Cum se configurează un e-mail de răspuns la mesajele Gmail (Out of Office)

Luarea timpului de vacanță este importantă dacă doriți să rămâneți ascuțită și concentrată. Acest lucru este valabil mai ales pentru proprietarul unei întreprinderi mici, care poate avea multe roluri în activitatea sa.

Din păcate, în e-mailurile conectate astăzi, lumea poate face să pară că ați lucrat mereu, chiar și atunci când încercați să faceți o pauză. Probabil purtați telefonul sau dispozitivul mobil cu dvs., chiar și în vacanță. Unde este dispozitivul tău mobil, e e-mail. Unde e e-mailul, eo slujbă.

Verificarea constantă a e-mailului dvs. de afaceri nu reprezintă o modalitate de a vă odihni în vacanță. Există o cale mai bună. Configurați un răspuns responder Gmail. Un responder vacant din Gmail trimite un răspuns Gmail în afara funcției oricui vă trimite un e-mail în timpul stabilit.

Utilizați răspunsul Gmail în afara biroului pentru a stabili așteptările clienților și colegilor. Utilizați-l pentru vacanțe sau oricând veți fi departe de birou. Amintiți-vă, obținerea unui mesaj în afara biroului este mult mai bine decât să nu primiți niciun răspuns.

Configurați un e-mail de reamintire a concediului Gmail (grafic).

Acest tutorial oferă instrucțiuni pas cu pas pentru configurarea răspunsului la vacanță în Gmail. De asemenea, vă oferă câteva bune practici de e-mail de vacanță. În cele din urmă, mă voi referi la modul în care vă puteți ușura tranziția înapoi la locul de muncă atunci când se termină concediul.

Înainte de a vă arunca cu capul în acest tutorial, descărcați noua noastră carte electronică (GRATUITă): Ghidul final pentru Inbox Zero Mastery. Vă va ajuta să vă organizați căsuța poștală electronică odată ce vă întoarceți din vacanță. Este echipat cu un număr mare de tehnici de gestionare a e-mailurilor pe care le puteți utiliza rapid. 

Acum, să începem cu acest tutorial cum să vă configurați responderul de vacanță.

Cum se configurează un e-mail cu răspuns automat utilizând Gmail

În ecranul de mai sus aflați cum să configurați repede un răspuns automat la Gmail. Sau citiți-vă pentru instrucțiuni scrise pentru a vă ajuta să configurați un mesaj Gmail în afara biroului, sfaturi despre cele mai bune practici de urmat și multe altele:

1. Răsturnați mesajul Responder vacanță activat

Să configurați mesajul dvs. de responder de vacanță în Gmail. Iată cum se poate face acest lucru pas cu pas:

Pasul 1

Din Gmail, faceți clic pe Setări simbol. O veți găsi în partea din dreapta sus a ecranului de e-mail.

Button pentru setări.

Pasul 2

Din meniul derulant, faceți clic pe Setări opțiune.

Selectați setările.

Pasul 3

Setări ecranele de afișare. Derulați în partea de jos a ecranului Setări ecran pentru a găsi Respondent de vacanță Opțiuni.

Comutați pe și setați data primei zile.

În mod prestabilit, răspunsul vacant este dezactivat. Pentru a schimba selecția, faceți clic pe Responderea la vacanta pe buton de comutare.

Introduceți data când începeți vacanța în Prima zi camp. De asemenea, puteți să faceți clic în mijlocul unuia dintre câmpurile de date pentru a afișa un calendar. Din calendar, selectați data sau data (datele).

Pasul 4

Dacă nu știți când vă veți întoarce, vă recomand să completați câmpul Ultima zi. Ultima zi câmpul determină ultima zi în care va fi trimis mesajul dvs. de responder din Gmail. Pentru a completa câmpul, faceți clic pe caseta de validare pentru a activa funcția Ultima zi camp. Apoi, introduceți data sau utilizați calendarul pentru a introduce data.

Unii experți de e-mail vă recomandă să adăugați câteva zile suplimentare la data de întoarcere. Acest tampon ar putea să vă ofere o șansă suplimentară de recuperare înainte ca oamenii să încerce să vă contacteze. Această tactică poate avea efecte negative dacă cineva știe exact data de întoarcere. Deci, fii atent cu asta.

Adăugați data ultimei zile.

Pasul 5

Acum este momentul să vă creați mesajul dvs. real de ieșire din birou. Începeți prin a trimite mesajul dvs. o linie de subiect.

Rețineți că linia de subiect este una dintre cele mai importante părți ale unui e-mail. Unii destinatari nu vor citi trecutul subiectului. Deci, doriți să transmiteți cât mai multe informații aici. Am tastat "Acces limitat la e-mail până la 8/18" aici pentru că asta îi spune destinatarului ce trebuie să știe.

Completați linia subiectului dvs. de e-mail.

Pasul 6

Deoarece nu puteți anticipa cine primește mesajul dvs. de responder de vacanță, nu vă puteți adresa răspunsul la vacanță unui individ sau unui grup. Cel mai bine este să tastați corpul de e-mail.

