încorpora un Doc Google pe o pagină web, alegeți Public pe web din opțiunile Vizibilitate. Selectați Salvați pentru a reveni la meniul Setări partajare. Din meniul Setări partajare, puteți evidenția linkul către document și puteți partaja prin intermediul rețelelor sociale pentru a oferi accesul oricui la documentul dvs..
În această secțiune, învățați cum să partajați Google Docs cu mai mult control prin înființarea colaboratorilor. Sunt patru Opțiunile colaboratorului care dau anumitor persoane cărora le împărțiți un Doc Google, cu niveluri diferite de acces la document. Proprietarul documentului poate autoriza alte persoane să vizualizeze, să comenteze, să editeze sau să devină proprietarul documentului.
Pentru a vizualiza Colaborator opțiuni, selectați Acțiune în partea din dreapta sus a documentului. Clic Avansat. În Opțiuni de distribuire meniu, invitați persoane sau grupuri specifice folosind adrese de e-mail sau grupuri de persoane de contact prin e-mail.
În timp ce introduceți aceste adrese, Colaborator opțiunile devin vizibile. Dacă faceți clic pe săgeata în jos de lângă pictograma creion de fiecare nume. Aici puteți selecta una dintre următoarele opțiuni: Pot edita, pot comenta, sau pot vedea.
După ce faceți clic pe săgeata de lângă opțiunea creion, puteți modifica opțiunile Colaborator din meniul derulant.Iată o descriere a fiecărei opțiuni:
Această opțiune de colaborare permite altor persoane să editeze documentul. Colaboratorii pot lucra simultan într-un document în timp real, astfel încât nu este nevoie să trimiteți e-mailuri înapoi și înapoi.
Fiecare editor care lucrează în document va fi vizibil ca pictograme în partea din dreapta sus a ecranului, lângă Comentarii buton. Fiecare colaborator va avea o culoare diferită în jurul pictogramei și oricare secțiune a documentului pe care o editează în prezent va avea și un cursor care are aceeași culoare ca pictograma.
Cu această opțiune de colaborator, o persoană cu care documentul este împărtășită în Google Docs, ar putea să vadă documentul și să facă comentarii, dar nu ar putea să schimbe documentul în nici un fel. Această opțiune este utilă atunci când căutați feedback despre un proiect, dar nu doriți ca informațiile să fie modificate fără cunoștințele dvs..
Pentru a comenta un document, evidențiați textul pe care doriți să îl comentați și faceți clic dreapta pentru a selecta cometariu. De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Ctrl-Alt-M, sau Comentarii butonul din partea dreaptă sus a ecranului de lângă Acțiune. Proprietarul documentului va vedea secțiunile evidențiate și casetele de comentarii din partea dreaptă a ecranului.
Pentru a permite altora să vadă doar un document, selectați Poate vizualiza opțiune. Această opțiune este utilă în special pentru a distribui un șablon care trebuie folosit de alții. Setând opțiunea Colaborator la Poate vizualiza, colaboratorii vor fi obligați să Fa o copie a documentului pentru a face schimbări, asigurându-se astfel că nimeni nu poate modifica direct șablonul.
O a patra opțiune de colaborator, Proprietar, este disponibil numai după ce ați trimis deja un document în Google Docs cu altcineva. După ce documentul este partajat, numele proprietarului va apărea pe Cine are acces listă pe Partajarea setărilor meniul.
Puteți transfera denumirea de proprietar al unui alt colaborator în Google Docs.Această opțiune de ultim proprietar vă permite să transferați dreptul de proprietate asupra documentului către altcineva. Apare în meniul drop-down de lângă numele colaboratorului dacă dețineți documentul.
Selectează Este proprietar opțiunea de a modifica calitatea de proprietar al documentului în Google Docs.Creatorul documentului este proprietarul în mod implicit. Dacă proprietatea asupra documentului este transferată altcuiva, există unele lucruri pe care creatorul de documente nu le va mai putea face, cum ar fi:
Colaboratori cu Poate să comenteze sau Pot edita capacitatea poate lăsa comentarii pe un document partajat în documentele Google. Un comentariu ar putea instrui proprietarul documentului să remedieze o eroare de ortografie simplă sau ar putea deschide un dialog despre o anumită secțiune a documentului.
Pentru a adăuga un comentariu la un document Google comun, evidențiați secțiunea documentului pe care doriți să faceți comentariu. Ar putea fi un anumit cuvânt, o propoziție specifică sau un întreg paragraf. După ce evidențiați secțiunea, faceți clic dreapta și selectați cometariu.
Când evidențiați textul pe care doriți să faceți comentariu, faceți clic dreapta și selectați cometariu.O casetă text cu numele dvs. va apărea în extrema dreaptă a ecranului pentru a vă introduce comentariul.
O casetă text ca cea de mai sus va apărea în extrema dreaptă a documentului. Introduceți această casetă și faceți clic pe cometariu.Dacă cineva scrie un comentariu pe documentul dvs., puteți începe un dialog răspunzând la comentariul său. Sub comentariul, va apărea un text care va spune Răspuns. Aici puteți scrie răspunsul dvs..
Pentru a răspunde la un comentariu, faceți clic în caseta de comentariu și introduceți textul în caseta text din partea de jos.Dacă comentariul este o remediere simplă care nu necesită niciun răspuns, puteți efectua ajustările necesare pentru document și marcați comentariul ca rezolvat făcând clic pe Rezolva butonul de lângă comentariu. Prin rezolvarea unui comentariu, comentariul este ascuns. Pentru a redeschide comentariul, faceți clic pe cometariu în partea din dreapta sus a documentului.
