Share
Roma nu a fost construită de un singur om, a fost construită de o echipă care lucrează împreună. În timp ce construirea Romei a durat sute de ani și o mulțime de mesageri rulează, echipele moderne au noroc că au la dispoziție o mulțime de software excelent. De fapt, există prea mult software bun. Cum alegeți instrumentele potrivite pentru dvs. și pentru afacerea dvs. mică? Ei bine, suntem aici pentru a vă ajuta.
Care este cel mai bun software de colaborare online pentru afacerea dvs.? (sursă grafică)Foarte puțin lucru este făcut cu adevărat de o singură persoană. Eu scriu acest articol și, atunci când termin, îl prezint editorului meu, Sean, prin sistemul personalizat de management al conținutului (CMS) al lui Tuts +. Apoi se uită peste tot în CMS și, dacă este necesar, face unele schimbări. Apoi este împins live. Numele meu este pe articol, dar este încă o colaborare între mine și Sean.
Chiar înainte de a scrie articolul, trebuie să descoperim despre ce voi scrie. Nu vine doar un subiect; trebuie să coborâm unghiul specific pe care urmează să-l iau, domenii pe care trebuie să le acoperim și așa mai departe. După cum puteți vedea, chiar și un articol "scris" de o persoană, face o mulțime de muncă de colaborare. În cele mai multe alte domenii, este similară.
În anii '90, au fost folosite mai multe documente tipărite și note scrise de mână, dar conceptul era același: oamenii lucrau împreună. Problema era că tipărirea documentelor și marcarea acestora de mână era un mod mizerabil de lucru.
Indiferent ce faci cu echipa sau cu o afacere mică, probabilitatea va fi o colaborare la un moment dat. Ați putea să utilizați metoda veche de tipărire și stilou dacă lucrați în personal sau într-un echivalent digital sau ați putea face lucrul sensibil și ați creat un mediu de colaborare adecvat, astfel încât toată lumea să poată lucra împreună în același timp.
Software-ul de colaborare online adecvat vă poate ajuta echipa să funcționeze bine, chiar dacă este distribuită la nivel național sau internațional.
Toți au nevoi diferite de colaborare.
La Tuts +, editorul și scriitorul lucrează împreună pe o schiță din locații diferite, apoi scriitorul o scrie, iar editorul îl editează în cele din urmă. Stadiul conturului și etapa de scriere / editare necesită instrumente foarte diferite. Un editor nu trebuie să cântărească în fiecare alegere de cuvinte pe măsură ce o fac!
Pentru alte industrii, este posibil să aveți nevoie de patru sau cinci persoane pentru a lucra în același document în același timp. Sau, poate toată lumea lucrează individual pe cont propriu, dar aveți nevoie de o modalitate de a urmări totul și de a ține pe toată lumea la curent. Sau este posibil să aveți nevoie doar de o cale foarte ușoară pentru echipele dvs. să comunice online. Există instrumente de colaborare on-line pentru toate aceste lucruri.
Luați câteva minute și distrugeți cum merge un proiect așa cum am făcut mai sus pentru articolele noastre. Nu trebuie să fie prea detaliat, trebuie doar să aveți o idee grosolană cu privire la tipul de colaborare de care aveți nevoie în orice etapă. Când ați terminat, citiți lista următoare și verificați orice software de echipă online, care pare să se potrivească cu factura.
Comunicarea se află în centrul tuturor colaborărilor. Angajații dvs. au nevoie de o modalitate de a păstra legătura între ei, de oriunde lucrează. Este important să știți ce lucrează alți membri ai echipei și chiar să socializați puțin. Aceste aplicații vor face toate acestea și multe altele pentru afacerea dvs. mică:
E-mailul devine un rău rău, însă, înainte de a investi tot timpul și energia în a-ți învăța personalul să folosească noi instrumente, gândește-te dacă ar putea să nu fie cel mai simplu lucru pe care îl folosești. Toată lumea o are deja și știe cum să o folosească. Atâta timp cât faceți în principal semi-obișnuită comunicare unu-la-unu, funcționează excelent. Numai atunci când trimiteți sute de mesaje unor zeci de oameni diferiți, aceasta se descompune.
Iată cele mai bune programe de comunicare online pentru afaceri mici și pentru utilizarea în echipă - de la e-mail la aplicații de mesagerie în echipă, VOIP, mesaje video și multe altele:
Gmail este una dintre cele mai populare aplicații de e-mail (utilizată de peste 1 miliard de persoane) și din motive temeinice: este integrată în Google Drive, astfel încât se integrează cu ușurință în software-ul Google. De asemenea, are o interfață intuitivă. Și, se împachetează în multe funcții pe care le puteți folosi, cum ar fi: Anulare trimitere, Redirecționare e-mail, Căutarea puternică și multe altele.
