Contabilitate 101 Ce trebuie să știți pentru a vă conduce afacerea

Să ne confruntăm cu asta, majoritatea antreprenorilor și proprietarilor de afaceri nu cunosc primul lucru despre contabilitatea cu dublă intrare și nu vor să știe.

Pentru companii mai mari, nu contează: tocmai angajați un specialist. Dar, în primele zile, este posibil să nu vă puteți permite să vă acordați ajutor permanent. Chiar dacă mergi la un contabil pentru a vă ajuta să vă pregătiți declarația fiscală anuală, trebuie să cunoașteți elementele de bază ale modului în care să vă păstrați ordinele în decursul întregului an.

De ce conteaza? Deoarece conturile bune reprezintă baza unei afaceri bune. Dacă nu aveți o înțelegere corectă a situației financiare, planurile dvs. se vor baza doar pe presupuneri. Investitorii sau creditorii vor dori, de asemenea, să vadă finanțe bine organizate înainte de a se angaja să vă finanțeze afacerea.

Deci, în acest tutorial, veți învăța elementele de bază ale menținerii conturilor dvs. de afaceri. Vom trece prin fundamentele contabilității cu dublă intrare și vom explica modul de creare a unui plan de conturi, de echilibrare a cărților și de întocmire a situațiilor financiare.

Până la urmă nu veți fi, bineînțeles, un contabil complet calificat. Este o zonă complexă și va trebui totuși să angajezi un profesionist care să vă ajute ori de câte ori este posibil (și vom oferi și sfaturi despre asta). Dar veți avea cel puțin o înțelegere de bază despre cum să păstrați un set de conturi de afaceri. Veți fi înarmați cu câțiva pași practici pe care îi puteți lua pentru a vă asigura că înregistrați lucrurile potrivite și că vă veți putea menține afacerea pe un teren financiar solid. 

Dar, în primul rând, aflați despre această mare afacere ...

Envato Elements + ȘI CO

Obțineți un abonament Envato Elements pentru a accesa mii de descărcări de șabloane nelimitate pentru o singură taxă lunară, cu accesul AND CO inclus acum - care vă ajută să simplificați afacerea dvs. de la propunere la plată.

Aflați mai multe despre această ofertă oferită de Envato Elements, înainte de a vă înscrie în acest tutorial. 

Pasul 1: Înțelegeți evidența contabilă dublă

Nu treceți peste acest pas!

Înregistrarea cu dublă înregistrare poate părea că nu este cel mai interesant subiect, dar este vital să înțelegeți cum funcționează. Majoritatea companiilor din aceste zile utilizează software-ul contabil în loc de cărțile fizice, dar principiile sunt încă importante pentru a înțelege. O vom păstra simplu și vom folosi exemple pentru a face totul clar.

În primul rând, care este scopul înregistrării cu dublă înregistrare?

Ideea este să vă dați o imagine rotunjită a locului în care se îndreaptă banii dvs. și să vă ajute să evitați să faceți greșeli. Fiecare tranzacție este înregistrată în cel puțin două locuri. Are sens, pentru că fiecare tranzacție de afaceri este un schimb de lucru pentru altul. Sistemul cu dublu intrare arată exact cum a avut loc acest schimb și ce rezultate au fost.

Să ne uităm la un exemplu.

Spuneți că conduceți o cafenea și cheltuiți 500 de dolari pe o cutie cu cele mai bune boabe de cafea. Dacă vă uitați doar la soldul dvs. de numerar, s-ar părea că ați pierdut 500 $, deoarece contul dvs. a scăzut cu această sumă. În realitate, desigur că această cafea are o valoare - adăugați-o la consumabile (inventar) și o veți folosi pentru a prepara băuturi pentru a le vinde clienților. Astfel, în sistemul de intrare dublă, ați face două intrări:

Inventarul: + 500 $

Contul de numerar: - 500 $

Aceasta înregistrează atât pierderea de numerar, cât și câștigul din inventar, oferindu-vă o imagine mai exactă a ceea ce se întâmplă în afacerea dvs..

După cum puteți vedea, principiul este destul de simplu. Cu toate acestea, o mulțime de confuzie cu evidența contabilă dublă provine din terminologie. În viața de zi cu zi, suntem obișnuiți să gândim debitele ca scăderi și creșteri de credite. În lumea contabilă, este mai complicată decât asta. Deci, pentru acest tutorial, pentru a păstra lucrurile simple, vom vorbi despre creșteri și scăderi, mai degrabă decât credite și debite.

Pasul 2: Configurați un plan de conturi

Dacă doriți să aveți o imagine rotunjită a modului în care desfășoară activitatea dvs., va trebui să configurați mai multe conturi diferite. Ceea ce înseamnă asta este că pentru fiecare zonă cheie a afacerii dvs., urmăriți fiecare tranzacție care o afectează și ajustați echilibrul în consecință.

