Cum se face și se utilizează tabele în Microsoft Excel (ca un pro)

Mese ar putea fi cea mai bună caracteristică din Excel pe care nu o utilizați încă. Este rapid să creați o tabelă în Excel. Cu doar câteva clicuri (sau o singură comandă rapidă de la tastatură), puteți converti datele dvs. plate într-un tabel de date cu un număr de beneficii.

Avantajele unui tabel Excel includ toate acestea:

• Stiluri rapide. Adăugați culori, rânduri în bandă și stiluri de antet cu un singur clic pentru a modela datele.
• Nume de tabel. Dă un tabel un nume pentru a face mai ușor să se refere în alte formule.
• Formule mai curate. excelaFormulele sunt mult mai ușor de citit și de scris atunci când lucrează în mese.
• Extindeți automat. Adăugați un rând sau o coloană nouă în datele dvs., iar tabelul Excel se actualizează automat pentru a include noile celule.
• Filtre și subtotaluri. Adăugați automat butoane de filtrare și subtotaluri care se adaptează în timp ce filtrați datele.
  

În acest tutorial, vă voi învăța să folosiți mesele (numite și tabele de date) în Microsoft Excel. Veți descoperi cum să utilizați toate aceste caracteristici și să lucrați master cu tabele de date. Să începem să învățăm totul despre tabelele MS Excel.

Ce este un tabel în Microsoft Excel?

Un tabel este o caracteristică puternică pentru gruparea datelor împreună în Excel. Gândiți-vă la un tabel ca un set specific de rânduri și coloane într-o foaie de calcul. Puteți avea mai multe tabele în aceeași foaie.

S-ar putea să credeți că datele dvs. într-o foaie de calcul Excel se află deja într-un tabel, pur și simplu pentru că sunt în rânduri și coloane și toate împreună. Cu toate acestea, datele dvs. nu se află într-un "tabel" adevărat decât dacă ați utilizat caracteristica specifică a tabelului de date Excel.

Datele plate din foaia de calcul stânga au fost transformate într-o tabelă din exemplul din dreapta. 

În captura de ecran de mai sus, am transformat un set standard de date într-un tabel din Excel. Schimbarea evidentă este că datele au fost personalizate, dar există atât de multă putere în interiorul acestei trăsături.

Tabelele facilitează lucrul cu datele din Microsoft Excel și nu există nici un motiv real să nu le folosiți. Să învățăm cum să convertim datele în tabele și să profităm de avantajele acestora.

Cum se face rapid o masă în Excel (Watch & Learn)

Proiectorul de mai jos este un tur cu ghid pentru a converti datele dvs. plate într-un tabel Excel. Vă voi învăța scurtătura de la tastatură, precum și opțiunea cu un singur clic pentru a vă converti datele în tabele. Apoi, veți învăța cum să utilizați toate caracteristicile care fac mesele MS Excel atât de puternice.

 

Dacă doriți să aflați mai multe, continuați să citiți tutorialul de mai jos pentru un ghid ilustrat în tabelele Excel.

Pentru a urmări împreună cu acest tutorial, puteți folosi date de probă Am inclus gratuit în acest tutorial. Este o foaie de calcul simplă cu exemple de date pe care le puteți utiliza pentru a converti într-o tabelă din Excel.

Cum se convertesc datele într-o tabelă în Excel

Iată cum să creați rapid un tabel în Excel: 

Începeți prin a da clic în interiorul unui set de date din foaia dvs. de calcul. Puteți face clic oriunde într-un set de date înainte de ao converti într-un tabel.

Acum, aveți două opțiuni pentru a vă converti datele obișnuite la un tabel:

1. Utilizați comanda rapidă de la tastatură, Ctrl + T pentru a vă converti datele într-un tabel.
2. Asigurați-vă că lucrați la Acasă pe panglica Excel și faceți clic pe Formați ca tabel și alegeți un stil (temă) pentru a vă converti datele într-un tabel.

În orice caz, veți primi acest meniu pop-up prin care vă cereți să confirmați setările tabelului:

Formatați ca meniu tabel în Excel.

Confirmați două setări în acest meniu:

• Asigurați-vă că toate datele dvs. sunt selectate. Veți vedea cutia de furnici verde marșând în jurul celulelor care vor fi incluse în tabelul dvs..
• Dacă datele dvs. au anteturi (titluri în partea de sus a coloanei), părăsiți Masa mea are anteturi caseta verificată.

Vă recomandăm să îmbrățișați scurtătura de la tastatură (Ctrl + T) pentru a crea tabele rapid. Când aflați comenzi rapide de la tastatură pentru Excel, este mult mai probabil să utilizați această funcție și să o îmbrățișați în propria dvs. activitate.

Acum că ați transformat datele obișnuite într-o masă, este timpul să utilizați puterea acestei caracteristici. Să învățăm mai multe:

Cum se utilizează stilurile de masă în Excel

Tabelele facilitează stilizarea datelor dvs. În loc să vă petreceți timpul evidențiindu-vă datele, aplicând culori de fundal și personalizând stiluri individuale de celule, tabelele oferă un singur stil de clic.

După ce ați transformat datele într-o tabelă, faceți clic în interiorul acesteia. O nouă opțiune de panglică Excel numită Instrumente de masă> Design apare pe panglică.

Faceți clic pe această opțiune pentru panglică și găsiți Stiluri de masă scapă jos. Faceți clic pe unul dintre aceste miniaturi de stil pentru a aplica schema de culori selectată datelor dvs.. 

Cu o masă selectată, alegeți Proiecta pe panglica Excel și alegeți Stiluri de masă dropdown pentru a adăuga un anumit stil datelor dvs..

