Share
Cât timp cheltuiți în fiecare zi scriind e-mailuri? O oră? Doua ore? Mai Mult? Cu cât timp petreceți scrierea de e-mail, este prea mult dacă creați câte un e-mail nou de fiecare dată.
Majoritatea e-mailurilor pe care le scrieți se încadrează în mai multe tipuri comune. Puteți salva ore întregi bazându-vă pe e-mailurile pe care le scrieți pe șabloanele pe care le personalizați pentru situație.
Cu instrumente cum ar fi răspunsurile conservate de Gmail sau altele precum TextExpander, este ușor să creezi și să salvezi șabloane de e-mail care pot fi folosite mereu.
Sunteți gata să începeți să utilizați răspunsuri conservate cu șabloane de e-mail de economisire a timpului? (sursă grafică) În acest articol, explicăm motivele pentru care șabloanele de e-mail sunt importante și cum să le folosiți în mod eficient. Detaliam modul în care răspunsurile conservate de Gmail sunt un instrument util care facilitează utilizarea șabloanelor de e-mail. Oferim, de asemenea, peste zece exemple diferite de răspunsuri conservate pe care le puteți modifica și crea propriile dvs..
Notă: Exemplele de aici sunt fictive. Acestea nu ar trebui să fie considerate consultanță juridică sau sfaturi despre orice situație specifică cu care vă confruntați. Utilizați-le ca punct de plecare pentru a vă crea propriile șabloane de e-mail personalizate.
Șabloanele de e-mail sunt o modalitate excelentă de a economisi timp și de a crește productivitatea. Dacă este folosit corect, șabloanele de e-mail pot:
Cu un șablon, un e-mail care vă poate duce ore întregi poate crea doar câteva minute.
Sistemele de e-mail de astăzi acceptă utilizarea șabloanelor de e-mail. Răspunsurile conservate de Gmail sunt doar un exemplu al unui instrument bun de utilizat. Pentru a afla mai multe despre cum să utilizați răspunsurile conservate de Gmail, citiți acest tutorial:
Există un mod corect și un mod greșit de a utiliza un șablon de e-mail.
Modul greșit de a utiliza un șablon este să trimiteți un răspuns conservat sau alt tip de șablon de e-mail, exact așa cum este scris. Formularul de e-mail vă face să arătați rău.
Modul de a utiliza un șablon este să îl personalizați pentru situația dvs. specifică. Introduceți numele destinatarului de e-mail și numele companiei în e-mail. Dar, dincolo de asta, doriți să examinați cu atenție șablonul pentru a vă asigura că fiecare paragraf se aplică și că nu lipsește nimic.
Dacă găsiți un paragraf în șablon care nu se potrivește cu situația curentă, eliminați-l. Dacă din șablon lipsește ceva, atunci adăugați-l. Când ați terminat, destinatarul nu ar trebui să poată spune că utilizați un șablon.
Ar trebui să corectați cu atenție șabloanele de e-mailuri de la Canned Responses înainte de a le salva. Vrei să începi cu un șablon cât mai curat posibil.
Chiar și atunci când începeți cu un șablon curat, se pot introduce greșeli. Verificați cu atenție:
De asemenea, nu uitați că fiecare e-mail trebuie să aibă o linie de subiect. (E-mailurile fără linii de subiecte pot fi șterse sau pot merge direct în dosarul spam).
Dacă aveți nevoie de mai mult ajutor pentru crearea șablonului de e-mail profesional, utilizați acest tutorial ca ghid:
Pentru a vă oferi un început, am inclus câteva șabloane de e-mail în acest articol. Pentru a profita la maximum de aceste șabloane, personalizați-le pentru propria situație. După ce sunt personalizate, salvați-le ca șablon în răspunsurile conservate de Gmail sau utilizați un alt instrument pentru a le salva.
Notă: Informațiile care trebuie personalizate în fiecare șablon sunt marcate cu paranteze, []. Puteți adăuga sau scădea fraze sau fraze după cum este necesar. Informațiile de eșantion incluse în aceste șabloane de e-mail sunt, de exemplu, numai scopuri.
Situatie: Lucrezi la o echipă de proiect. Aveți nevoie de informații sau de actualizări de la un alt membru al echipei.
Șablon de e-mail: Iată cum puteți cere și obține rezultate:
Linia de subiect: Răspunsul necesar. Proiectul XYZ
Bună [Sally Sampleperson],
Vă mulțumim foarte mult pentru lucrarea dvs. din [Faza B] săptămâna trecută.
Facem planuri de a încheia curând [Faza C] și avem nevoie de o actualizare pentru [Item Action] pentru a continua. Dacă mi-ai putea spune starea [Phase C] până la [mâine dimineață], aș aprecia.
