Cum să găsiți și să eliminați rapid duplicate în Excel

Dacă sunteți un utilizator Microsoft Excel, probabil că vi sa cerut să lucrați cu date dezordonate într-o foaie de calcul înainte. Datele dvs. ar putea conține înregistrări duplicate care se repetă. Cu siguranță nu aveți timp să mergeți liniar într-o foaie de calcul mare și să găsiți manual și să eliminați înregistrările duplicate.

Vestea bună este că Microsoft a anticipat această nevoie exactă în Excel. Eliminați duplicatele vă ajută să găsiți rapid și să eliminați înregistrările duplicate din foaia dvs. de calcul.

În doar câteva clicuri, am eliminat rândurile duplicat din foaia mea de calcul cu funcția Eliminare duplicate Excel.

În acest tutorial, vă voi învăța să o utilizați Eliminați duplicatele. Veți învăța să utilizați funcția pentru a curăța o foaie de calcul cu rânduri duplicat. Vă voi învăța sfaturi despre cum să utilizați corect caracteristica, astfel încât să fie eliminate numai rândurile duplicate adevărate.

Pentru a urmări împreună cu acest tutorial, vă recomandăm să descărcați foaia de calcul exemplu. Puteți găsi albastrul Descărcați atașamentul faceți clic pe link-ul din dreapta acestui tutorial sau descărcați registrul de lucru pentru foi de calcul gratuite aici.

Începeți cu eliminarea duplicatelor în Excel

Dacă urmăriți împreună cu exemplul de lucru, utilizați fila de calcul tabelă denumită Listă comenzi pentru această parte a tutorialului.

Să începem cu un exemplu simplu despre cum să eliminăm duplicatele din Excel. În foaia de calcul de mai jos, puteți vedea că există mai multe linii care sunt duplicate. Trebuie să eliminăm comenzile duplicate pentru a simplifica lista ingredientelor.

Această listă are mai multe duplicate exact pe care trebuie să le eliminăm.

1. Evidențiați datele dvs.

Pentru a elimina rândurile duplicat, primul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să evidențiați datele. Dacă foaia dvs. nu conține date deasupra mesei dvs., puteți evidenția toate coloanele din partea de sus a foii de calcul. În acest caz, voi scoate în evidență tabelul de date pentru a elimina duplicatele.

Am subliniat rândurile care conțin datele mele pentru a vă pregăti să eliminați duplicatele.

2. Găsiți funcția Excel Remove Duplicates

 Eliminați duplicatele caracteristica trăiește pe panglica Excel pe Date tab. Mai exact, veți găsi Eliminați duplicatele caracteristică în Instrumente de date secțiune a panglicii. Odată ce ați găsit-o, faceți clic pe ea pentru a lansa asistentul.

Funcția Eliminare duplicate se află în fila Date a panglicii Excel, în secțiunea Instrumente de date.

3. Selectați criteriile dvs. duplicate

După ce dați clic pe opțiunea Eliminare duplicate, va apărea o fereastră nouă cu câteva casete de selectare. Această listă de opțiuni vă solicită să definiți câmpurile care trebuie verificate pentru duplicate. Comportamentul implicit este de a păstra toate verificate.

Pentru exemplul nostru simplu, nu faceți nicio modificare în această fereastră. Apăsați "OK" pentru a elimina duplicatele din tabelul nostru.

După ce faceți clic pe Eliminare duplicate, Excel va deschide o fereastră nouă cu o listă de casete de selectare; nu face nici o schimbare pentru exemplul nostru simplu.

4. Examinați rezultatele

Odată ce ați apăsat OK, Excel va elimina duplicatele din tabel și va oferi feedback despre ceea ce a fost eliminat. Când lucrați cu orice set de date, vă recomand să revizuiți rezultatele. 

Scopul Remove Duplicates este de a șterge rândurile repetitive, dar este nevoie de îngrijire în modul în care o utilizați. Puteți să anulați întotdeauna ultimul pas dacă l-ați aplicat incorect.

Eliminarea duplicatelor oferă feedback despre câte rânduri au fost eliminate și câte rânduri au rămas neatinsă.

Îndepărtați rapid duplicate - Tutorial video 

Consultați ecranul de mai jos pentru o scurtă descriere a modului de utilizare a Eliminare duplicate în Excel. Continuați să citiți tutorialul de mai jos pentru un ghid scris și aprofundat al funcției Remove Duplicates și câteva tehnici suplimentare pentru a găsi și șterge duplicate pentru a obține cele mai multe din ele.

 

Eliminați duplicate pe mai multe criterii

Să revenim la meniul aparent simplu care a apărut când am evidențiat datele noastre. Lista din această fereastră reprezintă fiecare dintre coloanele din foaia de calcul Excel. Veți observa că fiecare coloană din tabelul nostru Excel are o casetă de selectare de lângă ea. 

Ce înseamnă acest meniu? Practic, această casetă vă întreabă cum ar trebui să fie un anumit Excel atunci când eliminați duplicatele. Să examinăm un exemplu:

Exemplu de eliminare a duplicatelor pe un singur factor.

În captura de ecran de mai sus, am început să scot din nou datele mele din tabel și am lansat Eliminați duplicatele caracteristică. Apoi, am deblocat toate cutiile, cu excepția cazului "Chef" în fereastra Eliminare duplicate. Rezultatul este afișat în jumătatea inferioară a imaginii. Observați că masa noastră a fost redusă la doar trei rânduri, cu numele fiecărui bucătar apărând odată.

