Share
Pentru majoritatea oamenilor care lucrează, e-mailul este instrumentul lor de comunicare preferat.
Ne petrecem un sfert din viața noastră activă în inboxurile noastre de e-mail. Nu e de mirare că, uneori, operează pe pilot automat atunci când scriem e-mailuri și nu reușesc să aibă grijă și atenție corespunzătoare.
Cu toate acestea, greșelile de e-mail pot fi costisitoare. Greselile mici mănâncă în productivitatea dvs., extinzându-vă volumul de muncă atunci când aveți deja prea mult de făcut. Greșelile mai mari vă pot provoca jena personală sau profesională. Mai rău, ți-ar putea costa un client valoros sau chiar slujba ta.
Deci, mai inteligent nu de a face cu e-mail, atunci când sunteți pe punctul de a face o greșeală, puteți trage înapoi și corecta curs.
Să începem cu una dintre cele mai frecvente erori de e-mail:
Un e-mail care iese la o persoană greșită nu este doar jenant - poate fi și rău financiar.
Un manager de relații publice a fost atât de frustrat cu un client că a dat afară un e-mail unui angajat. "Du-te în jurul [clientul], dacă doriți să obțineți ceva de făcut", a spus e-mail.
Din păcate, managerul a făcut greșeala de a include clientul în e-mail. Firma a pierdut un cont de 5 milioane de dolari.
Se întâmplă chiar și cu cei mai buni dintre noi. Stephen Dubner din Freakonomics faima o dată sa plâns co-scriitorului său, Steven Levitt, că o echipă de cercetare pe care încerca să o intervieveze era o "grămadă de mincinoși". Ei bine, el a crezut că se plânge lui Levitt. În schimb, el a scris mesajul către echipa de cercetare pe care o încurcă.
În unele cazuri, puteți să preluați un e-mail pe care l-ați trimis accidental. Dar, de cele mai multe ori, nu există nici o modalitate ușoară de a reaminti un e-mail care a fost trimis către persoana greșită.
Tot ce poți face când faci această greșeală este să mănânci plăcintă umilă și să trimiți o scuză sinceră.
O soluție mai bună? Când răspundeți la un fir, bifați și bifați dublu câmpul "în". Acest lucru este important în special dacă mesajul dvs. este destinat numai unei singure persoane în fir.
Adesea, răspunsul la persoana sau la persoanele greșite este rezultatul următoarei erori:
Cu toții trebuie să lăsăm aburul din nou și din nou. Împărtășirea frustrărilor noastre ne ajută să ne detasem.
Cu toate acestea, e-mailul este a teribil instrument de ventilare, indiferent dacă focalizați asupra unei persoane care vă deranjează sau care vă împărtășește frustrarea în spatele ei. Asta este pentru ca:
Dacă aveți nevoie să obțineți ceva de pe piept, este cel mai bine făcut față în față. Astfel, ea rămâne privată și este mai puțin probabil să conducă la neînțelegeri.
E-mailul este un instrument groaznic pentru glumă sau pentru a spune nimic despre limbă. Este prea ușor înțeleasă greșit.
Într-un studiu de la Universitatea din Chicago, cercetătorii au transcris mesajele vocale înregistrate în e-mailuri. Mesajele originale erau grave sau sarcastice.
Participanții la studiu au fost rugați să evalueze tonul e-mailurilor transcrise: grave sau sarcastice? Ei au avut dreptate doar 56% din timp - cu greu mai mult decât șansa.
Lăsați-vă sarcasmul din e-mail, deoarece șansele vor fi pierdute pe destinatar.
Pentru majoritatea dintre noi, fiecare e-mail din căsuța de e-mail este un alt element din lista noastră de sarcini. Oamenii ne trimite un e-mail pentru că au nevoie de ceva de la noi.
În schimb, ne place să primim e-mailuri care ne fac să ne simțim bine și care pot fi arhivate sau repede răspuns după ce le-am citit.