Apoi tastați corpul e-mailului. Este întotdeauna o idee bună să includeți un contact alternativ în cazul în care există o problemă urgentă care trebuie rezolvată rapid. Dacă aveți mai multe proiecte, puteți numi un contact diferit pentru fiecare proiect. Lăsați contactele dvs. de rezervă să știe că pot primi mesaje suplimentare în timp ce dvs. ați plecat.

Scrieți corpul mesajului dvs. de e-mail.

Dacă utilizați un șablon de semnătură Gmail, semnătura dvs. Gmail va fi aplicată în e-mailul dvs. de responder de vacanță. Pentru mai multe informații despre șabloanele de semnături, aruncați o privire la:

Pasul 7

În cele din urmă, veți observa o căsuță de bifare în partea de jos care vă permite să limitați e-mailul de răspuns automat la persoanele din lista de contacte. Vă recomandăm să selectați această opțiune. Nu doriți ca răspunsul la vacanțe să meargă la buletine de știri de e-mail la care v-ați abonat sau la e-mailuri nedorite pe care le primiți.

Selectați opțiunea de limitare a răspunsului automat.

Odată ce sunteți mulțumit de mesajul dvs. Gmail în afara biroului, faceți clic pe Salvează modificările.

Rețineți că Gmail trimite doar mesajul de răspuns la concediu la un destinatar o dată la patru zile. Dacă un destinatar ignoră răspunsul dvs. de vacanță și vă trimite mai mult de un e-mail într-o zi, acesta nu va primi din nou mesajul Gmail din birou.

2. Testați mesajul Responder vacanță

Odată ce e-mailul dvs. de răspuns automat Gmail este configurat, vă recomandăm să aveți un prieten să vă ajute să testați caracteristica. Pentru a vă testa mesajul, adresați-vă prietenului dvs. să vă trimită un e-mail în prima zi în care vă aflați. 

Dacă răspunsul la vacanță funcționează, prietenul tău ar trebui să primească mesajul tău din birou. Dacă nu primesc mesajul de vacanță, repetați pașii de mai sus, până când e-mailul de responder al vacanței este setat corespunzător.

3. Răsturnați mesajul Responder vacante

Dacă nu ați introdus ultima zi pentru ca e-mailul dvs. de responder de vacanță să se încheie, dezactivați manual e-mailul de răspuns automat după ce vă întoarceți din concediu. Reveniți la Setări ecran și parcurgeți în jos. Apasă pe Vacanță responder off buton de comutare.  

Pentru a afla mai multe despre Gmail, consultați câteva din celelalte tutoriale ale noastre, inclusiv:

Cele mai bune practici ale celor mai buni răspunsatori

La fel ca orice alt e-mail pe care îl trimiteți, răspunsul dvs. de vacanță din Gmail reprezintă compania dvs. mică. Vrei să arate profesional și să transmită o imagine pozitivă.

Deși acest tutorial se aplică în mod specific în Gmail, puteți utiliza multe dintre aceste bune practici cu alte sisteme de e-mail.

Iată câteva bune practici pe care trebuie să le urmați pentru a vă asigura că mesajul Gmail out of office lasă impresia potrivită:

• Umor. S-ar putea să fiți tentați să faceți un mesaj în afara biroului, cum ar fi e-mailurile din birou enumerate în acest document HubSpot articol de Lindsey Kolowich. Doar dacă nu sunteți foarte asigurați-vă că acest tip de răspuns va fi bine primit de clienții și colegii dvs., nu lăsați un e-mail de vacanță amuzant. Este prea ușor pentru umor să răstoarne.
• Ce să includem. Mesajul dvs. autoresponder ar trebui să includă următoarele informații: datele pe care le veți pierde, când vă veți întoarce și ceea ce cititorul poate face în caz de urgență. Este, de asemenea, o idee bună să includeți o estimare brută a momentului în care se poate aștepta la un răspuns.
• Format. Utilizați formatul corect de e-mail în e-mailul dvs. de răspuns automat. Pentru a afla mai multe despre formatul corect de e-mail, revizuiți tutorialul nostru Tuts +, modul de formare a e-mail-urilor Business Master - și evitați dezastrele profesionale. Deoarece nu puteți anticipa cine primește mesajul dvs. de responder de vacanță, nu îl puteți adresa persoanei sau grupului.
• Format. Dacă aveți un șablon de semnătură configurat pentru e-mailurile dvs., utilizarea acestuia aici este o parte importantă a branding-ului dvs. Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți un proprietar de afaceri sau un agent independent. 
• Contact de rezervă. Este o idee bună să vă direcționați destinatarul de e-mail către altcineva care să răspundă la întrebări. Alegeți pe cineva ca rezervă, care este familiarizat cu proiectele dvs., cum ar fi un coleg sau un asistent virtual (VA). Nu uitați să întrebați copiile de rezervă dacă vă pot rezolva apelurile în timp ce dvs. ați plecat.
• Alte sisteme. Odată ce ați finalizat răspunsul dvs. de vacanță din Gmail, nu uitați să notați absența dvs. în alte instrumente, cum ar fi în Calendarul dvs. sau în orice instrumente de planificare a proiectului, în care sunteți enumerat ca resursă. Acest pas va împiedica oamenii să vă planifice pentru întâlniri în timpul petrecut.
• Rezista tentatiei. În timp ce vă aflați în vacanță, este posibil să fiți tentat să vă conectați de la distanță la e-mail și să răspundeți la câteva mesaje. Nu face asta. Dacă persoanele dvs. de contact își dau seama că răspundeți la mesaje, acestea vor presupune că sunteți la dispoziție. Alții nu vă vor respecta timpul departe de muncă dacă nu-l respectați singur.

