Cum să răspundem la introduceri de e-mail cu o etichetă bună

Ați primit vreodată o introducere prin e-mail și ați întrebat cum să răspundeți? Introducerea de contacte importante prin persoane pe care le cunoașteți este vitală pentru succes. Astfel de introduceri vă pot ajuta să găsiți un loc de muncă, clienți sau chiar să vă faceți un prieten.

Cunoașterea modului potrivit de a răspunde la o introducere prin e-mail reprezintă o importantă abilitate de afaceri și socială. Nu ai oa doua șansă să faci o primă impresie bună. Și puteți fi siguri că e-mailul pe care îl trimiteți ca răspuns la o introducere va lăsa o impresie. Trebuie să vă asigurați că impresia pe care o faceți este cea potrivită.

În acest articol: 

• Descriu câteva situații de afaceri comune în care o introducere prin e-mail ar putea fi utilă. 
• Apoi, vom analiza ce trebuie să faceți după introducerea introducerii prin e-mail, inclusiv cele mai bune practici privind eticheta de introducere a e-mail-urilor. 
• În cele din urmă, vă voi oferi un eșantion de răspuns introductiv pe care îl puteți utiliza ca șablon pentru a vă crea propriile răspunsuri de introducere pe email.

Care este cea mai bună strategie pentru a răspunde introducerilor de e-mail? (sursă grafică)

Înainte de a merge mai departe, asigurați-vă că descărcați noua noastră carte electronică: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. (Este disponibil pentru LIBER cu Tuts + Business Newsletter.) Învățați cele mai bune practici de e-mail care vor declanșa căsuța dvs. de e-mail și veți procesa e-mailurile ca un pro-rapid.

5 Tipuri de introduceri de afaceri (deseori realizate prin e-mail)

Prezentările sunt un instrument comun de afaceri. Dacă cunoașteți pe cineva care este familiarizat cu cineva pe care trebuie să îl cunoașteți, este acceptabil să întrebați persoana dvs. de contact pentru a vă prezenta. Adesea, astfel de introduceri se fac prin e-mail.

Iată câteva scenarii de afaceri care apar frecvent și care implică introduceri:

1. Rețele - Ca profesionist în afaceri, pe care îl cunoașteți. Este util să aveți conexiuni în câmpul dvs. și în domenii conexe. Adesea, una dintre conexiunile dvs. vă poate introduce pe alții în industria dvs. prin e-mail. 
2. Căutare de locuri de muncă - Dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă la o anumită companie și cunoașteți pe cineva care lucrează acolo, contactul dvs. poate fi dispus să vă prezinte un factor de decizie. Adesea, astfel de introduceri determină dacă sunteți angajat.
3. Vânzări - Dacă sunteți în vânzări, vă puteți baza pe alții pentru a vă prezenta perspectivele valabile. Conexiunile sunt adesea făcute prin introducerea personală. Este mult mai probabil ca aceștia să fie interesați decât contactele făcute prin alte metode.
4. Echipe de proiect de lucru - În mediul de afaceri de astăzi, nu este neobișnuit ca echipele la distanță să lucreze cu alții pe care nu i-au întâlnit niciodată. O introducere prin e-mail a liderului echipei vă poate ajuta echipa să fie mai coerentă.
5. Furnizori - Este dificil să găsiți furnizori siguri. Dacă sunteți mulțumit (ă) de un produs sau serviciu și cunoștința dvs. caută același produs sau serviciu, poate doriți să vă prezentați cunoștința vânzătorului.

Dacă desfășurați o afacere mică sau lucrați ca profesionist, multe dintre aceste tipuri de introduceri vor veni la dvs. prin e-mail. Este important să știți cum să le gestionați, astfel încât să puteți răspunde cu o etichetă de e-mail bună și să profitați la maximum de fiecare introducere.

Cum să răspundeți la o introducere prin e-mail cu o etichetă bună

Dacă sunteți la sfârșitul primirii unei introduceri prin e-mail, ce ar trebui să faceți? Vă puteți întreba cum să răspundeți la o introducere de e-mail.