Care este lecția aici? Începeți să trimiteți e-mailuri atunci când nu aveți nevoie de ceva. Doar scrie să mulțumesc unui coleg pentru un loc de muncă bine făcut sau să-i felicit pe un prieten pentru o promoție recentă.
Dacă nu ai de ce să-ți mulțumești? Apoi, răspundeți prin împărtășirea ceva interesant. Puteți chiar să țineți un fișier de articole, link-uri și videoclipuri doar pentru acest scop.
Când folosiți e-mailuri pentru a dezvolta relații, oamenii vor aștepta cu nerăbdare să audă de la dvs. În plus, veți găsi mai ușor să faceți o solicitare atunci când este necesar.
Desigur, cu cele mai multe e-mailuri pe care le trimiteți, veți avea nevoie de ceva de la destinatar. Deci, nu faceți următoarea greșeală:
Când scrieți un e-mail, nu vă așteptați ca destinatarul să vă citească mintea.
Dacă trebuie să întrebați pe cineva pentru ajutor, dar nu sunteți sigur de ce aveți nevoie, atunci nu sunteți pregătit să trimiteți un e-mail. Luați câteva minute să vă gândiți la ceea ce aveți nevoie. Alternativ, apelați-le sau întâlniți-le personal.
E-mailurile funcționează cel mai bine atunci când faceți cereri clare și lipsite de ambiguitate.
Atâta timp cât sunteți politicos, afirmând clar ce aveți nevoie, nu înseamnă că sunteți exigent. Înseamnă doar că ești bun la scrierea de e-mailuri eficiente.
Citirea și răspunsul la e-mailuri în momentul în care au apărut mesajele primite sunt aproape întotdeauna o greșeală.
Excepția cazului în care lucrați un loc de muncă care vă solicită să furnizați răspunsuri imediate prin e-mail, cum ar fi serviciul de relații cu clienții prin e-mail; este mai bine să limitați suma pe care o verificați.
Asta pentru că întreruperile constante, cum ar fi e-mailul, dăunează productivității. Cercetările arată că este nevoie de o medie de 25 de minute pentru a reveni la o sarcină după o singură întrerupere.
Opriți alertele de e-mail de pe computerul dvs. și veți descoperi că ați făcut mult mai multe.
Temptând cum poate fi vorba de a face față e-mailului în timpul serii și în weekend, este o mare greșeală. Și este una pe care majoritatea dintre noi o fac.
Conform cercetărilor GFI Software, patru din cinci americani în vârstă de lucru își verifică e-mailul de lucru în afara programului de lucru.
Da, mulți dintre noi au încărcături mari. Dar frecvența cu care ne verificăm e-mailul are probabil o legătură puternică cu faptul că e-mailul este extrem de dependent. Este foarte dificil să opriți. Ne înșelăm că suntem productivi, ceea ce este o greșeală.
Fiind conectat în jurul valorii de ceas te face de fapt Mai puțin productiv. Așa cum scrie Tony Schwartz de la The Energy Project:
Un nou și tot mai mare organism de cercetare multidisciplinară arată că reînnoirea strategică - inclusiv antrenamente în timpul zilei, scurte după-amiezii, somn mai lung, mai mult timp de birou și vacanțe mai lungi, mai frecvente - sporește productivitatea, performanța locurilor de muncă și,.
Numai prin deconectarea de la e-mailul dvs. puteți avea timp pentru o adevărată relaxare și reînnoire.
Există un alt dezavantaj în a răspunde la e-mailuri atunci când ar trebui să fii răcit. Semnalează colegilor și șefului dvs. că sunteți disponibil oricând. Dacă nu vă respectați propriul echilibru între viața profesională și viața personală, nici ceilalți nu vor.
Desigur, vor exista momente când sunteți supraîncărcat cu muncă. Dacă într-adevăr trebuie să scrieți e-mailuri noaptea târziu, utilizați un program de programare, cum ar fi Boomerang, pentru a le face să iasă în dimineața următoare. Veți arăta mai profesionist și cel puțin veți respecta limitele vieții dvs. de muncă.