Aflați mai multe despre cum să lucrați cu Gmail în seria noastră cuprinzătoare: Cum să utilizați Gmail (Ultimate Guide Guide). Sau, începeți cu unul dintre aceste tutoriale utile:
Notă: În timp ce am enumerat Gmail aici, Microsoft Outlook este, de asemenea, destul de popular. Există și alte aplicații de e-mail profesionale pe care echipa dvs. le poate utiliza. Descoperiți mai multe opțiuni:
Slack este cea mai recentă dragă din lumea colaborării online ... și pentru un motiv bun. Este ca o versiune superioară a AOL Messenger care se integrează cu majoritatea celorlalte servicii din această listă. Dacă aveți nevoie de un hub de comandă unde toată lumea poate contribui sau discuta privat, este o aplicație excelentă de folosit. Slack poate înlocui o mare parte din comunicarea prin e-mail pentru unele echipe. Dați-i să vedeți cum funcționează pentru grupul dvs..
Citirea în continuare
Yammer este Facebook pentru afacerea dvs. Aplicația deținută de Microsoft este ceva mai structurată decât ceva de genul Slack, dar funcționează în continuare ca o platformă deschisă în care toți angajații dvs. pot să împărtășească fișiere, să se bizuiască și, în general, să lucreze împreună.
HipChat este incredibil de similar cu Slack cu multe dintre aceleași caracteristici. Există foarte puține lucruri pentru a diferenția cele două, deci totul se reduce la preferințele personale. Dacă vă place cum funcționează HipChat sau folosiți multe alte produse ale lui Atlassian, atunci este probabil cea mai bună alegere. Cu toate acestea, Slack este destul de popular cu un număr de echipe.
Skype este cea mai mare platformă VOIP. Aproape toată lumea cu care vreți să lucrați va avea deja un cont. Deși este posibil să nu fie cel mai bun program pentru convorbiri mari de conferințe, dacă aveți nevoie să obțineți patru sau cinci persoane într-o singură cameră virtuală, este o modalitate excelentă (și gratuită) de ao face.
În timp ce Skype bate GoToMeeting pe simplitate, GoToMeeting este mult mai prezentat. Dacă aveți nevoie să efectuați apeluri de conferință, cum ar fi întâlniri potrivite cu o duzină de oameni acolo, atunci este aplicația pe care să o utilizați. De asemenea, puteți adăuga persoane fără a fi nevoie să vă înscrieți pentru un cont. Doar trimiteți-i noii potențiali angajatori sau clienți o adresă URL și ei se vor putea înscrie.
Majoritatea proiectelor nu sunt la fel de rapide și ușoare ca articolele la care lucrăm la Tuts +. Echipa dvs. ar putea lucra la ceva timp de luni sau ani fără o dată de încheiere. Deci, țineți evidența progresului, faceți-vă sarcini și asigurați-vă că lucrurile avansează, cu toate acestea, încet?
Toate cele mai bune instrumente software de management de proiect sunt concepute pentru a rupe proiecte mari în sarcini mai mici, alocă-le oamenilor online, să păstreze o evidență a ceea ce sa întâmplat și să gestioneze un proiect mare până la sfârșit. Iată câteva aplicații puternice de gestionare a proiectelor pe care echipa dvs. le poate utiliza:
Asana este o modalitate excelentă de a sparge proiectele în sarcini și de a le urmări până la finalizarea lor onilne. Este foarte personalizabil, astfel încât să se potrivească celor mai diverse tipuri de proiecte. Puteți să atribuiți sarcini, să vedeți cine lucrează la ceea ce face, să stabilească termene limită, să discute sarcini și multe altele în timp ce progresați printr-un proiect major.
Citirea în continuare
Trello este o aplicație de gestionare a proiectelor foarte simplă bazată pe bord, pe care o folosim pentru planificarea de atribuire la Tuts +. Puteți crea cât mai multe carduri și coloane de câte ori aveți nevoie. De exemplu, puteți avea câte o coloană pentru a face, a face și a termina, apoi a atribui fiecare sarcină unui card. Fiecare carte se deplasează în cadrul consiliului, pe măsură ce progresează lucrările. De asemenea, este foarte ușor să comunicați cu privire la sarcinile specifice proiectului folosind sistemul de comentarii al lui Trello.
Citirea în continuare
Pentru mai multe proiecte implicate la Tuts +, cum ar fi crearea de cursuri, folosim Basecamp. Este greu să explici pur și simplu ceea ce face Basecamp pentru că face aproape orice. Este un sistem de comunicare, o aplicație de management de proiect și multe altele. Dacă aveți nevoie de o singură soluție pentru colaborarea dvs., este o aplicație bună de luat în considerare. Este una dintre cele mai populare opțiuni pentru un motiv: este puternică, dar ușor de folosit.