Modul în care răspundeți la o introducere prin e-mail face o impresie asupra noii conexiuni. După cum am menționat mai devreme, doriți ca impresia să fie una bună.

Urmați acești 4 pași pentru a face o bună afișare

Există câteva exemple de bune practici privind introducerea e-mail-urilor pe care trebuie să le urmați pentru a vă asigura că faceți o impresie bună. Când primiți o introducere prin e-mail, urmați acești pași:

1. Interes - Primul pas în a răspunde la o introducere prin e-mail este de a decide cât de importantă este introducerea pentru dvs. În unele cazuri (de exemplu, un pitch de vânzări), este posibil să nu fi fost în căutarea unei introduceri sau contactul să nu fie potrivit pentru nevoile dvs. Este bine să lași cealaltă parte să știe că nu ești interesat. În alte cazuri (de exemplu, o căutare de locuri de muncă), este posibil să fi solicitat introducerea. Ce decideți determină conținutul răspunsului dvs..
2. Răspundeți repede - Indiferent de ce decideți în primul pas, trebuie să răspundeți în timp util. În mod normal, o introducere de afaceri ar trebui să răspundă într-o zi lucrătoare. Ar trebui să trimiteți un răspuns politicos chiar dacă nu sunteți interesat de conexiune. Nu știți niciodată ce va ține viitorul și într-o bună zi va trebui să contactați din nou persoana respectivă.
3. Personalizați răspunsul dvs. - Este bine să vă bazați răspunsul pe un șablon, dar nu trimiteți același răspuns generic la fiecare e-mail de introducere pe care îl primiți. Personalizați răspunsul dvs. pentru a se potrivi circumstanțelor din jurul introducerii. Adăugați sau ștergeți informațiile după cum este necesar.
4. Mulțumesc Referitorului - Contactul dvs. inițial a ieșit pe un limb pentru a vă recomanda, așa că contactul inițial știa cum a mers. Ei vor avea mai multe șanse să vă ajute din nou dacă oferiți feedback. Chiar dacă introducerea a fost nedorită, spuneți-vă politicos cunoștinței că această conexiune nu este potrivită și explică de ce. S-ar putea să aveți nevoie de ajutor de la acea referință încă o dată.

Dacă decideți să configurați șabloane de răspuns, instrumentul de răspuns canadian al Gmail vă poate ajuta. Pentru mai multe informații despre configurarea șabloanelor de e-mail utilizând Gmail Conserved Responses, consultați acest tutorial:

Acum, că înțelegeți procesul de răspuns la o introducere prin e-mail, să examinăm câteva detalii despre cum să compuneți un răspuns introductiv prin e-mail.

Cum să răspundeți la Introducere prin e-mailuri și să scrieți răspunsul dvs.

Sunteți gata să scrieți răspunsul introducerii e-mailului. Ce faci mai întâi? Să ne uităm la câteva detalii.

Notă: Am folosit Gmail sau MS Outlook pentru aceste exemple de e-mail, dar ar colabora cu majoritatea furnizorilor de e-mail. Toate denumirile, adresele de e-mail și numerele de telefon din aceste exemple sunt fictive.

1. Scrieți linia de subiect pentru e-mail

Linia de subiect a oricărui e-mail este importantă. Poate determina dacă e-mailul dvs. este citit sau nu. Poziționarea incorectă a subiectului ar putea duce chiar la e-mailul dvs. să se termine în dosarul de spam.

Dacă răspundeți la o introducere prin e-mail, s-ar putea să vă întrebați ce să faceți ca subiect al e-mailului. În unele cazuri, veți răspunde la introducerea e-mailului. Dacă linia de subiect a introducerii e-mailului a fost clară și concisă, este bine să o păstrați intactă. Unele sisteme de e-mail (cum ar fi MS Outlook) vor adăuga RE: în fața liniei de subiect pentru a vă identifica răspunsul ca răspuns.

Multe sisteme de e-mail adaugă RE: când răspundeți la un mesaj.

