Share
Angajarea angajaților este un pas important în evoluția afacerii dvs. mici. Dintr-o dată, în loc să trebuiască să faceți totul pe cont propriu, puteți să delega sarcini și să vă concentrați asupra lucrurilor importante. Cu mai mulți oameni care contribuie, creșterea companiei dvs. poate decola.
Dar, cu angajarea de angajați vine și o mulțime de dureri de cap suplimentare, de asemenea, și o mare parte din care este imaginind modul de a efectua salarizare. Nu numai că trebuie să stabiliți cât trebuie să plătiți fiecărei persoane și să efectuați transferul, dar trebuie, de asemenea, să stabiliți impozitele pe salarii. Într-o anchetă din 2015 a întreprinderilor mici din S.U.A. de către Asociația Națională pentru Micii Întreprinzători, impozitele pe salarii au fost pe primul loc din toate impozitele atât în ceea ce privește sarcina financiară,.
A face greșit poate fi și costisitoare. În 2015, IRS a impus 6,25 milioane de sancțiuni în valoare de peste 4,25 miliarde de dolari legate de impozitele pe muncă.
Deci, în acest tutorial, veți învăța cum să vă configurați sistemele și să procesați salarizarea pentru o afacere mică cu mai mulți angajați. Indiferent dacă tocmai v-ați angajat pe primii angajați sau dacă ați efectuat o plată de plată pentru o perioadă și doriți să vă îmbunătățiți procesul, acest tutorial vă acoperă. Veți afla despre diferitele opțiuni pe care le aveți, despre pașii pe care trebuie să le parcurgeți și despre mecanismele de refuzare a impozitului și de efectuare a plăților către angajații dvs..
Rețineți că unele detalii, cum ar fi taxele și alte elemente care trebuie deduse, vor varia în diferite părți ale lumii și pentru diferite tipuri de companii și angajați.
În acest tutorial, vom trece prin pașii generali de înființare a unui sistem de salarizare, însă nu uitați că detaliile pot fi diferite în situația dvs. specifică, deci asigurați-vă că primiți un ghid de la administrația locală care explică ce trebuie să faceți. În S.U.A., de exemplu, Publicația IRS 15 este un ghid util pentru responsabilitățile fiscale federale ale angajatorilor (deși statele și orașele au, de asemenea, propriile reguli fiscale care trebuie luate în considerare).
Să începem să aruncăm o privire asupra a ceea ce este un sistem de salarizare și cum funcționează.
Practic, un sistem de salarizare are două funcții principale: să se asigure că angajații sunt plătiți cuantumul corect și să se asigure că guvernul primește plata cuvenită.
Aceste zile, multe companii își conduc sistemele de salarizare folosind software specializat sau aplicații online (pe care o vom examina în secțiunea următoare). Dar forma pe care o ia nu este importantă: atâta timp cât faceți totul cu exactitate, puteți efectua și salarizarea folosind propriile înregistrări manuale.
Prin urmare, componentele de bază ale unui sistem de salarizare sunt:
Acestea sunt elementele de bază, dar, în funcție de situația angajaților dvs., este posibil să aveți nevoie de cont pentru ore suplimentare, bonusuri, deduceri către o schemă de pensii și mai mult.
Cei care plătesc angajații suna ca și cum ar fi un lucru ușor de făcut, dar când începeți să luați în calcul impozitul și alte considerente, acesta poate deveni destul de complicat, cu spațiu semnificativ de eroare. Atât de multe companii aleg fie să externalizeze procesarea salarizării, fie să utilizeze software sau servicii specializate.
Iată principalele opțiuni pentru modul de procesare a salarizării, cu argumentele pro și contra:
Potrivit Asociației Naționale pentru Small Business, 41% dintre întreprinderile mici din S.U.A. externalizează serviciile de salarizare către o companie externă. Și majoritatea întreprinderilor cu mai mult de cinci angajați externalizează.
Avantajul de a obține o altă companie pentru a vă face salariul este că nu mai aveți dureri de cap și că este posibil ca acestea să aibă dreptate, deoarece acestea sunt principalele lor afaceri.
Principalul dezavantaj este că poate fi costisitor. Același sondaj efectuat de NSBA a constatat că o treime din firmele mici cheltuiesc mai mult de 6.000 de dolari pe an pentru administrarea taxelor de salarizare și a salariilor. Aceasta este o investiție destul de mare pentru o companie mică.
Desigur, sunt mai bune tranzacții acolo, deci nu trebuie să cheltuiți prea mult. Obțineți citate de la câteva companii pentru a vedea ce va costa. Câteva dintre cele mai mari companii din acest domeniu sunt ADP și Paychex. Unele dintre companiile menționate în secțiunea următoare oferă de asemenea opțiuni full-service.