Citirea în continuare
Descoperiți mai multe opțiuni de software pentru managementul proiectelor online:
Una dintre cele mai frecvente sarcini de colaborare este crearea și editarea documentelor. Indiferent de afacerea în care vă aflați, există o șansă bună pentru că aveți nevoie de mai mult de o persoană pentru a cântări în fișiere așa cum sunt făcute. Poate că este o prezentare pe teren pentru investitori, o evaluare a riscurilor pentru autoritățile de reglementare sau orice altceva făcut în mod tradițional în Microsoft Word.
Microsoft părea că s-au întors în urmă pentru o vreme, dar și-au recăpătat poziția. Suita Microsoft Office (atâta timp cât sunteți înscris la planul de abonament Office 365) oferă o gamă completă de instrumente de colaborare online. Mulți oameni pot lucra simultan cu același document Word din toată copia lor obișnuită a Word. E destul de curat.
Înainte ca Microsoft să ia actul împreună, Google Docs le mănânca masa de prânz. Disponibil numai prin browserul dvs., Google Docs este cel mai bun atunci când oamenii colaborăm online. Ca procesor de text este raționalizat, dar ca o suită de instrumente pentru ca oamenii să lucreze împreună pe documente, este robust. Mai mulți oameni pot lucra simultan pe același document, lăsându-și notele și edițiile - toate din mai multe locații.
Quip, pe care l-am prezentat aici pe Tuts +, este ca Google Docs luat la extremă logică. Acesta combină toate caracteristicile unui editor de documente colaborativ, împreună cu unele instrumente avansate de management de proiect. Dacă lucrează numai echipa pe care o desfășurați lucrați împreună pe documente (cum ar fi foi de calcul și documente text), este o modalitate excelentă de a merge.
Documentele nu sunt singurele lucruri pe care oamenii colaborează. Codul computerului este una dintre cele mai importante lucrări de colaborare ale unei mulțimi de companii. Sute de programatori pot lucra simultan la același proiect de bază.
GitHub este cel mai bun instrument pentru a vă asigura că totul este păstrat în ordine. Fiecare persoană are o copie de lucru a codului pe calculatorul propriu. Atunci când fac schimbări, "Împingeți"-o la GitHub, care ține totul gestionat. Dacă schimbările unei persoane sparg lucrurile, este ușor să le întoarceți. Dacă echipa dvs. colaborează cu codul, GitHub este esențial.
Citirea în continuare
Deși este ușor să colaborăm pe anumite tipuri de documente, alții cum ar fi fișiere video mari trebuie să fie sincronizate între computere, dar nu pot fi lucrate cu ușurință (sau cel puțin ieftin) în același timp. Există o mulțime de opțiuni bune de partajare de fișiere acolo, care vor permite echipei dvs. să păstreze fișierele mari, resursele de care au nevoie sau doar colecția lor de meme în sincronizare.
Dropbox, Google Drive, Box și OneDrive fac aproape același lucru. Toată lumea are un dosar pe computerul care se sincronizează pe internet în același folder pe oricine altcineva din computerul echipei. În acest fel, fișierele sunt distribuite automat fără a fi nevoie de e-mailuri sau de a cere oamenilor unde au lăsat o anumită fotografie.
Aplicația pe care o utilizați depinde de nevoile dvs. Dropbox este cel mai bun pentru echipe mici și persoane fizice, Google Drive are mult spațiu liber și se integrează bine cu Google Docs, Box este pentru clienții întreprinderi, iar OneDrive face parte din suita de produse Microsoft. Alegeți cel care se potrivește cel mai bine cu fluxul de lucru al echipei actuale.
Colaborarea este o parte esențială a oricărei afaceri și, din fericire, există instrumente de colaborare on-line pentru a face acest lucru. Cel mai greu lucru este să alegeți un instrument software pentru a-ți face un loc de muncă și să rămâi cu el, mai degrabă decât să te distrați în permanență de cea mai nouă și mai strălucitoare aplicație.
În acest articol, am analizat unele dintre cele mai bune instrumente de colaborare online disponibile pentru companii și echipe de orice dimensiune. Aruncați o privire asupra fiecăruia și vedeți dacă aceasta corespunde nevoilor dvs. Majoritatea au studii gratuite, astfel încât nu este nici un rău să le încerci. Nu există o singură dimensiune care să se potrivească tuturor abordării managementului de proiect, așa că nu vă fie frică să le adaptați nevoilor dvs..
Accentsconagua