După ce vă configurați e-mailul de răspuns automat, sunteți gata să vă bucurați de vacanță. Dar, ca toate lucrurile bune, vacanta ta trebuie sa se termine.

Iată câteva idei care vă ajută să vă relaxați înapoi la lucru.

O listă de verificare la îndemână pentru perioada de vacanță

Cu un e-mail de concediu înființat pentru a vă anunța persoanele de contact că nu sunteți disponibil, vă puteți relaxa și bucura de vacanța dumneavoastră.

Odată ce se termină vacanța, doriți să fiți sigur că vă întoarceți la lucru și că sunteți gata să plecați. Din păcate, primele zile în urmă pot fi dure, dacă nu aveți un plan.

Iată o listă de verificare la îndemână pentru a vă ajuta să vă relaxați din nou la lucru după ce ați ieșit din birou:

1. Dezactivați mesajul Gmail în afara biroului.Nu este nimic mai enervant decât să continuați să primiți un e-mail de vacanță mult timp după ce persoana sa întors. Dacă este posibil, acesta ar trebui să fie unul dintre primele lucruri pe care le faceți când vă întoarceți la birou.
2. Scanați mesajele înainte de a răspunde. O scurtă trecere în revistă a mesajelor vă permite să știți ce să vă așteptați. De asemenea, vă puteți reduce volumul de muncă dacă descoperiți că un expeditor a răspuns deja la propria întrebare.
3. Prioritizați mesajele și sarcinile de întoarcere. Nu încercați să faceți totul în prima zi în urmă. Luați act de orice situații de urgență reale sau mesaje evidente. După ce ați rezolvat situațiile de urgență și ați șters mesajele junk, răspundeți la celelalte mesaje în ordinea în care au fost primite.
   
4. Verificați calendarul pentru orice întâlnire viitoare. Programați timp pentru a vă pregăti pentru orice întâlnire programată. S-ar putea să fiți tentat să vă concentrați asupra curățării căsuței poștale atunci când vă întoarceți la serviciu, dar acest lucru vă poate lăsa nepregătit pentru alte aspecte ale muncii dvs..
5. Nu vă panicați. S-ar putea să vă ducă câteva zile să vă prindeți. E normal. Dacă întâmpinați mai întâi întrebările de urgență, majoritatea clienților și colegilor dvs. vor înțelege dacă trebuie să aștepte o zi sau două pentru ca dumneavoastră să reveniți la ele.
6. Lăsați munca la timp. Prea adesea ne întoarcem de la vacanță și anulează toate beneficiile unei repausuri bune, depășind-o în prima săptămână în urmă. Indiferent cât de repede este încărcat volumul de muncă, părăsiți locul de muncă într-o oră rezonabilă și încercați să nu accentuați cu privire la mesajele primite.

Deși acest tutorial este scris special pentru utilizatorii Gmail, multe dintre punctele din această listă de verificare pot fi de asemenea folosite de cei care utilizează alte sisteme de e-mail.

Ce înseamnă configurarea unui respondent de vacanță în Gmail pentru dvs.?

Cu un răspuns responder Gmail, nu trebuie să fiți "conectat" tot timpul. Afacerea ta va supraviețui timpului tău departe de muncă. Prin configurarea corectă a unui e-mail de răspuns automat în Gmail, vă puteți asigura că vacanța dvs. este o pauză reală de la locul de muncă și permiteți clienților și colegilor dvs. să știe la ce să vă așteptați în timp ce dvs. ați plecat.

Rețineți că e-mailurile dvs., inclusiv mesajul Gmail din birou, fac parte din branding. Veți dori să urmați cele mai bune practici de responder de vacanță, astfel încât mesajul dvs. să fie cât mai profesional posibil.

Odată ce vă întoarceți la serviciu, există câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a facilita tranziția de la vacanță. Începeți prin a vă dezactiva mesajul Gmail de la birou și prioritizați mesajele pentru a răspunde.

Puteți, de asemenea, apuca noua noastră carte electronică: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Măiestrie. Este disponibil pentru download GRATUIT, atunci când vă înscrieți la buletinul informativ Tuts + Business. 

Utilizați acest ghid de criminal pentru a vă organiza inbox-ul de poștă electronică după ce vă întoarceți din vacanță. Aflați cum să vă curățați rapid căsuța poștală și să începeți să procesați e-mailuri ca un profesionist.

Răspundeți la e-mail în timpul petrecut în birou? De ce sau de ce nu?