Share
Timpul liber este un avantaj comun oferit de majoritatea întreprinderilor. Potrivit statisticilor Centrului de Cercetare Economică și Politică, lucrătorul mediu din S.U.A. ia zece zile pe an. Cu toate acestea, volumul de timp liber pentru lucrătorii din alte țări este mult mai mare. A USA Today articolul arată că numărul mediu de zile libere în multe țări europene este de 30 de zile sau mai mare-Austria și Portugalia sunt legate de cel mai mare număr de zile libere (35).
Îți place timpul liber! Și de ce nu? Zilele personale pot fi folosite pentru orice, de la vacanțe până la întâlniri cu medicii și multe altele. Dar dacă aveți de gând să ia timp departe de la birou, lucru profesional de făcut este de a stabili un mesaj automat de e-mail de birou. Mesajul va permite clienților și colegilor să știe că nu sunteți disponibili și instruiți-i ce să facă înainte de a vă întoarce.
În acest tutorial scurt, cu un videoclip, veți învăța cum să configurați un mesaj din birou în Microsoft Outlook utilizând Expertul regulilor Outlook. Vom oferi instrucțiuni pas cu pas despre cum să configurați un răspuns automat în afara biroului în Outlook. Vom împărtăși, de asemenea, câteva dintre acestea, de asemenea, unele bune practici de e-mail de vacanta.
Înainte de a vă deplasa mai departe în învățarea cum să utilizați Microsoft Outlook, asigurați-vă că vă apucați de carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.
În ecranul de mai sus aflați cum să configurați rapid un răspuns automat în Outlook. Sau, citiți-vă pentru instrucțiuni scrise pentru a vă ajuta să configurați un mesaj departe de Outlook, cele mai bune sfaturi de urmat și mai multe:
Dacă nu aveți un cont Microsoft Exchange, va trebui să vă configurați mesajul din birou utilizând funcționalitatea regulilor Outlook. Puteți afla mai multe despre utilizarea regulilor MS Outlook în acest tutorial:
Primul pas pentru a stabili un răspuns Outlook out of office este să creezi textul mesajului tău în afara biroului și să îl salvezi ca un șablon. Porniți în Inbox Outlook:
Primul pas în crearea unui mesaj este să deschideți un nou mesaj de poștă electronică. Apasă pe Email nou pictograma din stânga sus. Mesaj nou apare fereastra:
Tastați corpul mesajului Outlook away în noul e-mail pe care tocmai l-ați deschis.Notă: Acest mesaj utilizează Șablonul 1000 de e-mailuri pentru semnături de la Envato Elements. De asemenea, puteți descărca și personaliza propria dvs. semnătură de e-mail GraphicRIver.
Dacă utilizați în e-mailul dvs. imagini cu semnătură de e-mail sau orice alt tip de imagine încorporată, asigurați-vă că formatul mesajului este setat la HTML. Aflați mai multe despre șabloanele de semnătură pentru e-mail în acest tutorial:
Tipul tau Subiect line și corpul mesajului dvs. de e-mail. Nu este nevoie să completați La , deoarece mesajul va fi trimis automat celui care vă trimite un mesaj.
Iată un exemplu:
Păstrați mesajul Outlook departe de scurtătate și la punct.După ce ați finalizat o schiță a mesajului dvs., trebuie să îl salvați ca șablon. Selectați Fișier> Salvați ca. A Windows Explorer promptul apare astfel încât să stocați și să salvați mesajul.
Alegeți o locație de fișier pe computerul dvs. pentru a stoca mesajul, introduceți numele fișierului și salvați fișierul în formatul șablonului Outlook:
Salvați mesajul din birou ca un șablon. Următorul pas în crearea unui mesaj automat de ieșire din birou este crearea unei reguli pentru trimiterea mesajului. Clic Fişier în căsuța de e-mail Outlook pentru a merge la informatii despre cont ecran:
Puteți accesa Regulile Outlook din informatii despre cont ecran.Clic Gestionați regulile și alertele. Asigurați-vă că Reguli de e-mail fila selectată. Reguli și alerte apare fereastra. Veți vedea o listă a regulilor curente de e-mail:
Puteți crea o nouă regulă de e-mail de la Reguli și alerte fereastră sau modificați una existentă.Apasă pe Noua regulă pictograma de deasupra listei de reguli pentru a afișa Reguli Wizard:
Porniți-vă mesajul îndepărtat cu o regulă necompletată care va fi aplicată mesajelor pe care le primiți.Sub Porniți de la o regulă necompletată categorie selectați Aplică regulă pe mesajele pe care le primesc opțiune. Apasă pe Următor → buton. Al doilea Reguli Wizard Afișaje pe ecran:
În acest ecran, definiți persoanele care vor primi adresa dvs. de e-mail în afara biroului.Notă: unii experți în securitate recomandă acum să limitați cine primește răspunsul dvs. din birou în afara biroului, decât să-l trimită tuturor celor care vă trimit un mesaj de poștă electronică.