O altă opțiune populară, în special pentru întreprinderile mai mici, este de a gestiona singuri salarii, dar folosind software specializat sau aplicații online pentru a le ghida prin proces și pentru a efectua calculele pentru ei.
ADP și Paychex oferă de asemenea acest tip de soluție, la fel și multe alte companii, cum ar fi Intuit, Gusto și Patriot Software.
Avantajul acestei abordări este că este adesea mai ieftin decât angajarea unui furnizor de servicii complete de plată, dar totuși beneficiați de un serviciu fiabil - atâta timp cât vă alăturați informațiilor corecte, software-ul va efectua calculele necesare și va facilita procesul tu.
Dezavantajul este că nu obțineți la fel de mult cum ați face de la un furnizor de servicii complete, deci sunteți responsabil pentru utilizarea corectă a software-ului. Și costă încă mai mult decât opțiunea 3, care este ...
Dacă sunteți încrezător în propriile dvs. abilități financiare și tehnice și în înțelegerea codului fiscal al țării dvs. sau dacă aveți pe cineva din personalul care vă poate face acest lucru, atunci este posibil să doriți să efectuați plata integrală a salarizării. Puteți calcula singuri salariile și impozitele, puteți tipări salariile și puteți procesa plățile către angajații dvs..
Avantajul acestei abordări este că nu trebuie să plătiți alți furnizori și totul este sub controlul dumneavoastră.
Dezavantajul evident este că poate fi destul de complicat și că acest lucru fără ajutor extern poate duce la erori costisitoare. De asemenea, nu uitați că timpul dvs. are un cost atașat la acesta. Dacă cheltuiești o mulțime de timp și de energie pentru plata salariilor, asta deviază timpul și energia departe de alte lucruri mai productive pe care le-ai putea face.
Vom trece prin câțiva pași în restul acestui tutorial și există calculatoare online și alte instrumente care vă pot ajuta, dar poate fi destul de greu să vă conduceți propriul sistem de salarizare, deci luați în considerare cel puțin unele dintre furnizori online sau full-service.
Odată ce v-ați decis cu privire la abordarea dvs., primul pas în procesul de plată este colectarea informațiilor necesare fiecărui angajat.
Cel puțin, care constă în:
Cele mai multe dintre acestea sunt destul de simple, dar voi explica doar un pic despre cel de-al doilea punct, privind indemnizațiile fiscale. Acest lucru depinde de sistemul dvs. de impozitare, dar în S.U.A., de exemplu, angajații pot solicita alocații diferite pentru a-și reduce taxele, în funcție de faptul că sunt căsătoriți, câte copii dețin și așa mai departe. Trebuie să cunoașteți aceste informații pentru a putea retine suma corectă de impozit. Îl puteți aduna prin angajarea angajatului într-un formular W-4.
Dacă utilizați software de salarizare, acesta ar trebui să calculeze salariile pentru dvs., dar este bine să știți cum să faceți acest lucru, astfel încât să puteți înțelege și verifica rezultatele.
Din fericire, calculul salariilor brute (adică suma totală înainte de impozitare) este destul de simplă.
Dacă angajatului dvs. i se plătește un salariu anual, doar împărțiți salariul cu numărul total de perioade de plată în cursul anului. De exemplu, dacă angajatul dvs. câștigă 30.000 $ pe an, plata lunară va fi de 30.000 $ / 12 = 2.500 $. Dacă i-ați plătit săptămânal, pur și simplu ați diviza cu 52 în loc de 12.
Dacă plătiți cu o oră, înmulțiți doar numărul de ore lucrate cu rata de plată. Să presupunem că angajatul câștigă 30 de dolari pe oră, iar o rată suplimentară de 45 de dolari pe oră. În săptămâna trecută, a lucrat 40 de ore regulate și 10 ore suplimentare. Plata ei brută ar fi:
De asemenea, asigurați-vă că adăugați bonusuri sau alte elemente unice. Până acum este destul de simplu, dar lucrurile devin mai complicate atunci când se implică taxanul ...
Angajații dvs. trebuie să plătească impozit pe salariul lor și, în majoritatea țărilor, vor trebui să contribuie și cu o parte din salariul lor pentru a finanța un tip de sistem de securitate socială. Este de datoria ta să iei banii din salariile lor și să-l trimiți autorităților competente.
În plus, ca angajator ar trebui să plătiți impozitul pe baza numărului de lucrători pe care îl aveți sau, mai des, cu suma pe care o câștigă.
Astfel, responsabilitatea dvs. ca angajator este să vă asigurați că sistemul dvs. de salarizare reține valoarea salarială și de securitate socială de la angajați și, de asemenea, ca angajatorul să plătiți cuantumul impozitului pe salarii.
Detaliile variază foarte mult în funcție de țară, dar iată un exemplu în care ar funcționa în Regatul Unit:
Să presupunem că angajatul tău, Tina, are un salariu anual de 60.000 £.
