Share
Indiferent de mărimea afacerii dvs., există așteptări crescânde că veți fi informați. În timp ce datele mari se îmbogățesc la nivel de întreprindere, realitatea pentru persoanele care desfășoară activități independente și proprietarii de microîntreprinderi este că va trebui să vă dați mâinile murdare jucând cu date la o anumită etapă a activității clientului.
Fie că este vorba de a transfera cuvinte cheie într-o foaie de calcul, de a programa tweets, de a sincroniza date între aplicații de afaceri, de a gestiona liste de contacte sau de a importa date într-o informație infografică, va trebui să știi cum să cureți datele dintr-o foaie de calcul și să le organizați într- aplicația online sau software-ul poate citi.
Vestea bună este că posibilitatea de a gestiona date și de a le muta între aplicații este o abilitate comercială în sine și cu câteva trucuri în mânecă, puteți salva și o mulțime de timp: timpul pe care ați putea să-l cheltuiți pentru o activitate mai profitabilă.
Pentru a finaliza acest tutorial, veți avea nevoie de:
Un fișier CSV este un fișier "Value Comma Separated Value". Acest tip de fișier ține toate datele dvs. și pune anteturile fiecărei coloane în primul rând, apoi enumeră toate datele dvs. în rânduri ulterioare, toate datele non-numerice închise în virgule inversate ("ca aceasta"), urmată de o virgulă.
Un fișier CSV poate fi citit în mai multe tipuri de aplicații și programe software. La cele mai de bază este un fișier text. Își ia toate datele și le analizează (adică o descompune în unitățile sale de date), astfel încât să puteți apoi să le transferați în altă aplicație.
De exemplu, iată datele de la instrumentul Google pentru cuvinte cheie pentru cuvântul cheie "fișier CSV":
Iată un exemplu despre cum arată în format CSV:
Din ce în ce mai mulți clienți vă așteaptă să gestionați datele când lucrați cu ei. De exemplu, un freelancer care lucrează la scrierea conținutului SEO pentru un client ar putea aștepta să arate o listă a cuvintelor cheie cu coada lungă care sunt utilizate în fiecare articol pe blog programat pentru producție și să aibă aceste cuvinte cheie adăugate într-o foaie de calcul sau într-un calendar de conținut. În calitate de producător de conținut independent, veți fi așteptat să realizați vizuale convingătoare care să vă ajute cu articolele dvs. Puteți adăuga infografice simple în conținutul dvs. prin curățarea unui fișier CSV al statisticilor dvs. de cercetare și apoi importați-l într-o diagramă sau un instrument infografic.
Pe măsură ce datele și opendatele mari continuă să devină mai obișnuite, puteți crește rapid valoarea ofertelor dvs. de servicii de afaceri și puteți reduce volumul de lucru prin cunoașterea modului de a muta datele în jur.
Dacă rulați o micro-companie care furnizează servicii media sociale, s-ar putea să fiți de așteptat să-i arătați clientului în prealabil o săptămână în valoare de tweets și apoi să aveți posibilitatea să programați aceste mesaje de tweeted la intervale regulate de-a lungul săptămânii. Sau puteți dezvolta un serviciu de afaceri în care vă ajutați un client să păstreze datele de contact sincronizate între e-mailurile, campaniile de marketing și software-ul pentru managementul relațiilor cu clienții (CRM).
Poate că afacerea dvs. a crescut destul de mare încât doriți să începeți să utilizați o aplicație de facturare și contabilitate mai degrabă decât o foaie de calcul. Puteți curăța un fișier CSV al tuturor datelor vechi vechi, astfel încât acesta să fie importat cu ușurință în aplicația dvs. de facturare fără a avea o grămadă de reintroducere a datelor pentru a face.
Pe măsură ce datele și opendatele mari continuă să devină mai obișnuite, puteți crește rapid valoarea ofertelor de servicii de afaceri și puteți reduce volumul de lucru prin cunoașterea modului de a muta datele. A avea cunoștințe de date este o abilitate în mare nevoie și vă poate ajuta să sculptați o propunere de valoare unică. Curățarea fișierelor CSV este esențială pentru a profita la maximum de toate aceste oportunități.
Un fișier CSV este pur și simplu un fișier de calcul tabelar salvat într-un format de text, astfel încât acesta să poată fi mutat în alt program software sau în aplicație sau instrument bazat pe cloud. Deci, mai întâi, va trebui să o deschideți în software-ul de calcul tabelar.
Dacă utilizați Excel, deschideți fișierul de date pe care doriți să îl deplasați (Fișier> Deschideți ... ). Dacă nu aveți Excel, vă puteți înscrie la Google Drive cu detaliile contului dvs. Google. Google Drive oferă un set de instrumente online cloud care include un instrument de calcul tabelar. După ce v-ați înscris, deschideți foaia de calcul în Google Drive.