Pentru a determina cine primește răspunsul din oficiu, bifați caseta următoare de la oameni sau de la un grup public sub Pasul 1. Faceți clic pe linkul de sub Pasul 2 pentru a deschide agenda și pentru a alege cine va primi mesajul dvs. de autoreducere și apoi faceți clic pe Din buton. Cel mai probabil veți dori să alegeți adresele de e-mail ale colegilor cu care vă ocupați des, precum și e-mailurile clienților importanți. Când ați selectat cine va primi automat, faceți clic pe O.K apoi faceți clic pe Următor → pe Reguli Wizard.
Dacă nu doriți să limitați cine primește răspunsul dvs. din birou, faceți clic pe Următor → fără a face nicio selecție în acest sens Reguli Wizard ecran. Mesajul dvs. de autoreply va fi trimis tuturor celor care vă trimit un mesaj de poștă electronică.)
În orice caz, al treilea Reguli Wizard apare ecranul:
În acest ecran, alegeți șablonul mesajului de plecare creat anterior.Selectează răspundeți utilizând un șablon specific opțiune sub Pasul 1. Sub Pasul 2 apasă pe răspundeți utilizând un șablon specific legătură. Selectați un șablon de răspuns apare fereastra:
Alegeți șablonul care conține răspunsul dvs. automat de la distanță.Selectați șablonul creat anterior și dați clic pe Deschis. (Dacă nu ați salvat șablonul în locația prestabilită, este posibil să fie necesar Naviga pentru ao găsi.)
Clic Următor → pentru a merge la următoarea Reguli Wizard, care solicită excepții. Nu vrem să specificăm excepții. Clic Următor → și vi se va cere să denumiți regula:
Utilizați finala Reguli Wizard fereastră pentru a numi regula și ao porni.Introduceți numele regulii. Asigurați-vă că Activați această regulă este bifată caseta de selectare.
Apasă pe finalizarea butonul activat Vrăjitorul regulilor. Apoi faceți clic pe aplica pe butonul " Reguli și alerte fereastră și apoi faceți clic pe O.K.
Tocmai ați creat un Autoresponder în MS Outlook!
Acum, că v-ați creat mesajul de birou, este o idee bună să vedeți dacă funcționează înainte de a vă părăsi biroul.
Puteți testa mesajul de autoreșiere prin trimiterea unui mesaj dintr-un alt e-mail pe care îl dețineți - atâta timp cât ați inclus acel e-mail în regulă ca fiind cel care ar trebui să primească mesajul de auto-redirecționare. Sau puteți să vă înscrieți ajutorul unui prieten al cărui e-mail ați inclus ca pe un mesaj care ar trebui să primească mesajul în afara biroului.
După o scurtă așteptare (unele sisteme de e-mail recuperează mesajele primite în loturi), verificați adresa de e-mail la care ați trimis mesajul de e-mail de test. Dacă ați urmat pașii în mod corespunzător, acea adresă de e-mail va fi primit automat de la birou.
Când vă întoarceți la birou, este timpul să dezactivați mesajul în afara biroului. Din căsuța de e-mail selectați Fişier pentru a merge la Informatii despre cont ecran.
Trebuie să vă întoarceți la Reguli și alerte fereastră pentru a dezactiva mesajul "out of office".Faceți clic pe Gestionați regulile și alertele icon. Reguli și alerte apare fereastra:
Utilizați caseta de selectare pentru a activa funcția Răspuns din afara biroului respinge.Eliminați verificarea de lângă Răspuns din afara biroului (sau orice ați numit regula dvs.). Apasă pe aplica apoi faceți clic pe O.K. Răspunsul dvs. din birou a fost oprit.
