Share
Excel și PowerPoint sunt mai bune împreună. excela este un instrument uimitor de a crea, organiza și analiza date cu. Power Point strălucește când este timpul să prezentați și să vă împărtășiți munca cu o audiență.
Ce se întâmplă când vrem să combinăm punctele forte ale fiecărei aplicații? Când sunteți pregătit să vă luați datele și graficele din Excel în PowerPoint, există diferite modalități de a lipi și de a vă conecta datele între aceste aplicații.
S-ar putea să doriți să păstrați prezentarea dvs. PowerPoint conectată la Excel, astfel încât, dacă datele se schimbă, graficul dvs. va fi actualizat cu datele editate din interiorul acestuia.
În acest tutorial, veți învăța cum să încorporați sau să conectați un fișier Excel în PowerPoint. Puteți folosi acest tutorial pentru a afla cum să încorporați grafice și diagrame Excel în interiorul unei prezentări PowerPoint.
Avem, de asemenea, un compliment util acestui tutorial. Luați-o repede înainte să citiți mai departe. Descărcați cartea noastră electronică GRATUITă: Ghidul complet pentru realizarea unor prezentări minunate, care vă vor ajuta să scrieți, să proiectați și să furnizați o prezentare perfectă.
În acest scurt ecran de trei minute de mai jos, vă voi arăta cum să lucrați înainte și înapoi între Excel și PowerPoint. Veți învăța să încorporați fișiere Excel în PowerPoint, să vă conectați datele între cele două aplicații și să vă actualizați datele.
Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre metodele diferite de lucru cu datele dintre Excel și PowerPoint.
Notă: În acest tutorial folosim șablonul versatil Marketofy PowerPoint, care are diagrame excelente și caracteristici infografice. Puteți găsi mai multe șabloane de prezentare profesionale PPT pe GraphicRiver sau în ghidul nostru final pentru cele mai bune șabloane Microsoft PowerPoint.
Să presupunem că am creat o diagramă excelentă în Excel și suntem pregătiți să o luăm la PowerPoint pentru o prezentare. Putem termina stilul graficului în PowerPoint, deci nu trebuie să vă faceți griji dacă doriți să modificați culorile sau etichetele.
Primul pas este să faceți clic pe graficul din interiorul Excel și asigurați-vă că este selectat. Apoi, puteți apăsa pe copiere, fie apăsând Ctrl + C pe tastatură sau apăsând tasta Copie pe panglica Excel.
Selectați diagrama în Excel, care va pune acele cercuri în jurul marginii graficului. Apoi, apăsați copia (Ctrl + C) sau copiați pe panglică pentru a plasa graficul în clipboard.Acum, să trecem la PowerPoint. Găsiți spațiu pe unul dintre diapozitive și apăsați fie Ctrl + V pe tastatură sau apăsați pe Pastă pe panglica PowerPoint. În captura de ecran de mai jos, puteți vedea că datele și sumele sunt identice o dată inserate în PowerPoint.
Inserați fișierul de diagrame Excel în PowerPoint.Observați că a adus aceleași date în diagrama din agenda noastră Excel, dar a reformatat automat stilul pentru a se potrivi cu prezentarea PowerPoint. Acestea sunt opțiunile implicite pentru a prelua diagrame din Excel în PowerPoint.
Acesta este cel mai simplu mod de a plasa o diagramă Excel în interiorul fișierului dvs. PowerPoint. Dar, ca întotdeauna, există mai multă putere ascunsă în spatele scenei în PowerPoint.
Poate doriți să inserați graficul ca imagine pe care privitorul nu o poate modifica. Sau, poate doriți să vă conectați diagrama Excel la PowerPoint astfel încât acestea să actualizeze datele și să rămână sincronizate.
Când luați diagrame de la Excel la PowerPoint, aveți într-adevăr două opțiuni de făcut:
Aceste opțiuni sunt toate disponibile atunci când Click dreapta în PowerPoint cu o diagramă în clipboard.
Excel pastă opțiuni.Există de fapt cinci moduri în care puteți prelua date din Excel în PowerPoint și fiecare dintre ele vă gestionează datele într-un mod diferit. Pentru referințele dvs., iată descrierile fiecărei opțiuni de lipire din PowerPoint:
Ma gandesc la categoriile majore ca încorporarea, care leagă, și lipirea ca imagine. Să învățăm despre fiecare dintre aceste categorii.
Primele două icoane (1 și 2) vă permit să încorporare în interiorul fișierului PowerPoint. Aceasta înseamnă că PowerPoint stochează datele din spatele scenei din interiorul fișierului PowerPoint.
După ce lipiți fișierul și îl încorporați, datele sunt separate de fișierul Excel și stocate în fișierul PowerPoint. Rețineți că dacă actualizările de date ale Excel vor fi afișate, diagrama PowerPoint nu se va actualiza automat.
Pentru a actualiza datele pentru o diagramă încorporată, faceți clic dreapta pe diagramă și alegeți Editați datele.Pentru a actualiza datele din interiorul unui fișier Excel încorporat, puteți să faceți clic dreapta pe diagramă și să alegeți Editați datele din meniu. Aceasta va deschide o foaie de calcul Excel încorporată în fișierul PowerPoint, unde puteți edita datele din diagramă.
