Share
Multe sisteme de e-mail, cum ar fi Gmail, Yahoo !, și Outlook, permit accesul la fire de e-mail. Indiferent dacă vă desfășurați propria afacere sau lucrați pentru o companie, mesajele cu filet sunt un instrument excelent pentru a vă asigura că toată echipa din echipă este la curent cu informațiile despre proiect.
În acest tutorial, vă ofer cele nouă practici bune pentru configurarea și utilizarea firelor de e-mail în mod corespunzător, astfel încât să puteți menține convorbirile în mișcare și asigurați-vă că trimiteți mesaje importante numai acelor membri ai echipei pe care trebuie să îi contactați.
Gruparea prin e-mail a grupului (grafică)Notă: În timp ce versiunea desktop a Gmail este utilizată aici pentru a ilustra aceste principii de e-mail de grup, multe dintre ele se aplică și altor sisteme de e-mail populare.
De asemenea, binainte de a sapa in acest tutorial utile, descarcati noua noastra carte electronica (GRATUITA): Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Este echipat cu o serie de strategii profesionale de e-mail pe care le puteți utiliza rapid.
Un thread de e-mail tratează e-mailurile asociate ca o discuție prin păstrarea împreună a e-mail-urilor în e-mail. În Gmail, tot ce trebuie să faceți pentru a crea o discuție cu fișiere este să apăsați Răspunde la toți când răspundeți la un e-mail.
Fiți atent când utilizați un fir de conversație prin e-mail. În Gmail, dacă poți schimba linia subiectului când răspunzi la un e-mail, e-mailul cu linia subiect modificată devine un fir nou. Mesajul nu mai face parte din firul original, chiar dacă este legat de subiect.
Mulți profesioniști din domeniul afacerilor iubesc firele de e-mail și încurajează utilizarea lor din următoarele motive:
Mail în e-mailuri din GmailE-mailul de mai sus este o conversație pe fir despre proiectul XYZ așa cum apare în căsuța de e-mail Gmail. Există patru participanți la conversație, chiar dacă sunt afișați doar trei. Există șase mesaje în fir, după cum indică numărul 6 în paranteză după lista participanților.
În ciuda avantajelor, pot exista unele neajunsuri la e-mailurile filetate. Iată câteva:
Vom aborda câteva din aceste dezavantaje mai târziu în acest tutorial cu lista noastră de bune practici. Pentru moment, să aruncăm o privire asupra modului de creare și utilizare a firelor de e-mail.
Pentru a afla mai multe despre toate tipurile de e-mailuri, consultați selecția de tutoriale de e-mail pe Envato Tuts+.
Există trei tehnici de bază pe care trebuie să le înțelegeți pentru a utiliza fire de e-mail:
Să examinăm fiecare dintre aceste tehnici separat. Iată un ghid rapid pentru unele elemente de bază Gmail:
Dacă utilizați Gmail, aveți noroc. Mesajele de tip thread, denumite și Conversație View, sunt implicite. Pentru a activa (sau dezactiva) mesajele cu filet, urmați acești pași:
Faceți clic pe Setări în extrema dreaptă a ecranului pentru a afișa Setări meniul.
Meniul Setări Gmail Derulați în jos până la Vizualizare conversație opțiune. Selectați butonul de comutare pentru a porni Vizualizare conversație on sau off.
Gmail Conversation view on Multe alte sisteme de e-mail vă permit, de asemenea, să utilizați mesaje cu filet. În Yahoo! Mail, de exemplu, procesul este foarte similar cu Gmail. Aveți posibilitatea să activați sau să dezactivați mesajele conectate prin selectarea activării (sau dezactivării) conversațiilor prin Setări meniul.
S-ar putea să-ți dai seama că ai lăsat pe cineva dintr-o conversație care ar trebui inclusă. Sau, poate doriți să eliminați pe cineva din thread deoarece nu mai lucrează la proiect.
Dacă utilizați Gmail, adăugarea unui destinatar sau eliminarea unui destinatar dintr-un fir de e-mail este ușor. Trebuie doar să editați Cc înainte de a trimite următorul răspuns la fir.
1. Adăugați un contact
Iată cum puteți adăuga o persoană de contact la un mesaj de tip threaded în Gmail:
Clic Răspunde la toți în partea de jos a mesajului.
Gmail Răspunde tuturor selecțiilorFaceți clic oriunde în câmpul în care sunt adresele de e-mail, astfel încât să vedeți La câmp și Cc camp. Apoi faceți clic pe Cc pentru a afișa lista de contacte. În cele din urmă, bifați caseta de selectare de lângă persoana pe care doriți să o adăugați la firul de mesaje.
Selectați contactulIntroduceți și trimiteți mesajul în mod normal.
