Share
Păstrarea cărților pentru afacerea dvs. ar trebui să fie un proces relativ simplu: cu instrumentele potrivite puteți automatiza cel puțin o parte din lucrare și permiteți software-ului să se ocupe de părțile dificile. Freshbooks este un instrument de contabilitate foarte simplu pentru a te ridica și a alerga cu.
În funcție de afacerea dvs., puteți să vă configurați contul în ordine rapidă. În acest tutorial, descoperiți caracteristicile utile de lucru cu Freshbooks: configurați-vă, importați datele clientului, învățați să lucrați cu facturi, urmărirea timpului, înregistrarea cheltuielilor și multe altele.
Este timpul să vă faceți ordine.
Pentru a finaliza tutorialul, veți avea nevoie de următoarele elemente:
Înainte de a putea crea facturi în Freshbooks, trebuie să adăugați clienții. Aplicația web necesită o adresă de e-mail pentru fiecare client, împreună cu numele unei organizații. Toate celelalte informații sunt opționale, deși merită să adăugați cel puțin informațiile de care aveți nevoie pentru a putea trimite o factură acelor clienți, precum și pentru a urmări orice situație în care trimiterea unei facturi nu este suficientă.
Va trebui să faceți clic pe oameni fila din tabloul de bord al Freshbooks, urmată de Client nou pentru a adăuga clienți individual.
Având în vedere că multe companii preferă să primească facturi prin poștă sau prin fax, inclusiv aceste informații au, de obicei, sens. De asemenea, puteți importa clienți printr-o varietate de formate diferite. Există o legătură pentru a începe procesul de import pe oameni pagină.
Creați o nouă factură în Freshbooks, alegând facturile de pe tabloul de bord și apoi dați clic pe Factura nouă buton. În noua factură, puteți adăuga fie intrări de timp, fie articole, în funcție de modul în care vă taxați clienții. Puteți modifica fiecare detaliu al facturii dvs., indiferent de setările dvs. universale:
Facturile sunt atașate clienților și vă puteți trimite factura, fie prin e-mail, fie prin corespondență melc, direct de pe pagina de facturare individuală. Aveți, de asemenea, opțiunea de a salva facturile ca schițe, pentru acele situații în care este posibil să nu doriți să trimiteți o copie a unei facturi unui client, dar doriți să îl înregistrați (probabil clientul plătit deja).
Pentru acele facturi care sunt recurente și nu se schimbă, puteți automatiza întregul proces. Când vă aflați în tabloul de bord al facturii, faceți clic pe recurent și apoi pe Profil recurent recurent. Procesul este identic cu crearea unei facturi obișnuite, așteptați ca trebuie să setați un program pe care să trimiteți facturile. Registrele rapide pot gestiona astfel de facturi fără a mai fi făcuți pași din partea dvs. Freshbooks oferă, de asemenea, opțiunea de a crea estimări, de a le aproba și de a le transforma în facturi.
Foaia de pontaj este principala metodă de urmărire a timpului. O puteți găsi făcând clic pe Urmărirea timpului pe tabloul de bord principal. Într-o foaie de pontaj, puteți înregistra orele pe care le-ați lucrat deja la un anumit proiect, precum și să executați un cronometru în timp ce lucrați. Ambele metode necesită crearea unui proiect pentru a vă asocia munca, care la rândul său poate fi atribuită fie clienților, fie lucrărilor interne.
În cadrul unui proiect, puteți controla sarcinile atribuite, precum și membrii echipei, făcând clar cât costă un anumit proiect în ceea ce privește orele echipei.
Generați facturi din fiecare dintre proiectele dvs., astfel încât să puteți factura clienții cu ușurință pentru timpul necesar. Atunci când creați o nouă factură, puteți să adăugați doar toate orele și cheltuielile neachitate în contul facturii. De asemenea, aveți opțiunea de a adăuga ore sau cheltuieli selectabile selectabile, inclusiv după intervalul de date.
În funcție de preferințele dvs. și de cât de detaliată este o abordare pe care o faceți la urmărirea timpului, puteți adăuga ore la o factură cu o explicație detaliată pentru fiecare bloc de timp pe care l-ați urmărit. De asemenea, puteți minimiza detaliile pentru clienții care doresc cu adevărat numerele globale.
Gestionați foile de pontaj ale echipei prin intermediul cărților de presă. Dacă aveți mai mulți membri ai echipei, este logic ca toți să-și înregistreze timpul în aplicația web. Veți putea să vă uitați la modul în care aceștia își petrec timpul în mai multe rapoarte diferite, precum și în foi de pontaj standard.
