Share
Te simți copleșit la locul de muncă?
Dacă răspunsul este da, nu vă faceți griji: nu sunteți singuri. Două treimi din angajați declară că sunt copleșiți, potrivit unui sondaj recent realizat de Deloitte de 2.500 de organizații din 90 de țări.
Pentru antreprenori și proprietari de afaceri, este adesea o problemă și mai gravă. Este responsabilitatea dvs. personală, la urma urmei, să vă asigurați că compania reușește. Probabil că aveți foarte mulți bani pe linie și veți avea o pondere mult mai mare în succesul în cazul în care compania reușește sau durerea dacă nu reușește.
Rezultatul este adesea că proprietarii de afaceri preiau prea multă muncă. Un sondaj efectuat de eVoice a constatat că "realizarea mai multor roluri în cadrul organizației a reprezentat provocarea numărul unu cu care se confruntă antreprenorii". De fapt, 44% dintre antreprenori au raportat purtând cinci sau mai multe pălării în afacerea lor la un moment dat.
Răspunsul este acela de a delega mai eficient, astfel încât să puteți petrece mai puțin timp pe minuții și mai mult timp pe deciziile strategice. Dar asta nu este întotdeauna la fel de ușor cum pare. Este posibil să aveți nevoie să angajați personal suplimentar, ceea ce înseamnă mai mult cheltuieli. Și dacă nu faceți așa cum trebuie, puteți crea probleme pentru dvs. și pentru afacerea dvs. Există câteva sarcini-cheie, de exemplu, că tu doar nu ar trebui delega.
Prin urmare, în acest tutorial, vă voi arăta cum puteți decide ce sarcini să delegeți personalului dvs. sau contractanților externi și ce ar trebui să păstrați controlul asupra dvs. Până la urmă, veți avea o listă de sarcini pe care le puteți delega în siguranță și o înțelegere a modului în care să faceți acest lucru în mod eficient.
Începeți cu o foaie de hârtie goală. Uitați de toate lucrurile pe care le faceți deja și gândiți-vă la mixul ideal. Dacă ai putea să începi și să faci lucrurile cum trebuie, cum ți-ai petrece timpul? Nu vă faceți griji cu privire la aspectele practice ale modului în care puteți realiza acest lucru deocamdată. Doar notați starea ideală.
Mai degrabă pentru categorii largi decât pentru sarcini individuale. Într-o săptămână medie (sau o lună sau orice perioadă are sens pentru dvs.), cât timp ați aloca în mod ideal pentru fiecare activitate?
De exemplu, dacă rulați o mică companie de software, amestecul dvs. ar putea arăta astfel:
Inventați propriile categorii, bineînțeles, și concentrați-vă asupra celor mai importante lucruri pe care le puteți face pentru a vă deplasa afacerea înainte.
Când ai definit starea ta ideală, e timpul să vezi cum se potrivește realitatea. S-ar putea să vă gândiți deja că aveți o idee bună, dar s-ar putea să fiți surprinși când veți începe să urmăriți în detaliu aceste ore și minute.
Pentru o săptămână, urmăriți modul în care vă petreceți timpul. Există o mulțime de aplicații de urmărire a timpului și programe software acolo pentru a vă ajuta, iar multe dintre ele sunt gratuite, cel puțin la nivel de bază. Toggl și Harvest sunt câteva opțiuni populare. De asemenea, puteți utiliza o foaie de calcul simplă sau un stilou și hârtie dacă preferați.
De fiecare dată când începeți o nouă activitate, înregistrați-o folosind metoda aleasă și apoi notați ora de finalizare. Acest lucru poate părea o mulțime de muncă, dar amintiți-vă că este doar o săptămână. Ideea este să obțineți o imagine clară a locului în care stau lucrurile chiar acum, astfel încât să puteți începe să vă deplasați spre starea ideală.
Puteți găsi, de exemplu, că timpul dvs. real este cheltuit pe diferite sarcini și că acesta arată astfel:
Nu e bine. Vă petreceți cea mai mare parte a timpului pe sarcini care nu vă mută afacerea înainte și nu găsiți timp pentru lucruri importante precum planificarea, strategia și punerea în scenă pentru noi afaceri.
Cum te poti muta de la realitate la starea ideala? Vom acoperi următorul lucru.
Ar trebui să aveți acum două liste: un ideal și unul care să reflecte realitatea. Comparați cele două liste unul cu celălalt, și faceți un plan pentru ceea ce să reduceți și să acordați mai multă atenție. Apoi, începeți să alegeți sarcinile individuale și oamenii pe care îi delegați.
Ce fel de lucruri ar trebui să le delegați?