Chiar și după ce un comentariu a fost rezolvat, îl puteți vedea din nou. Apasă pe Comentarii din partea dreaptă sus a documentului.
Folosește Redeschide link pentru a redeschide comentariile rezolvate în Google Docs partajate.Pentru a redeschide comentariile rezolvate, dați clic pe linkul albastru redeschideți de lângă document. Comentariile sunt adăugate înapoi în document.
Acoperim cum să împărtășim un document Google cu notificări corecte în această secțiune. Puteți notifica automat colaboratorii prin e-mail atunci când se face o modificare a unui document partajat. Această caracteristică este utilă dacă lucrați la un document și trebuie să îi informați pe colaboratorii dvs. despre modificările dvs..
Deschideți documentul. Asigurați-vă că documentul dvs. este partajat cu cel puțin o altă persoană.
Apasă pe Comentarii în partea din dreapta sus a documentului. Apasă pe notificări butonul de dedesubt.
Apasă pe notificări pentru a vedea un meniu derulant de notificare.După ce faceți clic pe notificări , apare un meniu drop-down cu opțiunile de notificare.
Selectați opțiunile de notificare din meniul derulant.Puteți schimba opțiunile de notificare din meniul drop-down din docul Google Google partajat, cu următoarele setări:
Pentru a trimite notificări prin e-mail tuturor persoanelor cărora le este permis accesul, selectați Toate opțiune. Aceasta este o alegere bună atunci când un document este scris de o echipă.
Pentru a trimite o notificare prin e-mail numai dvs. atunci când este făcut un comentariu sau documentul este modificat, selectați Numai a ta opțiune. Aceasta este o alegere bună atunci când sunteți autorul principal și trebuie să examinați feedback-ul, dar recenzenții nu trebuie să vadă comentariile celuilalt.
Pentru a dezactiva notificările prin e-mail, selectați Nici unul opțiune. Aceasta este o alegere bună dacă nu este important să vedeți comentariile și editările rapid.
Dacă activați notificările prin e-mail, veți primi un e-mail care rezumă notificările în momentul în care sunt făcute. Accesați Mesaje primite pentru a vedea notificarea. Vedeți exemplul de e-mail de mai jos:
Accesați secțiunea de mesaje primite pentru a vă vedea notificările prin e-mail de la docul dvs. Google comun.Uneori, poate fi necesar să eliminați un colaborator dintr-un document. Acest lucru se poate întâmpla atunci când un membru al echipei părăsește echipa și nu mai are nevoie de acces la document. Iată cum să eliminați un colaborator dintr-un document partajat în Google Docs.
Notă: Numai proprietarul unui document poate adăuga sau elimina colaboratori într-un document.
Mai întâi, asigurați-vă că lucrați într-un document care are colaboratori.
Începeți la Partajarea setărilor meniu din interiorul documentului. Vedeți unul X lângă fiecare nume din Cine are acces listă.
Apasă pe X pentru a elimina un colaborator din documentul dvs. partajat.Pentru a elimina un colaborator din documentul dvs. partajat, faceți clic pe X în continuare numele persoanei. Numele persoanei dispare din listă.
Editarea în timp real în Google Docs vă permite să colaborați cu oricine, oriunde, fără confuzie sau hassle. Luați acest exemplu dintr-o școală. Ei folosesc Documentele Google ca anunțuri de dimineață.
Profesorii pot adăuga anunțuri la pagina pentru evenimente specifice, iar toți profesorii pot folosi proiectoarele lor pentru a afișa anunțurile în același timp în timpul homeroom. Acest lucru economisește timp și agravare. În partea de sus a paginii, puteți vedea ceilalți profesori care editează sau vizualizează în prezent anunțurile și chiar văd ce parte din documentul pe care îl editează în direct.
Anunțurile de dimineață arată așa ceva când lucrează la ele.
Aici puteți vedea cum arată când mai multe persoane colaborează simultan pe același document în Google Docs.În partea de sus a documentului apare o pictogramă pentru fiecare persoană care lucrează la aceasta. Cursorii din document corespund culorii persoanei care editează documentul.
Documentele Google simplifică partajarea și colaborarea pe documente, foi de calcul și prezentări și există o serie de modalități pe care le puteți utiliza. Acum că știți cum să permiteți accesul la documente în Google Docs și puteți controla o serie de setări utile, este timpul să îl utilizați.
În timp ce nu veți avea nevoie de alții pentru a vă ajuta să editați fiecare document pe care îl creați, partajarea documentelor în documentele Google poate fi chiar utilă. Iată câteva exemple de când ați putea căuta să colaborați și să puneți în comun documentele Google Docs pentru o utilizare bună:
Dacă aveți întrebări sau doriți să partajați un exemplu cu privire la modul în care utilizați Documente Google pentru a le partaja și a colabora, lăsați un comentariu mai jos.
Dacă doriți să treceți la următorul nivel și să importați documentele Google Docs direct în WordPress ca postări sau pagini, luați pluginul WordPress Google Docs pentru o rotire!
Notă editorială: Acest articol a fost publicat inițial în 2014. Acesta a fost revizuit complet pentru a fi actual, corect și actualizat de către personalul nostru - cu asistență specială din partea Laura Spencer.
Accentsconagua