Vă mulțumim în avans pentru ajutor.
Cu sinceritate,
[Maria Perez]
[Manager de proiect, XYZ]
Linia subiect include fraza, Răspunsul necesar. Este mai probabil ca e-mailul să primească un răspuns cu această expresie în linia de subiect.
Observați că e-mailul este adresat unei anumite persoane. Nu veți cunoaște întotdeauna numele persoanei pe care încercați să o atingeți, dar dacă o cunoașteți, ar trebui să o utilizați.
Situatie: Căutați un produs sau un serviciu, dar site-ul companiei nu oferă suficiente informații.
Șablon de e-mail: Acest e-mail conservat vă va ajuta să obțineți informațiile de care aveți nevoie pentru a decide.
Linia de subiect: [Nume produs]
Stimate [Serviciul Clienți],
Am de gând să cumpăr un [tip de produs] în următoarele câteva zile. Din site-ul dvs., [SAMPLECOMPANY.COM], observ că compania dvs. oferă un [tip de produs].
Cu toate acestea, site-ul dvs. nu furnizează [înălțimea și greutatea] [tip de produs]. Te-aș putea bucura furnizați-mi informații suplimentare, inclusiv [înălțimea și greutatea]. Adresa mea de email este [[email protected]].
Vă mulțumim pentru ajutor.
Cu sinceritate,
[John Doe]
[Agent de achiziții Anytown Consulting]
Punerea produsului în linia de subiect este cea mai bună alegere aici. Aceasta ajută destinatarul să vă direcționeze e-mailul către departamentul corect.
Scrierea salutării este, de asemenea, complicată, deoarece nu avem numele unui individ. Ghiciți că titlul persoanei care este cel mai probabil să vă ajute poate fi singura opțiune. Observați că tonul e-mailului este puțin mai formal, deoarece nu îl cunoașteți pe destinatar.
Situatie: Proprietarii de afaceri mici solicită adesea furnizorilor de servicii pentru estimarea costurilor. Există un mod greșit și o modalitate corectă de a solicita unui furnizor de servicii o estimare a costurilor.
Exemplu de e-mail incorect: Modul greșit de a scrie un e-mail care solicită o estimare a costurilor arată cam așa:
Linia de subiect: Web Design Work
Bună,
Sunt o afacere mică. Am nevoie de un web designer. Cât de mult vă taxați?
Cu sinceritate,
Joe Small Business Owner
Din păcate, exemplul de e-mail de mai sus este adesea ceea ce primește un furnizor de servicii. Din păcate, nu oferă suficiente informații pentru ca furnizorul de servicii să răspundă cu adevărat la întrebare. În plus, face ca afacerea dvs. mică să arate că nu știu ce fac.
Exemplu de șablon de e-mail: O abordare mai bună este de a anticipa unele dintre întrebările furnizorului de servicii în e-mail și de a oferi răspunsuri la aceste întrebări, de asemenea. Iată un exemplu mai bun de e-mail care solicită o estimare a costurilor de la un web designer:
Linia de subiect: [Web Design] Lucrează
Dragă [Jennifer],
Am găsit câteva eșantioane din lucrarea pe site-ul [Sample Site (link)]. Mi-a plăcut mai ales [Nume exemplu].
Afacerea noastră, [The Small Company], intenționează să [redesigneze site-ul nostru] în [luna următoare]. Căutăm să angajăm un contract [web designer] pentru a ajuta la acest proces. Am vrea să vă considerăm pentru această poziție.
Permiteți-mi să vă spun ceva despre proiect.
[Site-ul nostru actual utilizează platforma [WordPress] și dorim să continuăm să folosim această platformă. În prezent, site-ul nostru este format din [cinci pagini]. Am dori să extindem site-ul pentru a încorpora lista noastră de produse (în prezent [30] articole). Am dori ca fiecare articol să se lege la o pagină cu descrierea produsului. Am dori, de asemenea, să ne actualizăm tema pentru a arăta mai contemporan. Este deosebit de important ca noul site să fie prietenos cu dispozitivele mobile.]
Te rog să-mi spuneți dacă sunteți interesat de proiect. De asemenea, dacă puteți, puteți să-mi oferiți o estimare a costului brut?
Sunt bucuros să răspund la orice întrebări pe care le aveți. Puteți să mă contactați la adresa [[email protected]] sau prin telefon la adresa [XXX-XXX-XXXX].
Aștept cu nerăbdare să vă aud de curând.
Cu sinceritate,
[Joe Small Business Owner]
[Compania mică]
Vedeți diferența? Jennifer, designerul de web, are mult mai multe șanse să ia serios cel de-al doilea e-mail. Oricine poate vedea că ați pus ceva în proiect. Rețineți că e-mailul menționează un interval de timp pentru proiect. Acest lucru este important deoarece Jennifer poate să nu fie disponibil când aveți nevoie de ea.
