Share
Mesajele dvs. de e-mail sunt întotdeauna pline de mesaje noi. Deciderea a ce să facă cu fiecare mesaj poate părea copleșitoare. S-ar putea chiar să răspundeți cu întârziere la un mesaj important pentru că nu ați observat-o în toată dezordinea. Normele MS Outlook vă pot ajuta.
Dacă știți cum să configurați reguli în Outlook, puteți să vă asigurați că e-mailurile similare sunt întotdeauna grupate împreună. Acest lucru vă va ajuta să vă prioritizați veniturile prin e-mail și să rămâneți organizați. De asemenea, puteți utiliza regulile Outlook pentru a rezolva tipurile de mesaje de e-mail pe care le primiți frecvent, cum ar fi buletine de știri și anunțuri. Puteți chiar să configurați o regulă pentru a șterge automat anumite tipuri de e-mailuri.
În acest tutorial, vom răspunde la întrebarea: ce este o regulă în Outlook? De asemenea, veți afla cum să creați o regulă în Outlook și, de asemenea, cum să importați sau să exportați regulile Outlook. În cele din urmă, vom explica modul în care puteți edita sau șterge regulile Outlook.
Înainte de a vă deplasa mai departe în învățarea cum să utilizați Microsoft Outlook, asigurați-vă că vă apucați de carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.
Acum, să aruncăm o privire mai atentă la regulile din MS Outlook.
S-ar putea să vă întrebați: ce este o regulă? O regulă din Microsoft Outlook este un set de acțiuni pe care Outlook le efectuează automat atunci când sunt îndeplinite anumite condiții. Puteți defini condițiile pentru o regulă utilizând Outlook Gestionați regulile și alertele instrument. O regulă poate fi o oportunitate mare dacă îndepliniți adesea aceleași acțiuni pe e-mailuri similare.
Perspectiva are, de asemenea, o Reguli Wizard disponibile pentru a face procesul de creare a regulilor chiar mai ușor. Reguli Wizard a utilizat regulile deja stabilite. Tot ce trebuie să faceți este să personalizați fiecare regulă din expertul cu alegerile proprii.
În ecranul de mai sus aflați cum să utilizați Reguli Wizard în Microsoft Outlook. Sau citiți-vă pentru instrucțiuni scrise complexe care vă ajută să creați și să modificați reguli în Outlook.
De departe, regula cea mai comună pe care o creează oamenii este cea care trimite automat anumite mesaje într-un dosar. Puteți face acest lucru rapid și ușor de la această scurtătură Outlook. Comanda rapidă include și alte câteva acțiuni comune.
Începeți cu deschiderea căsuței poștale electronice. Selectați mesajul pe care doriți să îl mutați automat într-un dosar făcând clic pe acesta. Clic Acasă> Reguli. Selectați Creați o regulă din meniul drop-down. Creați o regulă se afișează caseta de dialog:
Partea superioară a Creați o regulă caseta de dialog este deja completă pe baza e-mailului pe care l-ați selectat.Observați că partea de sus a casetei de dialog este deja completă cu Din, Subiect, și La câmpuri din e-mailul selectat. Pentru a selecta una sau mai multe dintre aceste condiții ca atare, trebuie doar să bifați caseta de selectare din partea stângă a acestora. De asemenea, puteți să introduceți un subiect nou și / sau să selectați un nou destinatar de e-mail (dacă aveți multe e-mailuri în căsuța dvs. de e-mail).
În secțiunea de jos, puteți selecta până la trei acțiuni pentru a efectua o e-mail care îndeplinește criteriile definite.
Dacă aveți nevoie de mai multe opțiuni pentru regula dvs. MS Outlook, utilizați Reguli Wizard. Să începem:
Începeți cu mesajele primite de e-mail deschise. Apasă pe Fişier tab. informatii despre cont Afișează ferestrele:
De la informatii despre cont faceți clic pe fereastră Gestionați regulile și alertele cutie.Clic Gestionați regulile și alertele pentru a accesa Reguli și alerte căsuță de dialog:
Selectează Noua regulă opțiune de meniu.Apasă pe Noua regulă opțiune de meniu din partea stângă sus a casetei de dialog. Reguli Wizard apare:
Primul ecran al Expertului privind regulile Outlook.Notă: Tupoate accesa și Reguli Wizard din Optiuni avansate din Creați o regulă căsuță de dialog.
În partea de sus a Reguli Wizard, veți vedea o listă de șabloane de reguli predefinite în două categorii:
Veți vedea și categoria Porniți de la o regulă necompletată. Ați folosi această categorie pentru a crea o regulă dacă nu doriți să începeți cu unul dintre șabloanele predefinite.