Unele lucruri sunt candidați evideni pentru delegare. Sarcinile administrative obișnuite, de exemplu, nu vă vor face în mod clar compania și nu vă vor atrage atenția. Sunt importante, dar puteți delega cu ușurință majoritatea acestora altor persoane din companie.
Dacă nu aveți personal disponibil sau dacă aveți bani strânși, luați în considerare utilizarea asistenților virtuali. Veți obține mai multă flexibilitate în acest fel și puteți obține sarcinile dvs. la un cost mai mic decât dacă ați angajat un membru al personalului cu normă întreagă. Calitatea pe site-uri ca Elance și Upwork este destul de variabilă, dar există o mulțime de oameni calificați acolo. Puteți, de asemenea, să postați pe forumuri de locuri de muncă online sau să încercați un site precum Zirtual, care este specializat în furnizarea de companii cu asistenți virtuali din Statele Unite,.
O sarcină comună care mănâncă mult timp deținătorului unei afaceri este verificarea și aprobarea lucrurilor pe care ceilalți membri ai personalului le-au făcut deja.
Dacă ați angajat oameni buni, nu este nevoie să vă uitați peste umeri tot timpul. Încredereți-vă oamenilor de vânzări să comunice cu clienții și perspectivele cheie, de exemplu, și personalul dvs. de marketing pentru a gestiona blogurile și conturile de social media. Dacă o sarcină intră în aria de experiență a altcuiva, nu trebuie să vă implicați decât dacă există o situație cu adevărat neobișnuită, critică, care ar putea avea implicații mai largi. În caz contrar, renunțați la necesitatea de a aproba fiecare decizie.
Rularea unei afaceri implică o mulțime de sarcini care probabil nu sunt punctele dvs. forte de bază. Externalizați sau delegați cât mai multe dintre acestea.
După cum am văzut în ultimul nostru tutorial privind elementele de bază ale contabilității, de exemplu, mulți proprietari de afaceri mici pur și simplu nu au expertiza sau interesul de a face o treabă bună gestionând conturile lor. Puteți învăța lucrurile esențiale (și tutorialul vă va ajuta cu asta), dar dacă nu este pur și simplu forța dvs., ați putea angaja un contabil și / sau un contabil pentru a prelua gestionarea zilnică a conturilor, astfel încât trebuie doar să faceți o viziune mai înalt.
În mod similar, dacă nu sunteți deosebit de tehnic, nu încercați să proiectați și să difuzați singur propriul site web. Închirierea de ajutor este o cheltuială, desigur, dar se adaugă tot timpul salvați și de multe ori veți ieși înainte.
În exemplul nostru de mai sus, CEO-ul companiei software-ul a cheltuit 30% din bug-urile de fixare a timpului în cod. Dacă a început o companie de software, este logic ca codarea să fie ceva la care ea este bună. Dar este o utilizare bună a timpului ei?
Presupunând că are alți oameni din personalul care ar putea să o facă, în mod clar răspunsul este "nu". În calitate de șef al companiei, timpul ei va fi mai bine cheltuit pe lucruri precum planificarea și strategia, după cum se arată în partea 1.
Dar ceea ce se poate întâmpla adesea este ca oamenii să sară să lucreze la lucruri pe care știu să le facă. Ei știu că ar trebui să delege astfel de sarcini, dar gândiți-vă: "Este mai rapid dacă o fac singură". Tot ce face este să mănânce timp și să-și asume responsabilitatea de persoana pe care ați angajat-o să o faceți.
Linia de fund: Chiar dacă pe termen scurt ar fi mai rapid să faceți acest lucru singur, pe termen lung este mai bine să ajutați pe altcineva să învețe cum să o facă.
Dacă nu faceți acest lucru corect, delegația poate crea mai multă muncă, pentru că petreceți mai mult timp pentru a corecta erorile altor persoane și a elimina neînțelegerile decât ați salvat. Pericolul este ca tu să te gândești că nu merită și să-ți iei din nou sarcina. Deci, iată câteva linii directoare pentru a face acest lucru corect.
Dacă nu delegați persoanelor potrivite, este posibil să suferiți de ceea ce acest articol din Wall Street Journal numea "efectul bumerang". Transferați multe sarcini, dar apoi găsiți-le să vină imediat la voi, deoarece persoanele cărora le-ați atribuit nu le-au putut termina.
Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că gestionați corect resursele. Dacă oamenii pe care îi delegați sunt deja închiși cu muncă înșiși, sarcina nu se va face - sau cel puțin nu se va face bine. Așa că verificați volumul lor de lucru și angajați asistență suplimentară dacă este necesar. Și ia în considerare punctele forte și slăbiciunile oamenilor pe care îi delegați, pentru a vă asigura că sunt pregătiți să facă ceea ce le cereți.