Opțiunile dvs. includ:
Veți putea pune aceste informații la lucru pentru a vă îmbunătăți procesele de lucru interne, mai ales dacă puteți obține membrilor echipei dvs. obiceiul de a-și urmări activitatea, indiferent de ce lucrează - chiar dacă este vorba despre toate aspectele interne și nu despre toate facturabile.
Revistele de cărți noi pun accentul pe faptul că vă importați toate cheltuielile în mod automat; există o anumită mentalitate pe care nu ar trebui nici măcar să o atingeți, dincolo de a vă asigura că cheltuielile corecte sunt conectate la clienții corecți. Are sens, mai ales pentru proprietarii de afaceri aglomerate: cât de des vă veți așeza cu adevărat și introduceți toate cheltuielile dvs.?
Configurarea importului automat pentru cheltuielile dvs. necesită clic pe cheltuieli pentru prima dată; site-ul va afișa o casetă de dialog în care puteți selecta banca sau instituția dvs. financiară și apoi introduceți datele de conectare. De asemenea, puteți adăuga carduri de credit și unele procesoare de plată (inclusiv PayPal).
Pentru acele cheltuieli pe care nu le puteți importa automat (cum ar fi cele plătite cu numerar) de la instituția dvs. financiară, puteți introduce manual cheltuielile individuale. Procesul este la fel de simplu ca și completarea unui formular scurt, inclusiv suma, data, vânzătorul și categoria. Puteți trece mai adânc să alocați o cheltuială unui client, să atașați o imagine a chitanței și să procesați în alt mod informațiile.
Freshbooks are de fapt o modalitate de a automatiza aceste cheltuieli, de asemenea: prin integrarea aplicatiei web cu Shoeboxed. Cu Shoeboxed este posibil să trimiteți prin e-mail chitanțele, să le scanați și datele rezultate să fie adăugate în contul dvs. Freshbooks. Tot ce trebuie să faceți este să primiți încasările într-un plic. Este la fel de simplu ca asta.
Treceți prin rapoartele dvs. În timp ce Recomandările rapide pot genera o varietate de rapoarte, rapoartele dvs. de cheltuieli și rezumatele dvs. fiscale pot fi deosebit de utile. Vino sezonul de impozitare, poți rula o copie și fi gata să începi să calculezi întoarcerea. Cartile rapide pot exporta si date fiscale intr-un format CSV sau Excel, ceea ce este util daca contabilul dumneavoastra nu este inca pregatit sa imbratiseze contabilitatea online.
Faceți o listă a celorlalte aplicații web pe care le utilizați. S-ar putea să vă surprindeți cât de multe aplicații se pot lega în Freshbooks. Instrumentele de gestionare a proiectelor, în special, sunt utile pentru conectarea cu Freshbooks: există multe caracteristici, cum ar fi urmărirea timpului și CRM, care pot beneficia de schimbul de informații între două aplicații diferite.
Puteți verifica lista dvs. în lista de programe de adăugare a Freshbooks. Există o mare varietate de integrare disponibile, majoritatea construite de acele aplicații web care doresc să se poată conecta la Freshbooks.
Descărcați aplicația mobilă pentru Freshbooks. Aplicația este disponibilă pentru iPhone, iPad și Android. Cu aplicația mobilă, puteți urmări timpul, înregistrarea cheltuielilor și trimiterea facturilor fără a vă deschide laptopul. Această caracteristică este utilă în special dacă lucrați departe de birou sau departe de computer; înregistrarea unei sesiuni de consultanță, de exemplu, este o problemă de a face o notă pe telefon.
Apăsați pentru noi integrații sau add-on-uri, dacă o unealtă pe care vă bazați lipsește din lista Freshbooks. Compania chiar păstrează un formular pentru astfel de solicitări. Dacă sunteți tehnic savvy, Freshbooks oferă, de asemenea, un API care vă va permite să vă construiți propriile instrumente pe lângă platforma Freshbooks.
Cartile rapide au potentialul de a deveni un hub principal al datelor companiei dvs., facilitand astfel automatizarea partilor de rutina ale finantelor afacerii dumneavoastra. Dacă vorbești despre instrumentele de care ai nevoie, Fresh Book poate adăuga foarte bine unele dintre ele.
Odată ce ați stabilit compania dvs. pe Freshbooks, faceți un punct de actualizare a înregistrărilor. Procesul de îmbarcare poate fi un pic de lucru, în funcție de locul în care vă aduceți datele financiare, dar instrumentele Freshbook vă permit să vă păstrați actualizările cu aproape fără efort.
Când timpul de impozitare se învârte în jur, veți fi gata să vă imprimați rapoartele și să vă pregătiți impozitele, fără a trebui să vă întoarceți prin cutia de pantofi plină de chitanțe care ar fi putut să vă fi afectat viața.
Accentsconagua