Scrierea de e-mailuri lungi este o mare pierdere de timp. Îți pierde timpul când le scrii, și eo pierdere de timp pentru destinatari în ceea ce privește modul de a răspunde.
Mai mult, e-mailurile lungi creează blocuri de productivitate. În loc să vă ajute să mutați proiectele de-a lungul lor, e-mailurile lungi sunt mai susceptibile să le rețină. Acest lucru se datorează faptului că un e-mail lung semnalează persoanei care le-a primit: "Fișierul acesta și rezolvați-l mai târziu."
Asta nu înseamnă că ar trebui să fii ciudat. Luați timp pentru eticheta de bază în toate e-mailurile. Dar dincolo de asta, fi cât de scurtă poți. De ce nu încercați să vă limitați la cinci propoziții?
Atașamentele sunt o necesitate nefericită. Nefericit pentru că fac emailul mai complicat. Dar ele sunt necesare pentru că avem adesea nevoie de ele pentru a ne face munca.
Greșelile frecvente includ:
Folosirea e-mailului de serviciu pentru a trimite mesaje personale este inutilă și neprofesională.
Multe locuri de muncă se încruntă pe folosirea resurselor de muncă din motive personale. Și e-mailul este o resursă de lucru.
Nu faceți greșeala de a vă gândi că e-mailul dvs. de serviciu este privat. Sunt șanse, angajatorul dvs. să urmărească fiecare e-mail pe care îl trimiteți. Și dacă un e-mail pe care îl trimiteți ridică un steag roșu, acesta va ajunge în căsuța de e-mail a sefului tău. S-ar putea să vă supărați sau chiar să vă pierdeți slujba.
Cu alte cuvinte, dacă nu doriți ca șeful dvs. să îl citească, nu scrieți-l și, cu siguranță, nu-l trimiteți.
Vrei ca oamenii să-ți citească e-mailurile, nu? Apoi, trebuie să includeți întotdeauna o linie de subiect relevantă.
Pe lângă încurajarea destinatarului de a deschide e-mailul, o linie de subiect adecvată vă permite să urmăriți diferitele conversații care au loc în mesajele primite de email.
Doriți să eliminați rapid e-mailurile, deci utilizați abrevierile, cum ar fi: FYI, BTW, PFA, FWIW sau IMHO.
S-ar putea să vă ajute să grăbiți o e-mail de pe tastatură, dar este puțin probabil să vă ajute cititorii. Nu toată lumea știe cum să urmeze abrevieri de e-mail.
Dacă sunteți un tipar atât de lent, încât într-adevăr vă economisește timp să tastați în formă scurtă, atunci luați în considerare utilizarea software-ului de completare automată, care va extinde automat abrevierile.
Greșelile din e-mail arată lipsa de respect față de destinatar. O greseala spune: "Nu meriti timpul sa obtinem acest lucru."
Verificați și verificați dublu ortografia și gramatica. Deoarece verificarea ortografică este construită în majoritatea clienților de e-mail în aceste zile, nu există nici o scuză pentru tichetele de bază.
O semnătură de e-mail vă salvează câteva secunde cu fiecare e-mail pe care îl scrieți. Acest lucru nu suna prea mult, dar dacă trimiteți peste 100 de e-mailuri pe zi, atunci o semnătură vă poate ajuta să recuperați 30 de minute de timp pierdut în fiecare săptămână.
În plus, dacă lucrați pentru dvs., o semnătură este un instrument excelent de promovare. Asigurați-vă că includeți un link către site-ul dvs. web și feed-ul dvs. Twitter.
Ce greșeli de e-mail vă simțiți cel mai frustrant? Există vreunul cu care sunteți deosebit de predispus? Spuneți-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.
Graphic Credit: Eraser proiectat de Terrence Kevin Oleary de la Proiectul Noun.
Accentsconagua