Examinați lista existentă de șabloane de reguli și faceți clic pe cea care corespunde necesităților dvs. pentru ao selecta. Apoi faceți clic pe Următor → buton. În scopul acestui tutorial, am selectat șablonul "Mută mesajele de la cineva la un dosar". Dacă selectați un șablon diferit, opțiunile dvs. pot varia.
După ce selectați un șablon de reguli, Reguli Wizard afișează o listă de condiții care se aplică șablonului cu o casetă de selectare pentru fiecare condiție:
Alegeți condițiile pentru regula dvs..Bifați caseta din dreptul fiecărei condiții pe care doriți să o aplicați regulii. Condițiile pe care le-ați selectat apar în caseta de sub Pasul 2 în Reguli Wizard. Notați hyperlink-urile în fiecare condiție. Faceți clic pe fiecare hyperlink pentru a personaliza regula conform cerințelor dvs. Iată un exemplu despre ceea ce apare când fac clic pe importanţă hyperlink:
Puteți alege un nivel de importanță pentru e-mailurile la care doriți să aplicați regula.Continuând clic pe fiecare hyperlink pentru a face condiția specifică nevoilor dvs. Când ați terminat, faceți clic pe Următor → buton.
Odată ce ați personalizat condițiile pentru reguli, sunteți gata să personalizați acțiunile de reguli. Reguli Wizard afișează diferite acțiuni pe care le puteți aplica la această regulă:
Selectați o acțiune pe care să o efectuați în cazul mesajelor care îndeplinesc condițiile.Acest ecran funcționează ca mai devreme Reguli Wizard ecran. Selectați acțiunile pe care doriți să le adăugați la această regulă bifând caseta de selectare de lângă fiecare acțiune selectată. Faceți clic pe hyperlink în Pasul 2 segmentul ecranului pentru a face acțiunea mai specifică. După ce terminați selecțiile, faceți clic pe Următor → pentru a trece la următorul ecran din Reguli Wizard.
Urmatorul Reguli Wizard ecranul este foarte asemănător celor din ultimele două, cu excepția cazului în care definiți excepții de la regulă. După ce ați terminat definirea excepțiilor de reguli, faceți clic pe Următor → butonul din nou.
In final Reguli Wizard ecran, vi se solicită să denumiți regula:
Când ați definit regula în Outlook, sunteți gata să îl numiți.Introduceți numele regulii în spațiul indicat. Dacă doriți să executați regula privind mesajele existente, bifați caseta de lângă prima casetă. Pentru a activa regula, verificați a doua casetă de selectare. Dacă aveți mai multe conturi, bifați a treia casetă.
După ce ați terminat de personalizat regula, faceți clic pe finalizarea buton. Reguli și alerte apare caseta de dialog. Clic aplica apoi faceți clic pe O.K pentru a activa regula.
Tocmai ați creat o regulă în MS Outlook!
Regulile pot fi importate sau exportate. Acest lucru poate fi util în special dacă migrați la o altă versiune de Outlook. De asemenea, am putut utiliza această funcție pentru a împărtăși regulile Outlook între diferiți utilizatori Outlook.
Prudență: În cazul în careregula exportată implică un anumit dosar sau orice altceva specific e-mailului dvs., Outlook importând regula trebuie să aibă același folder.
Să începem.
Începeți cu mesajele primite de e-mail deschise. Apasă pe Fişier tab. informatii despre cont afișează ferestrele. Clic Gestionați regulile și alertele pentru a accesa Reguli și alerte căsuță de dialog. Clic Opțiuni din meniul din partea de sus a ecranului. Opțiuni se afișează caseta de dialog:
Puteți exporta reguli pe care le-ați creat deja. Notă:Tupoate accesa și Reguli și alerte caseta de dialog de la reguli opțiune în cadrul Acasă pe panglică.
Apasă pe Reguli de export buton. A Explorator de fișiere fereastra se deschide:
Tastați numele fișierului regulii pe care doriți să o exportați.Navigați la directorul în care doriți să stocați fișierul de reguli exportate. Introduceți numele fișierului în care doriți să stocați regulile și clicul Salvați.
Procedura de import a unei reguli este ca procedura de reguli de export cu câteva diferențe.
Începeți cu mesajele primite de e-mail deschise. Apasă pe Fişier tab. informatii despre cont afișează ferestrele. Clic Gestionați regulile și alertele pentru a accesa Reguli și alerte căsuță de dialog. Clic Opțiuni din meniul din partea de sus a ecranului.
Cand Opțiuni apare caseta de dialog, faceți clic pe Regulile de import in loc de Reguli de export. Când se deschide fereastra File Explorer, navigați la directorul unde ați salvat regulile importate. Faceți clic pe numele fișierului pentru al selecta și faceți clic pe Deschis. Clic O.K pentru a importa regula.