Dacă linia de subiect a introducerii e-mailului a fost neclară, cu toate acestea, ați putea dori să scrieți-vă propriul. Linia dvs. de subiect ar trebui să fie scurtă și la punct. Următoarea este un exemplu de subiectul răspunsului introducerii prin e-mail.

Linia dvs. de subiect ar trebui să fie scurtă și la punct.

După cum vedeți, e-mailul este direct și la punct. Descreșterea numelui poate fi importantă. Dacă destinatarul respectă și are încredere în Joe Jones, cel mai probabil va deschide e-mailul.

2. Adresați-vă e-mailului dvs. de răspuns

E-mailul de răspuns trebuie adresat persoanei în care sunteți prezentat. Cu toate acestea, există o dilemă.

E-mailul de introducere pe care l-ați primit este posibil din contactul dvs. cu persoana în care se adresează adresa de e-mail în câmpul cc. Dacă tocmai ai lovit Răspunde la toate pentru a răspunde la e-mail, contactul dvs. original continuă să fie inclus în conversație. Cu toate acestea, doriți ca persoana dvs. originală să știe că ați răspuns la introducerea adresei de e-mail.

Cea mai bună modalitate de a remedia acest lucru este să mutați contactul inițial la BCC. În felul acesta, persoana care va introduce vă va ști că ați acționat cu privire la introducere, dar nu se așteaptă să participe la conversație.

Pentru mai multe informații despre modul de adresare corectă a unui e-mail, consultați acest tutorial util:

3. Alegeți tonul potrivit pentru răspunsul dvs.

Amabilitatea contează. Ține minte că faci o primă impresie. Un ton prietenos, dar profesional este de obicei cel mai bun.

Acordați atenție tonului e-mailului introductiv. Este formal, informal? Asigurați-vă că răspunsul dvs. reflectă acel ton. Conectarea inițială știe probabil tonul cel mai potrivit pentru noul dvs. contact.

Acest tutorial discută diferența dintre un e-mail formal și un e-mail informal în profunzime:

4. Fii direct

Noua dvs. conexiune este probabil ocupată, deci este mai bine să ajungeți la punctul din corpul e-mailului de răspuns introductiv. Dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, explicați ce tip de muncă faceți. Dacă vindeți un produs sau un serviciu, explicați de ce credeți că va fi util pentru noua dvs. cunoștință.

Nu uitați să menționați modul în care relația dvs. beneficiază de contactul dvs. Dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă, explicați de ce sunteți bine. Explicați modul în care compania va beneficia de abilitățile dvs. Dacă vindeți un produs sau un serviciu, explicați modul în care produsul dvs. răspunde nevoilor acestuia și descrie principalul avantaj al utilizării produsului.

Pentru a afla mai multe despre modul de a face email-ul dvs. concis și clar, studiați acest tutorial:

5. Fiți atenți și examinați-vă e-mail-ul înainte de a trimite

Examinați e-mailurile cu atenție. Căutați erori de ortografie și gramatică. Utilizați verificarea ortografică pentru a detecta erori evidente, dar mergeți dincolo de aceasta și căutați informații incorecte și alte greșeli. Fiind neglijent cu orice e-mail de afaceri poate trimite un mesaj greșit. Nu doriți ca noul tău contact să creadă că ești neprofesional sau că nu-ți pasă de calitate.

Urmăriți o mostră de e-mail

Să explorăm un exemplu de scenariu și un exemplu de răspuns introductiv prin e-mail pe care îl puteți trimite ca răspuns la scenariu.

Exemplu de scenariu

Un fost colaborator, Jane Perez, este angajat de o companie ABC unde vrei să lucrezi. Observi că compania ABC are un job de dezvoltare web listat pe site-ul lor web pentru care ar fi perfect pentru. 

De asemenea, știți că aveți o șansă mai bună de a obține acel loc de muncă dacă cineva din cadrul companiei vă va prezenta managerului de angajare. Solicitați contactul dvs. să introducă o introducere prin e-mail și câteva zile mai târziu găsiți următoarea introducere de e-mail de la Jane în căsuța de e-mail:

O introducere prin e-mail.

