Share
Folosești cu adevărat sistemul de e-mail în 2017?
Pentru majoritatea profesioniștilor, e-mailul este unul dintre instrumentele pe care le utilizează cel mai des. E-mailul de procesare, probabil, ocupă o bună parte a zilei. Cu toate acestea, mulți dintre noi nu înțeleg cu adevărat cum să profităm la maximum de mesajele noastre de e-mail.
Când vine vorba de compunerea e-mailurilor, majoritatea dintre noi sunt vinovați de două greșeli comune de e-mail:
Învățarea și urmarea sfaturilor de e-mail profesionale vă pot ajuta. Dacă aveți nevoie de o reîmprospătare a noțiunilor de bază pentru a scrie un mesaj de e-mail profesionist bun, acest tutorial este un bun loc pentru a începe:
Nici măcar să nu încep să mă ocup de managementul timpului de e-mail. Mulți profesioniști au nevoie de ajutor și în acest domeniu. O metodă prost organizată de a trata mesajele de e-mail poate să risipească ore în fiecare zi.
Sfaturi pentru e-mail prin poștă electronică vă vor ajuta să lucrați mai eficient la birou sau în propria afacere mică. (sursă grafică)În acest articol, vă ofer 17 sfaturi profesionale de e-mail pentru a vă ajuta să creați mesaje de e-mail mai bune și să utilizați sistemul dvs. de e-mail mai productiv.
Uneori primim e-mailuri care ne-au deranjat. Dacă un e-mail te face supărat sau dacă îl consideri șocant, primul tău impuls ar fi să răspunzi repede. Cu toate acestea, dacă emoțiile dvs. vin printr-un e-mail scris în grabă, întâlniți mai puțin decât profesional. Iată ce să facem în schimb:
Dacă răspunsul dvs. poate aștepta până când sunteți mai puțin supărat, întârziați scrierea. Un răspuns calm este mult mai probabil să se întâmple ca profesionist.
Dacă trebuie să răspundeți imediat, continuați și scrieți răspunsul de e-mail - dar nu-l trimiteți. În schimb, salvați-l ca schiță și tipăriți-l. Luați schița la un prieten de încredere, la un membru al familiei sau la un coleg și cereți-le să caute ceva neprofesional în mesajul dvs..
Rețineți schimbările pe care le sugerează. Odată ce ați revizuit e-mailul, rugați-i să revadă din nou mesajul. Trimiteți mesajul numai după ce sunteți sigur că se întâlnește ca profesionist.
Obțineți mai multe sugestii de e-mail pentru ucigași și strategii profesionale în ebook-ul nostru gratuit, Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery:
Dacă sunteți o persoană de afaceri mică, probabil că veți primi întrebări de afaceri prin e-mail. De asemenea, puteți primi întrebări din partea colegilor sau a clienților curenți. În mod obișnuit, atunci când cineva vă contactează cu o solicitare de afaceri, aceștia doresc răspuns mai devreme decât mai târziu.
Într-o zi lucrătoare, e-mailurile de afaceri trebuie să răspundă în 24 de ore, dacă nu sunteți departe. Dacă e-mailul intră în weekend, este bine să așteptați până luni să răspundeți. Dar stiti ca unii clienti vor astepta inca un raspuns rapid chiar daca este vorba de weekend.
Dacă veți pleca din birou pentru o perioadă îndelungată în 2017 și nu vă verificați e-mailul, este o idee bună să lăsați oamenii să știe. Utilizați un mesaj de vacanță sau out-of-office, cum ar fi tipul pe care îl puteți configura prin Gmail. Consultați tutorialul:
Este bine să restricționați mesajul "out-of-office" numai pentru persoanele de contact. Nu doriți ca mesajul dvs. out-of-office să meargă la expeditorii de mesaje spam sau la listele de e-mail la care v-ați abonat.
E-mailul este convenabil - puteți trimite unul în orice moment al zilei sau al nopții. În plus, ea lasă o înregistrare scrisă a conversației. Dar e-mailul nu este alegerea potrivită pentru fiecare situație.
Dacă credeți că mesajul dvs. de e-mail este probabil să fie înțeles greșit, un apel telefonic sau chiar o întâlnire față în față ar putea fi o alegere mai bună. Asigurați-vă că nu utilizați e-mailul ca o cârje pentru a evita conversațiile dificile.
Dacă un e-mail profesional este formal sau informal, depinde de cine scrieți. De aceea este important să știți cine este publicul dvs. Unele întreprinderi și persoane preferă comunicații mai formale, în timp ce altele preferă să primească mai multe mesaje ocazionale. Dacă puteți, utilizați stilul de scriere preferat de public.
