Share
Indiferent dacă jucați cărți, baseball sau Candy Crush Saga, nu veți avea succes dacă nu înțelegeți cum să păstrați scorul.
Jocul de afaceri nu este diferit. Singura problemă este că modul în care țineți evidența scorurilor și contabilitatea - poate fi destul de complicat. Într-un tutorial recent, am abordat elementele de bază ale contabilității, dar există o parte esențială pe care nu am menționat-o: diferența dintre contabilitatea de numerar și contabilitatea de angajamente.
Deci, în acest tutorial, veți afla cum funcționează contabilitatea în numerar și contabilitatea de angajamente. Veți vedea exemple ale fiecărei tehnici în acțiune, veți afla argumentele pro și contra și veți fi gata să decideți care dintre ele ar trebui să utilizați pentru afacerea dvs..
S-ar putea suna destul de esoteric, dar dacă dețineți o afacere, este ceva ce trebuie să înțelegeți. Așa cum veți vedea în acest tutorial, dacă nu înregistrați tranzacții în mod corect, ați putea sfârși prin a prezenta greșit situația adevărată a afacerii dvs. Acest lucru va face mai dificil de a planifica, ar putea afecta cât de mult impozit plătiți și, în cazuri extreme, chiar ar putea să vă scoată din afacere cu totul.
Să presupunem că conduci o afacere de consultanță, iar în luna septembrie tu aduci un contract de 50.000 de dolari cu o companie Fortune 500. Felicitări!
Dar nu primiți imediat banii. Furnizați serviciile de consultanță și trimiteți factura în luna octombrie, iar compania își trage apoi picioarele prin plata facturii, astfel încât să nu primiți cecul până în decembrie.
Deci, când înregistrați 50.000 de dolari ca venituri? Când faceți vânzarea, atunci când livrați serviciul sau când primiți banii?
În conformitate cu metoda de numerar de contabilitate, ați aștepta până când veți avea banii în contul bancar în luna decembrie. Toate până în septembrie, octombrie și noiembrie, veți ști că veți primi 50.000 de dolari în curând, dar nu va apărea nicăieri pe contul dvs. de venit.
Pare prudent, nu? La urma urmei, majoritatea proprietarilor de afaceri au povesti despre clienții care întârzie să plătească facturile sau, în unele cazuri, nu plătesc deloc. În contabilitatea de numerar, recunoașteți numai veniturile atunci când aveți banii în bancă.
Însă, în caz contrar, dacă plătiți cheltuieli, acestea nu se înregistrează până când nu plătiți banii. Pentru a vă ajuta să vă îndepliniți noul contract, investiți 10.000 dolari în unele echipamente informatice noi, pentru care vânzătorul vă oferă o afacere "cumpărați acum, plătiți mai târziu".
Ați cheltuit 10.000 de euro în octombrie, dar nu se prezintă ca o cheltuială până când nu veți tăia cecul după două luni. Nu prea prudent.
Metoda contabilității de angajament urmărește înregistrarea veniturilor atunci când este câștigată și a cheltuielilor atunci când sunt suportate, indiferent de momentul în care banii își schimbă mâinile.
Trebuie să fii destul de sigur că primești banii înainte să-i poți înregistra ca venituri. În luna septembrie, când echipa dvs. de vânzări a ajuns la contract, nu v-ați lăsa imediat ca venit. În general, înregistrați-o în momentul în care produsul sau serviciul a fost livrat și a fost trimisă o factură - în acest caz, ar fi în luna octombrie.
Cum rămâne cu echipamentul pe care l-ai cumpărat? Ei bine, în cadrul metodei de angajare, data la care mâna schimbă mâinile este irelevantă. Înregistrezi-o ca pe o cheltuială când faci cumpărătura, deci în octombrie.
În acest sistem, ajungeți la o imagine mult mai exactă a ceea ce se întâmplă în afacerea dvs. Ați lucrat în octombrie și veniturile sunt înregistrate în luna octombrie. Ați cumpărat echipamentul de computere în octombrie, iar cheltuielile apar în luna octombrie.
Dar, pe de altă parte, conturile dvs. sunt acum divorțate de fluxul de numerar, ceea ce poate crea probleme, așa cum vom vedea ...
Acum că știți cum funcționează fiecare metodă, este timpul să vă uitați la argumentele pro și contra.