2. Eliminați un contact
Iată cum puteți elimina o persoană de contact dintr-un mesaj de tip threaded în Gmail:
Clic Răspunde la toți în partea de jos a mesajului. Apoi, faceți clic oriunde în câmpul în care sunt adresele de e-mail, astfel încât să vedeți La câmp și Cc camp. De asemenea, ar trebui să vedeți o listă de adrese de e-mail cu "X"după fiecare nume.
Eliminați persoana de contact din GmailFaceți clic pe "X"în spatele numelui persoanei pe care doriți să o eliminați din thread.Type și trimiteți mesajul în mod normal.
Prudență: Dacă eliminați pe cineva din firul de e-mail, persoana nu mai primește mesaje din thread. Ei nu vor ști că au fost șterși sau au șansa de a cere să fie inclusi. Înainte de a șterge pe cineva dintr-o conversație cu fir, este o idee bună să verificați și să întrebați dacă nu vor fi eliminate.
Bacsis: Puteți trimite un e-mail privat în cadrul unui fir, eliminând toți destinatarii, cu excepția persoanei în care doriți să primiți mesajul. Când sunteți gata să trimiteți din nou un mesaj tuturor destinatarilor, trebuie doar să selectați Răspunde la toți de la mesajul anterior mesajului privat. (Dacă selectați Răspunde la toți din mesajul privat, numai destinatarul unic primește noul mesaj.)
Ce se întâmplă dacă sunteți inclus într-o conversație cu fir, dar faceți o pauză de la proiect timp de câteva săptămâni? Este posibil să nu doriți să primiți e-mailuri de proiect în timp ce vă aflați în vacanță.
Cu Gmail (și multe alte sisteme de e-mail) puteți dezactiva o conversație cu fir. Dezactivarea conversației înseamnă că nu veți vedea mesajele legate de conversație.
Când vă întoarceți la lucru și sunteți gata să vă reîntoarceți la proiect, puteți dezactiva conversația.
Iată cum puteți dezactiva o conversație în Gmail:
Deschideți inboxul Gmail și selectați mesajul pe care doriți să-l dezactivați. Apoi, faceți clic pe Mai Mult butonul din partea de sus a inbox-ului.
Aplică MuteApasă pe Mut opțiune din partea de jos a meniului pop-up.
Conversația este eliminată din Primar fila dvs. de mesaje primite.
Este la fel de ușor să dezactivezi conversația:
Apasă pe Mai Mult din stânga casetei de mesaje primite. Este situat sub Schițe opțiune. Apoi, faceți clic pe Toate emailurile opțiune. Toate mesajele se afișează, inclusiv cele care se află în dosarul proiectat și cele care au fost dezactivate.
Dezactivează firele de e-mailSelectați mesajul pe care doriți să îl dezactivați și faceți clic pe Mai Mult buton. Apoi, selectați Activați sunetul opțiune din partea de jos a meniului pop-up. Această conversație se afișează în căsuța dvs. poștală data viitoare când se adaugă un mesaj.
Dacă nu doriți să așteptați un mesaj nou pentru a vedea conversația din Mesaje primite, selectați mesajul și faceți clic pe Muta spre inbox opțiune.
Să examinăm câteva bune practici pentru mesajele cu filet:
Dacă intenționați să utilizați mesaje cu filet, cea mai bună modalitate de a începe este stabilirea unor reguli de bază. Apelați o întâlnire a membrilor echipei și discutați modul în care urmează să fie utilizat mesajul cu filet. Adresați-vă unor probleme cum ar fi cât de des să trimiteți un mesaj, când să adăugați o persoană de contact și ce tipuri de mesaje nu ar trebui incluse în fir.
Dacă nu vă puteți întâlni cu echipa dvs., luați în considerare trimiterea regulilor de bază ca prim mesaj în subiectul conversației de grup. Amintiți-vă că dacă acesta este primul mesaj, acesta se afișează în partea de jos a mesajului în Gmail. Membrii vor trebui să deruleze în jos pentru a se referi la el.
Unul dintre motivele mesajului mesajului este prea lung este faptul că membrii echipei se răsfrâng de subiectul original al conversației. Când setați regulile de bază, asigurați-vă că subliniați importanța lipirii subiectului.
Membrii trebuie să adauge întrebări doar atunci când afectează mai mult de o persoană. O întrebare personală, cum ar fi "Pot să am după-amiază o ședință pentru medic?" Nu adaugă nici o valoare conversației. Aceste mesaje nu ar trebui să fie incluse în firul de e-mail. Ele ar trebui mai degrabă să fie trimise ca mesaje directe destinatarului destinat.
Prea multe răspunsuri pot agăța firul și îl fac mai lung și mai greu de urmat. Când setați regulile de bază, definiți frecvența trimiterii mesajelor. De exemplu, majoritatea proiectelor beneficiază atunci când statutul săptămânal este adăugat la firul de conversație.