Limbajul pe care îl utilizează contactul dvs. atunci când comunică cu dvs. poate fi un indiciu cu privire la tipul de stil de scriere care este cel mai bun. Dacă mesajele dvs. de e-mail către dvs. sunt mai formale, este probabil un semn că stilul lor de comunicare preferat este formal. De asemenea, în cazul în care e-mailurile lor sunt mai casual, preferă un stil casual de comunicare.
De asemenea, bunele maniere sunt bune atunci când vine vorba de scrierea de e-mailuri profesionale în 2017. Amintiți-vă că fiecare e-mail pe care îl trimiteți lasă o impresie cititorului cel puțin de două ori: impresia inițială atunci când primește e-mailul și oa doua impresie când recitiți mesaj.
Asigurați-vă că e-mailurile dvs. profesionale lasă impresia potrivită. Pentru un ghid util pentru eticheta profesională a e-mailurilor, consultați tutorialul:
Permiteți-mi să vă pun o întrebare. Citiți fiecare cuvânt atunci când primiți un mesaj de e-mail lung?
Dacă sunteți ca majoritatea dintre noi, răspunsul este "nu". Cine are într-adevăr timp să citească un mesaj lung cuvânt-cu-cuvânt? Cu cât este mai mult mesajul, cu atât este mai mare probabilitatea ca cititorul să treacă prin el - eventual lipsind detalii importante.
Obțineți punctul mesajului dvs. cât mai rapid și mai concis posibil. De obicei, nu este nevoie să fiți prea prostești cu mesajele dvs. profesionale de e-mail.
Subiectul subiectului este primul lucru pe care îl vede destinatarul. Dacă utilizați linia de subiect incorectă, destinatarul dvs. poate sări peste mesajul dvs. Sau, chiar mai rău, pot să o greșească pentru spam.
Pentru a vă asigura că e-mailul profesional este citit, specificați-vă în linia de subiect. Un e-mail cu o anumită linie de subiect precum "DEF Project Assignments for May" este mai probabil să fie citit decât un e-mail cu o linie de subiect vagă precum "Mesaj important".
Dacă vă aflați frecvent în răspuns la aceleași întrebări prin e-mail, puteți economisi o mulțime de timp utilizând șabloane de e-mail. Cu un șablon de e-mail, nu trebuie să scrieți toate e-mailurile profesionale de la zero. În schimb, începeți cu un șablon bine scris și personalizați-l la nevoile dvs..
Șabloanele de e-mail sunt mai ușor de folosit decât ați putea realiza. Pentru mai multe detalii despre utilizarea șabloanelor, consultați aceste tutoriale:
Corectarea este la fel de importantă ca niciodată în 2017. Puteți să prindeți cele mai multe greșeli dacă recitiți cu atenție fiecare e-mail profesional înainte de al trimite. Și să ne confruntăm cu aceasta, un e-mail plin de greșeli și alte erori este neprofesional și te face să arăți rău.
Acordați atenție detaliilor specifice, cum ar fi denumirile individuale și ale companiilor, precum și datele, orele și sumele în dolari. O tipografie în aceste zone ar putea fi jenantă sau chiar dăunătoare pentru afacerea dvs..
Este o idee bună să vă gândiți cu atenție la cine trimiteți fiecare mesaj. Dacă cineva nu trebuie să primească un mesaj, nu-i copiați pe el. Ei vor fi suparati numai prin obtinerea unui e-mail care nu se mai adauga la aglomeratia lor inbox. Poate chiar să ignore viitoarele e-mail-uri de la dvs. atunci când într-adevăr aveți ceva de spus.
În plus, apăsarea automată a Răspundeți la fiecare mesaj de fiecare dată când trimiteți un mesaj poate determina trimiterea mesajului dvs. unei persoane greșite. Deci, ieșiți din obișnuința de a utiliza opțiunea Răspundeți tuturor.
În schimb, controlați cine primește mesajul dvs., creând propriul grup de e-mail personalizat și folosiți acest lucru. Dacă vă gândiți serios la cine primește mesajele dvs. de e-mail, vă arătați respectul pentru contactele dvs..
Ce se întâmplă dacă ați putea controla când un destinatar primește e-mailurile dvs.? Nu ați dori să trimiteți mesajele atunci când știți că cititorul va fi disponibil pentru a le examina?
