Share
Ați întâlnit vreodată oameni care se bucură de lucru în spatele scenei? Sunt ajutoare și organizatori naturali. Sunt adunarea ideală pentru orice echipă. Îi place să facă lucruri mari să se întâmple, dar ele nu au niciodată o etapă centrală. Ei lasă rezultatele pe care le creează să facă tot ce vorbește.
Sistemele de productivitate bune sunt caractere "în spatele scenei". Ele vă ajută să vă faceți mai bine munca și să faceți lucruri mari să se întâmple. Dar niciodată deveni munca ta. Dacă sistemul tău de productivitate e prima donna, e timpul să-l concediezi și să începi.
Să ne uităm la ea într-un alt mod. Luați în considerare instrumentul de filozofie cunoscut sub numele de Razorul lui Occam. William of Ockham a fost un filozof al secolului al XIV-lea care a observat că cea mai bună soluție la o problemă este de obicei cea mai simplă. Acest lucru este cu siguranță cazul în ceea ce privește productivitatea.
Cu alte cuvinte, un sistem de productivitate bun ar trebui să fie cât mai simplu posibil. Ar trebui să facă tot ce ai nevoie să faci și nu mai mult. Și nu ar trebui să stea în calea muncii tale.
Cum devii atât de natural încât este atât de instinctiv ca și respirația? În primul rând, creați un sistem de productivitate care se potrivește cel mai bine cu circumstanțele voastre de viață și care se poate adapta oricăror schimbări care se produc în viața dvs. În al doilea rând, transformați comportamentele tale productive în obiceiuri. În acest fel, le faceți fără să le acordați atenție. Se întâmplă doar în spatele scenei.
Să aruncăm o privire asupra modului în care puteți dezvolta obiceiurile și simplifica productivitatea dvs., pas cu pas.
Înainte de a vă putea simplifica sistemul de productivitate, veți avea nevoie de un sistem pentru care să lucrați.
Aveți câteva opțiuni pentru găsirea unui sistem de bază.
Ai putea lua un sistem gata. Am acoperit o mulțime în această serie, inclusiv tehnica Pomodoro, Nu rupeți lanțul și nu faceți nimic. De asemenea, în a doua jumătate a acestui articol avem câteva sisteme de simplificare a obiceiurilor pe care ați dori să le încercați. Alternativ, puteți crea și optimiza propriul sistem.
Nu alegeți niciun sistem și sperați că funcționează pentru dvs. Găsiți sau creați un sistem care se potrivește cu stilul tău de viață cât mai mult posibil. S-ar putea să existe (și probabil vor fi) unele sughițe în sistem, dar în general ar trebui să funcționeze pentru dvs..
Odată ce ați găsit un sistem care funcționează pentru dvs., este timpul să mutați sistemul în fundalul vieții. Faceți asta făcându-l automat.
Stick cu sistemul de câteva luni, folosind-o cât mai bine puteți în fiecare zi. zilnic parte este aici. Acest lucru va face ca sistemul dvs. de productivitate să devină o parte obișnuită a vieții tale. Habitat profesor cercetător Jane Ward spune:
Dacă faceți ceva de zi cu zi în aceeași situație, va deveni o reacție automată ca răspuns la acele indicii situaționale, un obicei.
Studiile lui Ward arată că este nevoie de o medie de 66 de zile pentru a forma un obicei dacă practicați acest obicei pe o bază zilnică.
Odată ce sistemul de productivitate devine obișnuit, îl veți urma instinctiv, aproape fără să vă gândiți.
Pe lângă faptul că vă ajută să dezvoltați un obicei de productivitate, lipirea cu sistemul dvs. timp de două luni vă va oferi o idee bună despre ce funcționează în sistemul dvs. și ce ar putea fi îmbunătățit.
În cele din urmă, rețineți că o abordare simplă a productivității înseamnă păstrarea procesului de învățare cât mai simplu posibil. Dacă sistemul dvs. implică integrarea mai multor comportamente noi în viața dvs., vă recomandăm să transformați aceste comportamente în obiceiuri unul câte unul. În acest fel, puteți construi obiceiuri una peste alta. Deoarece îi adăugați în doze mici, este mai probabil să rămâneți cu ei. Durează mai mult, dar e mai eficient.
Ați creat acest sistem de productivitate, deoarece este potrivit pentru dvs. Ați pus-o pe pilot automat, astfel încât să o faceți fără prea multă gîndire.
Dar, pe măsură ce ați lucrat sistemul, probabil ați observat lucruri care ar putea fi îmbunătățite. Acestea sunt aspectele cele mai probabile ale sistemului dvs., care încă se concentrează și se concentrează. Atât de mult doriți ca acestea să fie automate, acestea nu funcționează destul pentru dvs. Sunt un clopot în motorul tău de productivitate.
Poate că ai uitat de ei jumătate din timp. Sau poate că ați descoperit că este mai ușor să-i lăsați în afara zilei. Este timpul să aplicați Razmer-ul lui Occam în sistemul dvs. și să începeți tăierea ceea ce nu funcționează.
