Share
Senzație de frământare? Te găsești să te ridici devreme, să lucrezi târziu, și încă să nu faci totul făcut? Dacă asta ești tu, ca mulți proprietari de afaceri mici, te poți întinde prea tare.
Ca proprietar de o afacere mică, aveți multe de făcut. Dacă nu vă gestionați munca ocupată, volumul de muncă poate părea imposibil.
Tulpina și stresul muncii ocupate. În acest tutorial vom examina mai îndeaproape munca ocupată. Vă vom arăta, de asemenea, cinci pași pentru a vă ajuta să vă administrați chiar cele mai îndrăznețe sarcini și să recuperați o parte din timpul pierdut.
Munca ocupata te tine inapoi? Mulți proprietari de afaceri mici sunt împovărați de munca ocupată, dar nici măcar nu-i dau seama. Asta pentru că munca ocupată se simte la fel de importantă ca și alte lucrări, dar nu are același impact asupra afacerii dvs..
Lucrările ocupate pot fi sarcini de afaceri care trebuie făcute, dar nu contribuie la linia de jos. Exemple de acest lucru includ sarcini contabile și fiscale, răspunsuri la e-mailuri, întreținerea site-urilor web, sarcini administrative și alte sarcini de rutină. Nu este faptul că aceste sarcini nu sunt importante, este doar că afacerea dvs. ar putea fi mai bine dacă ar fi tratate diferit.
Munca ocupată poate fi, de asemenea, sarcini inutile care se simt semnificative, dar nu contribuie deloc la afacerea dvs. Exemple de acest lucru ar putea fi redecorarea biroului dvs. sau luarea de clase, dar niciodată aplicarea ceea ce învățați. Chiar și sarcini cum ar fi promovarea afacerii dvs. prin intermediul rețelelor sociale sau verificarea mesajelor primite pot fi ocupate dacă sunt efectuate excesiv.
Eliminarea muncii ocupate începe în partea de sus. Dacă, în calitate de proprietar al unei întreprinderi mici, pierdeți mult timp cu o muncă ocupată, atunci șansele sunt bune ca orice angajat pe care îl aveți să pierdeți și timpul.
Cu toate acestea, vă puteți îmbunătăți abordarea. Iată câțiva pași importanți pentru a vă lua înapoi timpul și a vă reduce munca ocupată.
Cheia pentru a afla cum să reduci munca ocupată este să afli cât timp îți cheltuiți cu adevărat. Cei mai mulți dintre noi nu fac asta. Ultimul lucru pe care vrem să-l facem să facem când ne ocupăm este să ne urmărim timpul.
Cu toate acestea, urmărirea modului în care vă folosiți timpul este începutul reducerii muncii ocupate. Fără a-ți urmări timpul, nu poți fi sigur dacă nu ești eficient.
Când vă urmăriți timpul, fiți detaliată. Include tot ce faci într-o zi, indiferent cât de nesemnificativ pare. Pentru rezultate mai bune, urmăriți-vă timpul peste câteva zile în loc de o singură zi. De asemenea, fii cinstit. Dacă petreceți două ore pe zi verificând Facebook sau o oră vizionând videoclipuri YouTube, înregistrați acea activitate.
De exemplu, imaginați-vă că sunteți un dezvoltator web. După ce vă urmăriți timpul timp de câteva zile, veți descoperi că, în afară de activități de codificare, testare, brainstorming și întreținere, veți petrece timp și pe următoarele sarcini de lucru ocupate:
Urmărirea timpului indică, de asemenea, că petreceți o oră și jumătate în fiecare săptămână cu membrii echipei. Rețineți întâlnirile în mod regulat, chiar dacă nimeni nu are întrebări și nu există probleme. Întâlnirile inutile se petrec în mod obișnuit. Statisticile de la Atlassian arată că jumătate din toate întâlnirile sunt o pierdere de timp.
Când adăugați acest timp, veți găsi că aveți o medie de aproximativ cinci ore de productivitate în fiecare zi. Pun pariu că este un timp mult mai puțin productiv decât credeai că o vei găsi. Trebuie să profiți din plin.
Principiul Pareto, cunoscut și ca regula 80/20, deduce că veți descoperi că un număr mic de sarcini risipește majoritatea timpului tău. Reduceți timpul petrecut pe aceste sarcini și veți reduce munca ocupată.
Pentru a afla mai multe despre principiul Pareto și despre modul de realizare a unei analize Pareto, consultați tutorialul nostru Tuts + pe tema:
Aflați cum vă petreceți timpul este o parte importantă a reducerii muncii ocupate. Dacă aveți angajați, trebuie să le urmărească și timpul pentru a afla cum o cheltuiesc. Puteți utiliza software-ul de urmărire a timpului ca Harvest pentru a vă ajuta.
Dacă știți cum vă petreceți timpul, sunteți gata pentru următorul pas.
Odată ce știți cum vă petreceți timpul, puteți începe să planificați să utilizați mai eficient acest timp. Planificarea timpului începe cu prioritizarea.
Iată trei întrebări pe care le puteți pune despre fiecare sarcină pe care o identificați:
Aceste întrebări vă vor ajuta să prioritizați sarcinile și să stabiliți obiectivele de planificare.
Dacă începeți în fiecare zi fără un gol, este ușor să vă găsiți pe voi înșivă și pierzând timpul. În schimb, utilizați un calendar sau un planificator pentru a vă programa timpul mai eficient. Iată un ghid despre cum să utilizați un planificator de hârtie tipărit, dacă nu doriți să utilizați un calendar digital.
