Share
Iată câteva statistici sobre: 25% dintre întreprinderi nu reușesc să redeschidă după un dezastru major, iar 74% dintre proprietarii de afaceri nu dispun de un plan de redresare a dezastrelor.
Dacă nu doriți ca afacerea dvs. să fie adăugată la acele statistici, citiți mai departe. În acest tutorial, vă vom oferi un ghid pas cu pas pentru a pune împreună un plan eficient de redresare în caz de catastrofe, precum și sfaturi privind punerea lui în aplicare și accesarea subvențiilor guvernamentale și a altor resurse în cazul în care se întâmplă cel mai rău.
Pe măsură ce mergem prin pași, vom folosi exemplul unui lanț fictiv de florărie din Florida numit Morning Shot. Dar amintiți-vă că acesta este doar un exemplu pentru a arăta ce implică fiecare pas și cum ar putea funcționa. Același proces poate fi aplicat pentru orice tip de afacere în orice locație.
Ce ai absolut nevoie pentru a avea acces zilnic pentru a rămâne în afaceri? Primul pas în elaborarea unui plan de redresare în caz de dezastru este identificarea acelor active critice și listarea acestora.
Rețineți că "activele" sunt termeni generali. Ar putea fi active fizice, cum ar fi clădirile și echipamentele, sau ar putea fi date importante sau angajați-cheie. Dar este important să vă asigurați că sunt cu adevărat "critici", ceea ce înseamnă că pur și simplu nu puteți face fără ei chiar și pentru o perioadă scurtă de timp.
De exemplu, în compania noastră fictivă Morning Shot, magazinele sale de cafea reprezintă sângele vieții afacerii. Atunci când magazinele sunt închise, aceasta nu mai aduce nici un venit. Menținerea acestor magazine deschise sau cel puțin redeschiderea lor cât mai repede posibil va fi o prioritate-cheie în orice situație de urgență.
Compania are, de asemenea, un depozit la marginea orașului Tampa, unde își stochează toate boabele de cafea, consumabile și echipamente de rezervă. Această clădire și camionul de livrare trebuie să rămână operaționale, astfel încât să poată fi stocate cafenelele. Cu toate acestea, sediul central al lanțului din centrul orașului Tampa este nu un activ esențial; este important, da, dar personalul ar putea lucra din casă dacă este necesar. Dacă este inaccesibil pentru câteva zile, Morning Shot ar putea continua să meargă.
Angajații cheie sunt directorul executiv al companiei, directorul fiecărei cafenele și managerul depozitului. Toți angajații sunt importanți, desigur, dar ideea este de a veni cu un personal de schelet care ar putea menține lumina aprinsă pentru o vreme în caz de urgență. Dacă administratorul depozitului trebuie să conducă camionul de livrare și managerii de magazin trebuie să se întoarcă și să facă cappuccino, pot face acest lucru.
Multe companii vor avea, de asemenea, o mulțime de date critice și programe software pentru a lista, dar pentru Morning Shot este mai mult activele fizice și angajații care sunt importante.
Ce fel de urgență ar putea afecta afacerea dvs.? Gândiți-vă la categorii largi, cum ar fi cutremur, tornadă, atac cibernetic, neliniște politică etc. Încercați să veniți cu cel puțin cinci, clasificate aproximativ în ordinea probabilității.
Rezultatele vor fi în mare parte determinate de locația dvs. Morning Shot se află în Florida, astfel că uraganele reprezintă o amenințare evidentă. Dar fiecare zonă are propriile sale riscuri specifice, așa că verificați site-ul Ready.gov pentru informații despre tipurile de dezastre naturale care trebuie să fie conștiente de fiecare stat american.
O urgență de sănătate publică ca o pandemie de gripă ar putea afecta și dimineața, iar terorismul reprezintă o amenințare pentru orice afacere din SUA în aceste zile. Dimineața de fotografie nu este o țintă evidentă, deci riscul este mai mic decât ar fi dacă magazinul său pilot a fost situat vizavi de Casa Albă, dar încă aparține pe listă, împreună cu incendii și întreruperi.
Dacă te gândești cu adevărat, bineînțeles, ai putea găsi probabil o listă aproape infinită de posibile dezastre pentru afacerea ta, de la lovituri de meteoriți până la invazii extraterestre. Dar ideea nu este să vă speriați - este doar să veniți cu câteva dintre cele mai probabile amenințări. Planul dvs. va fi suficient de flexibil pentru a face față și altor eventualități.
Acum, că aveți o listă de scenarii posibile, gândiți-vă la efectul pe care l-ar avea fiecare asupra activelor dvs. critice. În cazul în care depozitul a ars, de exemplu, cum ar fi alimentat Morning Shot magazinele sale de cafea? Dacă un uragan a scos puterea în două magazine, ce efect ar avea? Ce puteți face pentru a proteja activele critice.