Pe măsură ce faceți acest lucru, este util să urmăriți filozofia japoneză a lui kaizen. Kaizen este japonez pentru "îmbunătățire" sau "schimbare pentru cel mai bun". Când urmați filozofia lui kaizen, faceți mici schimbări incrementale. De-a lungul timpului, aceste schimbări mici se suprapun, care este într-un fel în care găsești că ai făcut o mare schimbare fără să-ți dai seama cât de departe ai venit.
Pentru a începe procesul de simplificare, luați un aspect al sistemului dvs. care vă provoacă cel mai mult. Intreaba-te pe tine insuti:
În timp ce practicați acest lucru în mai multe iterații, veți găsi un sistem foarte simplu care se potrivește ca o mănușă.
Te întrebi ce ar putea să arate sistemul pe care îl dezvolți? Să aruncăm o privire la câteva exemple.
Simplitatea este un lucru minunat. Pe măsură ce vă aruncați sistemul de productivitate în esența sa, veți găsi ceva complet unic. Este potrivit doar pentru tine-dar ar fi foarte util pentru alți oameni să vadă cum faceți lucrurile.
Iată trei exemple de sisteme simplificate de productivitate. Lăsați-i să vă inspire pe măsură ce creați propriul sistem. Puteți chiar utiliza unul dintre ele ca bază pentru propriul sistem.
Unul dintre cele mai cunoscute sisteme simplificate de productivitate este Leo Babauta Zen to Done (ZTD). Babauta a creat ZTD trăgând sistemul Getting Things Done (GTD) pentru a se potrivi vieții sale.
ZTD a abordat problemele specifice pe care le-a avut Babauta cu GTD. Acestea erau:
ZTD este similar cu GTD. Trei aspecte ale ZTD pe care nu le-am acoperit în această serie de productivitate includ:
Utilizați fie un notebook simplu sau carduri index pentru listele dvs., fie utilizați programul de listă cel mai simplu posibil. Nu aveți nevoie de un planificator sau de un PDA sau Outlook.
Puteți citi o prezentare completă a sistemului ZTD.
Kanbans au fost dezvoltate de către producătorul japonez Toyota ca instrument vizual pentru a arăta ce lucrare a fost făcută și ce încă mai trebuia făcut. (De altfel, Toyota a fost, de asemenea, cel puțin parțial responsabilă pentru popularizarea conceptului de kaizen.)
Ca atare, Kanban personal sistemul implică crearea unui instrument vizual, astfel încât să puteți vedea munca dvs. în desfășurare. La bază, sistemul are doar două reguli:
Prin vizualizarea muncii dvs., vă mențineți atenția asupra a ceea ce trebuie să faceți și a ceea ce lucrați. De asemenea, vedeți ce ați obținut, ceea ce vă ajută să vă mențineți o mentalitate pozitivă.
Puteți crea personalul dvs. Kanban în orice fel doriți-inclusiv desenarea imaginilor. Acestea fiind spuse, un Kanban personal înseamnă, de obicei, scrierea fiecărei sarcini (Lucrări în Progres / WIP-uri) într-o notă post-it. Notele dvs. post-it sunt apoi organizate în trei coloane:
Asta e! Desigur, puteți schimba coloanele pentru a se potrivi nevoilor dvs. sau pentru a modifica sistemul în orice fel doriți.
Puteți citi mai multe despre Kanban Personal, inclusiv idei pentru dezvoltarea acestuia în propriul sistem.
Umpleți o găleată cu nisip și veți găsi că nu mai este loc pentru nimic altceva-cu siguranță nu orice pietre mari. Umpleți o găleată cu roci mari și încă mai există spațiu pentru nisip.
Stephen R. Covey, autorul Cele 7 obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți a popularizat ideea de roci mari în productivitate. Covey scrie:
Care sunt pietrele mari din viața ta? Un proiect pe care doriți să-l realizați? Timpul cu cei dragi? Credința, educația, finanțele voastre? O cauza? Predarea sau îndrumarea altora? Amintiți-vă să puneți aceste Big Rock-uri în primul rând sau nu le veți primi deloc.
Conceptul a fost dezvoltat în continuare de Leo Babauta (de renume ZTD). El recomandă să aveți o sarcină "mare de rock" pe zi și să vă concentrați asupra acelei sarcini înainte de a face altceva. Apoi puteți trece la sarcinile cu pietriș și nisip.
Această abordare a apărut recent ca regulă 1-3-5. Fondatorul The Daily Muse, Alex Cavoulacos, explică cum funcționează:
În orice zi, presupuneți că puteți realiza doar un lucru mare, trei lucruri medii și cinci lucruri mici. Înainte de a părăsi locul de muncă, dați câteva minute pentru a vă defini 1-3-5 pentru a doua zi, astfel încât să fiți gata să loviți terenul de dimineață. Dacă poziția dvs. este una în care fiecare zi aduce o mulțime de sarcini neașteptate, încercați să lăsați o sarcină medie și două sarcini mici goale, pregătindu-vă pentru cererile ultimului minut de la șeful dvs..
Prin limitarea listei de sarcini în acest fel, vă îmbunătățiți șansele de a trece prin ea. După aceasta, succesul se bazează pe succes.
Acum, că aveți câteva idei despre cum poate arăta un sistem de productivitate simplificat, distrați-vă să vă dezvoltați propria dvs.!
Graphic Credit: Lotus Flower proiectat de Carlos Andujar de la Proiectul Noun.
Accentsconagua