Cum să documenteze OCR gratuit în Google Drive

Google Drive face fără durere să meargă fără hârtie. Documentele sale de colaborare, foile de calcul și prezentările ajută deja la reducerea utilizării hârtiei, însă funcția OCR ajută la reducerea și mai mult a hârtiei. 

OCR sau Recunoașterea optică a caracterelor, este cel mai important mod de a vă ajuta să mergeți fără hârtie. Documentele scanate pe cont propriu sunt doar imagini glorificate ale documentelor dvs., dar permiteți-vă computerului să recunoască textul și instantaneu să devină o tonă mai utilă. Am analizat deja cum să documenteze OCR în Adobe Acrobat:

Ne-am uitat la transformarea fișierelor PDF în documente pe care le puteți edita și în Word:

Acum, dacă nu aveți o copie a Acrobat sau Word, există o opțiune și mai bună: Google Drive. Acesta include un instrument puțin cunoscut OCR gratuit, care este un convertor de imagini puternic și ușor de folosit. 

În acest tutorial, vom analiza ce este procesul OCR al Google Drive și pași simpli pentru a începe să lucrați cu acesta. Vă vom arăta cum să utilizați Disc Google pentru a vă converti rapid imaginile scanate și documentele PDF în fișiere text editabile online.

1. Scanarea documentelor pentru OCR

Primul pas și cel mai important pas în OCR este găsirea PDF-urilor sau imaginilor pe care doriți să le convertiți în fișiere text. Google Drive acceptă în prezent OCR pentru fișiere .jpg, .gif, .png și PDF cu dimensiuni de până la 2 MB. 

Pro Tip: Dacă doriți să convertiți mai multe pagini în text, formatul PDF este cel mai eficient deoarece toate paginile pot fi încărcate într-un lot.

Pregătiți-vă corect fișierele pentru OCR

Există câteva reguli de bază pentru a obține rezultate optime din OCR în Google Drive. Asigurați-vă că fișierul dvs. are o rezoluție înaltă, cu contraste clare și chiar iluminare - acestea sunt de departe cei mai importanți factori în asigurarea unei conversii reușite.

Pentru rezultate optime, utilizați un font standard ca Helvetica. Stați departe de fonturile prea stilizate sau de efectele de text.

În plus, asigurați-vă că textul scanat este orizontal și citește de la stânga la dreapta. Tipurile standard, cum ar fi Helvetica și Times New Roman, vor produce rezultate mai bune decât fonturile mai obscure. Dacă aveți un document care este mai degrabă greu de citit, puteți încerca în continuare să îl înregistrați, dar rezultatele probabil că nu vor fi așa de drăguțe.

În timp ce Google Drive acceptă OCR pentru mai multe limbi diferite, OCR pentru limbile care folosesc seturi de caractere non-latine poate fi buggy și poate să nu producă rezultate dezirabile.

Colectați imaginile scanate și fișierele PDF

Dacă fișierele se află pe computerul dvs., asigurați-vă că formatul fișierului este unul dintre cele acceptate de Google Drive. Dacă documentul sau fotografia pe care doriți să o utilizați sunt fizice, atunci le scanați pe computer. Există câteva opțiuni bune de utilizat:  

• Dacă dețineți un scaner, puteți utiliza programe precum Doxie sau alte programe de scanare pentru a le digitaliza pentru a le încărca în Google Drive.
• Dacă nu aveți un scaner, telefonul dvs. poate fi utilizat în locul unuia. Există un număr de aplicații în App Store care "scanează" documentele fizice în fișiere PDF curate utilizând camera foto a telefonului. 

De exemplu, scanarea Evernote este doar una dintre mai multe aplicații care vă permite să scanați documentele cu telefonul dvs. inteligent. Pentru a afla mai multe despre Evernote, revizuiți tutorialul:

După ce ați scanat și transformat-o într-un PDF curat, rezultatul dvs. ar trebui să arate cam așa:

Un fișier PDF vizualizat în Adobe Acrobat Reader.

Cu imaginea PDF sau scanată gata în formatul corespunzător, acum să ne uităm la modul de încărcare a fișierelor pentru OCR cu Google Drive. 

2. Încărcați fișierele pe Google Drive pentru OCR

Este o soluție rapidă pentru a converti fișierele PDF și imaginile în text în Google Drive folosind funcția OCR a acestora. Să ne uităm cum să facem asta repede.