Vestea bună este că, cu ajutorul instrumentelor de e-mail cum ar fi Boomerang, poți avea un fel de control asupra a ceea ce trimiteți și când îl trimiteți în 2017. Boomerang funcționează cu platforme populare de e-mail cum ar fi Gmail și Outlook.
Pentru a descoperi cum să utilizați Boomerang, citiți acest tutorial:
Pentru mulți dintre noi, deschiderea unui e-mail înseamnă obținerea unei sarcini de lucru. Multe e-mailuri profesionale necesită urmărirea unui anumit tip - de multe ori o sarcină care trebuie efectuată sau un alt mesaj care trebuie scris. Activitățile de e-mail pot părea copleșitoare dacă nu descoperi o modalitate de a le gestiona.
O modalitate de a gestiona sarcinile de e-mail și de a vă asigura că nici unul nu cade prin fisuri este cu un instrument de activitate. Gmail are un instrument de ajutor util care integrează inbox-ul dvs. cu o listă de sarcini. Pentru a afla mai multe despre modul de utilizare, accesați următorul tutorial:
Mai aveți încă o listă de adrese de e-mail pe care le executați de fiecare dată când verificați mesajele dvs.? Logarea și ieșirea din diferite platforme de e-mail este o provocare și poate dura mai mult timp. Îmbunătățiți procesul de verificare a e-mailului prin combinarea mai multor intrări într-una.
Pentru a afla cum se face în Gmail, uitați-vă la:
Verificarea constantă a e-mailurilor vă poate încetini și vă întrerupe procesele de gândire. Cu toate acestea, mulți dintre noi au notificări prin e-mail activate, ceea ce înseamnă că verificăm fiecare mesaj imediat ce îl primim.
Nu numai că acest lucru este inutil pentru majoritatea dintre noi, ci și pentru productivitatea. Cu excepția cazului în care compania dvs. solicită să răspundeți la fiecare mesaj nou cât mai repede posibil, este bine să programați de două sau trei ori pe parcursul zilei pentru a verifica și procesa e-mailurile. Timpul dedicat de e-mail dedicat eliberează restul zilei, astfel încât să vă puteți concentra asupra altor sarcini.
De fapt, majoritatea dintre noi pot învăța să gestionăm mai eficient e-mailurile noastre și să ne îmbunătățim productivitatea în 2017. Există o tehnică pentru gestionarea eficientă a e-mail-urilor numite Inbox Zero.
Aflați totul despre Inbox Zero în eBook-ul nostru gratuit, Ultimul Ghid pentru Inbox Zero Mastery. Vă vom arăta cum să începeți cu Inbox Zero, cum să îl implementați și cum să adoptați obiceiuri de e-mail sănătoase.
Aflați sfaturi și strategii de e-mail profesionale în ebook-ul gratuit al Inbox Zero. Nici o listă de sfaturi de e-mail profesionale nu ar fi completă fără menționarea securității e-mailului. În ultima vreme, știrile au fost pline de povestiri despre conturile de e-mail hacked și alte încălcări ale securității online.
Deși nu există garanții atunci când vine vorba de securitatea online, există câțiva pași pe care trebuie să vă faceți pentru a vă proteja și pentru a vă asigura că adresa dvs. de e-mail este mai sigură. Aproape fiecare platformă de e-mail are unele măsuri de securitate în vigoare, dar de multe ori utilizatorii nu profită de ele.
Pentru a vă proteja informațiile online, este important să aflați tot ce puteți despre instrumentele de securitate ale platformei dvs. de e-mail. Odată ce ați aflat despre ele, puneți-le să folosească.
Pentru a descoperi câteva sfaturi despre cum să vă protejați folosind securitatea online Gmail, examinați tutorialul:
Depășirea adreselor dvs. de e-mail profesionale poate dura mult timp. Gestionarea conturilor dvs. de e-mail poate părea chiar un pic copleșitoare. Dar nu trebuie să fie așa. Multe dintre sfaturile de e-mail profesionale din acest articol pot fi utilizate cu orice platformă de e-mail. Adoptarea acestora vă va economisi timp și vă va ajuta să deveniți mai productivi în 2017.
Deci, dacă compuneți e-mailuri, verificați e-mailuri sau încercați să organizați sistemul dvs. de e-mail - puteți fi mai eficient.
Pentru mai multe sfaturi de e-mail specifice pentru Gmail, consultați acest tutorial:
Aveți un sfat excelent de e-mail sau strategia de e-mail a criminalilor? Dacă da, trimiteți-l într-un comentariu de mai jos.
Accentsconagua