În tranzacția de cafea de mai sus, de exemplu, am adăugat 500 USD în contul inventarului pentru a reflecta adăugarea cutiei de cafea. Aș menține constant acel cont actualizat, astfel încât de fiecare dată când cumpărăm noi consumabile sau le folosim, ne ajustăm soldul. În acest fel, știm exact cât de mult avem la dispoziție în orice moment. Facem același lucru cu contul de numerar.

În afară de numerar și de inventar, aici sunt câteva alte conturi-cheie pentru a urmări, în conformitate cu SCORE:

  • Conturi Creanțe (bani datorate de clienți).
  • Conturi Plata (banii pe care îi datorați altora).
  • Vânzări (venitul obținut din vânzarea produselor / serviciilor).
  • Achiziții (bunurile pe care le cumperi pentru afacerea dvs.).
  • Cheltuieli de salarizare (salariile personalului și alte costuri).
  • Capital propriu (suma pe care dvs. sau alți proprietari le-ați plasat în companie).
  • Venituri reținute (profiturile pe care le-ați acumulat).

În funcție de cât detaliu doriți să faceți, puteți crea tot felul de conturi diferite care să urmărească diferite aspecte ale finanțelor. De exemplu, ați putea împărți contul "Inventar" în subconturi de urmărire a boabelor de cafea, alimentelor și a altor elemente.

Pentru companiile mai mari, numărul conturilor se poate multiplica rapid, deci este esențial să configurați o schemă de conturi de la început: în principiu o listă a tuturor conturilor pe care le păstrați, cu un număr pentru fiecare. Puteți vedea o schemă de conturi eșantionată aici.

Pasul 3: Echilibrează cărțile

Probabil ați auzit despre companiile care echilibrează (sau în unele cazuri nu reușesc să echilibreze) cărțile. În acest pas, vom examina exact ce înseamnă această expresie și cum vă puteți echilibra efectiv propriile cărți.

Să revenim la exemplul cafelei de la Pasul 1. Am cumpărat boabe de cafea în valoare de 500 de dolari. Următorul pas, bineînțeles, este să-i topiți, să preparați niște latte și cappuccine și să le vindeți clienților. Facem asta, iar clienții noștri fericiti ne plătesc venituri de 750 $. Să vedem cum ai înregistra asta în conturile tale.

În primul rând, am primit 750 $ în numerar, astfel încât contul de numerar crește cu 750 $. Dar am folosit și 500 de inventar, astfel încât contul inventarului trebuie să scadă cu 500 de dolari.

Până acum, bine. Dar ce zici de faptul că au rămas 250 de dolari? Ei bine, asta este profit pentru afacerea dvs., așa că se adaugă la contul "venituri reținute". Iată cum arată:

Contul de numerar: + 750 $

Inventar: - 500 de dolari

Rezultatul câștigat: + 250 USD

Acesta este un exemplu simplificat, bineînțeles. Nu ne uităm la costul laptelui și al zahărului pentru a face acele latte sau costurile forței de muncă sau oricare alte lucruri care în realitate ar mânca în acest profit de 250 de dolari.

Dar acest exemplu simplificat ilustrează un concept cheie: indiferent de intrările pe care le faceți în conturile dvs., cărțile trebuie să le echilibreze după aceea.

Ceea ce înseamnă că ecuația trebuie să fie următoarea mereu ține adevărul:

Active = pasive + capitaluri proprii

Când am adăugat 750 $ în contul de numerar și am scos 500 $ din contul de inventar, am creat un dezechilibru - active crescut cu 250 $, dar nu a existat o intrare corespunzătoare pe cealaltă parte a ecuației. Prin adăugarea de 250 USD în rezultatul reportat (parte din categoria "capitaluri proprii"), soldul a fost restabilit. Activele noastre au crescut cu 250 de dolari, iar capitalul propriu a crescut cu 250 de dolari, astfel încât ecuația încă funcționează.

Scopul dvs. ca proprietar al unei întreprinderi este să vă asigurați că "ecuația contabilă" este întotdeauna adevărată, că cărțile sunt întotdeauna echilibrate. În practică, totuși, se întâmplă greșeli. Profesioniștii de contabilitate creează în mod regulat balanțe de probă și, dacă nu reușesc să obțină echilibrarea cărților, aceștia revin prin conturi și fac ajustări la erorile care au fost făcute.

Cea mai importantă este că soldul cărților se încheie la sfârșitul fiecărei perioade contabile (fie lunar sau trimestrial). Atunci când puneți totul în situațiile financiare.

Pasul 4: Pregătiți situațiile financiare

Într-o serie anterioară de tutoriale, am analizat situațiile financiare cheie pe care o întreprindere le pregătește: bilanțul, situația veniturilor și situația fluxurilor de trezorerie.