Un element esențial al delegării cu succes este furnizarea de instrucțiuni clare. Consultantul în studiul de timp Mark Ellwood sugerează că, începând prin clarificarea rezultatului dorit și a valorii autorității decizionale, angajatul va avea. Explicați ce resurse sunt disponibile și întrebați dacă există altceva de care au nevoie.
Apoi stabiliți etapele de parcurs și cereți rapoarte de progres pentru a vă asigura că lucrurile rămân pe drumul cel bun. Asigurați-vă că acordați laudă și feedback, pe măsură ce proiectul progresează și când este finalizat cu succes.
Deși ar trebui să fiți implicați și să ajutați persoana căreia i-ați delegat-o, nu faceți micro-gestionarea. Acest lucru învinge obiectul delegării. "Delegați obiectivul, nu procedura," spune Ellwood. "Descrieți rezultatele dorite, nu metodologia. Ce trebuie făcut și când trebuie terminat? "
După aceea, lăsați-o angajatului să obțină aceste rezultate. Este posibil să aveți propriul mod de lucru, dar delegarea vizează renunțarea la control asupra detaliilor. Așadar, întoarceți-vă și lăsați-i să meargă mai departe.
Există unele sarcini pe care un proprietar de afaceri nu ar trebui să le delege nimănui altcuiva. Iată o scurtă descriere a lucrurilor pe care trebuie să le păstrați mereu sub control sau, cel puțin, să le monitorizați foarte atent.
După cum am văzut în partea a treia, contabilitatea zilnică poate fi delegată în siguranță sau externalizată. Dar ar trebui să aveți întotdeauna o imagine clară a sănătății financiare a companiei dvs. și o previziune a modului în care lucrurile urmează să se desfășoare în anul următor. Monitorizați în mod regulat finanțările și cunoașteți starea în care se află, este ceva ce pur și simplu nu puteți delega. Obțineți ajutor cu detaliile, cu toate mijloacele, dar asigurați-vă că monitorizați cel puțin numerele de nivel înalt. Iată câteva metrici cheie de profit pe care să vă concentrați, de exemplu.
O afacere trăiește sau moare de oamenii care o operează. Pe măsură ce compania dvs. devine mai mare, probabil veți delega anumite sarcini de angajare unui manager de resurse umane. Dar când vine vorba de personalul cheie, este bine să rămâi implicat. Steve Jobs obișnuia să angajeze potențiali angajați la Apple pentru plimbări lungi în jurul lui Palo Alto, pentru ca el să-i cunoască și să vadă dacă ar fi o potrivire bună. Mark Zuckerberg a adoptat ulterior aceeași abordare la Facebook.
Deci, baza de date a clienților dvs. a fost doar hacked, potențial compromițându-le parolele și datele financiare. Cea mai recentă versiune a produsului dvs. software-pilot este plină de bug-uri. Managerul dvs. de resurse umane este dat în judecată pentru hărțuire sexuală.
Acestea reprezintă toate amenințările majore pentru reputația companiei dvs. și necesită atenția dvs. deplină. Puteți delega anumite sarcini individuale, cum ar fi pregătirea comunicatelor de presă și rezolvarea plângerilor clienților, dar va trebui să fii foarte activ în gestionarea crizei în ansamblu.
Amintiți-vă că nu fiecare "criză" este critică pentru afaceri. Unele lucruri pe care personalul dvs. le poate gestiona singur. Dar dacă este o amenințare gravă pentru afacerea dvs., nu delegați: implicați-vă.
În acest tutorial, ați văzut cum să identificați sarcinile de delegat și ați primit câteva sfaturi despre cum să faceți acest lucru în mod eficient. Acum este momentul să luați măsuri. Faceți această listă din partea 1, arătând cum credeți că ar trebui să vă petreceți timpul și apoi urmăriți timpul pentru o săptămână. Comparați cele două liste și găsiți un set de sarcini pe care le puteți delega, utilizând instrucțiunile din acest tutorial.
S-ar putea să nu ajungeți niciodată la "starea ideală" - există întotdeauna compromisuri și evenimente neașteptate pot să vă deranjeze. Dar, cu puțină planificare și o delegație bine gândită, puteți elibera timp prețios în programul dvs., permițându-vă să petreceți mai mult timp pe lucruri care vă vor duce cu adevărat afacerea dvs..
Graphic Credit: Ierarhia creată de Murali Krishna de la Proiectul Noun.
Accentsconagua