Editarea datelor pentru o diagramă încorporată va deschide o fereastră Excel în interiorul PowerPoint. Modificați aceste date pentru a actualiza graficul.Introducerea datelor are multe avantaje; graficele din prezentarea dvs. vor funcționa dacă aveți acces la fișierul Excel original. Însă încorporarea crește dimensiunea fișierului dvs. PowerPoint.
Principalul dezavantaj pentru încorporarea datelor este faptul că nu rămâne sincronizat cu fișierul Excel pe care îl faceți analiza și revizuirea datelor în interiorul. Dacă mergeți înainte și înapoi între cele două aplicații, care leagă ar putea fi o alegere mai bună.
Legarea datelor (pictograme 3 și 4)păstrează fișierul dvs. PowerPoint și Excel în sincronizare. Dacă schimbați datele pentru diagramă în Excel, puteți actualiza diagrama lipită în PowerPoint pentru a utiliza cele mai recente date.
Atunci când PowerPoint și Excel sunt ambele deschise în același timp, acest lucru se va întâmpla automat pentru datele legate. Faceți o modificare în Excel și actualizați graficul PowerPoint în timp real.
Dacă lucrați în Excel și PowerPoint la momente diferite, asigurați-vă că ați lovit Actualizați datele pe Instrumente grafice> Design pe panglica PowerPoint.
Actualizările de date actualizate în timp real, dacă ambele aplicații rămân deschise sau puteți alegeSE Actualizați datele cu graficul selectat pentru a actualiza datele utilizate în diagrama conectată.Legarea este excelentă pentru păstrarea datelor conectate, astfel încât să nu trebuiască să refaceți diagramele în timp ce treceți de la Excel la PowerPoint.
Cu toate acestea, conectarea datelor direct la Excel nu este întotdeauna alegerea potrivită. Dezavantajul folosirii opțiunii legate este de două ori:
Dacă sunteți încă un pic cam fuzzy despre alegerea între încorporarea și conectarea datelor din Excel la PowerPoint, consultați pagina oficială de ajutor Microsoft pentru a vedea o comparație a celor două.
Opțiunea finală de a plasa o diagramă în PowerPoint este de a lipi pur și simplu graficul pe care l-ați construit în Excel ca imagine aplatizată, care nu poate fi editată. Când inserați o diagramă ca imagine, stilurile vor apărea la fel ca și versiunea Excel a graficului și nu vor mai putea fi editate în PowerPoint.
Plasarea unei diagrame Excel ca imagine în PowerPoint tratează graficul ca o imagine plat și elimină orice opțiuni de editare a datelor din interiorul acestuia.Această caracteristică este utilă atunci când doriți să vă asigurați că datele nu sunt modificate sau modificate de către destinatar. Cu toate acestea, lipirea ca imagine vă face să pierdeți orice abilitate de a edita sau schimba graficul.
Indiferent dacă alegeți să încorporați sau să vă conectați datele, puteți alege modul de gestionare a stilului hărților dvs. atunci când vă deplasați de la Excel la PowerPoint. Ambele opțiuni "încorporați" și "link" au două opțiuni pentru modul de manipulare a stilului.
Să ne uităm la diferența dintre "Folosiți tema destinație" și "Păstrați formatarea sursei". Aceste opțiuni nu schimbă modul în care lucrăm cu datele - ambele opțiuni încorporează datele dvs. în fișierul PowerPoint - dar ele do modificați aspectul hărților.
În captura de ecran de mai jos, puteți vedea exemple pentru fiecare opțiune. Folosind Formatare Sursă Păstrați graficul păstrat exact la fel ca în Excel. Utilizarea temei destinație vă ajută să vă amestecați cu restul prezentării.
Sus: "Păstrați formatarea surselor" va purta stilurile și formatarea direct din Excel, în timp ce "Use Destination Theme" se potrivește graficului cu restul prezentării dvs. PowerPoint.După ce o diagramă este plasată în fișierul PowerPoint, puteți edita și restabili prezentarea. Gândiți-vă la această opțiune de paste ca punct de plecare.
Păstrarea graficelor PowerPoint legate de datele Excel este utilă. Cu datele conectate, nu trebuie să recreați și să reformatați tabelele de fiecare dată când datele originale se modifică. Datele încorporate vă oferă flexibilitatea de a edita datele dvs. chiar în interiorul prezentării.
Dig în mai multe tutoriale Excel și PowerPoint pe Envato Tuts +:
Rețineți că există diferite modalități de gestionare a datelor pe baza opțiunii de inserare pe care o utilizați. Se coboară la modul în care doriți (sau nu doriți) să păstrați datele sincronizate între Excel și PowerPoint.
Cum gestionați datele între Excel și PowerPoint? Dați-mi voie să știu în secțiunea de comentarii cum folosiți instrumentele împreună.
Avem un compliment perfect pentru acest tutorial, care vă va ajuta să vă prezentați întregul proces de prezentare. Aflați cum să vă scrieți prezentarea, să o creați ca un profesionist și să o pregătiți pentru a vă prezenta cu putere.
Descărcați noua noastră carte electronică: Ghidul complet pentru realizarea de prezentări minunate. Este disponibil gratuit cu un abonament la Buletinul informativ Tuts + Business.
Accentsconagua