Share
În calitate de freelancer creativi, poate fi ușor să uiți că conducem o afacere. Putem fi atât de prinși în realizarea unui proiect video perfect, de fotografiere sau de design grafic pe care îl uităm pentru a plăti și pentru a-și face viața.
Una dintre detaliile despre care nu prea credeți că este facturare. O factură este un document pe care îl trimiteți clienților ca o solicitare oficială de plată. Acesta furnizează documentația și documentele necesare pentru a le anunța că plata pentru munca voastră dură este datorată.
O factură bine făcută adaugă într-adevăr o notă de profesionalism clienților. Nu trebuie să fii o companie sau o agenție importantă pentru a crea o factură profesională și vă voi arăta cum în acest tutorial.
Chiar dacă foile de calcul sunt adesea folosite de profesioniștii financiari și contabili, aceștia sunt folositori practic pentru orice public. Puteți face cu ușurință calcule și puteți pregăti factura utilizând o aplicație asemănătoare Microsoft Excel.
Flexibilitatea foilor de calcul face ca acestea să fie potrivite pentru o varietate de utilizări. Iată cum puteți utiliza acest registru ca soluție de facturare "all-in-one":
În timp, veți construi un registru de lucru Excel cuprinzător, în care puteți monitoriza starea de facturare a afacerii dvs. Foile de calcul cum ar fi acestea sunt foarte utile atunci când analizați performanța afacerii dvs..
În acest tutorial, vă duc să folosiți programul Excel pentru facturare. Vom utiliza un șablon pre-construit pentru cea mai rapidă modalitate de facturare a unui client profesional.
În ecranul de mai jos, vă voi ajuta să utilizați un șablon Excel pentru a crea rapid o factură atractivă. Vom utiliza un șablon de la Envato Elements pentru a crea o factură în Excel și apoi o salvați ca un PDF pentru livrarea către clienți.
Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre cele mai bune practici de facturare și despre instrumentele pe care le puteți utiliza pentru a economisi timp.
La începutul anului 2017, Envato a lansat un nou serviciu care și-a găsit rapid drumul în cutia mea de instrumente creative. Envato Elements este un serviciu de tip "all-you-can-download" pentru o rată fixă.
Folosesc frecvent Elemente pentru grafică, fotografii, prezentări și multe altele. Dar sunt întotdeauna impresionat când găsesc fișiere din categorii mai mici Fișiere de proiect Excel. Elementele au multe tipuri de șabloane de factură, inclusiv cele care funcționează chiar în interiorul Microsoft Excel.
În acest tutorial vom trece prin proiectul Excel Invoice pentru a crea o factură în interiorul Microsoft Excel.
Vom folosi proiectul Excel Invoice numit de GraphicArtist pentru a crea rapid o factură utilizând numai Microsoft Excel.Dacă îți conduci propria afacere, nu ai lipsă de to-dos. O factură ar trebui să reflecte branding-ul și afacerea dvs., dar asta nu înseamnă că aveți timp să creați o factură de la zero.
De aceea, folosirea șabloanelor din Elements are sens. Puteți elibera mai mult timp pentru a lucra în afacerea dvs. și cu clienții dvs. prin externalizarea lucrărilor de proiectare pentru facturi. În loc să construiți o factură dintr-o artă goală, cea mai bună dintre cele două lumi este să începeți cu un proiect Envato Elements și să schimbați propriul logo și detalii de contact.
Să învățăm cum să personalizăm acest șablon pentru afacerea noastră.
După ce descărcați proiectul Excel Invoice, continuați și deschideți fișierul zip. Veți observa că acesta include șase scheme de culori diferite pentru a începe. Aș recomanda alegerea schemei de culori care este cea mai apropiată de culorile proprii de brand ca punct de plecare.
Înainte de a adăuga conținut la factură, să învățăm cum să personalizăm fișierul factură pre-fabricat.
Proiectul Factură are un logo-ul de tip placeholder încorporat și este ușor să înlocuiți propria dvs. în locul său.
Mai întâi, începeți prin simpla clic pe sigla înlocuitorului. Apoi, apăsați pe Șterge cheie de pe tastatură pentru ao elimina.
Mi-am scăpat propria siglă PNG transparentă în cutia deschisă.Să adăugăm acum propriul logo. Mergeți la Introduce fila și alegeți Fotografii, apoi navigați la propriul fișier de logo care este stocat pe computer. Este ideal dacă logo-ul dvs. este un PNG transparent, astfel încât să nu vedeți nici o margine sau fundal în timp ce îl adăugați.
Mai presus de toate, este crucial să actualizați detaliile de contact atât pentru dvs. cât și pentru clientul dvs. Începeți prin deplasarea în partea superioară a șablonului de facturare Excel și adăugând propriile detalii de contact, inclusiv adresa de e-mail, numărul de telefon și adresa.
Aceste detalii sunt importante deoarece factura dvs. poate ateriza pe biroul unui angajat plătibil în cont sau al altcuiva care nu este familiarizat cu lucrarea. Faceți-le mai ușor să vă contacteze pentru a evita întârzierile cu primirea plății.
Asigurați-vă că actualizați ambele secțiuni de contact, astfel încât clientul dvs. să vă poată contacta rapid cu orice întrebări.Asigurați-vă că adăugați, de asemenea, detaliile clienților în Factura de emisiune pentru secțiune. Adăugați logo-ul pentru punctele bonus!
