Share
Dacă vă conduceți propria afacere online, nu există o zi care să treacă când ați spune "nu sunt atât de ocupat astăzi".
Suntem mereu ocupat!
Nu există niciodată o lipsă de lucruri de făcut. Pentru fiecare sarcină pe care o eliminăm din lista noastră de verificare, mai sunt încă patru pe care să le adăugăm pe plăcuța noastră. Lucram ore îndelungate, adesea sacrificând lucruri precum un weekend relaxant (ce-i asta?) Și o oră fericită la bar cu prietenii.
Dar când faceți un pas înapoi și evaluați afacerea dvs. - imaginea de ansamblu - ce vedeți?
Afacerea dvs. crește? Este din ce în ce mai eficient? Nivelul dvs. de bază crește de la o lună la alta sau se menține neted?
Pentru mulți proprietari de afaceri online, în special freelanceri, se poate simți ca și cum ați alerga la locul lor. Vă mențineți operațiunea pe linia de plutire, dar nu aveți timp și energie să vă concentrați asupra preluării lucrurilor la nivelul următor.
V-ați lăsat locul de muncă pentru a vă crea propria afacere, însă vă dați seama că tot ce ați creat este o nouă slujbă pentru dvs. fără libertatea pe care ați stabilit-o inițial să o obțineți.
Suna familiar? Sigur a fost cazul pentru mine. Asta ma determinat să încep să construiesc sisteme în afacerea mea, ceea ce mă permite să mă concentrez asupra imaginii mai mari: Scalarea, creșterea și trecerea lucrurilor la nivelul următor.
Acest articol vă va ajuta să începeți să vă sistematizați afacerea și să-l construiți într-o mașină care se poate executa singură, comandându-vă nava.
Acum, că vă gândiți la jocul lung, faceți un minut pentru a vizualiza unde vă vedeți direcția de afaceri în următoarele șase luni, un an, trei ani ...
Datorită sistematizării, am reușit să fac trecerea de la munca clientului la construcția de produse.
Dacă desfășurați o consultanță, viziunea dvs. ar putea include lucruri cum ar fi atragerea mai multor clienți sau atragerea de clienți mai mari cu proiecte cu buget mai mare. Acest lucru te-ar putea duce să-ți dezvolți personalul dincolo de tine, și trecerea de la a fi un solo freelancer la o agenție mică.
Sau dacă sunteți ca mine, s-ar putea să vă gândiți să treceți de la munca de consultanță pentru a vă concentra mai mult pe vânzarea de produse. Datorită sistematizării, am reușit să fac trecerea de la munca clientului la construcția de produse. De fapt, unul dintre acele produse, SweetProcess, sa născut din nevoia mea de a fi sistematizat. Mai multe despre asta mai târziu ...
Linia de jos este următoarea: Nu puteți începe să mutați afacerea înainte până când stabiliți direcția în care vă îndreptați. Ia ceva timp - Da, programați-l în calendarul dvs. - să vă gândiți serios la locul unde vă aflați astăzi și unde doriți să fiți până anul viitor.
Sunteți gata să începeți procesul de sistematizare a afacerii dvs.? Începeți prin a identifica fructul care se agită, sau sarcinile care apar din când în când, consumând timp prețios în rutina zilnică sau săptămânală. Acestea sunt obiective principale pentru sistematizare.
Poate fi tentant să credem că fiecare zi este diferită, fiecare proiect este diferit, fiecare client este diferit. S-ar putea să credeți că nu există nimic care să fie "standardizat" în afacerea dvs. Tot ce faci este unic.
Dar, odată ce vă dați o idee, ați fi surprins de câte sarcini repetitive se ridică la suprafață. Faceți un pas înapoi și examinați ceea ce ați lucrat astăzi. Uită-te la ce ai făcut ieri. Uită-te la lista de lucruri pe care ai lucrat săptămâna trecută. Există probabil o mulțime de sarcini care pot fi transformate în sisteme.
Iată câteva exemple care se aplică pentru aproape orice afacere:
Iată câteva care ar putea fi aplicabile dacă sunteți un dezvoltator web:
Iată câteva idei pentru designeri, ilustratori sau fotografi:
Și câteva idei dacă sunteți scriitor sau blogger:
Lista va continua pentru afacerea dvs. particulară și modul în care faceți lucrurile. Ideea este să începeți să identificați sarcinile care pot fi sistematizate - și, în cele din urmă, delegate - altcuiva care să se ocupe în timp ce vă concentrați asupra lucrurilor mai importante.
Acum că ați identificat câteva sarcini care pot fi sistematizate, este timpul să începeți să le documentați în proceduri pas cu pas.
Aceste proceduri vor deveni coloana vertebrală a afacerii dvs.; acestea vor servi ca manual de operare pentru a vă menține afacerea. Procedurile dvs. vor deveni un element-cheie pentru afacerea dvs., deoarece angajații viitori se vor baza pe acestea pentru a-și executa slujba. De asemenea, procesul de angajare și formare a noilor angajați va fi complet neîntrerupt, evitându-se obstacolele obișnuite care vin împreună cu cifra de afaceri a angajaților.
Când se documentează procedurile, cheia trebuie să fie cât mai detaliată posibil. Niciun detaliu nu este prea evident sau auto-explicativ.
Chiar dacă sunteți încă o operațiune de o persoană, este important să începeți documentarea procedurilor mai devreme decât mai târziu. Acest lucru vă va ajuta să vă stabiliți baza pe măsură ce vă pregătiți să vă angajați primul angajat. De fapt, înapoi când lucram singur, am descoperit că această exercițiu de documentare a procedurilor mele ma făcut să-mi dau seama cât de mult poate fi și ar trebui externalizat. M-am făcut să progresez la următoarea etapă mult mai repede decât am anticipat.