În timp ce este posibil să nu fi anticipat fiecare întrebare pe care furnizorul de servicii le-ar putea veni, le-ați oferit posibilitatea de a pune întrebări suplimentare prin furnizarea e-mailului și a numărului dvs. de telefon.
Notă: În timp ce acest exemplu de răspuns conservat este specific unui proiect de web design, îl puteți modifica și pentru alte tipuri de proiecte. Întregul al patrulea paragraf este complet personalizabil și trebuie să conțină detaliile proiectului.
Situatie: Anularea unui serviciu poate fi dificilă. Chiar dacă sunteți nemulțumit de serviciu, tot doriți să vă întâlniți ca un profesionist.
Dacă aveți un cont online pentru serviciu, anularea contului dvs. poate fi la fel de simplă ca și logarea în contul dvs. și efectuarea unui clic pe Anulați serviciile legătură. De obicei, veți găsi acest link sub a Contul meu sau Facturare opțiune.
Șablon de e-mail: Uneori opțiunea de anulare automată nu este disponibilă. Pentru aceste instanțe, creați un șablon de răspunsuri pe care să îl puteți utiliza de mai multe ori. Iată un exemplu:
Linia de subiect: [Livrarea Ziarului], [Contul 007XZY]
Stimate reprezentant al contului,
Doresc să-mi întrerup serviciul [subscripție și livrare de ziare], eficace [31 aprilie 2017]. Numărul contului meu este [007XYZ].
Motivul pentru care întrerup serviciul este că [mă mut într-o zonă nouă pe 1 mai și nu mai am nevoie de ziarul local].
Vă rugăm să confirmați primirea acestui e-mail cât mai curând posibil.
Cu sinceritate,
[Jennifer Cho]
După cum puteți vedea, e-mailul este scurt și la punct. Al doilea paragraf, furnizând un motiv pentru care întrerupeți serviciul, este opțional. Cu toate acestea, inclusiv un motiv poate împiedica-i să încerce să vă vorbească în păstrarea serviciului. De asemenea, le-ar putea ajuta să-și îmbunătățească serviciile pentru alți clienți.
În general, este mai bine să mențineți un ton profesional chiar dacă întrerupeți serviciul deoarece sunteți supărat.
Situatie: Sunteți un proprietar independent sau de afaceri de mici dimensiuni. Cineva a solicitat informațiile dvs. prin e-mail, cum răspundeți?
Cel mai bine este să aveți un proces în minte pentru a răspunde la întrebările de e-mail. Mulți liber profesioniști încep prin a cerceta compania anchetei pentru a afla dacă sunt o perspectivă legitimă. Puteți face acest lucru online, vizionând site-ul lor web, recenzii ale serviciilor lor și alte informații disponibile publicului.
Următorul pas variază. Unii proprietari de afaceri mici solicită o primă conferință telefonică ca prim pas. Alții trimit un chestionar calificat. Decideți ce abordare este cea mai bună pentru afacerea dvs. și scrieți-vă e-mailul pe baza deciziei dvs..
Șablon de e-mail: Iată un răspuns eșantion de e-mail la eșantionul 3, de mai sus. Utilizează abordarea de a trimite un chestionar:
Linia de subiect: Re: [Web Design] Lucrează
Bună [Joe],
Vă mulțumim pentru interesul față de serviciile mele de web design. Aș dori să aflu mai multe despre proiectul dvs..
M-am uitat la site-ul curent al companiei [Small Company] și cred că pot ajuta.
[Preturile mele incep de la $ XXXX.00 pentru un site simplu cu patru pagini. Se pot aplica taxe suplimentare dacă sunt necesare lucrări de proiectare, revizii sau întâlniri. Pentru noii clienți, solicit și o plată în avans de 50%.]
Procesul meu tipic este să trimit un scurt chestionar [atașat] pentru a determina sfera lucrării. Creez o propunere personalizată pe baza răspunsurilor tale. Odată ce ați semnat propunerea și primesc plata inițială, pot începe proiectul.
Sper că această informație este de ajutor. Spuneți-mi dacă aveți întrebări suplimentare. Aștept cu nerăbdare să vă aud de curând.
[Jennifer Cho]
Proprietar și director
Compania de Web Design
Firește, ați personaliza acest șablon de e-mail pentru nevoile proprii de afaceri. Dacă au pus o întrebare specifică, cum ar fi unde pot vedea mostre ale muncii tale?, modificați e-mailul pentru a include un răspuns la această întrebare.