În Marea Britanie, ca și în multe alte țări, angajații primesc o indemnizație fără taxe în fiecare an. O persoană poate câștiga 11.000 de lire sterline înainte de a plăti vreun impozit. Astfel, Tina va plăti doar impozitul pe venitul anual de 49 000 de lire sterline.
După aceea, veniturile sunt impozitate la rate diferite pe măsura creșterii. În Marea Britanie, trupele sunt:
Astfel, impozitul pe salariul Tinei va arăta astfel:
În fiecare lună, atunci salariul ar arăta astfel:
Rețineți că, de asemenea, trebuie să efectuați un calcul similar pentru a determina cât de mult să retineți pentru asigurările naționale. Și, pe lângă aceasta, va trebui să vă înscrieți contribuțiile la asigurările naționale, în calitate de angajator, pe baza unui procentaj din salariul lunar al Tinei care depășește un anumit prag.
În unele cazuri, este posibil să trebuiască să faceți alte ajustări ale salariului angajatului dvs., cum ar fi contribuțiile la un plan de pensii, primele de asigurare de sănătate sau orice concediu de odihnă sau de boală.
Clarați-vă dacă doriți să faceți aceste ajustări înainte sau după reținerea la sursă. De exemplu, în multe țări, contribuțiile la planurile de pensii sunt adesea scăzute înainte de calculul impozitului, reducând efectiv venitul impozabil al angajatului și oferind un stimulent pentru economiile de pensii.
După ce ați stabilit cât să plătiți și cât de mult să retineți, este timpul pentru partea distractivă: trimiteți efectiv angajații dvs. banii câștigați cu greu!
În mod tradițional, acest lucru se făcea de obicei prin cec, dar transferurile bancare electronice sunt din ce în ce mai populare. Federația Națională a Afacerilor Independente afirmă că aproape 60% din angajații din S.U.A. sunt plătiți prin depunere directă în conturile lor bancare.
Modul în care funcționează este simplu: trebuie doar să obțineți detaliile contului bancar al angajatului și să efectuați un transfer în cont, fie prin utilizarea software-ului bancar online, fie prin utilizarea software-ului dvs. de salarizare, care include adesea această caracteristică (de exemplu, oferta de depozit).
Este mai ieftin și mai rapid decât tipărirea și trimiterea de cecuri și există riscul mai scăzut de pierdere sau furt a controalelor. Rețineți că, chiar dacă efectuați plata în mod electronic, va trebui totuși să furnizați o declarație fiecărui angajat care să prezinte detaliile plății pentru perioada respectivă și orice taxe reținute.
De asemenea, trebuie să faceți rapoarte către autoritățile fiscale și să le trimiteți fondurile pe care le-ați reținut de la angajați.
În Marea Britanie, de exemplu, ați trimis suma de 1.100 de lire sterline pe care ați reținut-o de la plata din Tina, plus contribuțiile necesare pentru asigurarea națională, până la data de 22 a lunii. Neplata la timp duce la o înghețare 3% zilnic plus alte penalități.
De asemenea, trebuie să trimiteți rapoarte în fiecare lună cu privire la suma pe care ați plătit-o angajaților și cât ați scăzut din plata salariilor. Și va trebui să raportați la HMRC ori de câte ori angajați un nou angajat sau când circumstanțele angajatului se schimbă.
Apoi, va trebui să faceți un raport anual către HMRC la sfârșitul fiecărui an fiscal, precum și să trimiteți tuturor angajaților dvs. o declarație "P60" care să rezume salariile totale și deducerile pentru anul.
Alte țări au propriile cerințe, dar este probabil să fie un proces destul de similar. Ideea de bază este să raportați în mod regulat autorităților fiscale și să plătiți cu promptitudine toate banii pe care l-ați reținut din salariile angajaților, plus orice banii pe care îi datorați.
Autoritățile fiscale ale fiecărei țări vor avea, de asemenea, reguli privind înregistrările salariale pe care trebuie să le păstrați și pentru cât timp, asigurați-vă că păstrați tot ceea ce aveți nevoie.
Deci, acum știi cum să înființezi și să conduci un sistem de salarizare pentru afacerea ta mică. După cum ați văzut, calculul salariului de bază este destul de simplu, făcând deduceri pentru taxe, asigurări sociale și alte elemente care pot face procesul destul de complicat.
Un furnizor bun de servicii de salarizare sau un sistem software va elimina o mare parte din durerea de cap de la dvs., deci investiția ar putea fi în valoare de ea, mai ales atunci când afacerea dvs. crește și angajează mai mulți oameni.
Acum că aveți o înțelegere solidă a salarizării, este timpul să citiți despre aspectele mai amuzante ale angajării angajaților pentru afacerea dvs.:
Icon de salarizare proiectat de Yamini Ahluwalia din Proiectul Noun.
Accentsconagua