Când se documentează procedurile, cheia trebuie să fie cât mai detaliată posibil. Niciun detaliu nu este prea evident sau auto-explicativ. Includeți fiecare pas, sub-pas și explicație pe măsură ce documentați procedura.
Îmi place să încep prin a oferi o "prezentare generală" a procedurii, pentru a oferi persoanei un anumit context în legătură cu motivul pentru care această procedură este importantă și care este rezultatul dorit. Apoi încep de la început și includ fiecare pas pentru a ajunge acolo.
Ca un exemplu al tipului de detalii pe care îl includ, este o procedură publică pe care am făcut-o acum câteva săptămâni despre cum să configurați și să lansați un nou podcast.
Este incredibil de important ca procedurile dvs. să nu fie doar un document text lung, fără vizuale. Blocurile lungi de text sunt incredibil de greu de urmărit și fac prea ușor pentru persoana să treacă din greșeală peste un detaliu important.
De aceea, vă recomand să includeți imagini (capturi de ecran) și / sau videoclipuri pentru a adăuga claritate fiecărui pas. Dacă echipa dvs. lucrează de la distanță și majoritatea afacerilor online fac aceste zile, atunci știți cât de important este să obțineți punctul dvs. vizibil, deoarece nu aveți luxul de a sta lângă persoana și a demonstra cum este făcut.
Încerc să includ cel puțin o captură de ecran cu fiecare pas. Pe Mac, iau câteva screenshot-uri rapide și le trag în SweetProcess, instrumentul meu pentru crearea procedurilor. De asemenea, îmi place să adaug notații la imagini, cum ar fi cutii și săgeți. Pentru aceasta, voi folosi instrumentele de notare încorporate în SweetProcess sau uneori pot folosi instrumente externe cum ar fi Clarify.
Când trebuie într-adevăr să mă asigur că am un punct de vedere, înregistrez un videoclip video și încorporez videoclipul într-un anumit pas al procedurii. Există diferite instrumente care fac ușor înregistrarea clipurilor video de pe ecran. Pentru înregistrări scurte (mai puțin de 5 minute), îmi place scenariul deoarece este bazat pe browser și ușor de aprins rapid. Pentru înregistrări mai îndelungate, folosesc ScreenFlow pe Mac. Camtasia este o alternativă bună pentru cei de pe Windows.
La început, este întotdeauna o idee bună să executați singur procedurile, așa cum ați făcut. Doar acum, faceți un punct de urmat, împreună cu procedurile create de dvs. pentru a confirma că nu ați omis mai multe detalii. De fiecare dată când fac asta, găsesc cel puțin un lucru pe care l-am uitat să-l includ.
Ați angajat primul angajat sau un asistent virtual? A fost făcută contractor? Acum este timpul să le dați ceva de făcut!
Bine că ați documentat câteva proceduri. Trimiteți-i o procedură și spuneți-i să o urmeze de fiecare dată când execută această sarcină.
Acum că ați început să delegați aceste proceduri, ar trebui să începeți să simțiți un sentiment de ușurare. Lucrurile se termină, dar se grabesc mai puțin din timpul tău, ceea ce te-a eliberat să te concentrezi pe activități mai importante.
Dar munca ta este departe de a fi complet! Trebuie să monitorizați continuu sistemele și procesele, să le optimizați și să le îmbunătățiți pentru a le face mai eficiente.
Există mai multe moduri de a face acest lucru:
Există pași care vă împiedică echipa? Au fost anumite aspecte efectuate incorect? Acestea dezvăluie zone imediate în care vă puteți depana procedurile. Căutați modalități de a adăuga mai multă claritate sau de a aborda neînțelegerile obișnuite.
Trebuie să monitorizați continuu sistemele și procesele, să le optimizați și să le îmbunătățiți pentru a le face mai eficiente.
Odată cu trecerea timpului, veți fi detasați de nuanțele modului în care lucrurile funcționează "pe teren". Este în regulă. Înseamnă că te concentrezi pe lucruri mari, ceea ce ar trebui să faci.
Din fericire, aveți pe cineva care are cunoștințe intime despre nuanțele procedurilor dvs.: angajații dvs. care le execută! Împuterniciti-i sa ofere sugestiile lor despre modalitatile de imbunatatire a procedurilor atunci cand se confrunta cu o modalitate mai buna de a face acest lucru. Solicitați-i să lase comentarii cu privire la procedura în sine sau pur și simplu trimiteți sugestiile lor direct la dvs..
În lumea online, lucrurile se mișcă repede. Noi instrumente devin disponibile în mod constant, ceea ce face ca locurile noastre de muncă să fie infinit mai ușoare decât au fost odată. Procedurile dvs. pot beneficia de noi instrumente pe măsură ce acestea vin pe piață.
Fiți mereu în căutarea acestor lucruri și cereți-le angajaților să se uite și la acestea. În decursul unui an, puteți găsi un nou instrument sau o tehnică care vă permite să radeți mai mulți pași în afara procedurilor dvs., ceea ce face ca întreaga dvs. afacere să fie mai eficientă.
Cu o bibliotecă de proceduri standard de operare care vă alimentează afacerea, ați construit o mașină care rulează singură! Ați stabilit etapa pentru o fază interesantă de scalabilitate și creștere.
Deci, unde te duci de aici?
Dumneavoastră, în calitate de proprietar al afacerii, puteți să vă opriți să vă angajați în afacerea dvs. Acum puteți începe să lucrați la afacerea dvs..
Cu libertatea nouă găsită, puteți petrece mai mult timp concentrându-vă pe lucruri precum:
Aveți întrebări sau sugestii despre modul în care putem sistematiza afacerile noastre online? Să vorbim despre asta în comentariile!
Accentsconagua