Principalul avantaj al metodei de numerar este simplitatea sa. Metoda de angajare poate deveni destul de complicată atunci când aveți tranzacții mai complexe decât cele pe care le-am analizat până acum. Dacă aveți anumite facturi plătite în avans, unele în arierate și altele în rate, puteți ajunge la bani în jurul valorii de mai multe conturi diferite și să vă zgâriați capul exact când este în regulă să recunoașteți fiecare tranzacție în contul de profit și pierdere.
Cu contabilitatea de numerar, nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu vreunul dintre acestea. Când banii apar în contul dvs., acesta este venitul. Când banii ies din cont, este o cheltuială. Simplu.
Un alt avantaj al metodei de numerar este că oferă o imagine exactă a volumului de numerar pe care îl aveți la dispoziție la un moment dat. Este adevărat că ați câștigat banii de consultare în luna octombrie, dar concluzia este că nu aveți banii până în decembrie. După cum am văzut într-un tutorial anterior, gestionarea fluxului dvs. de numerar este esențială pentru întreprinderile mici și utilizarea contabilității de numerar vă poate ajuta să vă asigurați că aveți întotdeauna suficiente pentru a rămâne pe linia de plutire.
După cum am văzut în introducere, contabilitatea este, în esență, o modalitate de a păstra nota pentru afacerea dvs. Dacă te bazezi pe metoda cash, scorul poate fi uneori înșelător.
Metoda numerică a contabilității arată că luna octombrie a fost o lună teribilă pentru activitatea noastră de consultanță, de exemplu. Nu am făcut niciun venit și am suportat o cheltuială de 10.000 USD. Decembrie, pe de altă parte, a fost o lună restante - 50.000 de dolari venituri, și nici o cheltuială deloc.
Acest lucru este în mod clar înșelător. Octombrie a fost, de fapt, luna în care am muncit din greu și am câștigat venitul de 50.000 de dolari, iar faptul că decembrie a fost atunci când cecul a ajuns în sfârșit la poștă, nu o face o lună bună.
Aceste tipuri de erori sunt ușor de identificat și ajustate atunci când ne uităm la o singură tranzacție, dar atunci când afacerea dvs. are o mulțime de venituri și cheltuieli diferite, este mult mai greu. Cu cât este mai mare decalajul dintre momentul câștigării veniturilor și momentul primirii acesteia, cu atât este mai mare problema.
În esență, încercați să evaluați performanța dvs. pe baza unui set de conturi care reflectă faptul destul de arbitrar atunci când au fost efectuate plățile și care pot crea probleme. De exemplu, firmele se uită adesea la perioade când sunt relativ ocupate și liniștite și alocă personal în consecință. Dacă venitul dvs. este înregistrat într-o perioadă diferită de momentul în care a fost câștigat, s-ar putea să ajungeți la un număr prea mare de persoane în timpuri liniștite și să nu aveți suficient timp în timpul ocupat.
Contabilitatea de angajamente rezolvă unele dintre problemele create de contabilitatea de numerar, dar creează probleme proprii. Iată un rezumat:
Contabilitatea de angajamente oferă o imagine mult mai clară a modului în care este profitabilă afacerea, reflectând cu acuratețe veniturile obținute și când sunt suportate cheltuielile.
Acest lucru vă poate ajuta să vedeți care luni, trimestre și ani au fost cu adevărat de succes pentru dvs. Imaginea nu este distorsionată de întârzierea plăților efectuate sau primite.
De asemenea, oferă o imagine mai bună a "scorului" dvs. global în orice moment. Este mai ușor pentru dvs. să planificați, pentru că ați calculat toate veniturile și cheltuielile dvs., chiar dacă nu ați primit încă plățile.
Metoda de angajare este mai eficientă pentru gestionarea tranzacțiilor complicate, deoarece urmăriți banii în conturi diferite, în funcție de tipul de primire în avans sau de așteptat, dar care nu a fost încă primit. De asemenea, contabilizați cheltuielile pe care le-ați suportat, dar nu ați plătit încă, ajutându-vă să evitați depășirea cheltuielilor.
Contabilitatea de angajamente este mai complicată decât contabilitatea în numerar. Oricine poate urmări banii care se deplasează în și din cont; anticiparea transferurilor care nu au avut loc încă este mai dificilă.
Complexitatea poate duce, de asemenea, la confuzie și chiar la înșelăciune. Există o veche zicală despre afaceri: "Cash nu minte". În schimb, angajamentele pot fi manipulate.