În cele din urmă, în partea de jos a facturii există locații pentru site-urile media sociale. În cazul meu, voi elimina aceste link-uri.
De aici, continuați să personalizați elemente ale șablonului. Pentru mine, am eliminat legăturile sociale, imaginea semnării și alte câteva cutii de destinație pentru un aspect mai curat. Fiecare dintre obiecte poate fi editat în mod normal ca orice alt element din Excel.
Creați o copie a șablonului de factură Excel, astfel încât să puteți sări întotdeauna la un punct de pornire consecvent.În acest moment, vă recomand să faceți următoarele:
presa O.K pentru a crea o copie a designului pe care îl personalizăm. Deoarece aveți șablonul blocat, puteți crea întotdeauna mai multe copii și puteți să reveniți la un punct de plecare curat.
Acum, am stăpânit aspectul facturii noastre. Este timpul să adăugați elementele rând cu sumele pe care le facturăm. Acest lucru este ușor de făcut, dar vreau să subliniez câteva caracteristici pe care le place despre acest șablon.
Mai întâi, fiecare linie din factură trebuie să descrie lucrarea pe care o furnizați. Dacă vindeți obiecte care sunt evaluate în funcție de cantitate, puteți pune pur și simplu numărul articolului și prețul unitar, iar foaia calculează automat Total.
Utilizați un preț și o cantitate unitară pentru a calcula automat un total de elemente rând.Utilizați fiecare linie pentru o altă parte din livrare. Menținerea unui număr de elemente rând va ajuta clientul să înțeleagă factura și să reducă toate întrebările care ar putea apărea.
În cele din urmă, observați că factura poate adăuga automat o rată de impozitare după cum este necesar. Pur și simplu ștergeți această celulă și ascundeți rândul dacă nu aplicați impozit.
În sfârșit, este o cutie numită Plată în avans. Utilizați această celulă dacă clientul dvs. pune un depozit în jos și este creditat în contul facturii.
Utilizați celula fiscală pentru a o adăuga automat pe baza unei rate și pentru a reduce suma totală cu plata în avans.După cum am menționat mai devreme, o idee pentru configurarea unui registru de lucru este de a pune toate detaliile proiectului într-o singură filă a unui registru de lucru și apoi să le legăturile de factură. Consultați tutorialul de mai jos pentru un ghid privind legarea foilor în sus.
După ce ați adăugat toate detaliile proprii în factura Excel, veți dori să le exportați pentru clientul dvs. Este o idee bună să "flatten" fișierul Excel și să îl salvați în loc de un PDF. Nu doriți ca clientul să vadă toate detaliile, formulele sau să editeze registrul de lucru original.
Începeți prin a evidenția partea din factura pe care doriți să o imprimați. În cazul nostru, este pur și simplu întreaga factură.
Acum, du-te la Fișier> Export> Creare document PDF / XPS opțiunea de a pregăti exportul facturii finale.
În fereastra pop-up, alegeți unde doriți să salvați factura finalizată și apoi faceți clic pe Opțiuni. Modificați opțiunea la Selecţie astfel încât să salvăm doar partea din factura pe care am evidențiat-o. presa O.K, apoi faceți clic pe Publica.
În doar câteva minute, am creat o versiune PDF profesională a facturii utilizând numai Microsoft Excel.Acum, veți avea un PDF finalizat din factura dvs. Este gata să arhiveze propriile dvs. înregistrări și să le împărtășească clienților.
Acum că ați creat un PDF al facturii, este timpul să îl trimiteți unui client. Care sunt cele mai bune practici atunci când vine vorba de livrarea unei facturi?
Mai presus de toate: este important să discutați deja termenii de plată la începutul relației dvs. cu clienții. Majoritatea clienților vor putea să plătească cu un card de credit sau de debit, dar acest lucru poate deveni complicat dacă lucrați cu clienți din afara țării dvs., de exemplu.
Servicii cum ar fi PayPal sau QuickBooks sunt construite pentru a emite facturi în format electronic și pentru a plăti pentru clienți. Puteți atașa factura PDF creată în acest tutorial atunci când emiteți factura în format electronic. Asigurați-vă că păstrați, de asemenea, copii ale PDF-ului pentru nevoile dvs., deoarece acestea pot fi relevante în timpul unui audit sau a unui timp de impozitare.
În afacerea mea independentă, emite facturi pe care clienții pot să le plătească cu orice card de credit sau debit. Există o mică taxă, dar se opune în comparație cu efectuarea cecurilor sau a altor forme de plată.
Pentru a afla mai multe despre facturare și cele mai bune practici pentru livrarea acestora către clienți, consultați tutorialul general al lui Andrew Blackman de mai jos.
Doar pentru că o factură este un document financiar, nu înseamnă că nu putem adăuga o atingere de design. Clienții își dedică profesionalismul de fiecare dată când interacționează cu noi, iar facturarea nu face excepție. O factură profesională încorporează cele mai bune practici de proiectare și face clar informațiile despre plăți unui client.
Dacă doriți să aflați mai multe despre facturare și cum să vă plătiți la timp, consultați articolele de mai jos. Veți afla mai multe despre crearea facturilor profesionale și ofensive care vă protejează interesele de afaceri.
Utilizați Excel pentru facturare? Trimiteți-vă răspunsurile în comentariile de mai jos.
Accentsconagua