E timpul să răspundeți la mesajul introductiv al lui Jane. Să examinăm rapid unele dintre punctele din eticheta de introducere a e-mail-urilor pe care am învățat-o mai devreme:

• Interes - De când ați cerut introducerea prin e-mail, vă interesează conexiunea.
• Răspundeți repede - Știți că trebuie să răspundeți în timp util, așa că veți trimite răspunsul astăzi.
• Personalizați răspunsul dvs. - Nu aveți un șablon salvat pentru introduceri prin e-mail, deci răspunsul nu va fi generic. (Puteți salva răspunsul introductiv de e-mail ca șablon atâta timp cât vă amintiți să-l personalizați.)

Vom aborda cel de-al patrulea punct al etichetei de răspuns e-mail mai târziu. Acum, să aruncăm o privire la răspunsul de introducere a e-mailului pe care l-ați putea scrie:

Iată un răspuns introductiv prin e-mail.

Pentru un șablon al acestui exemplu de răspuns de introducere a e-mailului pe care îl puteți personaliza cu propriile informații, faceți clic aici.

Observați că e-mailul de răspuns începe prin a recunoaște Jane, dar o mută la Bcc. Mai târziu, îi veți scrie un e-mail separat.

E-mailul are, de asemenea, un ton profesional courtios. Ea ajunge chiar la subiect, menționând deschiderea de locuri de muncă și calificările tale. Puteți, de asemenea, să o faceți ușor pentru Sally să răspundă prin listarea mai multor ore când veți fi disponibil și să vă furnizați numărul dvs. de telefon.

Notă: Există unele dezacorduri cu privire la faptul dacă ar trebui să furnizați date și ore specifice într-un răspuns introductiv prin e-mail. Cei care sunt împotriva ei simt că te face să apară mai puțin disponibil. În timp ce cei care sunt în favoarea acesteia simt că este nevoie de lucru pentru a veni cu un timp agreabil de întâlnire pentru destinatar.

În cele din urmă, închideți exemplul de e-mail pe o notă pozitivă și cu un ton profesionist.

Câteva zile mai târziu, după ce Sally stabilește o întâlnire cu dvs., trimiteți un e-mail de urmărire către Jane. Lasă-i să știe că conexiunea a avut succes. Acest mesaj de mulțumire este cel de-al patrulea punct al introducerii etichetei de răspuns prin e-mail. Dacă obțineți un loc de muncă din cauza introducerii lui Jane, ar trebui să o informați și să o mulțumiți din nou.

De asemenea, dacă e-mailul are ca rezultat un interviu, puteți găsi acest tutorial despre cum să scrieți un mesaj de mulțumire către intervievatorul dvs. util:

Prindeți (gratuit) e-mail-uri de e-mail Strategii Ebook

Pe lângă strategiile de introducere a e-mail-urilor, există o serie de strategii suplimentare de e-mail care vă vor ajuta să trimiteți un e-mail mai profesionist. Dacă vă luptați să respectați toate e-mailurile dvs., atunci este timpul să preluați controlul.

Învățați tehnicile de gestionare a e-mailurilor care vă vor ajuta să vă organizați și să vă procesați e-mailurile ca un profesionist. Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și primiți GRATUIT Inbox Zero eBook acum. 

Răspundeți la e-mailul următor Introducere Efectiv

Este important să înțelegeți cum să răspundeți corespunzător la o introducere prin e-mail. Dacă răspunsul dvs. de introducere prin e-mail este profesionist, vă lăsați o impresie bună. Dar dacă răspundeți prost, noul dvs. contact va fi mai puțin decât impresionat. Răspunsul dvs. la introducerea e-mailului contează.

Nu este greu să scrieți un răspuns eficient la introducerea e-mailului după ce înțelegeți elementele de bază ale etichetei de introducere a e-mailului. Urmați instrucțiunile pentru scrierea unui răspuns introductiv la adresa de e-mail din acest articol și nu veți avea probleme în a răspunde la introducerea viitoare a e-mailului în mod eficient.