În loc să petreceți timp manual de modelare a datelor, puteți utiliza o masă pentru a curăța aspectul datelor. Dacă utilizați doar tabele pentru a aplica stiluri rapide, este încă o caracteristică excelentă. Dar, puteți face mai multe lucruri cu mesele Excel:

Cum se aplică numele tabelului

Una dintre caracteristicile mele preferate de masă este abilitatea de a adăuga o Nume la o masă. Acest lucru face ușor de referință datele tabelului în formule.

Faceți clic în interiorul tabelului pentru ao selecta. Apoi faceți clic pe Proiecta pe panglica Excel. În partea stângă a acestui meniu, găsiți Numele tabelului și introduceți un nume nou pentru tabelul dvs. Asigurați-vă că este un singur cuvânt (în numele tabelului nu sunt permise spații).

Cu o tabelă selectată, faceți clic pe Proiecta și dați-i un nume pe partea stângă a panglicii.

Acum, puteți utiliza numele tabelului când scrieți formulele dvs. În exemplul de ecran de mai jos, puteți vedea că am arătat un nou PivotTable la masa pe care am creat-o în pasul anterior. În loc să tastați referințele de celule, am introdus doar numele tabelului.

După ce vă numiți mesele, puteți să introduceți acele nume de tabel în formule și referințe.

Cel mai bine, dacă tabelul se schimbă cu noi rânduri sau coloane, aceste referințe sunt suficient de inteligente pentru a fi actualizate. 

Numele de tabele sunt o necesitate atunci când creați mari registre de lucru Excel robuste. Este un pas de menaj care vă asigură că știți unde indică referințele celulare.

Cum sa faci formule Excel mai curat

Când scrieți o formulă într-un tabel, formula este mai lizibilă și mai curată pentru a fi revizuită decât formulele Excel standard. 

În exemplul de mai jos, scriu o formulă pentru a împărți Sumă facturată langa Orele petrecute pentru a calcula un Rata orară. Observați că formula generată de Excel nu este "E2 / D2", ci include numele coloanelor.

Excel generează o formulă mai simplă atunci când lucrează într-un tabel.

Odată ce ați apăsat pe Enter, tabelul Excel va trage formula la toate rândurile din tabel. Prefer formulele generate de tabele când se creează calcule. Nu numai că sunt mai curate, dar nu trebuie să trageți manual formula.

Economisiți timp Salvarea tabelului Excel: Auto Expand

Tabelele ar putea evolua în timp pentru a include noi coloane sau rânduri. Când adăugați date noi în tabele, acestea se actualizează automat pentru a include noile coloane sau rânduri.

În exemplul de mai jos, puteți vedea un exemplu despre ce vreau să spun. Odată ce am adăugat o coloană nouă în coloana G și apăs pe Enter, tabela se extinde automat și toate stilurile sunt trase la fel. Aceasta înseamnă că tabela sa extins pentru a include aceste coloane noi.

Adăugarea unei noi coloane adiacente va extinde tabelul Excel pentru ao include.

Cea mai bună parte a acestei caracteristici este că atunci când raportați tabelele în alte formule, acestea vor include automat și noile rânduri și coloane. De exemplu, un PivotTable conectat la un tabel de date Excel se va actualiza cu noile coloane și rânduri atunci când se actualizează.

Cum se utilizează filtre Excel Table

Când convertiți datele într-o tabelă din Excel, este posibil să observați că butoanele de filtrare apar în partea de sus a fiecărei coloane. Acestea vă oferă o modalitate ușoară de a restricționa datele care apar în foaia de calcul. Faceți clic pe săgeata verticală pentru a deschide caseta de filtrare.

Puteți să bifați casetele pentru datele pe care doriți să le eliminați sau să debifați o casetă pentru ao elimina din vizualizarea tabelului.

Tabelele Excel au automat butoane de filtrare pentru fiecare coloană.

Din nou, aceasta este o caracteristică care face ca utilizarea tablelor Excel să fie utilă. Puteți adăuga filtrarea fără a utiliza tabelele, cu siguranță - dar cu atât de multe caracteristici, este mai degrabă convenabil să convertiți în tabele.

Cum să aplicați rapid subtotalurile

Subtotalurile reprezintă o altă caracteristică excelentă care face ca mesele să fie folosite. Activați totalurile din panglică făcând clic pe Total Row. 

Activați un rând total din panglică pentru a utiliza subtotaluri în tabelele Excel.

Acum, partea de jos a fiecărei coloane are o opțiune drop-down pentru a adăuga o formulă totală sau o altă formulă de matematică. În ultimul rând, dați clic pe săgeata verticală pentru a alege o formulă medie, totală, număr sau altă matematică.

Cu această caracteristică, un tabel devine un instrument de raportare și analiză. Subtotalurile și alte figuri din partea de jos a tabelului vă vor ajuta să înțelegeți mai bine datele dvs..

Aceste subtotaluri se vor adapta, de asemenea, dacă utilizați filtre. De exemplu, dacă filtrați pentru un singur client, totalurile vor fi actualizate pentru a fi afișate numai pentru singurul client.

Recapitulați și continuați să învățați mai multe despre Excel

Nu contează cât de mult timp petreceți învățarea Excel, este întotdeauna mai mult de învățat și modalități mai bune de utilizare a acestuia pentru controlul datelor. Consultați aceste tutoriale Excel pentru a continua să înveți abilitățile de calcul tabelar:

Dacă nu ați folosit mese, veți începe să le folosiți după acest tutorial? Anunță-mă în secțiunea de comentarii de mai jos.