Aceeași foaie de calcul în Excel (stânga) și Google Drive (dreapta).
În Excel, asigurați-vă că aveți doar o foaie de lucru în foaia dvs. de calcul. Foile de lucru sunt afișate în partea de jos a Excel. Ele sunt denumite în mod normal Sheet1, Sheet2, etc. Asigurați-vă că există o singură coală. Dacă există mai mult de o foaie în Workbook, faceți clic pe fila pentru fiecare foaie suplimentară și asigurați-vă că nu există date despre aceste pagini. Apoi, faceți clic dreapta pe filele pentru Foița 2 și așa mai departe și ștergeți fiecare foaie suplimentară.
În Excel, selectați acum Fișier> Salvare ca ... . Alegeți un nume pentru fișierul dvs. și selectați valori separate prin virgulă din meniul derulant Format.
În Google Drive, selectați Fișier> Descărcare ca ... . Selectați valori separate prin virgulă din a doua casetă de meniu și salvați-vă pe hard disk.
Atunci când datele sunt stocate într-o aplicație online (cum ar fi FreshBooks, aplicația de facturare și de contabilitate pentru întreprinderile mici) sau un instrument de site (cum ar fi instrumentul Google AdWords pentru cuvinte cheie), este necesar să utilizați funcțiile de import datele într-un format de fișier CSV.
Dacă doriți să creați un fișier CSV utilizând datele dintr-o aplicație online, căutați o opțiune de meniu care vă permite să exportați datele din aplicație.
În FreshBooks, de exemplu, aceasta se află sub Contul meu meniul. După ce faceți clic pe Contul meu apare un meniu al doilea nivel, unde puteți selecta Import Export.
Acum selectați Fișier separat cu fișiere (CSV) lângă Export clienți, facturi, personal și Timesheets.
Alte aplicații bazate pe cloud pot aranja opțiunile lor în mod diferit. Dacă nu există o opțiune în "Cont", căutați un meniu "Setări" sau o opțiune de meniu "Date". Ar trebui să puteți găsi o opțiune de meniu similară care vă permite să salvați datele stocate online într-un fișier CSV.
Pentru un instrument web, căutați o opțiune de meniu "salvați". De exemplu, în instrumentul Google Adwords pentru cuvinte cheie, există o Salvează tot deasupra listei ideilor de cuvinte cheie. Click pe Salvează tot pentru a salva o copie a tuturor cuvintelor cheie din căutarea dvs..
Acum faceți clic pe Descarca buton. Selectați Toate rezultatele căutării. Va apărea o casetă de dialog, oferindu-vă posibilitatea de a salva în format CSV. Clic Descarca a confirma. În funcție de dimensiunea fișierului, poate dura puțin timp pentru ca acesta să fie pregătit.
În cele din urmă, vi se va oferi o casetă de dialog pentru a indica unde doriți să salvați fișierul.
Alte instrumente online funcționează într-un mod similar.
Acum că aveți un fișier CSV, va trebui să îl curățați și să vă asigurați că este ușor de citit oriunde doriți să îl trimiteți. În unele cazuri, poate doriți doar să o utilizați într-o foaie de calcul.
În alte cazuri, este posibil să fie necesar să curățați fișierul CSV, astfel încât să îl puteți apoi importa într-o altă aplicație sau un instrument online.
În Excel, creați un nou registru de lucru. Apoi selectați Import opțiune de la Fişier meniul.
Va apărea o casetă de dialog. Asigura-te Fișier CSV este selectată și dați clic pe Import buton.
Acum puteți selecta fișierul CSV de unde ați salvat-o.
În Excel, vi se va cere acum să confirmați că datele dvs. sunt delimitat. Adică fișierul dvs. CSV este umplut cu date separate numai printr-o virgulă. Excel ar trebui să poată spune automat că este corect. Acum faceți clic pe Următor → buton.
În Excel, veți fi prezentat acum o previzualizare a modului în care datele dvs. vor fi sortate în coloane, pe baza faptului că datele dvs. sunt separate prin virgule și elementele de text pot fi închise în "virgule inversate". Verificați previzualizarea datelor și selectați sau deselectați opțiunile de delimitare și opțiunile de calificare text până când previzualizarea reflectă modul în care vă așteptați ca datele să pară. În majoritatea acestor cazuri, acest lucru va fi ales automat pentru dvs. De exemplu, Excel va ști că toate datele de text au un calificativ de text al virgulelor inversate, așa că vă informează că intenționează să elimine virgulele inversate când le importă datele. Când sunteți mulțumit de modul în care datele vor fi importate, faceți clic pe Următor → buton.