Când am lăsat doar "Chef“ a verificat, am cerut Excel să verifice doar coloana Chef pentru orice duplicate. Prima dată când a văzut numele unui bucătar repetat, a șters întregul rând; nu contează că celelalte coloane diferă.

Aveți grijă cu eliminarea duplicatelor Excel

De aceea este important să fiți atent când utilizați funcția "Eliminarea duplicatelor". Dacă lăsați-o setată să elimine un singur factor, este posibil să eliminați accidental datele pe care doriți să le păstrați.

Bacsis: Dulapurile pe care le lăsați bifate în fereastra Eliminare duplicate sunt combinațiile Excel verifică pentru duplicate. Lăsați mai multe casete verificate pentru eliminarea precisă a duplicatului.

Adesea, o singură coloană de date nu va fi suficientă pentru a judeca duplicatele. Dacă mențineți un magazin online și aveți o bază de date cu clienții, este posibil să aveți mai multe "Mike Smith", de exemplu, în datele dvs. Trebuie să verificați mai multe coloane - cum ar fi numele clientului, plus adresa clientului sau data de înregistrare pentru a verifica duplicatele.Din acest motiv verificăm mai multe coloane atunci când eliminăm duplicate.

Dacă doriți o modalitate precisă de a elimina duplicatele, lăsați mai multe casete (coloane) verificate la rularea funcției Remove Duplicates. Și, bineînțeles, verificați întotdeauna datele după executarea funcției Eliminare duplicate.

Când să fii selectiv

Dacă urmăriți împreună cu exemplul de lucru, utilizați fila de calcul tabelă denumită Deplasări duplicate pentru această parte a tutorialului.

S-ar putea să vă întrebați: există o situație în care ați debifa unele dintre cutii? Absolut. Să aruncăm o privire la un exemplu.

În foaia de calcul de mai jos, am date de schimbare a angajaților și am descărcat accidental raportul în două momente diferite. Am timpul și timpul de lucru al fiecărui angajat, plus o coloană cu data la care am descărcat raportul. Două din fiecare rând există, singurul factor unic fiind coloana F, data descărcării raportului.

Trebuie să eliminați duplicate deoarece raportul a fost descărcat de două ori (vedeți ultima coloană), dar trebuie să excludem ultima coloană din verificarea duplicatului meu.

Să ne gândim la asta: dacă verific toate coloane pentru duplicate, Excel nu va găsi nici un duplicat. Dar, de fapt, vreau să elimină datele de schimbare a angajaților duplicat. Nu îmi pasă de ce zi am descărcat raportul, așa că trebuie să exclud coloana F la eliminarea duplicatelor.

Rândurile mele sunt aproape la fel; coloana F este singurul factor care diferă și nu vreau ca Excel să o verifice ca parte a eliminării duplicatelor. Dacă l-am lăsat toate casetele bifate, Excel nu va găsi sau elimina nici un dupes.

Aceste rânduri nu sunt exact duplicate - nu împărtășesc toate câmpurile - dar trebuie să eliminăm duplicate pe baza coloanelor A-E. 

Pentru a face acest lucru, voi scoate din nou la masă și voi rula Eliminați duplicatele din nou. De data asta, voi lăsa toate casetele verificate, cu excepția Raportați data descărcării.

Observați că Excel a eliminat duplicatele deoarece ignorase verificarea coloanei F ca parte a procesului.

Gândiți-vă așa: cutiile pe care le lăsați verificate sunt coloanele pe care Excel le include în pasul de verificare duplicat. Dacă există suplimentar coloane care nu ar trebui verificate pentru duplicate, debifați-le din fereastra Remove Duplicates.

Utilizați Eliminare duplicate pentru linii goale

Una dintre utilizările mele preferate pentru Remove Duplicates este de a scăpa de mai multe rânduri necompletate din datele mele.

Eliminarea duplicatelor este, de asemenea, fantastic pentru eliminarea rândurilor goale într-o foaie de calcul dezordonată.

Pentru a elimina rândurile goale, evidențiați datele din tabel. Apoi, eliminați duplicatele și lăsați toate casetele verificate. Excel va elimina toate rândurile goale - cu excepția primei! Din moment ce primul rând gol nu este un duplicat tehnic, Excel îl lasă neatins. Veți avea nevoie să ștergeți manual rândul respectiv.

Rețineți că acest lucru va elimina toate rândurile duplicate, nu doar duplicat rânduri goale.

Recapitulați și păstrați învățarea

Eliminarea duplicatelor dintr-o foaie de calcul Excel este o abilitate esențială de curățare a datelor. Când lucrați cu un set de date, cu greu ai timp să găsești manual și să elimini înregistrări duplicate. De aceea, merită învățată funcția Excel "built-in" Remove Duplicates.

Iată alte două tutoriale pentru foi de calcul pentru a continua să stăpânești curățarea datelor din Excel:

• Documentația oficială a Microsoft privind eliminarea duplicatelor este o sursă utilă, cea de-a doua pentru a învăța caracteristica.
• Instrucțiunea lui Bob Flisser 12 Tehnici pentru utilizatorii de putere conține un scurt rezumat al funcției Remove Duplicates și alte tehnici cheie pentru gestionarea datelor.

Cum utilizați eliminarea duplicatelor pentru a gestiona foile de calcul Excel? Dacă întâmpinați probleme, asigurați-vă și lăsați un comentariu pentru ajutor.