Pentru a reporni din nou, reveniți la Reguli și alerte fereastră. Bifați caseta de lângă regula, apoi faceți clic pe aplica și O.K.
Din moment ce mesajul Outlook away va fi primit de clienții și clienții dvs., precum și de colegii dvs., trebuie să vă asigurați că este profesional. Iată câteva bune practici pe care trebuie să le urmați pentru Outlook:
Dacă știți exact cine va primi mesajele, probabil că le înțelegeți simțul umorului. Puteți introduce un umor bun în mesajul tău din birou - dar fii atent. Ceea ce credeți că este amuzant poate părea neprofesional pentru ceilalți. Dacă nu știți cine va primi mesajul dvs., este probabil o idee bună să săriți umorul.
CollectiveHub are o listă de mesaje e-mail funny out of office. Vă voi lăsa să vă decideți care dintre dvs. considerați potrivite.
Mesajul tău din birou este o comunicare profesională și ar trebui să o tratezi ca atare. Poate fi scurtă, dar ar trebui să includeți cel puțin următoarele:
Pentru mai multe detalii despre modul de a învăța formatul adecvat de e-mail de afaceri, studiați acest tutorial:
Sfaturi tradiționale pentru răspunsurile din afara biroului au avut creatorul de mesaje care a spus când vor pleca și când se vor întoarce. De asemenea, de multe ori, a recomandat expeditorului să numească un coleg care ar putea ajuta pe cei care vă trimiteți prin e-mail în timp ce sunteți plecați. Unii creatori de mesaje au inclus chiar și detalii despre concediul lor, cum ar fi locul în care se îndreptau.
Din păcate, vremurile s-au schimbat. Mulți experți simt acum că astfel de mesaje de birou detaliate vă pot pune în pericol - mai ales dacă mesajul dvs. este trimis tuturor celor care vă trimit e-mailuri, care ar putea include spam-uri și chiar criminali. Este mai sigur să păstrați mesajul dvs. general pentru răspunsurile din oficiu care se adresează automat tuturor celor care vă trimit e-mailuri. O altă alternativă este să controlați cine primește răspunsul dvs. din birou, așa cum am făcut în exemplul pe care l-am creat.
Dacă știți cine vă va primi răspunsul în afara funcției Outlook, trebuie să tratați răspunsul automat ca orice alt mesaj profesional pe care îl trimiteți. Aceasta înseamnă că trebuie să includeți o semnătură de e-mail cu acest mesaj. (Dacă nu știți cine va primi mesajul departe, o semnătură completă prin e-mail poate avea prea multe detalii.)
Dacă aveți un șablon de semnătură configurat pentru e-mailurile dvs., utilizarea acestuia este o parte importantă a branding-ului dvs. Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți un proprietar de firmă mică sau un agent independent.
Dacă faceți o vacanță, este posibil să fiți tentat să verificați frecvent e-mailul. Și telefoanele noastre mobile și telefoanele inteligente fac verificarea atât de ușoară.
Nu dați în acea ispită. Dacă nu aveți obligația să vă faceți check-in, lăsați pauza ta să fie o adevărată pauză. Veți reveni destul de repede la lucru. Bucurați-vă de timpul liber. Când te întorci, te vei simți mult mai odihnit.
Crearea unui răspuns automat în Outlook este doar unul dintre lucrurile pe care le puteți face cu sistemul dvs. de e-mail. Pentru a afla mai multe despre cum să utilizați Microsoft Outlook, studiați aceste tutoriale:
De asemenea, avem o resursă excelentă care vă va ajuta să vă organizați mesajele primite și să obțineți controlul asupra e-mailului dvs. Se numeste: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery și este gratuit atunci când vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business.
Tocmai ați învățat cum să configurați un răspuns automat din birou în Outlook. De ce nu mergeți mai departe și creați un mesaj departe de Outlook astăzi? De asemenea, dacă nu aveți deja o imagine de semnătură pentru e-mailul dvs., puteți continua și descărcați unul de la Envato Elements sau GraphicRiver.
Accentsconagua