În Excel, vi se va cere acum să selectați ce tip de date există în fiecare rând. Selectați General pentru toate coloanele acum (vom personaliza fiecare coloană de date după ce este importat). Verificați dublu setarea avansată pentru a vă asigura că datele dvs. reflectă convențiile standard pentru numerele în mii și pentru zecimalele.
De exemplu, dacă utilizați o sursă de date din SUA, o virgulă este folosită în general pentru a separa mii (de exemplu "1000") și o oprire completă reprezintă puncte zecimale. Este invers în Europa! Deci, în funcție de sursa originală de date, poate fi necesar să modificați aceste setări.
Acum faceți clic pe finalizarea pentru a importa datele CSV în foaia de calcul Excel.
În sfârșit, în Excel, veți fi întrebat unde doriți să importați datele. Dacă ați deschis un nou registru de lucru la Pasul 1 de mai sus, selectați Foaia existentă deja aleasă pentru dvs., apoi faceți clic pe O.K.
În Google Drive, puteți face pașii de mai sus 1 - 5 într-o singură casetă de dialog. Mai întâi, creați o foaie de calcul nouă din meniul Fișier. Acum alegeți Import din meniul Fișier.
Va apărea o casetă de dialog. Selectați fișierul CSV de pe hard disk.
Acum selectați Înlocuiți foaia de calcul, după cum am deschis deja o nouă foaie de calcul.
Verificați dacă previzualizarea arată cum doriți ca datele dvs. să fie distribuite în coloane. În majoritatea cazurilor, acest lucru va fi setat automat în mod automat. Dacă nu, schimbați caracterul "separator" în "tab" sau "virgulă" pentru a vedea dacă datele sunt afișate corect în coloane.
Apasă pe Import pentru a continua.
Pe măsură ce vom curăța foile de calcul de date, va fi mai ușor să faceți acest lucru dacă puteți vedea toate datele în coloane înguste. Ajustați lățimea coloanelor pentru a afișa mai bine datele. Mutați cursorul între literele de coloană din partea de sus a Excel sau Google Drive până când cursorul se transformă într-un simbol de mișcare în lățime și întinde lățimea coloanei, astfel încât datele dvs. să fie mai ușor de citit.
Acum, verificați dacă primul rând conține coloanele corecte ale coloanelor. Când importați date din anumite surse, este posibil să aveți datele în jos pe coloana din stânga (axa y) și valorile de-a lungul restului rândului, pornind de la a doua coloană (axa x). Deci, prima coloană de pe axa x va fi lăsată necompletată.
De exemplu:
Dacă este cazul, introduceți o descriere (pentru moment) pentru prima coloană, de exemplu "Data" sau "Luna".
Dacă utilizați datele dvs. CSV într-o foaie de calcul, puteți seta primul rând ca titlurile coloanelor. Acest lucru este util dacă lucrați cu seturi mari de date în care puteți derula în jos și nu puteți vedea rândul titlurilor.
În Excel, faceți clic pe Aranjament în pagină sub Fişier meniul. Alege Foaie din meniul din fereastra de dialog pop-up și faceți clic pe rândul din foaia de calcul pentru titlurile coloanelor. Ar trebui să fie indicată în casetă rânduri de repetat în partea de sus de obicei ca $ De 1: $ 1.
În Google Drive, selectați Congelați rândul de la Vedere meniu și selectați Înghetați un rând pentru a indica rândul antetului.
Dacă curățați aceste date, deoarece le veți muta într-un alt instrument sau aplicație online, verificați cerințele pentru importul datelor în aplicația destinație (consultați exemplele de utilizare a cazurilor de la secțiunea 3. Mutarea datelor de mai jos).
Dacă vă curățați fișierul CSV pentru a-l partaja într-o foaie de calcul, confirmați cu clientul ce date doriți să puteți arăta.
Notă: Poate doriți să salvați o copie a foii de calcul înainte de a începe să ștergeți toate datele, doar dacă vă răzgândiți sau aveți nevoie mai târziu.
Acum, eliminați toate coloanele de care nu veți avea nevoie. De exemplu, dacă doriți să importați cercetarea cuvintelor cheie într-un calendar de conținut, puteți fi interesat numai de coloanele cu cuvinte cheie și volumul lunar de căutări locale.
Puteți șterge coloanele de care nu aveți nevoie făcând clic pe litera antetului coloanei, până când întreaga coloană este umbrată. Acum alegeți Șterge de la Editați | × (în Excel) sau Ștergeți coloana din meniul Editați (în Google Drive).
Din nou, verificați unde veți importa datele pentru orice cerințe (a se vedea secțiunea 3 cazurile de mai jos).
Dacă datele fișierului dvs. CSV includ date, selectați coloana cu datele.