Pentru a adăuga documentele pe Google Drive pentru a le obține OCR, accesați mai întâi contul dvs. Google Drive. Pe Discul meu pagina, faceți clic pe Discul meu butonul de lângă Nou din partea stângă a paginii. Selectați Încărca fișiere.

Utilizați opțiunea Încărcați fișiere pentru a încărca un fișier în Disc Google.

Folosește Încărca fișiere opțiunea de a încărca un fișier în Google Drive. Găsiți fișierul pe care doriți să îl convertiți din PDF sau imagine în text. Apasă pe Deschis buton.

Încărcați fișierele în Google Drive.

Documentul apare acum în Google Drive. Faceți clic dreapta pe document pentru a afișa un meniu derulant.

Deschideți fișierul cu Google Docs.

Apasă pe Deschis cu și faceți clic pe documente Google. În timpul descărcării fișierului apare o pictogramă de coli. Google este acum în proces de conversie a fișierului PDF sau imagine în text cu OCR.

Fișierul este descărcat și convertit din PDF sau imagine în text.

Fișierul se va deschide în Google Docs cu PDF-ul convertit în text, dar cu puțin formatat aplicat. Acum puteți să editați și să formatați noul fișier text așa cum vă place.

Fișierul convertit după ce aplicația OCR este aplicată în Google Drive este afișat neformatat.

Din fericire, modificările pot fi făcute cu ușurință datorită faptului că textul este editat. Puteți utiliza aceiași pași pentru a utiliza OCR un fișier imagine utilizând și Google Drive.

Conversia imaginilor în text în Google Drive

Puteți să scana rapid imaginile scanate în Google Drive pentru a le converti în text folosind același proces ca mai sus.

Iată o imagine a textului cu care lucrăm înainte de a-l importa în Google Drive:

Un fișier de imagine .jpg înainte de a utiliza Google Drive pentru OCR.

Iată același fișier imagine după ce îl deschidem cu Google Docs în Google Drive:

.Imaginea jpg după ce OCR îi compară textul în Google Drive.

Observați că imaginea originală apare deasupra liniei. Textul editabil este sub linie. 

Caracteristica OCR a unității Google este puternică și ușor de utilizat, puteți efectua rapid o scanare a imaginii sau un PDF și o puteți converti într-un document text. Odată ce ați adăugat fișierul text convertit în Google Drive, acum aveți acces la toate funcțiile puternice de gestionare a documentelor disponibile.

3. Gestionarea documentelor OCR în Google Drive

Un avantaj imens pentru utilizarea OCR în Google Drive este că puteți împărți cu ușurință noul document cu oricine ai nevoie. Pentru a face acest lucru, du-te la Fișier> Partajare, și puteți adăuga colaboratori prin partajarea unui link sau prin trimiterea unei invitații prin e-mail. De asemenea, puteți face clic pe Acțiune din partea dreaptă sus a ecranului.

O altă modalitate de a vă gestiona documentul după ce îl convertiți cu OCR este să-l exportați într-un alt format.

Documentul OCR poate fi exportat ca format diferit.

Documentul OCR poate fi exportat ca un document de text editabil, cum ar fi un document Word sau un document simplu, accesând Fișier> Descărcare ca și selectând formatul dorit. 

Acum, Mergeți la lucru!

Discul Google oferă o modalitate rapidă și ușoară de a converti fișierele imagine și PDF în text editabil gratuit utilizând funcția OCR încorporată. 

Aceste fișiere convertite pot fi ușor partajate sau exportate în diferite formate de fișiere pentru a fi utilizate în orice moment și sunt mult mai utile decât documentele originale scanate, deoarece puteți căuta prin și copiați textul din tot ceea ce ați scanat.

Dacă aveți probleme cu scanarea documentelor dvs. în Google Drive, aveți alte instrumente OCR pe care le-ați plăcut sau orice altceva pe care doriți să le împărtășiți pentru a nu trece prin hârtie, anunțați-ne în comentariile!

Notă editorială: Acest post a fost publicat inițial în 2014. Acesta a fost revizuit complet de către personalul nostru pentru ao face actuală, exactă și actualizată - cu asistență specială de la Laura Spencer.