Enron este un exemplu faimos de firmă care și-a masat conturile fiind foarte agresivă în legătură cu cât de repede a recunoscut veniturile. El a semnat contracte de gaze și energie pe mai multe ani și a înregistrat profitul integral în cărțile sale în aceeași zi. Acest lucru a dus la o nepotrivire imensă între cât de mult profit a fost prezentat companiei și cât de mulți bani a avut de fapt.
Majoritatea companiilor, desigur, nu merg până la Enron. Dar când utilizați metoda acumulării, trebuie să vă amintiți că înregistrați venituri înainte de a le primi efectiv. Dacă nu ești atent, poți să te descurci fără bani, chiar dacă ești profitabil. Trebuie să urmăriți separat fluxul de numerar atunci când utilizați sistemul de angajamente și să ia în considerare întotdeauna posibilitatea ca veniturile așteptate să nu vină.
Deci, ceea ce este potrivit pentru afacerea dvs.: contabilitatea de numerar sau de angajamente?
Firmele mari nu au de ales: trebuie să meargă cu contabilitatea de angajamente. Dacă compania dvs. are vânzări de peste 5 milioane de dolari pe an sau păstrează un inventar al articolelor pe care le vinde publicului și are încasări brute de peste 1 milion de dolari pe an, vi se cere să utilizați metoda de angajare.
Pentru companiile mai mici, este mai complicat. Gândește-te la ceea ce face cel mai mult sens pentru circumstanțele tale. Dacă aveți o firmă foarte mică, simplitatea contabilității de numerar ar putea să o facă o abordare mai bună, mai ales dacă, în general, plătiți destul de repede. Dar, pe măsură ce afacerea dvs. devine mai complicată, informațiile suplimentare înregistrate în metoda acumulării vor începe să se amortizeze, mai ales dacă există adesea un decalaj mare între momentul în care faceți o vânzare și când sunteți plătit.
Luați în considerare și situația dvs. fiscală. Nu este vorba de faptul că o metodă este în mod inerent "mai bună" decât cealaltă în scopuri fiscale, dar metoda pe care o utilizați poate afecta anul fiscal în care sunt înregistrate veniturile și cheltuielile. Pentru anumite companii, alegerea unei metode în raport cu cealaltă poate să vă dea un avantaj.
De exemplu, dacă faceți o mulțime de afaceri în timpul sezonului de vacanță la sfârșitul anului, dar nu primiți plățile până în ianuarie, atunci metoda de numerar ar putea avea sens pentru dvs. Veți întârzia înregistrarea veniturilor (și plata impozitului pe acestea) până în următorul an fiscal, oferindu-vă un an suplimentar pentru a ține acele numerar și pentru a le folosi pentru orice doriți. În situații diferite, metoda acumulării ar putea fi mai bună - este vorba despre înțelegerea a ceea ce va ajuta afacerea dvs. particulară.
Deci, acum ați învățat ce este diferența dintre contabilitatea de numerar și contabilitatea de angajamente. Ai văzut de ce contează, cum funcționează fiecare sistem și ce sunt argumentele pro și contra.
Ați văzut că principalele avantaje ale metodei de numerar sunt simplitatea și modul în care ține conturile dvs. legate de banii pe care îi aveți la dispoziție. Metoda de angajare, pe de altă parte, este mult mai complicată, dar oferă o imagine mai exactă a modului în care este profitabilă afacerea dvs. și când au fost câștigate aceste profituri.
Deci tot ce rămâne este pentru tine să decizi care este bine pentru tine. Luați în considerare mărimea și complexitatea afacerii dvs. și situația dvs. fiscală. Ambele metode sunt valide, dar trebuie să alegeți una sau cealaltă, nu treceți între ele așa cum vă convine. Când v-ați hotărât, veți ști momentul potrivit pentru a înregistra fiecare tranzacție și cum afectează afacerea dvs..
Pe măsură ce mergeți înainte și folosiți metoda aleasă, amintiți-vă că fiecare abordare are limitările sale. Dacă utilizați contabilitatea în numerar, rețineți că este posibil ca rezultatele să nu reflecte performanța dvs. reală în fiecare perioadă. Și dacă utilizați contabilitatea de angajamente, amintiți-vă că măsurarea profiturilor dvs., nu banii dvs., deci va trebui, de asemenea, să urmăriți cu atenție fluxul dvs. de numerar.
Grafic Credit: Foaie de calcul proiectat de Adam Mullindin Proiectul Noun.
Accentsconagua