În Excel, selectați Celulele ... de la Format meniul. Acum selectați Număr din meniul de rând de sus și Data din meniul lateral din stânga. Alegeți meniul de date care corespunde cerințelor de import sau selectați versiunea cea mai lizibilă pentru dvs. și pentru clientul dvs., dacă importați datele în propriile foi de calcul.
În Google Drive, selectați coloana și faceți clic pe butonul care citește 123 în bara de instrumente. Alegeți un format de dată din listă sau selectați mai multe formate pentru a vedea un meniu suplimentar cu opțiunile pentru formatul datei.
Dacă fișierul dvs. CSV cere ca datele să fie incluse cu datele, asigurați-vă că acestea sunt în formatul corect (hh: mm sau hh: mm: ss).
Dacă fișierul dvs. CSV cere ca datele și orele să fie în coloane separate, copiați întreaga coloană, apoi formatați prima coloană în format numai pentru dată și a doua coloană să fie în format numai în timp. Restul datelor vor fi eliminate automat.
Orice coloane cu date numerice sunt cel mai bine formatate prin eliminarea celor 1000 de separatori, astfel încât numerele apar ca 23000 de exemplu și nu 23.000.
În Excel, selectați coloana și alegeți din nou Celulele ... din meniul Format. Alege Număr din meniul orizontal și Număr din meniul din stânga. Asigura-te Utilizați 1000 separator este necontrolat.
Google Drive insistă să utilizeze mii de separatoare. Acest lucru nu va afecta importurile dvs. CSV, dar poate fi confuz dacă clienții dvs. sunt europeni. Faceți clic pe coloană pentru ao selecta, selectați Format meniu și faceți clic pe Număr, apoi selectați Normal.
Verificați lista de date de care aveți nevoie pe care le-ați creat la pasul 9. Adăugați coloane în foaia de calcul pentru fiecare dintre acestea. Unele instrumente online necesită, de asemenea, ca datele să fie comandate într-un anumit mod (de exemplu, programarea tweets poate necesita o comandă specifică pentru datele fișierului CSV). În acest caz, mutați coloanele acum pentru a se potrivi cu ordinea de import preferată unde veți trimite datele.
Asigurați-vă că rubricile coloanelor reprezintă o potrivire exactă pentru ceea ce așteaptă destinația dvs. de import. Nu utilizați virgulă inversă în acest stadiu pentru titluri sau orice date de text din coloanele dvs..
În unele cazuri, cum ar fi curățarea datelor dvs. de cuvinte cheie, este posibil să nu căutați să-l adăugați la orice sursă de destinație, altul decât un calendar de conținut. Salvați o copie a foii de calcul ca fișier de rezervă, apoi selectați coloanele pe care doriți să le mutați în calendarul dvs. de conținut. Copiați acum aceste coloane și le inserați în foaia de calcul destinație.
Dacă destinația finală pentru datele dvs. curățate este să o adăugați la alt program, sunteți gata să salvați această foaie de calcul ca fișier CSV pentru a le putea importa într-o aplicație sau un webtool online.
Repetați secțiunea 1 Crearea din nou a unui fișier CSV dintr-o foaie de calcul.
În multe cazuri, va trebui să vă mutați datele într-o altă aplicație online sau webtool pentru a finaliza lucrarea.
Pentru a vă asigura că datele dvs. vor putea fi citite de aplicația la care le adăugați, verificați orice cerințe pentru ce coloane și date trebuie incluse.
Căutați o opțiune de meniu, cum ar fi "Cont", "Setări" sau "Date" și examinați informațiile privind datele de import. Alternativ, verificați secțiunea de ajutor a aplicației / instrumentului web. Căutați ce titluri de coloană trebuie să utilizați și formatul necesar pentru fiecare coloană de date. De exemplu, dacă adăugați date într-un Calendar Google, veți avea nevoie de coloane pentru Data de începere, Ora de începere, Data de încheiere, Timp de încheiere, Subiect și (ca opțiune) locul de desfășurare.
Pe de altă parte, dacă importați date despre munca dvs. de proiect într-o aplicație de urmărire a timpului cum ar fi Toggl, doresc o coloană pentru Ora de începere, dar în loc de Timp de încheiere, trebuie să aveți o coloană pentru Durata de activitate, în care indicați cât de mult timp a fost cheltuit pentru sarcină, mai degrabă decât la sfârșitul timpului.
Fiecare aplicație și webtool online pot fi ușor diferite, așadar posibilitatea de a curăța datele în fișierele CSV înseamnă familiarizarea cu documentația utilizatorului și ghidurile online pentru importul de date.
Care sunt nevoile dvs. actuale de date? Ați folosit fișiere în format CSV pentru a muta date importante pentru compania dvs. dintr-o aplicație în alta? Anunțați-ne despre proiectele dvs. de date în comentariile de mai jos.
Accentsconagua