Al treilea paragraf este opțional. Mulți liber profesioniști menționează o taxă de parcare la începutul procesului pentru a descuraja solicitanții care caută servicii ieftine sau gratuite. Alții preferă să aștepte până mai departe în acest proces.
Rețineți tonul prietenos și util. Acest e-mail este de fapt o scrisoare de vânzare pentru că vă vindeți serviciile, dar nu utilizează o metodă de vânzare greu.
Situatie: În exemplul 10, de mai jos, descriem cum să răspundem la o scrisoare de introducere. Dar dacă tu ești scrisoarea de introducere?
Scrierea unei "scrisori" de introducere prin e-mail reprezintă o modalitate din ce în ce mai importantă pentru profesioniști de a se conecta. Cu o rețea mai importantă ca niciodată, cu cât mai mulți oameni știți, cu atât mai mult veți reuși.
Dar, uneori, oamenii nu doresc să fie conectați. Deci, este întotdeauna o idee bună să verificați cu ambele părți să vă asigurați că sunt pregătiți să facă o nouă conexiune înainte de a scrie o scrisoare de introducere.
De exemplu, o cunoștință vă dorește să le prezentați managerului de angajare al unei firme mari. Cu toate acestea, firma este în scădere și nu are deschideri. Nu doresc să fie conectați cu niciun solicitant nou. În acest caz, trimiterea unei scrisori de introducere pe e-mail ar putea fi un lucru greșit de făcut.
Șablon de e-mail: Să presupunem că ambele părți sunt de acord să fie conectate. Puteți scrie ceva de genul:
Linia de subiect: Prezentarea lui [John Doe]
Bună [Susan],
M-am bucurat de conversația noastră de la [HR Professionals Meeting].
Vă scriu azi să vă prezint pe [John Doe] (copiat pe acest e-mail). [John] a lucrat pentru compania mea, [XYZ Co.], vara trecută ca [Computer Science Intern]. Simt că [el] ar fi un candidat excelent pentru departamentul dvs. IT.
[John] este un recent absolvent al Universității [ABC] unde [a] absolvit în [Computer Science].
[John] ... [Susan] este [ofițerul de recrutare a serviciilor tehnice] pentru [MNOP Corp.] [Ea] poate răspunde la orice întrebări pe care ar putea-o avea despre o carieră la [MNOP Corp.]
Toate cele bune,
[Juan Perez]
[Director de resurse umane]
[Anytown Consulting]
După cum puteți vedea, introducerea e-mailului este prietenoasă. Cu toate acestea, este scurt și până la punct. Concisitatea este importantă deoarece persoanele pe care le conectați sunt susceptibile de a fi foarte ocupate.
Un alt tip de e-mail pe care ar trebui să-l scrieți este un e-mail de negociere a salariilor. Nu veți obține rata dorită decât dacă o cereți.
Ca profesionist în afaceri, doriți ca e-mailul dvs. de negociere a salariilor să fie profesional, dar eficient. Aflați mai multe despre cum să scrieți un e-mail de negociere a salariilor în acest tutorial:
Interviul vă mulțumește că poate fi unul dintre cele mai uitate, dar cel mai important e-mailuri, veți trimite. Descoperiți cum să lăsați o impresie bună cu un interviu bine scris, vă mulțumim e-mail în acest tutorial:
Nimeni nu vrea să pară că sunt cocoși. Cu toate acestea, oamenii uită sarcini importante - și asta vă poate afecta afacerea. Utilizați exemplele șablonului conservat în următorul tutorial pentru a trimite un e-mail de memento prietenos:
Contactul dvs. tocmai v-a prezentat o nouă conexiune importantă. Ceea ce faci mai jos determină modul în care se gândesc la tine. Lăsați impresia corespunzătoare urmând sfaturile din acest tutorial:
Scrisoarea dvs. de intentie e-mail poate fi la fel de importanta ca si CV-ul dvs. cand vine vorba de obtinerea unui loc de munca. Urmați sfaturile detaliate și exemplele șablonului din acest tutorial pentru a vă asigura că scrisoarea dvs. de intenție este profesionistă:
Nu trebuie să dureze câteva ore pentru a scrie un e-mail. Puteți reduce drastic timpul petrecut pe e-mailuri personalizând șabloanele de e-mail pre-scrise. Un instrument excelent pentru stocarea și utilizarea șabloanelor de e-mail este răspunsurile conservate de Gmail.
Am furnizat șabloane de e-mail pentru multe situații și link-uri către alte exemple de răspuns la e-mail pentru a vă ajuta să creați propriile șabloane de răspunsuri conservate.
Aveți câteva e-mailuri pe care par să le scrieți mereu? Împărtășiți propriile șabloane de e-mail scurte pentru scenariile de afaceri obișnuite în comentariile de mai jos.
Accentsconagua