Informațiile pentru aceste declarații provin direct din conturile la care ne-am uitat. Ecuația contabilă pe care am acoperit-o în pasul 3, de exemplu, se reflectă în structura bilanțului, care cuprinde toate activele pe de o parte și toate datoriile și capitalurile proprii pe de altă parte și asigură că ele întotdeauna echilibrează.

În ceea ce privește contul de profit și pierdere, care utilizează conturile la care am analizat în etapa 2, precum veniturile, cheltuielile și costul bunurilor vândute. Și situația fluxurilor de trezorerie se bazează în primul rând pe contul de numerar, în timp ce trage și informații din alte conturi pentru a arăta unde s-au desfășurat toate acestea.

Deci, în mod regulat, veți atrage împreună toate informațiile din conturile dvs. diferite și veți crea un set complet de situații financiare. Bilanțul este un instantaneu al companiei dvs. la un moment dat, în timp ce situația veniturilor și a situației fluxurilor de trezorerie arată modificările pe o anumită perioadă.

Cât de des ar trebui să treceți prin acest proces? Companiile publice sunt obligate să întocmească situațiile financiare ale acționarilor pe o bază trimestrială și anuală. Dacă compania dvs. are investitori sau creditori, acestea vă pot spune, de asemenea, cât de des se așteaptă să le vadă. Dacă nu, va trebui să decideți ce are sens pentru afacerea dvs. - poate doriți o imagine lunară despre cum faceți sau ați putea decide, în special dacă firma dvs. este foarte mică, că nu aveți nevoie de declarații oficiale atât de frecvent.

Pasul 5: Obțineți ajutor atunci când aveți nevoie de el

Exemplele pe care le-am analizat în acest tutorial au fost foarte simple. În practică, păstrarea conturilor exacte poate fi un proces complex, mai ales pe măsură ce afacerea dvs. crește. O singură tranzacție poate implica intrări multiple în mai multe conturi diferite, iar atunci când aveți sute sau chiar mii de tranzacții pentru înregistrare, aceasta poate deveni rapid copleșitoare.

Tehnologia ajută, bineînțeles. Sistemele de contabilitate precum QuickBooks, FreshBooks, NetSuite și Xero sunt mult mai ușor de folosit decât sistemul vechi de înregistrare a fiecărei tranzacții în registrele fizice.  

Dar totuși, va veni probabil un timp când trebuie să angajezi un profesionist. Chiar și atunci când utilizați software-ul, este ușor să faci greșeli. Și timpul necesar pentru a introduce toate informațiile ar putea fi mai bine petrecut în altă parte.

Deși veți auzi deseori termenii "contabil" și "contabil" folosiți în mod alternativ, ei au de fapt funcții diferite. Un contabil gestionează sarcinile de zi cu zi ale înregistrării tranzacțiilor și asigurându-vă că totul este reprezentat corect. Un contabil se concentrează mai mult pe imaginea de ansamblu, producând situații financiare la nivel înalt și vă ajută cu lucruri cum ar fi depunerea taxelor și asigurarea finanțării.

Puteți începe prin angajarea unui contabil și a unui contabil cu jumătate de normă sau pe o perioadă liberă, pe oră, și progresul de acolo. Atunci când afacerea dvs. crește cu mai mult de 30 de angajați sau cu venituri mai mari de 1 milion de dolari, probabil că este timpul să luați în considerare angajarea personalului cu normă întreagă.

Pasii urmatori

Contabilitatea este o zonă complexă și mai sunt multe de învățat. Dar acest tutorial vă oferă instrumentele de bază de care aveți nevoie pentru a putea păstra înregistrări exacte și pentru a vă asigura că afacerea dvs. este într-o stare bună de sănătate.

Ați învățat cum să înregistrați tranzacții simple folosind contabilitatea cu dublă intrare și cum să configurați un sistem contabil care să aibă sens pentru afacerea dvs. Ați văzut legătura dintre intrările contabile zilnice și situațiile financiare globale, cum ar fi bilanțul și situația veniturilor. Și ați învățat ce tip de ajutor aveți nevoie și când.

Deci, începeți să obțineți cărțile în ordine, utilizând software-ul dvs. preferat de contabilitate (sau registre de modă veche, dacă preferați). Asigurați-vă că păstrați toate chitanțele și înregistrările comenzilor într-un sistem de depozitare bine ordonat, astfel încât să vă puteți întoarce și să verificați tot ce aveți nevoie. Și continuați să vă asigurați că aceste cărți sunt echilibrate în mod regulat.

Un lucru mai important pentru a decide pentru compania dvs. este exact când și cum înregistrați fiecare tranzacție. Există două abordări principale: contabilitatea de numerar și de angajamente. Vom analiza ce înseamnă acești termeni și cum alegerea afectează afacerea dvs. într-un tutorial viitor.

Resurse

Grafic Credit: Foaie de calcul proiectat de Adam Mullindin Proiectul Noun.