Ca un exemplu mai specific al modului în care prioritizarea și planificarea pot contribui la reducerea numărului de ocupații, să examinăm mai atent cele cinci deșeuri de lucru ocupate identificate în exemplul de la Pasul 1. Iată cum ați putea să vă adresați fiecărei perioade de pierdere:
Acum că v-ați planificat timpul, să examinăm alte modalități de a reduce munca ocupată.
În calitate de proprietar al unei întreprinderi mici, aveți multe responsabilități, inclusiv multe sarcini de rutină. Nu este neobișnuit ca un proprietar al unei companii să încerce să se ocupe de acele sarcini utilizând doar instrumentele software cu care sunt mai familiarizați.
Dacă nu ați adăugat nici un fel de instrumente software noi în procesul de lucru în câțiva ani, este posibil să nu lucrați la fel de eficient ca și dumneavoastră. O mulțime de sarcini de rutină pot fi gestionate mai eficient dacă aveți instrumentul potrivit. Și noi instrumente sunt dezvoltate în fiecare zi.
Dacă descoperiți că un singur tip de sarcină este de a lua o cantitate semnificativă din timpul dvs., căutați o modalitate mai eficientă de a efectua acea sarcină. De exemplu, salarizarea este un tip de sarcină care poate dura mult timp pe măsură ce afacerea dvs. crește. Poate dura mult timp pentru a procesa salarizarea, chiar dacă aveți doar câțiva angajați. Există modalități de a raționaliza procesul de plată. Aruncați o privire la tutorialul nostru Tuts + pentru sfaturi despre cum să gestionați eficient salarizarea:
Dezorganizarea poate fi, de asemenea, o mare pierdere de timp pentru proprietarul unei întreprinderi mici. Din fericire, există multe instrumente care să vă ajute cu organizarea și productivitatea. Pentru câteva idei specifice privind îmbunătățirea productivității utilizând software-ul Mac, examinați:
Pentru proprietarii de afaceri mici cu angajați, este, de asemenea, important să vă asigurați că angajații dvs. au și instrumentele potrivite.
Instrumentele nu sunt singura modalitate de a reduce timpul pe care îl cheltuiți pentru sarcinile de rutină.
Se pare că singura modalitate de a face totul este să o faci singur? Mulți proprietari de afaceri mici se supraexpiră încercând să se ocupe de tot. Aceasta este o cale rapidă spre abuz și greșeli.
Chiar dacă nu sunteți gata să angajați încă mai mulți angajați, nu trebuie să faceți totul singur. Externalizarea unor sarcini de lucru vă economisește timp și vă permite să vă concentrați asupra activității de bază. Iată trei tipuri de sarcini care trebuie luate în considerare pentru externalizarea:
Pentru a spune dacă are sens să angajezi pe cineva pentru o sarcină, întreabă-te următoarele întrebări:
La început externalizarea unor sarcini poate părea prea scumpă. De exemplu, ați putea crede că nu vă puteți permite să angajați un avocat sau un contabil. Amintiți-vă, totuși, că formarea și cunoștințele lor de specialitate le permit să-și îndeplinească sarcinile mult mai repede decât ați putea. De asemenea, utilizarea unui profesionist vă eliberează să vă concentrați asupra activităților producătoare de venituri.
Există un ultim pas care va reduce munca ocupată (și vă va îmbunătăți sănătatea).
Poate părea contra-intuitiv, dar uneori, cu cât lucrezi mai mult, cu atât vei face mai puțin. Acest lucru este valabil mai ales pentru proprietarul unei întreprinderi mici, care poate fi împovărat de muncă ocupată și alte preocupări.
Din păcate, oamenii obosiți muncesc mai încet. Dacă lucrați mult timp și vă culcați târziu pentru a încerca să faceți mai mult, nu faceți asta. Probabil vă sabotați.
Potrivit unui raport al Centrului pentru Controlul Bolilor, lipsa unui somn suficient este o problemă serioasă de sănătate. Lipsa somnului poate provoca probleme de concentrare și, în unele cazuri, poate duce la boală. Majoritatea adulților au nevoie de șapte până la opt ore de somn, așa că planificați programul astfel încât să vă odihniți mult. Dacă aveți angajați, asigurați-vă că aceștia au suficient timp să se odihnească adecvat.
Ca proprietar al unei afaceri mici, vă puteți simți copleșit de tot ce trebuie să faceți. Nu trebuie să fie așa.
Pentru a vă reduce munca ocupată, amintiți-vă cei cinci pași din acest post:
Pentru a afla mai multe despre îmbunătățirea productivității, începeți cu elementele de bază, introduceți în seria noastră despre construirea propriului sistem de productivitate sau verificați categoria de productivitate din Tuts +. Iată câteva dintre tutorialele noastre de productivitate cele mai utile pentru proprietarii de întreprinderi mici:
Faceți câțiva pași inițiați pentru a începe cu sarcinile pe care dvs. și echipa dvs. le lucrați în afacerea dvs. Delegați acolo unde este nevoie, îmbunătățiți sistemele, alocați mai bine timp și remodelați-vă accentul. Experimentați cu domenii care vă pot îmbunătăți fluxul de lucru pentru întreprinderile mici. Vreți să vă asigurați că timpul dvs. este cel mai bine folosit, deoarece există doar o sumă finită.
Accentsconagua