Răspunsurile cu un singur cuvânt, cum ar fi "Mulțumesc", "Bine" sau "Am luat-o", adaugă o mică valoare conversației. Dacă fiecare persoană dintr-o echipă cu cinci membri a trimis un astfel de mesaj care ar adăuga cinci mesaje noi la firul de conversație.
Persoanele cărora le este scris mesajul sunt participanții voștri. Acești oameni își pot vedea numele și adresele de e-mail. Aceștia sunt cei care iau parte la conversație.
S-ar putea să existe vremuri că doriți ca cineva să vadă conversația, dar să nu se alăture. De exemplu, poate doriți ca șeful tău să vadă firul de e-mail, chiar dacă șeful tău nu este direct implicat în proiect. Adăugarea unei persoane la Bc câmpul permite acelei persoane să vizualizeze conversația fără ca ceilalți să o realizeze.
Instrumentele de e-mail vă pot ajuta să obțineți mai mult din sistemul dvs. de e-mail. Utilizați aceste extensii de e-mail ori de câte ori le veți găsi de ajutor. Iată două exemple de instrumente de e-mail utile:
Dosarele (numite etichete în Gmail) reprezintă o modalitate ușoară de a urmări e-mailurile legate de proiect. Puteți să le filtrați într-o etichetă (dosar). Etichetele dvs. se afișează în partea stângă a intrării dvs. De asemenea, le puteți seta să fie afișate în partea de sus a căsuței poștale.
În loc de Inbox, mesajul dvs. legat de proiect merge apoi direct în dosarul proiectului.
Dacă aveți o mulțime de conversații, etichetele vă pot păstra fișierele organizate. Iată cum puteți seta etichete în Gmail:
Gestionați eticheteleSelectează Gestionați etichetele opțiune din meniul pop-up. Când vi se solicită, introduceți numele noii dvs. etichete.
Introduceți noul nume de etichetăToate mesajele viitoare de e-mail din acest thread de conversație vor fi trimise la eticheta de proiect (folderul) pe care ați creat-o.
De fiecare dată când e-mailul este utilizat, există tentația de a răspunde rapid și fără să se gândească. De asemenea, puteți lăsa emoția să intre în discuție fără a o realiza, ceea ce poate afecta moralul echipei.
Întotdeauna verificați răspunsurile dvs. de e-mail înainte de a le adăuga la fir. Amintiți-vă că un e-mail neprofesional reflectă rău asupra dvs..
Pentru a afla mai multe despre cum să creați e-mailuri profesionale, examinați aceste tutoriale Envato Tuts +:
În ciuda eforturilor tale cele mai bune, câteva mesaje neînrudite se pot strecura în firul de conversație de grup. Nu-ți face griji. Multe sisteme de e-mail, cum ar fi Gmail și Yahoo! E-mail vă permite să ștergeți mesajele nedorite din fir, fără a elimina întreaga conversație.
Iată cum puteți șterge un mesaj nedorit utilizând Gmail:
Ștergeți un mesaj din firul dvs.Selectează Ștergeți acest mesaj opțiune din meniul pop-up.
Notă: Dacă unii membri ai echipei utilizează un sistem de e-mail care nu acceptă mesaje filetate, mesajul șters poate să mai existe în sistemul lor de e-mail.
Dacă sunteți obișnuit să folosiți fire de email de grup pentru a ajunge la anumiți colegi, poate fi tentant să păstrați firul după ce este necesar. Nu face asta.
O regulă bună este de a încheia discuția despre proiect atunci când proiectul se încheie. Chiar dacă începeți un nou proiect cu aceiași membri ai echipei, nu utilizați firul de e-mail vechi al grupului sau poate deveni imposibil de gestionat. În schimb, începeți un fir nou.
Cum gestionați firele de e-mail este un instrument excelent pentru a avea în arsenalul dvs. de strategie de e-mail. Dar, rămânerea pe partea de sus a mesajelor din căsuța de e-mail este la fel de importantă.
Nu lăsați căsuța poștală să fie dezorganizată. Aflați cum să gestionați corect e-mailurile. Petreceți mai puțin timp în căsuța dvs. poștală, în timp ce procesați mesajele mai eficient.
Înscrieți-vă la Buletinul informativ Tuts + Business și obțineți cartea electronică Zero GRATUIT. Aflați cum să aplicați acum cele mai bune tehnici de gestionare a e-mailurilor.
E-mailul este important. Este o mare parte din toată comunicarea de afaceri. Învățând cum să utilizați bine instrumentul dvs. de e-mail, puteți gestiona mai eficient comunicarea dvs. de afaceri.
Accentsconagua