Puteți să o structurați în orice mod care are sens pentru dvs., dar poate ajuta la crearea unei tabele detaliate:
| Dezastru | Critical Asset | Efect | Soluţie |
| Foc | Depozit | Magazinele se epuizează în termen de două zile, ceea ce înseamnă clienți furioși și pierderi de venituri. | Împrăștiați consumabile în două depozite în locații foarte diferite, pentru a reduce dependența de una singură. |
| Blackout | Cafenea | Magazinul trebuie să se închidă, ceea ce înseamnă pierderea veniturilor și a clienților. | Fiecare magazin ar trebui să aibă un generator de rezervă, astfel încât să poată continua să funcționeze atunci când puterea a ieșit. |
Continuați să conduceți toate dezastrele și toate activele critice. În unele cazuri, va fi vorba despre protejarea acestora; în altele, soluția poate fi găsirea de alternative.
Până acum, ar trebui să aveți trei lucruri: o listă cu activele dvs. critice, o listă cu posibile dezastre și un tabel care prezintă efectul fiecărui dezastru asupra fiecărui element critic. Acum este momentul să începeți să puneți împreună într-un plan.
Primul pas este să vă gândiți la angajații dvs. Ar trebui să aveți o idee despre ce ar trebui să facă orice tip de angajat în orice fel de urgență. Unde merg? Ce fac ei? Cum le păstrați în siguranță? Desigur, doriți să le permiteți acestora să continue să funcționeze dacă este posibil - în special pe cele pe care le-ați enumerat drept "critice" pentru afacerea dvs., dar siguranța acestora este prima considerație.
Pentru fiecare tip de dezastru, luați un grup de angajați și stabiliți acțiunile pe care doriți să le întreprindă. De exemplu, dacă vine un uragan puternic, personalul din sediul central al Morning Shot va evacua biroul și va lucra de acasă până când furtuna a trecut. Managerii magazinului își vor asuma responsabilitatea închiderii magazinului și îmbarcarea ferestrelor și vor verifica când este sigur să vezi dacă este posibilă redeschiderea.
Din nou, încercați o masă simplă pentru a vă ajuta să obțineți totul clar. Veți dori probabil să includeți mai multe detalii în planul dvs. real, dar această tabelă simplificată ilustrează modul în care ar putea fi prezentat:
| Dezastru | Angajați | Acțiune |
| Uraganul puternic | Oficiul central | Evacuați biroul, lucrați acasă până când managerul îi spune că este în siguranță să vă întoarceți la muncă. |
| Managerii magazinelor | Închideți magazinul și asigurați-l împotriva deteriorării. Monitorizați situația și încercați să redeschideți când furtuna a trecut, utilizând generatorul de rezervă dacă puterea este încă în afara. Păstrați în telefon un contact cu personalul pentru a le spune când este în siguranță să redeschideți magazinul. |
Odată ce știi unde merge toată lumea, vei avea nevoie de o cale să rămână în contact. Este comună în situațiile de urgență pentru ca comunicarea să reprezinte o problemă, așa că găsiți câteva metode diferite (de exemplu, mesaje text în masă, mesaje vocale, e-mailuri, formarea unei linii de informații de urgență), astfel încât, dacă nu funcționează,.
De asemenea, este important să dezvoltați un sistem pentru a menține la zi informațiile de contact ale tuturor și informațiile de contact de rezervă. Aveți o bază de date ușor de actualizat de către ei înșiși și fă-o parte din operațiunile dvs. de afaceri pentru a le reaminti oamenilor la o anumită dată, să spună la începutul fiecărui an sau în fiecare trimestru, să le verifice informațiile. Țineți cont de faptul că este posibil ca sistemele să nu fie disponibile în caz de urgență, astfel încât oamenii să-și imprime informațiile de care au nevoie și să o păstreze în siguranță.
După cum am stabilit în pasul 1, aceasta nu este o problemă critică pentru dimineața. Dar pentru multe companii, pierderea datelor sau a sistemelor ar fi la fel de dezastruoasă ca și când ai închis o cafenea.
Chiar dacă compania dvs. nu este în mod specific o firmă tehnică, este posibil să aveți date despre client, rapoarte, informații financiare sau alte active digitale care sunt cu adevărat critice pentru afacerea dvs. Cel puțin, probabil că veți dori să păstrați în siguranță înregistrările dvs. financiare și informațiile fiscale.
Deci, întoarceți totul, tot timpul, în mai multe locații. Trebuie să fie automatizată, altfel nu veți crea suficient copii de rezervă și veți risca să pierdeți date. Serviciile de stocare online "cloud" precum Box, Dropbox și CrashPlan oferă o alternativă utilă, deoarece datele sunt stocate într-o locație complet diferită, deci este puțin probabil să fie afectată de dezastrul pe care îl experimentați.
Ce se întâmplă dacă biroul dvs. principal este oprit pentru o perioadă lungă de timp? Gândește-te la ce ai face și cum ai face pe oameni să lucreze. Firmele mari au adesea clădiri de rezervă întregi care așteaptă în caz de urgență. Pentru firmele mai mici, probabil că nu este o opțiune, dar puteți cel puțin să închiriați un spațiu mic pentru ca oamenii cheie să se poată plasa în situații de urgență.