Notă:Dacă unii parametri lipsesc pentru o regulă importată, veți primi un mesaj de eroare. Un exemplu ar fi dacă un dosar folosit de regulă nu este configurat în e-mailul dvs..
Să presupunem că aveți o regulă configurată pentru a trata un anumit tip de e-mail în Outlook, dar trebuie să schimbați regula. Cu Outlook, puteți modifica cu ușurință o regulă existentă pentru a o schimba. Iată cum:
Începeți cu căsuța de e-mail deschisă. Apasă pe Fișier> Gestionați regulile și alertele. Reguli și alerte caseta de dialog se deschide:
Selectați o regulă din listă. Apasă pe Modificați regula din partea de sus a casetei de dialog. Modificați regula meniul pop-up apare:
Puteți schimba numele unei reguli existente în Microsoft Outlook.Notă: De asemenea, puteți ajunge la acest meniu pop-up de la Reguli> Gestionați regulile și alertele> Schimbați regula pe Acasă în fila dvs. de mesaje Outlook.
Din acest meniu aveți trei opțiuni:
să adăugați rapid sau să modificați o singură acțiune de regulă
Să analizăm fiecare dintre aceste opțiuni separat.
Pentru a modifica mai multe setări de reguli, faceți clic pe Editați setările pentru reguli opțiune pe Modificați regula meniu pop-up. Sistemul re-deschide Reguli Wizard pentru regula selectată. Folosește Reguli Wizard pentru a modifica condițiile, acțiunile și excepțiile.
Dacă tot ce doriți să faceți este redenumirea regulii selectate, nu este nevoie să redeschideți Reguli Wizard. În schimb, selectați Redenumiți regula opțiune de la Modificați regula meniu pop-up. Sistemul vă cere să introduceți noul nume pentru regula selectată:
Puteți redenumi o regulă în Microsoft Outlook.După ce ați terminat tastarea numelui de regulă, faceți clic pe O.K buton.
De asemenea, nu este nevoie să redeschideți Reguli Wizard dacă tot ce vrei să faci este să schimbi câteva acțiuni comune. Modificați regula meniul pop-up are câteva comenzi rapide pentru acțiuni comune sub Redenumiți regula opțiune:
Puteți schimba câteva acțiuni ale Regulamentului Microsoft fără a redeschide Reguli Wizard.Acțiunile active apar cu o casetă albastră în jurul pictogramei de acțiune din meniul pop-up. Pentru a activa sau dezactiva o singură acțiune pentru regula selectată, faceți clic pe ea.
Pentru unele acțiuni, asta e tot ce trebuie să faceți. Pentru alte acțiuni, se afișează oa doua casetă de dialog când adăugați acea acțiune. A doua casetă de dialog vă permite să furnizați informații mai specifice.
De exemplu, dacă faceți clic pe Copiați în dosar opțiunea apare o casetă de dialog pentru a putea selecta dosarul corect:
Puteți copia o regulă Microsoft Outlook.După ce ați terminat de făcut modificări la regula selectată, faceți clic pe O.K pe Reguli și alerte căsuță de dialog.
Dacă nu mai aveți nevoie de o regulă, puteți să o ștergeți. Începeți cu căsuța de e-mail deschisă. Apasă pe Fișier> Gestionați regulile și alertele. Reguli și alerte caseta de dialog se deschide:
În Outlook puteți șterge reguli pe care nu mai aveți nevoie.Notă: Tu co, de asemenea, ajunge la Reguli și alerte caseta de dialog de la Reguli> Gestionați regulile și alertele pe Acasă în fila dvs. de mesaje Outlook.
Selectați regula pe care doriți să o ștergeți făcând clic pe caseta de selectare de lângă ea. Apoi faceți clic pe Șterge (seamănă cu un X) din meniu spre partea de sus a Reguli și alerte căsuță de dialog. Apare un prompt care vă întreabă dacă într-adevăr doriți să: Ștergeți regula [numele regulii]. Clic da, apoi faceți clic pe O.K butonul din partea inferioară a butonului Reguli și alerte fereastră.
Studiați tutorialele de mai jos pentru a afla mai multe despre MS Outlook:
Nu uitați să vă înscrieți la newsletter-ul Tuts + Business și să vă luați carte electronică gratuită: Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Este echipat cu strategii de organizare a căsuței poștale și sfaturi ucigașe pentru gestionarea mai eficientă a tuturor e-mailurilor primite.
Păstrați mesajele Mesaje primite organizate utilizând regulile Outlook. Puteți să sortați în mod automat mesajele în dosarele corespunzătoare setând reguli în Outlook. Acum că știți cum să utilizați regulile Outlook, mesajele vor fi gestionate întotdeauna în mod corespunzător și vor fi organizate mesajele primite.
Accentsconagua