Întoarceți-vă la lista dvs. de angajați critici și vedeți dacă puteți închiria un loc care să le permită tuturor să se mute acolo dacă este necesar. Companii precum Regus oferă pachete flexibile de închiriere de birouri "part-time" sau puteți încerca un serviciu cum ar fi ShareDesk, care se potrivește persoanelor care caută spații de birouri cu cele care le închiriază.
Dacă găsiți un spațiu la un cost rezonabil, îl puteți utiliza pentru instruire, întâlniri cu clienții sau evenimente speciale, astfel încât să nu fie irosit. Cu toate acestea, este puțin probabil să fie economic să închiriați un spațiu foarte mare, așa că asigurați-vă că majoritatea oamenilor pot lucra din casă fără probleme.
Un plan nu este bun decât dacă toată lumea știe exact ce trebuie să facă, unde să meargă, cine să cheme și așa mai departe. Toți angajații ar trebui să aibă o pregătire și o practică de recuperare în caz de dezastru. Vom face acest lucru în pașii următori, dar veți dori, de asemenea, să numiți lideri care sunt informați în detaliu cu privire la ce să facă și pot ajuta alți angajați să urmeze planul. Acest lucru este, de asemenea, important pentru că este posibil să nu puteți comunica cu toți oamenii în timpul unei situații de urgență, prin urmare aveți nevoie de persoane care pot să-și asume responsabilitatea în absența dvs..
Acești lideri de urgență nu trebuie să fie conducători de conducere în cadrul companiei. Ei trebuie doar să înțeleagă planul de redresare a dezastrelor și să fie capabili să întreprindă acțiuni decisive, de exemplu evacuarea angajaților sau mutarea persoanelor în locația dvs. de rezervă.
Nu este nimic mai rău într-o situație de urgență decât incertitudinea, așadar stabiliți un lanț clar de comandă, fiecare persoană având responsabilități bine definite. Asigurați-vă că toți ceilalți cunosc liderii și sunt pregătiți să-și urmeze instrucțiunile - mai ales dacă persoanele pe care le-ați desemnat nu sunt liderii de zi cu zi ai afacerii.
Deci, acum știți care sunt activele dvs. critice și cum ar putea fi afectate de dezastre și aveți un plan detaliat în fiecare tip de situație de urgență:
Este timpul să testați planul. Simulați o urgență cât mai realist posibil - fără a pune pe nimeni în pericol, bineînțeles.
De exemplu, Morning Shot ar putea să închidă alimentarea la unul din magazinele sale și să vadă dacă funcționează generatorul de rezervă, cât timp durează, dacă schimbarea duce la probleme neașteptate cu echipamentul etc..
Dacă planul tău implică evacuarea biroului și lucrul cu oamenii de acasă, ai putea avea o zi când toată lumea lucrează de acasă și vezi dacă poți să te ocupi fără acces la birou. Ce probleme creează? Știe toată lumea ce să facă? Ce se întâmplă dacă serverele dvs. sunt prea jos? Sistemele dvs. de rezervă funcționează?
Practica pentru situații de urgență ar trebui să fie ceva ce faceți în mod regulat, ca un exercițiu de incendiu, astfel încât toți să fie pregătiți, inclusiv noi angajați.
Și tratați planul de recuperare a dezastrelor ca document viu. Dacă apar probleme sau dacă afacerea dvs. crește sau se modifică, revizuiți planul în timp ce mergeți.
De exemplu, puteți constata că angajații au nevoie de acces la anumite echipamente sau unelte și nu le au când sunt necesare. Puteți crea un set de "apucați și du-te" pentru ca angajații să se țină la birourile lor și să le ia cu ei în caz de urgență. Iată un exemplu despre tipurile de lucruri pe care le-ați putea include într-un astfel de kit de urgență.
Acest tutorial vă oferă o metodă de creare a propriului plan de redresare în caz de dezastru. Dacă aveți un plan solid, veți fi bine pregătiți când dezastrul va fi lovit. Dar revenirea și alergarea după un dezastru major pot fi totuși dificile.
Vestea bună este că te poți califica pentru asistență guvernamentală pentru a te ajuta să te întorci în picioare. Diferite organisme guvernamentale oferă împrumuturi în caz de catastrofe, subvenții și alte forme de ajutor. Dacă aveți sediul în SUA, încercați mai întâi FEMA. SBA are, de asemenea, programe speciale de împrumuturi în caz de catastrofe, și puteți, de asemenea, să vă consultați cu statul sau cu administrația locală. Iar IRS oferă deseori scutiri fiscale întreprinderilor situate în zonele de dezastru.
Flip-parte a statisticilor pe care le-am împărtășit la început - 25% dintre întreprinderile care nu reușesc să redeschidă după un dezastru major - este că 75% din întreprinderi do redeschide. Dacă vă faceți timp pentru a planifica cât mai multe posibilități și pentru a practica în mod regulat, astfel încât oamenii să știe ce să facă, veți fi în măsură să vă asigurați că sunteți parte din 75% și că afacerea dvs. este echipat pentru a supraviețui orice veni în cale.
Graphic Credit: Hard-Hat proiectat de Jasmine Rae Friedrich de la Proiectul Noun.
Accentsconagua